Định kỳ 6 tháng một lần Công ty CP ĐTXD Phục Hưng số 7 tổ chức kiểm kê kho để kiểm tra tình hình tồn kho vật tư, kịp thời phát hiện và xử lý những chênh lệch tại kho và trên sổ sách. Khi có lệnh kiểm kê của cấp trên thì phòng vật tư cùng phòng kế toán thành lập Ban kiểm kê gồm 01 trưởng ban và các uỷ viên để tiến hành kiểm kê. Sau khi kiểm kê, Ban kiểm kê lập Biên bản kiểm kê vật tư, mỗi kho kiểm kê được lập một biên bản riêng. Biên bản kiểm kê vật tư nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư có tại kho ở thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản vật tư thừa thiếu và ghi sổ kế toán.
VD: Ngày 31/05/2013, Ban kiểm kê Công ty tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho tại kho của đội công trình giao thông. Sau khi kiểm kê, Ban kiểm kê đã lập Biên bản kiểm kê như sau:
Biểu 2.33: Sổ chi tiết vật tư
Đơn vị: Công ty CP ĐTXD Phục Hưng số 7
Địa chỉ: Đồng Thành - Yên Thành - Nghệ An
Mẫu số: 05- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
- Thời điểm kiểm kê: 8 giờ ngày 31 tháng 05 năm 2013.
- Ban kiểm kê gồm: Bà: Nguyễn Việt Ngọc Cán bộ phòng kế toán - Trưởng ban
Ông: Nguyễn Văn Nam Đại diện phòng vật tư - Ủy viên
Bà: Đặng Thị Thảo Thủ kho - Ủy viên
Đã kiểm kê kho tại đội công trình giao thông có những vật tư sau:
TT Tên vật tư Mã
số ĐVT ĐG SLTheo sổ kế toánTT SLTheo kiểm kêTT Thừa Chênh lệchThiếu Phẩm chất
SL TT SL TT A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 01 Đá 1x2 152 m3 140.909 70 9.863.630 50 7.045.450 - - 20 2.818.180 02 Đá 4x6 152 m3 100.705 40 4.028.200 40 4.028.200 - - - - 03 Xẻng 153 Cái 50.000 10 500.000 5 250.000 - - 5 250.000 Cộng 14.391.830 11.323.650 3.068.180 Ngày 31 tháng 05 năm 2013 Giám đốc
(Ký và họ tên) Kê toán trưởng
(Ký và họ tên) Thủ kho
(Ký và họ tên) Trưởng ban kiểm kê
Căncứ vào Biên bản kiểm kê, kế toán đã phản ánh phần vật tư thiếu hụt vào chi phí như sau:
Nợ TK 621: 2.818.180
Có TK 152: 2.818.180
Và Nợ TK 627: 250.000
Có TK 153: 250.000