Theo chế độ chứng từ kế toỏn quy định ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh, cỏc chứng từ kế toỏn về nguyờn vật liệu bao gồm :
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Phiếu nhập kho kiờm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03PXK – 3LL) - Biờn bản kiểm kờ vật tư, sản phẩm hàng húa (Mẫu 05 – VT) - Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ( Mẫu 07 – VT) - Húa đơn GTGT (Mẫu 01-GTGT- 2LL)
- Húa đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH)
4. Thủ tục Nhập-Xuất Nguyờn vật liệu, Cụng cụ dụng cụ tại doanh nghiệp Hồng Quyển. Hồng Quyển.
2.2.1 Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu,
Việc mua cỏc loại vật tư của doanh nghiệp đó giao cho tổ thu mua theo dừi nếu thấy trong kho nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ sắp hết phải bỏo cỏo ngay cho phũng kinh doanh để lập kế hoạch mua vật tư cho hợp lý. Do đặc điểm nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ của doanh nghiệp Hồng Quyển chủ yếu là mua ngoài nờn khi cú nhu cầu cần mua thỡ tổ thu mua bỏo cỏo lờn Phũng kinh doanh, khi đú Phũng kinh doanh sẽ cử cỏn bộ chuyờn trỏch vật tư đến nơi ký hợp đồng với người cung cấp và thoả thuận giỏ cả, chất lượng, quy cỏch vật tư. Khi vật tư chuyển về kho thỡ phũng kỹ thuật sẽ cử cỏn bộ kỹ thuật xuống thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng vật tư, số lượng, quy cỏch, đơn giỏ vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật tư. Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào “Biờn bản kiểm nghiệm vật tư”. Hội đồng kiểm nghiệm vật tư của doanh nghiệp sẽ lập
“ Biờn bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản. Một bản giao cho phũng kinh doanh để ghi sổ theo dừi tỡnh hỡnh hợp đồng, một bản giao cho phũng kế toỏn làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Trường hợp vật tư khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất hoặc thiếu hụt thỡ phải lập thờm một bản giao phũng kinh doanh làm thủ tục khiếu nại gửi cho người cung cấp. Đối với vật tư đảm bảo cỏc yờu cầu trờn đủ tiờu chuẩn nhập kho. Kế toỏn căn cứ vào biờn bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho ghi số lượng vào cột theo biờn bản,. Sau đú giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành nhập vật tư và ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và thẻ kho để theo dừi. Sau đú chuyển phiếu nhập kho lờn phũng kế toỏn. Bộ phận kế toỏn vật tư sẽ tiến hành ghi sổ kế toỏn vào cỏc sổ sỏch liờn quan.
* Vớ dụ: Ngày 03/12/2010 Cụng ty mua Cụng ty TNHH Năng Động 120 kg cúi chẻ với giỏ mua là 7000đ/kg, thanh toỏn bằng tiền mặt. NVL đó nhập kho đủ.
Khi mua nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ của người cung cấp thỡ sẽ phỏt sinh Húa đơn GTGT(liờn 2) do bờn bỏn lập và giao cho cụng ty làm căn cứ để làm cỏc thủ tục tiếp theo. Mẫu Húa đơn GTGT như sau:
Biểu mẫu 2.3
HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2: Giao khỏch hàng Ngày 03 tháng 12 năm 2010 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL BN/2008B 0058558 Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty TNHH Năng Động Địa chỉ: Kim Chớnh – Nho Quan - Ninh Bỡnh Điện thoại: Họ tờn người mua hàng: Đoàn Văn Đụng
Tờn đơn vị: Doanh nghiệp tư nhõn Hồng Quyển Địa chỉ: Xúm 5 Xuõn Thành- Nho Quan- Ninh Bỡnh Số tài khoản: 3309201001681 Hỡnh thức thanh toỏn:……TM……. Số TT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Cúi chẻ Đồng 120 7.000 840.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 84.000 Tổng cộng thành tiền 924.000 Người mua hàng (Ký,ghi rõ họ tên) Người bỏn hàng (Ký,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi nguyờn vật liệu về đến cụng ty, căn cứ vào Hoỏ Đơn GTGT thỡ Cụng ty tiến hành thành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào Biờn bản kiểm nghiệm vật tư
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM