CHƯƠNG 3 : Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty Angimex
3.2.3 Các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện
Hồn thiện dự tốn ngân sách phải dựa trên những ngun tắc như sau: - Cơng tác dự tốn ngân sách phải được thực hiện liên tục. Việc lập dự tốn ngân sách khơng chỉ là hoạt động hằng năm và chỉ tiến hành đều đặn mỗi năm một lần vào cuối năm hiện tại, mà cơng tác dự tốn ngân sách phải được tổ chức liên tục trong năm, thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện dự toán ngân sách, so sánh với thực tế và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với thực tế.
- Công tác dự toán ngân sách phải đảm bảo nguyên tắc thận trọng, khơng nóng vội. Vì vậy bộ phận thu thập thơng tin cần phải có thời gian để thu thập đầy đủ thơng tin hữu ích để có được những báo cáo dự tốn có tính chính xác và thực tế cao.
- Dự tốn hàm chứa các yếu tố khơng chắc chắn nên dự tốn ngân sách được xây dựng phải đảm bảo có thể điều chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng khi có sự thay đổi mà cơng ty khơng dự tính được. Để đảm bảo điều này thì dự tốn ngân sách phải mang tính linh hoạt.
- Cơng tác dự toán ngân sách phải thu hút mọi người, mọi bộ phận cùng tham gia. Tất cả các bộ phận, phòng ban đều phải tham gia vào công tác lập dự tốn ngân sách nhằm đưa ra các thơng tin trên báo cáo dự tốn ngân sách chính xác nhất với bộ phận mình phụ trách.
3.3 Hồn thiện dự tốn ngân sách tại cơng ty ANGIMEX 3.3.1 Hồn thiện mơ hình dự tốn ngân sách
Hiện tại cơng ty lập dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin phản hồi. Mơ hình này tốn rất nhiều thời gian và chi phí cho việc thơng tin dự thảo, phản hồi xét duyệt và chấp thuận. Mặt khác mơ hình thơng tin phản hồi áp dụng tại công ty chỉ mang tính hình thức, những ý kiến mà các đơn vị đưa ra chỉ mang tính chất tham khảo, cịn quyết định cuối cùng vẫn thuộc về nhà quản lý cấp cao nhất. Điều này vừa không mang lại tác dụng của dự tốn vừa lãng phí tiền của cơng ty
Để báo cáo dự toán phát huy hết tác dụng và không phải tốn nhiều chi phí cũng như thời gian thì cơng ty nên lập dự tốn theo mơ hình thơng tin từ dưới lên. Mơ hình này được tiến hành cụ thể như sau:
- Các trung tâm ( ngành hàng) tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, sản lượng sản xuất cũng như tình hình tiêu thụ để lập dự tốn phát sinh tại bộ phận mình. Sau đó, các dự tốn này sẽ được giám đốc trung tâm xem xét và yêu cầu điều chỉnh. Cụ thể:
+ Trưởng bộ phận bán hàng: chịu trách nhiệm chính trong việc lập các dự toán như dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng, dự toán giá vốn hàng bán, dự tốn chi phí bán hàng
+ Trưởng phòng điều hành kế hoạch lương thực (đối với ngành hàng lương thực): chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch ký hợp đồng, lập dự toán nhu cầu gạo thành phẩm.
+ Giám đốc các trung tâm: chịu trách nhiệm lập các dự toán như dự toán chi phí, dự tốn tiền, dự tốn kết quả kinh doanh và tổng hợp dự tốn của ngành hàng mình phụ trách
- Sau khi các dự toán được điều chỉnh sẽ được tổng hợp bởi giám đốc trung tâm và chuyển lên ủy ban dự toán (với sự hỗ trợ của bộ phận chuyên trách về dự toán) xem xét tổng hợp thành dự toán thống nhất của cơng ty
- Dự tốn ngân sách thống nhất sẽ được báo cáo trong cuộc họp với thành phần tham dự gồm giám đốc công ty, giám đốc các trung tâm, trưởng phòng điều hành kế hoạch lương thực và trưởng bộ phận bán hàng. Dự toán ngân sách được thông qua trong cuộc họp sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức của cơng ty. Nếu dự toán ngân sách khơng được thơng qua thì ủy ban dự tốnn sẽ phối hợp với các bộ phận có liên quan để điều chỉnh, sau khi điều chỉnh xong dự tốn ngân sách sẽ được trình bày lại trong cuộc họp về dự toán ngân sách.
3.3.2 Hồn thiện quy trình lập dự tốn ngân sách
Để cơng tác dự tốn ngân sách của công ty được hoàn chỉnh và phát huy được tác dụng thì cơng ty nên xây dựng lại quy trình dự tốn ngân sách. Quy trình dự toán ngân sách phải được chia thành từng giai đoạn và trong từng giai đoạn phải cụ thể hoá từng công việc. Qua nghiên cứu thực tế tại công ty Angimex, theo ý kiến của tác giả thì quy trình dự tốn ngân sách tại cơng ty Angimex nên thực hiện theo 3 giai đoạn sau:
Giai đoạn chuẩn bị dự tốn là giai đoạn vơ cùng quan trọng. Khi công ty thực hiện tốt giai đoạn chuẩn bị này thì các giai đoạn sau sẽ thực hiện dễ dàng hơn. Giai đoạn chuẩn bị được thực hiện qua 4 bước:
Bước 1: Xác định mục tiêu chung của công ty
Ở bước này thông qua cuộc họp với giám đốc các trung tâm (giám đốc trung tâm lương thực, giám đốc trung tâm Honda, giám đốc trung tâm kinh doanh tổng hợp), thông qua mục tiêu của từng ngành hàng, Ban giám đốc công ty xác định rõ mục tiêu chung của công ty trong năm kế hoạch. Đây là khởi đầu quan trọng nhất vì tất cả các báo cáo dự tốn của cơng ty phải dựa vào mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty trong một giai đọan nhất định.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn
Hiện tại cơng tác lập dự toán ngân sách của cơng ty được Phịng phát triển chiến lược đảm nhiệm, điều này dẫn đến việc quá tải của Phòng phát triển chiến lược. Công ty nên tiến hành thành lập ủy ban dự toán ngân sách (bao gồm giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, giám đốc các ngành hàng) để đảm bảo cơng tác dự tốn ngân sách xác với thực tế, khoa học. Ủy ban dự tốn ngân sách này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức, chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra tồn bộ các báo cáo dự tốn để đảm bảo các báo cáo dự toán phản ánh đúng tiềm năng của công ty với sự hỗ trợ của bộ phận chun trách về dự tốn (đạt trong phịng kế toán, thuộc bộ phận kế toán quản trị)
Bước 3: Soạn thảo các biểu mẫu
Bộ phận chuyên trách về dự toán sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho cơng tác dự tốn ngân sách để tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự toán cho tất cả các ngành hàng.
Bước 4: Đánh giá lại giai đoạn chuẩn bị
Bộ phận chuyên trách về dự toán tiến hành rà soát và đánh giá lại tồn bộ hệ thống dự tốn ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách mang lại cho cơng ty thơng tin hữu ích và chính xác
Soạn thảo ngân sách được thực hiện gồm 3 bước
Bước 1: Thu thập thông tin
Bộ phận chuyên trách về dự tốn tiến hành thu thập thơng tin bên trong và bên ngoài cần thiết cho việc lập dự toán.
Những thơng tin bên ngồi cần thu thập như: Cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế, tỷ giá hối đối…Ngồi ra cơng ty cần xem xét kỹ các nhân tố có liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh để lập dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán thu chi tiền mặt chính xác.
Những thơng tin bên trong cần xem xét như: mục tiêu và các điều kiện để thực hiện mục tiêu như năng lực sản xuất kinh doanh của cơng ty; Đặc tính liên quan đến sản phẩm mà công ty kinh doanh như: loại, lượng, phương pháp tính giá; Nhân tố con người trong cơng ty như: trình độ, số lượng, tinh thần, trách nhiệm; Số liệu trong quá khứ của công ty: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt, khấu hao…
Bước 2: Soạn thảo dự toán
Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin, ủy ban dự toán phối hợp kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận có liên quan và các ngành hàng để tiến hành soạn thảo dự tốn ngân sách của cơng ty
Bước 3: Xét duyệt dự tốn
Sau khi hồn thành các báo cáo dự toán, trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của các phòng ban liên quan, bộ phận chuyên trách về dự toán sẽ báo cáo cho lãnh đạo cơng ty xem xét tính hợp lý của dự toán. Sau khi dự toán được duyệt sẽ trở thành dự tốn chính thức của cơng ty và được công bố cho các bộ phận trong công ty theo đó mà tổ chức thực hiện
Giai đoạn 3: Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong q trình hoạt động, ủy ban dự toán cần theo dõi, so sánh và phân tích giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách để điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho báo cáo dự toán ngân sách của kỳ tiếp sau
3.3.3 Hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách
Do đặc thù của công ty là kinh doanh nhiều ngành hàng như: lương thực, phân bón, Honda và điện thoại. Trong các ngành hàng trên thì chỉ có lương thực một phần là do công ty sản xuất từ bán thành phẩm để tiêu thụ nên hệ thống dự tốn ngân sách của cơng ty vừa mang đặc thù của công ty sản xuất kinh doanh vừa mang đặc thù của cơng ty thương mại. Hệ thống dự tốn ngân sách mới bao gồm các báo cáo dự toán ngân sách sau đây:
- Dự toán tiêu thụ. - Dự toán mua hàng - Dự toán sản xuất
- Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp - Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp - Dự tốn chi phí sản xuất chung - Dự tốn giá thành sản phẩm - Dự toán hàng tồn kho - Dự toán vốn đầu tư
- Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán tiền
- Dự toán bảng cân đối kế toán
Sơ đồ 3.1: Mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán ngân sách
Dự toán tiêu thụ là dự toán được lập đầu tiên và là căn cứ để để xây dựng các dự toán như: dự toán sản xuất, dự tốn mua hàng, dự tốn chi phí bán hàng , dự toán thu tiền và dự toán đầu tư.
Từ dự toán mua hàng và dự toán sản xuất tiến hành lập dự toán hàng tồn kho Từ dự toán sản xuất, công ty sẽ tiến hành lập các dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung và lịch thanh toán tiền để đảm bảo các yếu tố về nguyên vật liệu, nhân công, vốn cho nhu cầu sản xuất.
Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng, dự toán sản xuất và dự tốn chi phí sản xuất lập dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự tốn tiêu thụ
Dự toán hàng tồn kho
Dự toán giá thành
Dự toán báo cáo KQKD và dự toán bảng CĐKT Dự toán mua hàng Dự toán CPNVLTT Dự toán sản xuất Dự toán CPSXC Dự toán ĐT & XD Dự toán CPBH & CPQL Dự toán tiền mặt Dự toán CPNVLTT
Từ các dự toán tiêu thụ, dự toán đầu tư, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí sản xuất, dự tốn mua hàng, dự tốn chi phí quản lý và tình hình tiền mặt tại cơng ty lên dự toán thu chi tiền mặt.
Từ dự toán tiêu thụ, dự tốn chi phí sản xuất, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp lên dự toán kết quả kinh doanh
3.3.4 Hồn thiện các báo cáo dự tốn
Do đặc thù của công ty là kinh doanh nhiều lĩnh vực nên dự tốn của cơng ty nên chia ra làm hai lĩnh vực chủ yếu: Lĩnh vực thương mại (Phân bón, Honda, Điện thoại) và lĩnh vực sản xuất kinh doanh lương thực
3.3.4.1 Hệ thống dự toán lĩnh vực thương mại
Đối với lĩnh vực thương mại công ty kinh doanh 3 mặt hàng chính là: Phân bón, Honda và điện thoại.
Dự toán sẽ được lập cụ thể ở từng ngành hàng và người chịu trách nhiệm chính đối với dự tốn ngành hàng mình là giám đốc từng trung tâm. Sau khi dự toán các ngành hàng được lập xong sẽ chuyển sang giám đốc trung tâm kinh doanh tổng hợp (quản lý phân bón và điện thoại) tổng hợp lại thành dự toán của lĩnh vực thương mại
Hệ thống dự toán lĩnh vực thương mại bao gồm các dự toán sau đây:
3.3.4.1.1 Dự toán tiêu thụ
Trong suốt q trình dự tốn thì dự tốn tiêu thụ là dự toán quan trọng nhất và được lập trước nhất vì nó là cơ sở là tiền đề để lập các dự toán khác. Hệ thống dự toán của cơng ty có thành cơng hay khơng là do sự chính xác và hợp lý của dự tốn tiêu thụ quyết định
Dự toán tiêu thụ được lập cho 3 mặt hàng chủ yếu là Phân bón, Honda và Điện thoại bao gồm các chỉ tiêu như: Sản lượng tiêu thụ, Đơn giá tiêu thụ và Doanh thu
Dự toán tiêu thụ nên giao cho trưởng bộ phận bán hàng lập với sự giúp việc của trưởng các quầy hàng, bởi vì bộ phận bán hàng (cửa hàng) là nơi nắm rõ nhất tình hình kinh doanh của ngành mình.
Khi lập dự tốn tiêu thụ, bên cạnh việc nghiên cứu xem xét các yếu tố thuộc đặc điểm của ngành, các yếu tố bên trong thì cơng ty cần xem xét các nhân tố khác có liên quan như: tình hình kinh tế chính trị thế giới, sự kiện Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO, tình hình biến động kinh doanh do thiên tai…những nhân tố này có ảnh hưởng đáng kể tình hình tiêu thụ của công ty trong năm kế hoạch
Các chỉ tiêu trong dự toán tiêu thụ được lập cụ thể như sau:
+ Sản lượng tiêu thụ
Sản lượng tiêu thụ được dự kiến dựa vào sản lượng tiêu thụ cùng kỳ năm trước kết hợp với việc điều tra nghiên cứu thị trường để thu thập thông tin về nhu cầu tiêu thụ trong năm kế hoạch. Cụ thể:
• Sản lượng phân bón căn cứ vào nhu cầu phân bón của tỉnh trong năm kế hoạch (như đã trình bày trong chương 2)
• Số lượng điện thoại dự kiến tăng 10% so với năm trước • Số lượng Honda dự kiến bằng với cùng kỳ năm trước
+ Đơn giá tiêu thụ
Chỉ tiêu đơn giá tiêu thụ phải được xây dựng sao cho đáp ứng đồng thời 3 yếu tố: thỏa mãn được mức lợi nhuận mong muốn, phù hợp từng đối tượng khách hàng và đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường. Để xây dựng đơn giá tiêu thụ một cách hợp lý thì cơng ty cần có bộ phận điều tra nghiên cứu thị trường để thu thập các thông tin như: giá các sản phẩm cùng loại, giá các sản phẩm thay thế, giá người tiêu dùng chấp nhận, chính sách của đối thủ cạnh tranh…
Ví dụ: Cơng ty xây dựng giá bán năm 2009 như sau:
• Đối với mặt hàng phân bón giá bán tăng 5% so với cùng kỳ năm trước • Đối với mặt hàng Honda giá bán biến động như sau: Đối với hai loại xe là Ware và Dream thì bộ phận bán hàng dự tính giá bán ra sẽ giảm 5% so với cùng kỳ năm trước vì 2 loại xe này ít được giới trẻ u thích, thay vào đó xe Future và xe tay
ga giá bán sẽ tăng 3% so với cùng kỳ năm trước vì đây là loại xe đang được ưa chuộng.
• Đối với mặt hàng điện thoại giá bán được xây dựng bằng 105% giá vốn đối với điện thoại S-Fone và 104% đối với điện thoại khác
+ Doanh thu
Sau khi xác định được sản lượng và đơn giá tiêu thụ, công ty sẽ xác định doanh thu tiêu thụ theo công thức