Hình 2.10 Máy chấm cơng bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
2.4.3. Nguyên nhân của các hạn chế
68
đối với vấn đề hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Điều đó được thể hiện qua: + Hệ thống các văn bản quy định về công tác văn phòng còn chậm đổi mới; hệ thống văn bản hướng dẫn của Bộ về cơng tác văn phịng cịn chưa đầy đủ, ban hành còn chậm, chưa sửa đổi, bổ sung kịp thời, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng được u cầu thực tế;
+ Chưa có chính sách quan tâm, đầu tư cho cơng tác văn phịng để phù hợp hơn với tình hình hiện tại.;
Thứ hai, ứng dụng CNTT vào hiện đại hóa cơng tác văn phịng khơng triệt
để.
Thứ ba, tổ chức bộ máy văn phòng còn chồng chéo về nhiệm vụ. Nguyên
nhân của vấn đề này là do:
+ Chưa xây dựng đầy đủ, rõ ràng yêu cầu công việc trong bản phân cơng cơng việc cho từng vị trí nhân sự cụ thể trong văn phòng;
+ Chưa quy định cụ thể việc sát nhập các phòng ban vào văn phịng;
+ Cơng tác thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, kỷ luật trong quá trình hoạt động chưa chặt chẽ dẫn đến chất lượng hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của một số nhân sự trong văn phòng chưa cao; cùng với đó là tác phong làm việc chưa chuyên nghiệp làm giảm hình ảnh của Văn phòng Bộ.
+ Hạn chế các chương trình hội thảo, đào tạo nâng cao năng lực trình độ, trao đổi kinh nghiệm công tác với các đơn vị khác nên nhân sự trong văn phịng chưa có nhiều cơ hội để cọ sát, nâng cao trình độ cơng tác.
+ Chưa ứng dụng phần mềm CNTT một cách đồng bộ vào quản lý nhân sự.
Thứ tư, hạn chế về tài chính.
+ Nguồn tài chính phục vụ cơng tác văn phịng nhìn chung cịn hạn hẹp, vì vậy đã ảnh hưởng tới việc đồng bộ hóa trang thiết bị văn phịng và thực hiện nghiệp vụ một cách tốt nhất;
+ Tài chính hạn hẹp cũng gây khó khăn trong việc sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị theo quy định của Bộ và của Nhà nước.
69
* Tiểu kết
Ở chương 2, tác giả đã tìm hiểu và khảo sát thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn với những nội dung chính như sau: khái quát chung về Bộ NN&PTNT và văn phòng Bộ. Đồng thời, tác giả đã tìm hiểu về tình hình hiện đại hóa cơng tác văn phịng của Bộ NN&PTNT qua bốn nội dung: chủ trương, chính sách hiện đại hóa văn phịng; đội ngũ nhân sự; kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng; cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phịng và mơi trường làm việc tại Bộ. Qua đây, tác giả có những đánh giá chung nhất về hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ NN&PTNT. Đây chính là nền tảng để tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ mà tác giả sẽ trình bày ở Chương 3.
70
CHƢƠNG 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN
3.1. Chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng và chính sách của Nhà nƣớc về hiện đại hóa cơng tác văn phịng
Nghị quyết 52/NQ-TW năm 2019 về một số chủ trương chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng lần thứ 4 đã nêu rõ:
- Tiên phong thực hiện chuyển đổi số mạnh mẽ trong các cơ quan đảng, Quốc hội, Chính phủ, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị-xã hội bảo đảm thống nhất, kết nối liên thông và đồng bộ.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu số của Chính phủ và các cấp chính quyền, tạo điều kiện để mọi cơng dân có thể cập nhật thông tin cần thiết về hoạt động của bộ máy nhà nước. Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thu thập, quản lý dữ liệu và giao dịch trên nền tảng Internet ở các cơ quan nhà nước.
- Chú trọng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu của cuộc Cách mạng cơng nghiệp lần thứ tư; chuẩn hố và tăng cường năng lực đội ngũ cán bộ quản lý nhà nước các cấp.
Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước trong thực hiện chuyển đổi số. Hồn thiện các quy trình, thủ tục hành chính phù hợp với hoạt động của chính quyền số, cắt giảm tối đa giao dịch trực tiếp. Đây là nhiệm vụ cần thực hiện để thúc đẩy chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội.
Nghị quyết 30A/NQ-CP năm 2015 về Chính phủ điện tử đã đề ra các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Triển khai các giải pháp để nâng cao cả ba nhóm chỉ số về dịch vụ công trực tuyến (OSI), hạ tầng viễn thông (TII) và nguồn nhân lực (HCI) theo phương pháp đánh giá Chính phủ điện tử của LHQ.
- Xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối và liên thông văn bản điện tử, dữ liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã. Tạo lập
71
môi trường điện tử để người dân giám sát và đóng góp cho hoạt động của chính quyền các cấp.
- Thiết lập Cổng dịch vụ công Quốc gia tại một địa chỉ duy nhất trên mạng điện tử (Một cửa điện tử Quốc gia) trên cơ sở hình thành từ các hệ thống thông tin về: Thủ tục hành chính, dân cư, đất đai - xây dựng và doanh nghiệp để cấp phép, thực hiện các thủ tục liên quan đến người dân, doanh nghiệp.
- Ứng dụng CNTT gắn kết chặt chẽ với cơng cuộc cải cách hành chính và các nhiệm vụ, giải pháp về nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện môi trường kinh doanh; triển khai thực hiện ứng dụng CNTT kết hợp với Hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO điện tử).
- Nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng viễn thông, bảo đảm chất lượng đường truyền. Đẩy mạnh triển khai đưa hạ tầng di động và Internet về vùng sâu, vùng xa. Tăng cường bảo đảm an tồn thơng tin, an ninh thông tin.
Nghị quyết 30C/NQ-CP năm 2011 ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011 - 2020:
- Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên mơi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau;
- Ứng dụng công nghệ thơng tin - truyền thơng trong quy trình xử lý cơng việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt
72
động dịch vụ hành chính cơng, dịch vụ cơng của đơn vị sự nghiệp công;
- Công bố danh mục các dịch vụ hành chính cơng trên Mạng thơng tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính;
- Thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan hành chính nhà nước;
- Thực hiện Quyết định số 1441/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Kế hoạch đầu tư trụ sở cấp xã, phường bảo đảm yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước;
- Xây dựng trụ sở cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương hiện đại, tập trung ở những nơi có điều kiện.
Quyết định 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 phê duyệt kế hoạch cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2016-2020 của Thủ tướng Chính phủ cũng đề cập tới mục tiêu:
- Tiếp tục đẩy mạnh triển khai thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011 - 2022 theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP của Chính phủ, đảm bảo hồn thành các mục tiêu, nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước trong giai đoạn II (2016 - 2022).
- Khắc phục những tồn tại, hạn chế, bất cập trong quá trình triển khai thực hiện giai đoạn 2011 - 2015 của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ.
- Gắn kết cơng tác cải cách hành chính của các bộ, ngành và địa phương; tăng cường trách nhiệm của các cá nhân, cơ quan, đơn vị và người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong việc triển khai nhiệm vụ cải cách hành chính.
Chỉ thị số 02/CT-TTg ngày 23/01/2019 của Thủ tướng Chính phủ đã ban hành về việc tăng cường sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong hoạt
73
động của cơ quan nhà nước các cấp. Do đó, thủ trưởng, cán bộ, cơng chức trong
cơ quan nhà nước phải quyết liệt chỉ đạo, triển khai và sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong các giao dịch điện tử phục vụ quản lý, điều hành, xử lý công việc và cung cấp dịch vụ cơng trực tuyến.
3.2. Các nhóm giải pháp
Qua q trình tìm hiểu thực trạng và nghiên cứu đề tài, tìm hiểu vấn đề nghiên cứu trong nhiều nguồn tài liệu; đồng thời tiếp thu những đề xuất, góp ý của CBNV trong Văn phòng Bộ tại phiếu khảo sát, tác giả xin phép được đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn như sau:
3.2.1. Nhóm giải pháp về kiện tồn cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm việc tại văn phòng làm việc tại văn phòng
+ Thứ nhất, Văn phòng Bộ cần xây dựng và ban hành quy chế rõ ràng,
hợp lý và khả thi về tổ chức bộ máy, bố trí đầy đủ số lượng và chất lượng biên chế làm cơng tác văn phịng. Sắp xếp lại bộ máy làm cơng tác văn phịng như: thành lập lại các phịng chun mơn (Hành chính tổng hợp, Văn thư lưu trữ, Quản trị - Y tế và Tin học). Đặc biệt, phòng Tin học cần đầu tư xây dựng các phần mềm quản lý văn bản, lập hồ sơ,...
+ Thứ hai, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân lực, thường xuyên mở lớp tập huấn bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm cơng tác văn phịng chun trách, nhất là đào tạo cho cán bộ về việc ứng dụng CNTT vào các quy trình nghiệp vụ.
+ Thứ ba, nhân sự làm việc tại văn phịng khơng ngừng tự rèn luyện năng lực, trình độ chun mơn nghiệp vụ và phẩm chất, nhất là sự nhanh nhạy trong việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng.
3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế
+ Thứ nhất, Ban Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phòng cần nhìn nhận rõ
hơn về vai trị của cơng tác hiện đại hóa văn phịng. Cần xây dựng và ban hành các quyết định liên quan đến việc hiện đại hóa cơng tác văn phòng như: Quy định về việc ứng dụng CNTT phần mềm vào các nghiệp vụ văn phòng; đồng
74
thời, cần nghiêm túc rà sốt và hồn thiện hệ thống văn bản để làm cơ sở pháp lý cho việc hiện đại hóa cơng tác văn phòng.
+ Thứ hai, phổ biến các quyết định, văn bản ban hành và tích cực tuyên
truyền cho toàn thể CBNV trong Bộ về vai trị, ý nghĩa của cơng tác hiện đại hóa văn phịng giúp họ có nhận thức đúng đắn về cơng tác hiện đại hóa văn phịng.
+ Thứ ba, xây dựng các quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản và đặc biệt là lập hồ sơ điện tử.
+ Thứ tư, Ban Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa về cơng tác văn phịng, lên kế hoạch tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ liên quan đến hiện đại hóa cơng tác văn phịng như: ứng dụng các phần mềm vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến cơng tác,...Với mục đích nâng cao kiến thức và kỹ năng cho cán bộ nhân viên trong văn phòng Bộ. Đặc biệt, cần tổ chức các lớp học bồi dưỡng riêng cụ thể về ứng dụng CNTT và phần mềm điện tử để CBNV có thể sử dụng thành thạo trong q trình thực hiện cơng việc và đẩy mạnh việc phổ biến văn bản điện tử, giảm bớt số lượng giấy tờ và tài liệu trong Bộ, hướng tới mơ hình “văn phịng khơng giấy”.
+ Thứ năm, CBNV cần chịu khó học hỏi, nâng cao năng lực vào việc ứng dụng hệ thống quản lý ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu, ISO 9001:2015 - đây thực chất là một phương pháp quản lý nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với từng cơng việc theo trình tự nhất định đã được quy định tại nhiều văn bản quy phạm pháp luật và quy định, quy chế trong cơ quan. Nhìn chung, ISO 9001:2015 được áp dụng vào thực tiễn góp phần hiện đại hóa cơng tác văn phịng bởi có quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý.
Thứ sáu, có kế hoạch, thanh tra, kiểm tra, giám sát thủ tục hành chính. Đồng thời, có quy chế khoa học, phù hợp, khả thi về việc CBNV thực hiện nghiêm túc kỷ luật, kỷ cương hành chính trong thực thi cơng vụ.
3.2.3. Nhóm giải pháp về cơng nghệ
+ Thứ nhất, cần xây dựng các phần mềm lập hồ sơ điện tử. Hiện tại Bộ NN&PTNT đang lưu 02 bản giấy cho một văn bản phát hành.
75
+ Thứ hai, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
+ Thứ ba, tra cứu tài liệu lưu trữ điện tử.
Trang thiết bị được coi là trợ thủ đắc lực của cơng tác văn phịng. Trang thiết bị phù hợp, đồng bộ sẽ đem lại hiệu quả tốt cho hoạt động của văn phòng và ngược lại. Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phục vụ cho cơng tác văn phịng; tuy nhiên, để lựa chọn được trang thiết bị văn phòng phù hợp cho cơ quan cần dựa vào các tiêu chí:
+ Đối tượng sử dụng: Mua trang thiết bị văn phòng cần phù hợp với người sử dụng nhất là vị trí cơng việc mà họ đang làm;
+ Nguồn kinh phí: Trang thiết bị văn phịng khi mua cần phù hợp với điều kiện kinh tế của cơ quan, phải tiết kiệm, tuy nhiên, cần phải lựa chọn sản phẩm phù hợp với đối tượng sử dụng, phải kiểm tra thử trước khi mua để đảm bảo việc sử dụng hiệu quả và biết cách sửa chữa khi xảy ra sự cố.
+ Bảo mật: Trang thiết bị sử dụng phải được bảo mật tuyệt đối, một số thiết bị nên có chức năng bảo mật thơng tin như: máy tính,.. .
+ Hiện đại: CBNV Văn phòng cần tham mưu cho Lãnh đạo về việc mua TTB văn phịng. Văn phịng hiện đại là văn phịng có đầy đủ trang thiết bị có tính năng tích hợp. Do vậy, CBNV cần tham mưu cho Lãnh đạo về việc lựa chọn các thiết bị có tính năng tích hợp như: máy scan có thêm chức năng