hĩa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
3.2 Một số giải pháp hồn thiện qui trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hĩa xuất
3.2.3 Xây dựng bộ phận kiểm sốt và hậu kiểm để hỗ trợ các khâu cơng việc trong qu
việc trong qui trình cấp C/O.
Bất cứ một hệ thống nào nếu làm việc tốt cần phải cĩ sự kiểm tra, giám sát thường xuyên, cơng việc cấp C/O khơng phải là một ngoại lệ. Hoạt động cấp C/O là chuỗi các cơng việc đặc thù, do đĩ cần phải cĩ sự kiểm tra, giám sát thường xuyên để tư vấn cho cán bộ quản lý điều chỉnh các vướng mắc kịp thời. Trong qui trình cấp C/O đã thiết lập từ trước chưa cĩ bộ phận này, do đĩ, cơng việc giám sát hoạt động cấp C/O chưa đạt hiệu quả cao.
Để hạn chế các tiêu cực trong hoạt động cấp C/O cĩ thể xảy ra, việc thành lập thêm bộ phận kiểm sốt và hậu kiểm là hết sức quan trọng. Bộ phận này sẽ tác động vào tất cả các khâu cơng việc trong qui trình cấp C/O, chịu trách nhiệm giải quyết các khiếu nại về hoạt động cấp C/O nếu cĩ, kiểm tra xác xuất các khâu cơng việc trong qui trình cấp C/O và báo cáo cho các cấp quản lý để tư vấn và điều chỉnh kịp thời. Bộ phận này cũng sẽ chủ động trong việc kiểm tra, xác minh các cơ sở sản xuất theo đề nghị hoặc theo yêu cầu của cơng tác hậu kiểm sau khi cấp C/O, các dữ liệu thu thập được trong quá trình tác nghiệp sẽ được xây dựng và bổ sung vào cơ sở dữ liệu hữu ích.
Trong quy chế cấp C/O của VCCI, cán bộ ký C/O được coi là trung tâm trong qui trình cấp C/O. Ngồi cơng việc hậu kiểm và giải quyết hồ sơ được nhìn nhận là cơng việc tạo ra áp lực nhiều nhất, cán bộ ký C/O cịn chịu trách nhiệm giám sát các cơng việc trong qui trình cấp C/O. Đây thực sự là hạn chế trong việc tổ chức hoạt động cấp C/O, từ đĩ dẫn đến cán bộ ký C/O chỉ tập trung vào việc ký C/O
các cơng việc trong qui trình cấp C/O khơng cao. Bởi vì, đối với các tổ cấp C/O với lượng hồ sơ ít thì hình như cơng việc này chưa ảnh hưởng nhiều đến cơng việc chuyên mơn của cán bộ ký C/O, nhưng với các tổ cấp C/O với số lượng nhiều thì đây thực sự là vấn đề hết sức nan giải.
Đối với các khâu cơng việc trong qui trình cấp C/O, để đạt được tính khách quan cần phải tách cơng việc hậu kiểm và phân cơng cán bộ khác thực hiện cơng việc này, điều này sẽ làm cho cơng việc hậu kiểm đúng theo ý nghĩa của nĩ.
Điều 18 trong quy chế cấp C/O của VCCI cĩ đề cập đến vấn đề hậu kiểm sau khi cấp C/O, nhưng khi áp dụng vào thực tế trong hoạt động cấp C/O tại VCCI chi nhánh TP. Hồ Chí Minh thì hiệu quả khơng cao. Cụ thể, điều 18 trong quy chế cấp C/O của VCCI đề cập đến cơng tác kiểm tra sau cấp C/O như sau:
- Kiểm tra xác suất (lấy ngẫu nhiên một số bộ C/O); - Kiểm tra định kỳ 6 tháng /lần;
- Các doanh nghiệp vi phạm sẽ bị đưa vào diện lưu ý và kiểm tra chặt chẽ hơn;
Theo quy định này, việc kiểm tra xác xuất theo định kỳ 6 tháng/lần hiệu quả sẽ khơng cao bởi vì các lý do chính sau:
- Sau khi cấp C/O, kiểm tra xác xuất theo định kỳ 6 tháng/lần chỉ mang tính hình thức, hiệu quả về mặt quản lý rất thấp. Qua thực tế xử lý vi phạm trong hoạt động cấp C/O tại VCCI chi nhánh TP. Hồ Chí Minh, đối với các doanh nghiệp họ thường tránh quy định này bằng cách luân chuyển cán bộ của họ theo định kỳ về các cơng việc như: liên hệ cấp C/O, mở tờ khai Hải quan, vv.v.. Do đĩ, khi phát hiện vi phạm, các Doanh nghiệp thường giải trình và đổ lỗi cho các cán bộ làm trước đĩ dẫn đến việc xử lý phần nhiều mang tính “rút kinh nghiệm”. Bởi vì, hàng hĩa đã được thơng quan tại nước nhập khẩu nhiều ngày rồi, do đĩ, chỉ cĩ các vi phạm nghiêm trọng về chứng minh xuất xứ hàng hĩa và khơng thể bổ sung được thì mới xử lý bằng biện pháp mạnh.
- Đối với cán bộ của VCCI, sau khi cấp C/O với thời gian khá dài như vậy, việc trích lục hồ sơ sẽ mất nhiều thời gian và cơng sức, điều này sẽ khĩ thực hiện được khi kiểm tra với số lượng hồ sơ lớn.
Trong thực tế hiện nay tại VCCI chi nhánh TP. Hồ Chí Minh, các biện pháp xử lý vi phạm trong hoạt động cấp C/O chưa đạt được hiệu quả như mong muốn. Sau khi vi phạm một thời gian dài mới phát hiện và xử lý dẫn đến hiệu lực của các quy định rất yếu trong việc răn đe. Mặt khác, cĩ nhiều trường hợp khi phát hiện ra các vi phạm thì Doanh nghiệp đĩ đã phá sản hoặc ngừng hoạt động.
Với những lý giải trên sẽ càng củng cố cho việc thành lập bộ phận kiểm sốt và hậu kiểm hồ sơ trong qui trình cấp C/O, bộ phận này sẽ kiểm tra xác xuất cơng việc trong từng khâu cơng việc theo ngày và theo từng tuần thực hiện cơng việc hiện tại. Trong ngày làm việc, bộ phận này sẽ kiểm tra xác xuất xuất của từng khâu cơng việc theo các chỉ tiêu bao gồm: thời gian, định mức cơng việc và chất lượng của các cơng việc khi được phân cơng, .v.v… Khi kiểm tra xác xuất các bộ hồ sơ đã cấp trong tuần làm việc hiện tại, bộ phận này cũng sẽ kiểm tra việc chứng minh xuất xứ theo từng mẫu C/O được cấp của các Doanh nghiệp, khi phát hiện các vi phạm sẽ xử lý ngay, điều này sẽ làm tăng hiệu lực của các quy định đã ban hành và cĩ tính răn đe cao.