hĩa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
3.2 Một số giải pháp hồn thiện qui trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hĩa xuất
3.2.2 Chuẩn hĩa các khâu cơng việc trong qui trình cấp C/O
Trong hoạt động cấp C/O, các khâu cơng việc cần phải được chuẩn hĩa và đưa ra các yêu cầu về định mức thời gian cụ thể. Việc chuẩn hĩa sẽ tạo nên sự chuyên mơn hĩa trong cơng việc, ngồi việc miêu tả cụ thể các cơng việc trong từng cơng đoạn, việc chuẩn hĩa sẽ tạo cơ chế linh hoạt trong việc bố trí nhân sự để giải quyết cơng việc.
Việc chuẩn hĩa bắt đầu từ việc quy định thời gian tối đa cho việc xử lý cơng việc đối với từng cơng đoạn đến việc quy định định mức cơng việc cho từng cán bộ đối với từng cơng đoạn đĩ. Chẳng hạn như cơng đoạn tiếp nhận hồ sơ, yêu cầu cán bộ cần phải thực hiện đầy đủ các cơng việc như tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, tư vấn cụ thể cho khách hàng nếu hồ sơ chưa hợp lệ. Ngồi ra, cần phải phân cấp trong vấn đề tư vấn cho khách hàng, trường hợp nào cán bộ tiếp nhận sẽ tư vấn trực tiếp cho khách hàng, trường hợp nào thì cần giải quyết bởi cán bộ cấp cao hơn.
Ví dụ như: các bộ hồ sơ phức tạp cần chuyển vào để cán bộ ký C/O tư vấn, hoặc các bộ hồ sơ bị trả ra từ lần thứ 2 do khơng hợp lệ sẽ được chuyển vào để cán bộ ký C/O trực tiếp tư vấn cho khách hàng. Điều này sẽ tạo được sự thuận tiện đối với khách hàng và hạn chế tối đa các khiếu nại từ phía khách hàng.
Trong mỗi cơng đoạn trong qui trình cấp C/O quy định thời gian tối đa để xử lý cơng việc, đối với qui trình cấp C/O của VCCI chi nhánh TP. Hồ Chí Minh cần quy định mục tiêu về thời gian để xử lý hồ sơ như sau:
- Cơng đoạn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, thời gian tối đa để xử lý cơng việc trong khoảng 1 giờ làm việc.
- Cơng đoạn nhập dữ liệu, thời gian tối đa là 3 giờ
- Cơng đoạn ký C/O, thời gian để xử lý cơng việc trung bình khoảng 2 giờ làm việc và thời gian tối đa để xử lý cơng việc khơng vượt quá 6 giờ làm việc.
- Cơng đoạn đĩng dấu và lưu hồ sơ, thời gian tối đa là 1 giờ
Với quy định như trên, dựa vào thực tế số lượng hồ sơ của khách hàng, cán bộ quản lý sẽ linh hoạt điều chuyển các cán bộ tại các tổ cấp C/O khác nhau để hỗ trợ cơng việc nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Do đĩ, mục tiêu giảm thời gian cấp C/O sẽ trở thành hiện thực, đối với các khách hàng đã kê khai dữ liệu qua mạng internet thì thời gian tối đa để giải quyết hồ sơ sẽ giảm xuống và khơng quá một ngày làm việc. Trong điều kiện bình thường, hồ sơ cĩ thể được giải quyết chỉ trong vịng khoảng từ 2 đến 3 giờ làm việc sau khi hồ sơ đã được tiếp nhận đầy đủ. Đây là yêu cầu thực tế hiện nay và là nguyện vọng của đa số khách hàng, theo số liệu thống kê của cuộc khảo sát các khách hàng liên hệ đề nghị cấp C/O, cĩ tới 78/172 ý kiến trả lời là mục đích khai C/O qua mạng internet là được lấy C/O nhanh chiếm 45,3% trong tổng số người được hỏi.
Việc xây dựng định mức đối với từng cán bộ trong các khâu cơng việc sẽ cĩ ý nghĩa quan trọng trong trung và dài hạn về vấn đề bố trí nhân sự, vì cơng việc cấp C/O là một cơng việc đặc thù nên việc xây dựng định mức đối với bộ phận tác nghiệp sẽ khĩ đạt được hiệu quả cao. Do khối lượng cơng việc tùy thuộc vào số lượng hồ sơ nộp trong ngày, tuy nhiên, số lượng hồ sơ của khách hàng nộp tại VCCI lại cĩ sự chênh lệch giữa các thời điểm trong ngày và các ngày trong tuần. Chẳng hạn như khách hàng thường nộp hồ sơ vào buổi chiều hoặc hồ sơ tăng đột biến vào thời điểm trước các ngày nghỉ lễ, nhưng thời gian để xử lý hồ sơ vẫn phải
tuân thủ đúng theo quy định pháp luật. Do đĩ, khi hồ sơ được tiếp nhận tăng đột biến thì cán bộ quản lý sẽ điều chuyển và bố trí cán bộ làm thêm giờ để giải quyết kịp thời các hồ sơ tồn đọng. Đối với bộ phận tác nghiệp, định mức giải quyết hồ sơ trong một chuyền (trong một qui trình) khoảng 180 bộ một ngày làm việc sẽ phù hợp với năng lực cán bộ cũng như đối với yêu cầu thực tế của cơng việc trong qui trình làm việc mới.