46
* Giải quyết văn bản đến: Việc giải quyết văn bản đến tại Bộ được thực
hiện theo 4 bước:
+ Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến; + Bước 2: Đăng ký văn bản đến;
+ Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Bước 4: Giải quyết đồng thời theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến. Cụ thể:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến:
Tại Bộ NN&PTNT ngoài việc văn bản được sử dụng chữ ký số, giảm thiểu các văn bản được chuyển đến trực tiếp tại Bộ nhưng văn bản sử dụng chữ ký số còn chưa phổ biến nên việc văn bản chuyển đến Bộ vẫn được thực hiện kết hợp với phương thức truyền thống. Văn bản chủ yếu được gửi bằng chuyển phát nhanh, trước tiên tập trung tại quầy Lễ tân, nhân viên Lễ tân – hành chính sẽ kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận và là người ký nhận văn bản. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ chuyển giao toàn bộ văn bản đến bộ phận văn thư.
Theo quan sát thực tế tại Bộ NN&PTNT sau khi tiếp nhận các văn bản đến, nhân viên văn thư sẽ phân loại văn bản, tiến hành bóc bì các văn bản gửi đến Bộ và giữ nguyên bì đối với các văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức dộ mật hoặc gửi đích danh đến các cá nhân trong Bộ.
Bước 2. Đăng ký văn bản đến:
Qua tìm hiểu thực tế, tất cả các văn bản đến tại Bộ được đăng ký vào cùng một quyển sổ đăng ký văn bản đến nhân viên văn thư sẽ điền đầy đủ các nội dung trong hệ thống, cụ thể như ở phụ lục nhằm mục đích dễ tra tìm tài liệu và dễ dàng trong quản lý tài liệu.
Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến:
Đối với các văn bản liên quan đến công việc chung của Bộ, sau khi có ý kiến chỉ đạo của Trưởng phịng HCTH, nhân viên văn thư sẽ tiến hành sao y bản chính để gửi văn bản tới các phịng ban có liên quan một cách nhanh chóng, chặt chẽ và đúng đối tượng.
47
Đối với các văn bản được gửi đích danh tới các cá nhân, các phịng ban, nhân viên văn thư sẽ thơng báo cho các cá nhân, nhân viên các phịng ban đến bộ phận văn thư nhận văn bản của phịng ban mình thơng qua hệ thống mạng nội bộ của Bộ hoặc qua điện thoại bàn. Văn bản sẽ được các cá nhân, nhân viên phòng ban lấy vào 2 khung giờ là 9h30 sáng và 15h chiều. Các nhân viên phòng ban sau khi nhận văn bản gửi đến sẽ trực tiếp ký nhận vào sổ văn bản đến của Bộ.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến của Bộ phải đảm bảo xử lý theo đúng thời hạn yêu cầu. Tại Bộ NN&PTNT, Chánh Văn phòng sẽ trực tiếp chỉ đạo việc giải quyết văn bản đến; Trưởng Phịng Hành chính sẽ là người theo dõi, kiểm tra các văn bản đến rồi báo cáo với Chánh Văn phịng.
Qua q trình thực tập tại văn phòng Bộ, tác giả nhận thấy CBNV văn phòng làm việc đã thực hiện khá tốt quy chế của Bộ cũng như quy định của Nhà nước từ khâu tiếp nhận; kiểm tra; phân loại; bóc bì; đóng dấu đến, ghi số, ngày, tháng, năm. Tất cả văn bản đến đều có thơng báo đăng lên Hệ thống văn phòng điện tử để các cá nhân hay phịng ban nhận văn bản có thể cập nhật thơng tin dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc thơng báo qua Hệ thống văn phòng điện tử cũng khiến hoạt động của Bộ trở nên thuận lợi và chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, văn bản đến của Bộ khá nhiều, nhưng việc lưu trữ thủ cơng đơi khi cịn bị nhầm lẫn trong sổ đăng kí văn bản đến.
Như vậy, Bộ NN&PTNT hiện tại ngoài việc quản lý văn bản đi - đến theo cách truyền thống thì đã ứng dụng CNTT vào quản lý và điều hành thông qua phần mềm E-Office - Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Bộ NN&PTNT.
48
Hình 2.4. Giao diện hệ thống quản lý văn bản và điều hành
(Nguồn: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) * Quản lý và sử dụng con dấu
Hiện tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn sử dụng 3 loại dấu, đó là: + Dấu cơ quan;
+ Dấu chức danh; + Dấu sao y bản chính.
Qua quan sát thực tế tại Bộ, cá nhân nhận thấy dấu được nhân viên văn thư bảo quản và sử dụng đúng mục đích, đúng theo quy định của nhà nước nói chung và quy định của Bộ nói riêng. Bộ NN&PTNT bảo quản và sử dụng con dấu rất cẩn thận, đúng theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu đối với cơ quan nhà nước và doanh nghiệp. Chính vì vậy, trong các văn bản khơng có tình trạng đóng dấu khống hay đóng dấu lên giấy trắng. Dấu được đóng chùm lên 1/3 chữ ký về phía tay trái. Dấu của Bộ được dùng mực đỏ theo đúng quy định. Ngoài ra, đối với việc sử dụng dấu điện tử cũng được quản lý nghiêm ngặt và xác thực trên phần mềm eSign Tool tạo tính chính xác và bảo mật cao.
Có thể nói việc quản lý và sử dụng con dấu của Bộ được nhân viên văn thư quản lý rất nghiêm ngặt, chặt chẽ, đảm bảo dấu được sử dụng đúng nguyên tắc, đúng quy trình, khơng có tình trạng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, đạt hiệu quả cao trong q trình làm việc. Con dấu tại Bộ Nơng nghiệp
49
và Phát triển nông thôn sau khi dùng xong được nhân viên văn thư để vào giá đựng con dấu để trong kệ trong tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngồi giờ làm việc.
Trên thực tế, trong cơng tác quản lý và sử dụng con dấu thì vẫn cịn một số những hạn chế như công tác vệ sinh con dấu chưa được thường xuyên nên đã xảy ra tình trạng bị bẩn bụi. Đơi khi văn thư đã đóng dấu trùm lên hết cả chữ ký hoặc dấu còn bị lệch. Đây là điều nhân viên văn thư cần lưu ý, sữa chữa.
* Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan:
Qua khảo sát thực tế tại Bộ, việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo đúng quy định và đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Hàng năm Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành rất nhiều loại văn bản khác nhau và thực hiện quản lý rất tốt các văn bản đó bởi văn bản chứa đựng rất nhiều thông tin quan trọng của cơ quan Bộ. Bộ NN&PTNT nhận thức rõ vai trò của việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ công việc là hoạt động rất cần thiết.
Thứ nhất, về các loại hồ sơ hình thành tại Bộ:
Bộ NN&PTNT trong quá trình hoạt động đã hình thành 3 loại hồ sơ: + Một là, hồ sơ nhân sự: Là tập hồ sơ về lý lịch của các nhân viên trong cơ quan, các quyết định về lương, phụ cấp, chế độ phúc lợi nhân viên được hưởng có trong hợp đồng lao động.
+ Hai là, hồ sơ công việc: Hồ sơ công việc tại Bộ là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề nhất định, hồ sơ về các dự án, cơng trình….
+ Ba là, hồ sơ nguyên tắc: Bộ NN&PTNT cho rằng, hồ sơ nguyên tắc là hồ sơ được lập trên cơ sở tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của chính quyền địa phương, hướng dẫn của nhà nước về các vấn đề liên quan tới hoạt động của Bộ.
Các văn bản này được cán bộ văn thư tập hợp từ rất nhiều năm, có giá trị lịch sử lâu đời.
Thứ hai, về xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ:
50
danh mục hồ sơ, do đó việc lập hồ sơ công việc trong năm ở các đơn vị đã được thực hiện một cách khoa học, tiết kiệm thời gian.
* Bộ ban hành cách thức xây dựng danh mục hồ sơ:
+ Việc lập danh mục hồ sơ được thực hiện theo cách các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư, sau đó văn thư tổng hợp thành danh mục hồ sơ của cơ quan, bổ sung, chỉnh sửa; hoàn thiện dự thảo trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
+ Danh mục hồ sơ được dự kiến dựa trên chức năng, nhiệm vụ được phân công cụ thể cho từng nhân viên.
Trong quá trình thực hiện, nếu hồ sơ chưa sát với thực tế thì cần được sửa đổi, bổ sung kịp thời vào phần danh mục hồ sơ. Cách làm này giúp cho danh mục hồ sơ được đầy đủ chính xác. Để đạt hiệu quả cao cho cơng việc thì nhân viên văn thư cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ và phịng Hành chính cần có kế hoạch cụ thể, thường xun đơn đốc nhắc nhở các bộ phận phịng ban.
* Bộ ban hành hình thức, nội dung của danh mục hồ sơ:
- Nên sắp xếp các đề mục, tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể. Xác định những hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ.
- Tiêu đề hồ sơ nên viết ngắn gọn có đủ thành phần câu hoặc là một cụm từ có thể phản ánh khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu chứa đựng trong hồ sơ đó. Thơng tin chủ yếu của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: nội dung đề cập, tác giả, thời gian bắt đầu và kết thúc của văn bản có trong hồ sơ. Đánh số, ký hiệu hồ sơ trong danh mục hồ sơ.
Thứ ba, về phương pháp lập hồ sơ:
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng của công tác văn thư và công việc này thường được làm vào cuối năm.
* Quá trình lập hồ sơ tại Bộ NN&PTNT trải qua các bƣớc sau:
Bước 1. Xác định các vấn đề, công việc, nhiệm vụ phải giải quyết hay thực hiện;
51
Bước 2. Xác định tiêu đề hồ sơ, ghi(tạm thời) lên bìa hồ sơ;
Bước 3. Thu thập, cập nhật các văn bản, tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau thông qua các đặc trưng của tiêu đề hồ sơ đã xác định;
Bước 4. Sắp xếp hồ sơ:
* Sắp xếp các văn bản thu thập đƣợc trong hồ sơ theo trình tự ƣu tiên theo các cách sau:
- Theo quá trình giải quyết cơng việc; - Theo trình tự thời gian ban hành văn bản; - Theo số thứ tự của văn bản;
- Theo vần chữ cái a,b,c...
Bước 5. Thực hiện ghi biên mục hồ sơ;
Bước 6. Xác định vị trí lưu trữ trên giá kệ/ máy tính:
Khâu lập hồ sơ được CBNV phịng Hành chính – Tổng hợp trong Bộ thực hiện đầy đủ và chặt chẽ theo đúng quy định của nhà nước nói chung và của Bộ nói riêng, tuân thủ theo đúng 6 bước như trên, đem lại hiệu quả công việc cao.
Thứ tư, về nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Qua thực tế quan sát tại Bộ, việc nộp hồ sơ vào lưu trữ của Bộ được thực hiện đúng theo quy định của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và đem lại hiệu quả cao trong công việc, tạo thuận lợi cho hoạt động tra tìm và cơng tác lưu trữ. Bên cạnh đó, do số lượng tài liệu của Bộ là khá nhiều và chưa được sắp xếp kiểm tra thường xuyên nên đơi khi vẫn có các văn bản bị trùng lặp và hết giá trị nhưng chưa được loại bỏ.
2.3.3.2. Nghiệp vụ lưu trữ
* Công tác chỉnh lý tài liệu lƣu trữ: Qua quá trình khảo sát, tác giả nhận
thấy công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Bộ đã đảm bảo được yêu cầu của chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ. Tất cả đều được sắp xếp theo tên loại văn bản: quyết định, công văn, hợp đồng, thông báo,...và sắp xếp theo từng năm. Đặc biệt cán bộ nhân viên lưu trữ làm việc khá khoa học và có trách nhiệm với cơng việc mình đảm nhận.
52
* Công tác xác định giá trị tài liệu: Qua khảo sát, tác giả thấy công tác
xác định giá trị tài liệu của Bộ được thực hiện khá tốt, hồ sơ tài liệu trong phòng lưu trữ của Bộ đều có giá trị, phản ánh đúng chức năng hoạt động chuyên ngành. Đối với những tài liệu hết giá trị sẽ được tiến hành thống kê theo nhóm tài liệu. Riêng tài liệu mật được thống kê chi tiết đến từng văn bản và được hủy đối với tài liệu hết giá trị. Bộ NN&PTNT đề ra một số tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu như:
+ Nội dung văn bản, tài liệu; + Tên loại văn bản, tài liệu;
+ Sự trùng lặp thông tin trong văn bản, tài liệu;
+ Thời gian và tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của văn bản, tài liệu.
* Công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ: Bộ NN&PTNT có ban hành quyết định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan và cơ bản được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và của Bộ:
+ Hồ sơ, tài liệu phải được sắp xếp theo số thứ tự văn bản và bảo quản một cách cẩn thận trong các hộp, cặp, giá tài liệu có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp theo thứ tự trong tủ tài liệu để thuận tiện khai thác và di chuyển khi cần.
+ Tủ hồ sơ lưu trữ được đặt ở địa điểm thống, xa nơi có độ ẩm cao, tránh nơi có nhiều khói bụi, và các chất dễ gây cháy, nổ.... Tủ được làm chắc chắn, trang bị đầy đủ các trang thiết bị, duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
+ Tủ đựng hồ sơ, văn bản tài liệu lưu trữ được sắp xếp ngay bên cạnh chỗ làm việc của nhân viên lưu trữ, tại tầng trệt của tòa nhà thuận tiện cho việc thực hiện cơng việc. Bên cạnh đó, cịn được trang bị đầy đủ bình cứu hỏa, máy hút bụi và hệ thống báo cháy,...[Xem phụ lục 02]
Trong quá trình thực tập cá nhân quan sát tại văn phịng Bộ khơng tồn tại hiện tượng mối mọt gặm nhấm tài liệu, hộp tài liệu, tài liệu được bảo quản khá tốt. Tuy nhiên, dù có máy hút bụi nhưng ít khi được sử dụng đến nên hồ sơ, tài liệu còn bị bám bụi.
53
* Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ: Nhìn chung, CBNV tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của Bộ về việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Các tài liệu sau khi sử dụng xong đều được cất gọn gàng, đúng với vị trí mà họ lấy ra; đồng thời đảm bảo được việc bảo mật thông tin của cơ quan, tổ chức.
* Ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ nhằm mục đích: Việc ứng dụng CNTT trong cơng tác lưu trữ góp phần:
+ Thứ nhất, ứng dụng cơng nghệ thơng tin tiên tiến góp phần quan trọng cho việc đảm bảo thông tin nhất là thông tin mật; cung cấp tài liệu, tư liệu và số liệu chính thống, đáng tin cập phục vụ cho việc tìm kiếm và nghiên cứu văn bản. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng thuyết phục phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan;
+ Thứ hai, ứng dụng CNTT góp phần rút ngắn thời gian cơng việc, giảm sức lao động và nâng cao hiệu suất làm việc, đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cơ quan;
+ Thứ ba, ứng dụng CNTT là bước đệm để thực hiện các nghiệp vụ khác như: thống kê, xây dựng công cụ tra cứu,... .