Dự tốn một cơng cụ quản lý hiệu quả khi nó thực sự được lập một cách khoa học và phù hợp với doanh nghiệp. Sự thành công của một dự toán ngân sách phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như thời gian, thông tin và nguồn lực sử dụng. Tuy nhiên, trong đó, yếu tố con người (nguồn lực con người) là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của một dự toán ngân sách. Đề cập đến yếu tố con người, có thể chia thành hai nhóm đối tượng, các nhà quản trị cấp cao (lãnh đạo công ty) và những người thừa hành (các trưởng bộ phận và nhân viên).
Đối với các trưởng bộ phận, khi thực hiện các dự toán, các trưởng bộ phận sẽ được đánh giá về hiệu quả làm việc của bộ phận mình cũng như của bản thân. Do vậy, các trưởng bộ phận với những mục tiêu cá nhân thường có xu hướng cố gắng đảm bảo bộ phận mình đạt kế hoạch dù có bất lợi đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Cho nên, khi các dự toán được xây dựng, các trưởng bộ phận thường có chiều hướng muốn giảm mức độ khó khăn của kế hoạch bằng cách đưa ra các dự tốn có doanh số thấp hơn và kế hoạch về chi phí cao hơn. Phần chênh lệch này gọi là phần đệm của dự toán ngân sách (budget slack/budget bias) Điều này giúp họ có thể dễ dàng hoàn thành kế hoạch hoặc vượt qua kế hoạch, nhờ đó, họ được khen thưởng, thăng tiến. Như vậy, một dự toán ngân sách tốt phải giảm thiểu phần đệm này.
Đối với các lãnh đạo, quan điểm đối với việc lập và thực thi dự toán ngân sách cũng ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả của dự tốn. Nếu lãnh đạo cơng ty quá đặt năng vấn đề hồn thành kế hoạch có thể gây ra sức ép tâm lý cao đối với các trưởng bộ phận và nhân viên. Điều này có thể gây ra tình trạng căng thẳng và áp lực lớn. Kết quả là, các trưởng bộ phận thường có động cơ đưa ra các dự tốn thấp hơn khả năng thực sự và làm thay đổi số liệu để tạo ra những báo cáo tốt hơn. Ngược lại, lãnh đạo doanh nghiệp không coi vấn đề hoàn thành kế hoạch là quan trọng sẽ không tạo đủ áp lực cần thiết đối với các kết quả đạt được. Điều này có thể dẫn đến tính trạng lãng phí, do các trưởng bộ phận và nhân viên khơng có nhiều áp lực cho
Trong q trình dự tốn, việc tham gia của các đối tượng cũng ảnh hưởng đến kết quả của dự tốn. Q trình tham gia của các trưởng bộ phận và nhân viên cũng tạo cho họ có một thái độ tốt đối với công tác dự toán ngân sách. Các trưởng bộ phận sẽ dễ chấp nhận các dự tốn được xây dựng với sự tham gia của mình hơn là các dự toán bị áp đặt từ trên xuống. Điều này giúp họ nổ lực hơn để đạt mục tiêu đề ra. Hơn nữa, q trình tham gia vào dự tốn địi hỏi phải có sự cộng tác giữa các bộ phận và do vậy thông tin giữa các bộ phận sẽ tốt hơn, tạo sự hiểu biết lẫn nhau hơn. Tuy nhiên, việc tham gia vào q trình dự tốn của các trưởng bộ phận cũng có những hạn chế của nó. Vì dự tốn là cơ sở để đánh giá kết quả thực tế, các trưởng bộ phận thường có xu hướng đưa ra những dự toán thấp để dể hoàn thành. Để tránh những mâu thuẫn này doanh nghiệp cần kiểm sốt cẩn thận trong q trình dự tốn ngân sách.
Kết luận chương 1
Dự toán ngân sách là một kế hoạch hành động để đạt mục tiêu của tổ chức. Dựa vào các khía cạnh khác nhau của q trình hoạch định và quản lý ngân sách, dự toán ngân sách được chia thành nhiều loại. Một dự toán cho các mục tiêu dài hạn là một dự toán dài hạn. Các dự toán dài hạn thường phân nhỏ thành các dự toán năm gọi là dự toán ngắn hạn. Nếu dựa trên các chức năng mà doanh nghiệp thực hiện, dự toán được chia thành dự tốn hoạt động và dự tốn tài chính. Dự tốn hoạt động
được lập cho các hoạt động mua hàng, sản xuất, bán hàng và quản lý. Dự tốn tài chính được lập cho các hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Cịn nếu dựa vào mức độ phân tích, dự toán ngân sách chia thành các loại như dự toán tăng dần, dự toán cuốn chiếu và dự toán từ đầu.
Mục đích của dự tốn là tạo ra một kế hoạch phối hợp hành động giữa các bộ phận của tổ chức để đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách thực hiện rất nhiều chức năng như chức năng hoạch định, chức năng thơng tin, chức năng kiểm sốt, chức năng điều phối và chức năng đo lường, đánh giá. Do thực hiện nhiều chức năng như vậy cho nên dự tốn ngân sách là một cơng cụ quản lý hết sức hiệu quả cho các nhà quản lý doanh nghiệp.
Trong quá trình dự tốn ngân sách, các doanh nghiệp thường lựa chọn một trong ba mơ hình dự tốn. Đó là, mơ hình thơng tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin từ dưới lên và mơ hình thơng tin phản hồi. Các nhà quản lý nên lựa chọn một mơ hình hoặc kết hợp các mơ hình để tạo ra một dự tốn ngân sách phù hợp, việc lựa chọn mơ hình nào là tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp.
Để tạo ra một dự tốn ngân sách có hiệu quả thường người ta chia quá trình lập thành ba giai đoạn. Giai đoạn chuẩn bị thường các nhà quản lý phải làm rõ mục tiêu của cơng ty, chuẩn hóa ngân sách và đánh giá hệ thống. Trong giai đoạn soạn thảo, thu thập các thông tin về thu nhập và chi tiêu, dự báo ngân sách ban đầu, kiểm tra số liệu ngân sách, xây dựng các ngân sách hoạt động và ngân sách tổng thể. Giai
đoạn thứ ba là giai đoạn theo dõi ngân sách. Trong giai đoạn này, phân tích và đánh giá sự sai biệt giữa thực tế và dự tốn, tìm ra và giám sát những sai biệt, dự
Chương 2
Thực trạng công tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên