Nguồn:http://www.pcworld.com.vn/pcworld/magazine_b.asp?t=mzdetail&atcl _id=5f5e5d5b5d5959.
Như vậy, trong cơ cấu tổ chức phân chia thành các chức năng có thể tạo một sự phối hợp hiệu quả hơn.
Bộ phận kinh doanh phụ trách các chức năng bán hàng và marketing. Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm cho các kế hoạch sản phẩm mới, kế hoạch cơ hội kinh doanh, kế hoạch doanh thu và lợi nhuận kinh doanh.
Bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm cho các kế hoạch về cơng suất máy móc, nhân lực sản xuất, ...
Bộ phận mua sắm (cung ứng) chịu trách nhiệm cho các kế hoạch dự trữ hàng tồn kho thành phẩm, nguyên vật liệu và các vật tư hàng hóa khác.
Bộ phận tài chính kế tốn chịu trách nhiệm cho các kế hoạch vốn và đầu tư, chi phí, ngân sách,
Bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm cho việc tuyển dụng, sa thải, đào tạo và cung ứng nhân lực cho các bộ phận khác.
Sơ đồ tổ chức có thể như sau: Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức cơng ty thay đổi
Do công ty đang phát triển, quy mơ ngày càng mở rộng. Việc tìm kiếm nguồn vốn, cũng như việc sử dụng nguồn vốn sao cho có hiệu quả. Để thực hiện chức năng này, trong bộ phận kế tốn tài chính cần thêm phịng tài chính. Như vậy, trong cơ cấu tổ chức này bộ phận tài chính kế tốn, chia làm 3 phịng: phịng Kế tốn quản trị, phịng Kế tốn tài chính và phịng Tài chính.
Chức năng của Phịng tài chính là thực hiện các quyết định về tìm nguồn vốn cho cơng ty, thực hiện các quyết định đầu tư để mang lại hiệu quả cho nguồn vốn huy động và quản lý việc sử dụng hiệu quả tài sản trong công ty. Ngồi ra phịng tài chính cịn chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập quy trình ngân sách và lập ngân sách tổng hợp cho công ty.
Chức năng phịng kế tốn quản trị là thu thập, xử lý phân tích và cung cấp thơng tin cho nhà ban giám đốc để đưa ra các quyết định ngắn hạn cho công ty.
Chức năng phịng kế tốn kế tốn là thu thập xử lý cung cấp thông tin theo đúng chế độ kế toán, chuẩn mực kế tốn và luật kế tốn nhằm cung cấp thơng tin phù hợp cho cơ quan thuế, các chủ nợ và các nhà đầu tư vào cơng ty.
HĐQT GĐ Sản xuất GĐ Tài chính HC-NSGĐ Tổng GĐ GĐ Kinh doanh GĐ Cung ứng P.TC P.KTQT P.KTTC
Theo cơ cấu tổ chức mới phòng cung ứng vật tư tách ra khỏi phịng tài chính kế tốn thành một bộ phận độc lập thuộc quản lý của giám đốc cung ứng. Như vậy chức năng của bộ phận này đảm bảo cung ứng kịp thời vật tư, hàng hóa, máy móc thiết bị cho các bộ phận sản xuất, bán hàng và những bộ phận khác trong doanh nghiệp. Các bộ phận khác trong cơ cấu tổ chức cũ thì vẫn giữ nguyên.
Khi hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô công ty, vấn đề tiếp theo phải hồn thiện quy trình quản lý. Hiện tại, ở cơng ty cũng đã thực hiện quy trình quản lý ISO 9001 phiên bản 2000. Tuy nhiên, một đặc điểm chung của các công ty ở Việt Nam khi áp dụng hệ thống quản lý này mang tính hình thức nhiều hơn là thực chất. Do đó, cơng ty cần xem xét lại tất cả các thủ tục và quy trình quản lý hiện tại để phù hợp hơn và nó thực sự mang lại hữu ích cho cơng ty.
3.2.2 Hồn thiện loại dự tốn và mơ hình dự tốn
Cần có dự tốn dài hạn cho các mục tiêu dài hạn của công ty. Công ty cần phải có dự tốn dài hạn. Các dự tốn dài hạn là một phần khơng thể tách rời trong quá trình hoạch định chiến lược để đạt mục tiêu của cơng ty. Ví dụ, với mục tiêu về doanh số công ty đề ra là “Có mức tăng trưởng doanh số hàng năm tối thiểu là 30,0%”. Với mục tiêu như vậy, thì cần phải hoạch định xem trong hai năm nữa, năm năm nữa hay mười năm nữa thì quy mơ cơng ty sẽ như thế nào, cần phải đầu tư ra sao, nguồn vốn đầu tư như thế nào, nhân sự như thế nào?,...tất cả đều phải hoạch định. Như vậy, một dự toán dài hạn cho các mục tiêu dài hạn của công ty là cần thiết. Các dự toán dài hạn nên tập trung vào các vấn đề như quy mô doanh nghiệp, phát triển sản phẩm mới, đầu tư tài sản cố định, phát triển nguồn nhân lực.
Một dự toán linh hoạt là cần thiết trong mơi trường kinh doanh có nhiều thay
đổi nhanh chóng như hiện nay. Lợi ích của dự tốn linh hoạt là dự toán cho nhiều mức độ hoạt động, nó giúp cho các nhà quản trị ứng phó với các thay đổi của mơi trường kinh doanh. Dự toán linh hoạt giống như những kịch bản cho những tình huống khác nhau. Nếu thực tế xảy ra như kịch bản nào thì chúng ta sử dụng kịch bản đó. Nhờ vậy, nhà quản trị có thể hạn chế được nhiều rủi ro và bất trắc. Như vậy, cần phảI có dự tốn cho nhiều mức độ hoạt động khác nhau với nhiều yế tố thay đổi.
hiện điều này. Vì vậy, chúng ta nên chỉ dừng lại ở ba mức độ hoạt động theo ba tình trạng kinh tế là bình thường, lạc quan và bi quan.
Sử dụng dự tốn từ đầu sẽ phù hợp hơn cho công ty. Dự tốn tăng dần, như
phân tích ở phần thực trạng, khơng phù hợp tình hình hiện tại của cơng ty nên cần phảI thay đổi bằng phương pháp dự toán từ đầu. Mặc dù dự toán này tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng mang lại lợi ích lớn hơn là dự tốn tăng dần.
Về mơ hình dự tốn.Về mặt lý thuyết có 3 mơ hình dự tốn, mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin phản hồi và mơ hình thơng tin từ dưới lên. Mỗi mơ hình đều có những ưu và nhược điểm của nó. Do vậy, trong thực tế khi vận dụng cần xem xét sự phù hợp của nó đối với từng cơng ty. Tại Công ty Phạm Nguyên, chúng ta thấy rằng quy mô công ty không lớn lắm, với doanh số hàng năm khoản vài trăm tỷ và số lao động dưới 1000 người, trình độ quản lý đội ngũ quản lý khơng đồng bộ và chưa mang tính hệ thống cao. Các quyết định chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và phát sinh theo sự vụ. Chính đặc điểm này không thể áp dụng mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống và cũng khơng thể sử dụng mơ hình thơng tin từ dưới lên. Theo tơi, mơ hình thơng tin phản hồi là phù hợp cho công ty. Mơ hình thơng tin phản hồi kết hợp với dự tốn từ đầu sẽ mang lại lợi lớn hơn cho công ty so với các lựa chọn khác.
3.2.3 Hồn thiện quy trình dự tốnVề quy trình dự tốn Về quy trình dự tốn
Về quy trình dự tốn, chúng ta cũng nên thống nhất theo ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn soạn thảo và giai đoạn theo dõi.
Giai đoạn chuẩn bị
Xác định rõ mục tiêu của doanh nghiệp: Bao gồm mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Các bước cần thiết để xây dung mục tiêu cho công ty theo tôi như sau:
Thứ nhất, xác định tầm nhìn trong 20 năm. Trong 20 năm tới, thế giới sẽ như thế nào, Việt Nam sẽ như thế nào và cơng ty mình mong muốn sẽ như thế nào tức là định vị công ty.
Thứ hai, xác định con đường tốt nhất để đưa công ty đến định vị mong muốn hay chính là xác định chiến lược cho cơng ty.
Thứ ba, đặt ra các mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn và cụ thể hóa các mục tiêu bằng các kế hoạch. Dự tốn ngân sách chính là một kế hoạch ngắn hạn để đạt mục tiêu ngắn hạn.
Để xác định các vấn đề trên thì có 2 cách, hoặc là do người bên trong thực hiện, hoặc thuê tư vấn bên ngồi. Theo tơi, th tư vấn bên ngoài là hợp lý hơn, bởi vì các cơng ty tư vấn về chiến lược họ chun mơn hóa cao hơn, họ có những phương pháp và những cơng cụ tốt hơn để thực hiện điều này.
Hình 3.3 Ngân sách mối quan hệ với các với chiến lược và hoạch định
Sơ đồ trên đây của Garrision, Noreen, Kalagnanam, Vaidyanathan (2005), thể hiện dự toán ngân sách trong chiến lược và hoạch định của công ty.
Giai đoạn soạn thảo
Trong giai đoạn này chúng ta phải lập ban ngân sách để đảm bảo cho việc lập ngân sách được thực hiện một cách đồng bộ, nhất quán và chuyên nghiệp. Ban ngân
Sứ mệnh Tầm nhìn Các giá trị Chiến lợc Mục tiêu toàn bộ Mục tiêu ngắn hạn Mục tiêu chức năng Dự toán Ngân sách Hoạt động quản lý Kết quả hoạt động
Báo cáo hoạt động Đo l- ờng và đánh giá Xây dựng Thực thi Q trình Dự tốn ngân sách
sách chịu trách nhiệm chính trong việc lập ngân sách. Trình tự trong giai đoạn này thực hiện như sau:
1. Thành lập Ban Ngân sách của Cty bao gồm Tất cả các Giám đốc các
Khối trong tịan cơng ty.
2. Họp Ban Ngân sách để phân công phân nhiệm từng thành viên
3. Lập kế hoạch bán hàng
4. Họp thảo luận về kế họach bán hang
5. Điều chỉnh kế họach bán hàng - Duyệt Kế họach bán hang
6. Căn cứ vào kế họach bán hàng - Giám đốc Khối lập Ngân sách cho
Khối mình
7. Kiểm tra đối chiếu tổng hợp Ngân sách của các Khối - Gửi trả lại kết
quả kiểm tra đối chiếu cho các Khối.
8. Họp tòan Ban Ngân sách để chỉnh sửa kế họach Ngân sách của các
Khối
9. Giám đốc các Khối chỉnh sửa Kế họach Ngân sách của mình và
chuyển về Khối TC-KT để tập hợp kiểm tra đối chiếu lần cuối.
10. Trình tổng giám đốc phê duyệt kế họach Ngân sách năm.
Giai đoạn theo dõi
Trong giai đoạn này các số liệu thực tế được thu thập phù hợp để kiểm tra đối chiếu với số liệu dự tốn, phân tích đánh giá và đề xuất những thay đổi cho phù hợp.
Số liệu thực tế phát sinh do phịng kế tốn cung cấp, với khối lượng rất lớn các dự liệu thu thập cho nên khó cung cấp thơng tin theo từng tháng. Do đó, việc lập ngân sách và theo dõi ngân sách nên thực hiện theo từng quý là phù hợp với tình hình thực tế của cơng ty.
Trình tự giai đoạn này nên thực hiện như sau:
1. u cầu bộ phận kế tốn cung cấp thơng tin thực tế theo các biểu mẫu ngân sách của quý.
2. Ban ngân sách phân tích đánh giá giữa kết quả thực tế và dự tốn, tìm ra và giải thích những sự khác biệt. Sau đó, dự báo lại và điều chỉnh ngân sách cho quý
3. Họp bàn Ban giám đốc và trưởng các bộ phận phổ biến ngân sách mới đã điều chỉnh.
Trong giai đoạn này, để xác định những chênh lệch giựa thực tế và dự toán ta cần sử dụng một hệ thống các báo cáo tại các cấp quản lý nhằm nêu bật những chênh lệch trong khu vực trách nhiệm của từng cấp quản lý.
3.2.4 Hoàn thiện phương pháp dự báo
Chúng ta thấy tất cả các dự toán đều bắt đầu từ dự báo về doanh thu. Kết quả của các dự toán khác phần lớn phụ thuộc vào dự báo doanh thu. Nếu dự báo doanh thu không phù hợp, tức là sai lệch lớn so với thực tế , thì dự tốn ngân sách được lập ra ít ý nghĩa. Việc dự báo doanh số hiện tại thuộc trách nhiệm của bộ phận kinh doanh. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp dự báo thích hợp nhất, cho ra những thơng tin chính xác và đúng đắn nhất, làm cơ sở cho các dự toán là cần thiết.
Khi dự báo cần căn cứ vào các yếu tố như số lượng tiêu thụ kỳ trước, các đơn đặt hàng cho năm tới, chính sách giá trong tương lai, chính sách tiếp thị và sản xuất, sự cạnh tranh trên thị trường, điều kiện chung về kỹ thuật, các yếu tố chính trị, kinh tế, ...
Về phương pháp dự báo. Các phương pháp dự báo thường được chia làm hai nhóm cơ bản: nhóm định tính và nhóm định lượng. Tuy nhiên, tốt nhất là nên sử dụng kết hợp cả hai phương pháp để cho ra kết quả dự báo tốt nhất.
Các phương pháp dự báo định tính đưa ra các dự báo chủ yếu dựa vào phán đốn chủ quan và trực giác thay vì việc xử lý số liệu trong quá khứ. Một số kỹ thuật dự báo định tính thường được sử dụng như: Denphi, Đường cong phát triển (growth curves), viết bối cảnh (scenario writing), nghiên cứu thị trường (market research), các nhóm tập trung (focus groups).
Các phương pháp dự báo định lượng đưa ra các dự báo dựa trên việc xử lý số liệu trong quá khứ. Phương pháp này giả định rằng các sự kiện trong quá khứ có ảnh hưởng đến tương lai. Các kỹ thuật dự báo định lượng thường dựa vào thống kê và nhân quả. Tuy nhiên, trong giai đoạn cơng ty đang có sự thay đổi lớn về doanh số và quy mô, cũng như trong điều kiện nền kinh tế thay đổi nên chú trọng vào các dự báo
định tính hơn như nghiên cứu thị trường chẳng hạn và kết hợp với các phán đoán chủ quan để tạo ra kết quả tốt hơn so với chi phí bỏ ra.
3.2.5 Hồn thiện các báo cáo dự tốn
Trong q trình dự tốn, việc dự toán gắn liền với các báo cáo dự tốn. Hồn thiện các báo cáo dự tốn cũng chính là hồn thiện nội dung và hình thức của các thơng tin được trình bày trên báo cáo dự tốn. Về mặt thực tế, số lượng các báo cáo dự tốn nhiều hay ít và hình thức như thế nào hồn tồn phụ thuộc vào tình hình của từng cơng ty cụ thể. Tuy nhiên, nó theo những dự tốn chủ yếu sau:
-Dự tốn tiêu thụ;
-Dự tốn sản xuất ;
-Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp;
-Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp;
-Dự tốn chi phí sản xuất chung;
-Dự tốn hàng tồn kho và giá thành sản xuất;
-Dự toán giá vốn hàng bán;
-Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý;
-Dự tốn Báo cáo kết quả kinh doanh;
-Dự toán vốn đầu tư;
-Dự toán tiền;
-Dự toán bảng cân đối kế toán;
-Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
Dự toán tiêu thụ:
Dự toán tiêu thụ là dự toán đầu tiên và quan trọng nhất trong tồn bộ dự tốn ngân sách của công ty. Cơ sở để lập dự toán tiêu thụ là dự báo doanh thu thiêu thụ. Khối kinh doanh (bộ phận marketing) của công ty phải đảm nhận trách nhiệm dự báo doanh thu tiêu thụ trong ngắn hạn và dài hạn. Hiện tại, ở công ty khối kinh doanh của công ty dự báo doanh thu và lập dự toán doanh thu. Hai yếu tố quan trọng của dự toán này là số lượng tiêu thụ và giá bán. Cơ sở đưa ra dự báo này khối kinh
trường. Tuy nhiên, hiện tại khối kinh doanh của công ty chỉ tập trung vào bán hàng chứ chưa có một bộ phận marketing để nghiên cứu thị trường. Đề xuất đưa ra, khối kinh doanh phải tổ chức bộ phận marketing để tập trung nghiên cứu thị trường và đưa ra những dự báo về sản lượng tiêu thụ cho phù hợp để có hướng đầu tư đúng mức. Một ý kiến khác, thuê nghiên cứu thị trường đưa ra ý kiến tư vấn.
Về hình thức của báo cáo dự toán tiêu thụ vẫn giữ như cũ, gồm bảng sản lượng tiêu thụ và bảng doanh thu tiêu thụ. Tuy nhiên, cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, hiện tại chúng ta nên lập và kiểm sốt ngân sách theo quý.
Bảng 3.1 Sản lượng tiêu thụ
Sản phẩm Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cộng
Bánh Phaner Pie lớn Bánh Phaner Pie nhỏ Bánh Phaner Pie hộp 30gr
Bảng 3.2 Doanh thu tiêu thụ
Sản phẩm Đơn
giá
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cộng
Bánh Phaner Pie lớn Bánh Phaner Pie nhỏ Bánh Phaner Pie hộp 30gr