THỰC TRẠNG VẬN DỤNG
2.1.2.3. Quy trình thanh tốn XK bằng phương thức TDCT:
Trong quy trình thanh tốn XK bằng phương thức TDCT, NHNo&PTNT Việt Nam là Ngân hàng thông báo, giữ vai trò là người thay mặt đơn vị XK (trong nước) địi tiền đơn vị NK ở nước ngồi. Tồn bộ các nghiệp vụ này do bộ phận XK đảm nhận và nghiệp vụ cơ bản là:
Nhận L/C từ Ngân hàng phát, thông báo L/C cho người hưởng lợi trong nước và thông báo sửa đổi L/C.
Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ và đòi tiền.
Mọi nghiệp vụ tiếp nhận L/C từ nước ngoài đến, nhận tin đến và truyền tin đi đều được thực hiện thông qua hệ thống mạng thông tin điện tử được kết nối trong hệ thống Ngân hàng, chủ yếu các nghiệp vụ nhận L/C từ nước ngoài của NHNo&PTNT VN đều được thực hiện thông qua hệ thống truyền tin điện tử SWIFT.
Có thể khái quát nghiệp vụ thanh toán xuất bằng L/C theo sơ đồ sau :
(2) (3) (1) (6) (3) (1) (6) (4) (5) Bộ phận nhận chứng từ
Thanh toán viên Người hưởng lợi
(trong nước)
Ngân hàng phát hành L/C
(nước ngồi) phịng thanh tốn Trưởng/phó
* Nhận và thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C
Bước (1): L/C sau khi mở, được chuyển từ Ngân hàng phát hành sang Ngân
hàng thông báo (NHNo&PTNT VN), bộ phận nhận chứng từ tại Ngân hàng làm nhiệm vụ tiếp nhận thông qua hệ thống mạng vi tính. Hiện nay việc kiểm tra mã điện và xác nhận chữ ký của NH phát hành được thực hiện thông qua Sở quản lý và kinh doanh ngoại tệ NHNo&PTNT VN.
Bộ phận nhận chứng từ chuyển L/C cho thanh toán viên.
Bước (2): Sau khi kiểm tra thanh toán viên tiến hành lập bộ hồ sơ và ghi
vào sổ theo dõi thanh tốn, đưa số liệu vào máy tính: nhập số hiệu L/C, địa chỉ của người trả tiền, Ngân hàng mở L/C, số tiền... và lập thông báo gửi cho người
hưởng lợi kèm L/C gốc. Ngân hàng nhận được thư tín dụng như thế nào thì xác báo bằng văn bản y như vậy.
Để đảm bảo được tính chân thật bề ngồi của việc xác báo này, theo quy định hiện hành Ngân hàng chỉ chịu trách nhiệm chuyển nguyên văn bức điện mà mình đã nhận. Trong văn bản xác báo của L/C gửi cho người hưởng lợi NHNo&PTNT VN đã ghi chú về việc miễn trách của mình “Xin vui lịng kiểm tra kỹ điều khoản của L/C , nếu có gì bất lợi hãy điều chỉnh L/C qua ngân hàng chúng tôi”.
Trường hợp Ngân hàng phát hành L/C yêu cầu Ngân hàng No VN xác nhận L/C, tùy vào từng trường hợp cụ thể trình giám đốc Chi nhánh ( hoặc Tổng Giám đốc nếu vượt thẩm quyền) xem xét việc xác nhận hoặc không xác nhận, yêu cầu Ngân hàng mở L/C ký quỹ hoặc không ký quỹ.
Khi lập thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C, thanh toán viên đồng thời lập phiếu thu phí thơng báo, phí sửa đổi, phí xác nhận (đối với L/C xác nhận) theo biểu phí dịch vụ hiện hành của Ngân hàng No VN.
Trường hợp NHNo&PTNT VN từ chối thơng báo L/C thì phải thơng báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết.
* Tiếp nhận, kiểm tra, gửi chứng từ và đòi tiền
Bước (3): Sau khi hoàn tất thủ tục giao hàng, người XK trong nước dựa vào
nội dung yêu cầu của L/C và hợp đồng thương mại lập một bộ chứng từ thanh toán và gởi tới NHNo&PTNT VN.
Tại bộ phận nhận chứng từ, thanh toán viên tiến hành kiểm tra chứng từ theo ngun tắc như sau: kiểm tra tính bề ngồi ngồi của chứng từ sau đó tiến hành đối chiếu và kiểm tra cụ thể chi tiết từng loại chứng từ xem có phù hợp với nội dung và các điều khoản trong L/C, có sự mâu thuẫn giữa các chứng từ, hoặc có mâu thuẫn với UCP áp dụng hay khơng. Hay nói cách khách, kiểm tra chứng từ trên cơ sở 3 nguyên tắc chính như sau:
+ Tính đầy đủ về mặt số lượng của chứng từ.
+ Sự hồn thiện về hình thức theo quy định UCP 500 và L/C. + Tính thống nhất giữa các chứng từ với nhau.
Bước (4): Khi kiểm tra chứng từ thanh toán viên phải ghi ý kiến của mình
trên phiếu kiểm tra chứng từ sau đó phải lấy ý kiến của trưởng hoặc phó phịng trước khi lập bộ hồ sơ L/C và chứng từ đòi tiền Ngân hàng của người mua (người NK ở nước ngồi) hoặc trước khi thơng báo cho khách hàng về sự sai sót và sự khơng hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán.
Bước (5): Sau khi kiểm tra chứng từ và lập bộ chứng từ gửi đi địi tiền, có 2
trrường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Nếu bộ chứng từ thanh toán phù hợp với L/C: L/C có thể cho
phép địi tiền bằng điện hoặc bằng thư. Đòi tiền bằng thư phải theo mẫu quy định, đòi tiền bằng điện phải sử dụng các mẫu SWIFT thích hợp hoặc phải có khoá mã điện nếu bằng Telex và nội dung phải ghi đầy đủ theo mẫu.
Trường hợp 2: Bộ chứng từ thanh tốn khơng phù hợp với nội dung L/C.
Đối với các chứng từ sai sót khơng nghiêm trọng có thể sửa đổi được thì báo ngay cho khách hàng (người hưởng lợi trong nước) biết để kịp thời sửa chữa. Những lỗi nhỏ thường gặp như: sai lỗi chính tả, sai sót về số lượng chứng từ...
Chứng từ xuất trình khơng phù hợp với L/C mặc dù có thể sửa chữa, bổ sung và thay thế được nhưng khách hàng không đồng ý với những ý kiến về sửa đổi của Ngân hàng thì thanh tốn viên yêu cầu khách hàng phải xác nhận và có ký bảo lưu chịu trách nhiệm về những điểm khơng phù hợp đó nếu Ngân hàng nước ngồi từ chối thanh toán.
Bước (6): Khi nhận được điện hoặc thư báo có của Ngân hàng nước ngồi,
thanh tốn viên phải lập tức hạch toán vào tài khoản khách hàng và đồng thời thanh toán viên lập giấy báo nợ gửi khách hàng về việc thu phí thơng báo và sửa đổi L/C (nếu có) theo biểu phí hiện hành của NHNo&PTNT VN.