Đối với trường hợp xuất khẩu thì khi ngân hàng tài trợ cho vay xuất khẩu nên xem xét trên hợp đồng các thơng tin như hàng chưa được giao để tránh trường hợp sử dụng tiền sai mục đích vì ngân hàng tài trợ là để cĩ tiền làm hàng XK, tiền phải chưa về và ngày tiền về phải trước ngày đến hạn của khoản vay và tiền phải được thanh tốn qua HSBC Việt Nam thì sau này ngân hàng mới cĩ khả năng thu hồi nợ. Ngồi ra, Ngân hàng cịn phải xem xét người mua hàng, quốc gia của họ cĩ được cập nhật thơng tin cụ thể chưa để tránh rủi ro quốc gia và rủi ro đối tác. Ngồi ram để đảm bảo khách hàng sử dụng tiền này đúng mục đích thì khách hàng phải gửi kèm chứng từ thanh tốn sau khi giải ngân để ngân hàng tiến hành thanh tốn cho người thụ hưởng luơn.
Đối với trường hợp nhập khẩu thì khi chuyển tiền thanh tốn cho nước ngồi thì khách hàng phải nộp các chứng từ như hĩa đơn, B/L, Tờ khai hải quan cho ngân hàng để chứng minh là hàng đã được giao và đây là giao dịch thật. Nếu
là thanh tốn trước thì các chứng từ này phải được bổ sung theo cam kết của khách hàng.
Hiện nay, ngồi việc địi chứng từ trên thì đối với các hồ sơ chuyển tiền là 150,000 USD trở lên, ngân hàng sẽ gọi điện kiểm tra trực tiếp với người ký tên trên lệnh để tránh việc giả mạo chữ ký và làm giả chứng từ.
3.2.1.2. Giải pháp quản lý rủi ro trong phương thức nhờ thu
Với phương thức nhờ thu thì nhà XK sẽ thấy an tồn hơn việc thanh tốn trả sau và nhà NK thì thấy an tồn hơn so với thanh tốn trả trước nhưng đây là phương thức thanh tốn mà ngân hàng chỉ làm dịch vụ gửi chứng từ hộ, khơng cĩ bất cứ cam kết nào và trách nhiệm nào trong việc địi tiền và kiểm tra chứng từ nên để quản lý rủi ro cho phương thức này thì ngân hàng khơng cần nhiều quan tâm, chủ yếu là các rủi ro liên quan đến pháp lý, uy tín của ngân hàng và tin dụng nếu ngân hàng cĩ chiết khấu.
Tất cả các chứng từ nhờ thu XK khi gửi qua HSBC Việt Nam đều phải ghi đầy đủ thơng tin về số lượng chứng từ, thơng tin ngân hàng của nhà NK và chi phí do ai chịu,.. để ngân hàng dựa vào đĩ làm lệnh chỉ thị nhờ thu chính xác như yêu cầu của khách hàng và tránh tranh cãi sau này. Lưu ý là ngân hàng HSBC Việt Nam chỉ gửi chứng từ nhờ thu và nhận tiền đối với các ngân hàng cĩ quan hệ đại lý (test key) để khi việc thanh tốn cho bị chậm trễ thì ngân hàng vẫn cĩ thể đi điện nhắc được.
Cịn đối với trường hợp chiết khấu chứng từ nhờ thu XK thì khách hàng phải cĩ hạn mức tín dụng xuất khẩu, ngân hàng của nhà NK phải được xem xét thơng tin cụ thể, hàng hĩa khơng thuộc dạng hàng hĩa cĩ giá trị thay đổi cao, dễ bị từ chối thanh tốn. Ngồi ra, nếu chiết khấu bằng đồng ngoại tệ thì khách hàng phải gửi chứng từ đi kèm cho ngân hàng để cho thấy mục đích sử dụng nguồn tiền này. Bên cạnh đĩ, HSBC Việt Nam cịn kiểm tra thơng tin hãng tàu xem lộ trình tàu cĩ đúng như trong B/L thể hiện khơng; kiểm tra thơng tin người mua xem đây cĩ phải là các nhà NK lớn, chuyên kinh doanh mặt hàng này khơng.
Một điểm rất quan trọng là ngân hàng HSBC cần tư vấn cho khách hàng XK hiểu rõ rằng với phương thức thanh tốn nhờ thu thì chi phí của họ là ít nhưng ngân hàng HSBC chỉ đĩng vai trị là ngân hàng gửi chứng từ, khơng cĩ
trách nhiệm đi địi tiền. Trường hợp mà ngân hàng đã chiết khấu, tiền khơng về thì nhà XK phải bồi hồn 100% cho ngân hàng. Do vậy, nếu khách hàng khơng muốn chịu rủi ro này thì họ cĩ thể nhờ một ngân hàng uy tín (ví dụ như HSBC Mỹ) thực hiện “Add Avalization” lên hối phiếu địi tiền để trong trường hợp ngân hàng của nhà NK khơng thanh tốn thì họ sẽ đứng ra thanh tốn nhưng chi phí thường là rất cao.
Về phương thức nhờ thu nhập khẩu thì chỉ cần ngân hàng nhờ thu cĩ quan hệ đại lý với HSBC Việt Nam và kiểm tra thơng tin tàu hợp lệ thì ngân hàng cĩ thể thanh tốn hoặc cho vay (sử dụng hạn mức) khách hàng để thanh tốn.
3.2.1.3. Giải pháp quản lý rủi ro trong phương thức tín dụng chứng từ. từ.
Đối với L/C nhập khẩu
Cũng như phương thức nhờ thu, khi ngân hàng HSBC Việt Nam mở L/C nhập khẩu thì ngân hàng thơng báo phải cĩ quan hệ đại lý với HSBC và khuyến khích khách hàng thơng báo L/C qua ngân hàng trung gian là chi nhánh của HSBC ở nước sở tại để sau này cĩ thể nhờ họ hỗ trợ khi nảy sinh vấn đề với ngân hàng xuất trình và nhằm tạo điều kiện giới thiệu khách hàng cho chi nhánh.
Ngồi ra, một khi ngân hàng đã mở L/C là đã cam kết tham tốn cho L/C này nên bộ phận xử lý chứng từ phải kiểm tra kỹ xem khách hàng cĩ hạn mức tín dụng với điều kiện cĩ ký quỹ hay khơng để thực hiện cho đúng. Cho nên để giảm thiểu rủi ro tín dụng, tất cả các L/C do HSBC phát hành đều phải tính vào hạn mức tín dụng đã cấp cho khách hàng cho dù là cĩ ký quỹ hay khơng.
Khi thực hiện lệnh thì nhân viên HSBC cần kiểm tra chéo thơng tin trên đơn mở L/C với hợp đồng đã ký kết để tránh sai sĩt tác nghiệp xảy ra. Và xem những thơng tin về người thụ hưởng, hàng hĩa, giá cả, trọng lượng, các loại chứng từ do bên thứ 3 cấp như Chứng nhận xuất xứ hàng hĩa (C/O), Chứng nhận chất lượng, trọng lượng,… cĩ được nhà NK địi hay khơng. Nếu khơng thì phải tư vấn để họ đưa vào nhằm tránh trường hợp hàng hĩa về đây khơng đúng như hợp đồng mà chứng từ dưới L/C thì vẫn hợp lệ. Ngồi ra, nhân viên HSBC Việt Nam cũng phải kiểm tra về thơng tin chỉ thị thơng báo L/C như tên và số điện thoại của người phụ trách L/C này ở phí nhà XK để tránh trường hợp ngân hàng
bên kia chậm trễ thơng báo hoặc thơng báo khơng đúng người do khơng cĩ thơng tin cụ thể.
Về bảo hiểm thì người mua hoặc người bán phải xuất trình chứng từ bảo hiểm tùy thuộc vào giá hảng hĩa là CIF, FOC, CFR,… Để tránh rủi ro trong tình hình kinh tế khủng hoảng hiện nay thì bảo hiểm phải được mua ở điều kiện A+ chiến tranh + đình cơng và chỉ được mua bảo hiểm trong danh sách cĩ khoảng 10 cơng ty bảo hiểm đã được HSBC chấp nhận như Liberty, Prudential, Bảo Việt, Bảo Minh,…để đảm bảo khả năng thanh tốn của họ. Ngồi ra, nều nhà NK mua bảo hiểm thì phải xuất trình thêm hĩa đơn đĩng phí rồi vì một khi bảo hiểm chưa được thanh tốn phí thì sau này cơng ty bảo hiểm cĩ thể từ chối thanh tốn tiền bảo hiểm vì nĩi khách hàng chưa hồn thành nghĩa vụ của họ.
Đối với trường hợp mở L/C cĩ chỉ thị “Xác nhận L/C” thì ngân hàng phải kiểm tra thơng tin của ngân hàng xác nhận xem cĩ uy tín khơng và phải trình bày rõ rủi ro cho khách hàng nếu ngân hàng xác nhận địi phải cho phép bồi hồn bằng điện (TTR) để tránh rủi ro khách hàng khơng chịu thanh tốn sau này. Bên cạnh đĩ, các thơng tin về cảng xuất hàng, quốc gia đều được kiểm tra bời người và hệ thống để đảm bào khơng liên quan đến các nước cấm vận của Mỹ và các nước rủi ro quá cao.
Trường hợp khi chứng từ NK về thì phải đảm bảo kiểm tra chứng từ và thơng báo liền cho khác hàng là bộ chứng từ này cĩ bất hợp lệ hay khơng, kiểm tra thơng tin trên B/L xem hàng hĩa cĩ thực sự được giao về Việt Nam và cĩ đi qua các nước cấm vận khơng,..trong vịng 1 ngày. Và ngân hàng phải cĩ trách nhiệm nhắc khách hàng ngày đến hạn thanh tốn để tránh trường hợp thanh tốn trễ hơn 5 ngày làm việc hoặc ngày đến hạn trả chậm. Khi đĩ, đê tránh rủi ro về uy tín, HSBC sẽ phải cho vay bắt buộc khách hàng và sẽ phát sinh rủi ro về tín dụng.
Nếu trường hợp chứng từ chưa về mà hảng hĩa đã về thì khi ký hậu B/L hay phát hành bảo lãnh cho khách hàng, ngân hàng phải kiểm tra thơng tin trên B/L gốc hoặc bản copy của B/L xem hàng hĩa thật sự đã về chưa, con tàu cĩ tồn tại thật sự khơng. Một khi đã thực hiện dịch vụ này thì khách hàng phải chấp nhận thanh tốn bộ chứng từ cho ngân hàng khi chứng từ về cho dù bộ chứng từ
cĩ hợp lệ hay bất hợp lệ. Cam kết này sẽ được ghi trong mẫu đơn yêu cầu dịch vụ để tránh tranh cãi sau này.
Đối với L/C xuất khẩu
Dù an tồn hơn so với nhờ thu XK nhưng đứng ở vị trí xuất khẩu, đi địi tiền thì lúc nào doanh nghiệp XK và ngân hàng xuất trình cũng ở trạng thái rủi ro cao hơn so với nhà NK vì chỉ cần chứng từ khơng hợp lệ thì rủi ro từ chối thanh tốn sẽ tồn tại. Khác với phương thức nhờ thu ở trên là ngân hàng chỉ làm dịch vụ gửi chứng từ đi và khơng cĩ trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc thanh tốn, với phương thức L/C thì ngân hàng phải theo dõi và đánh điện hối thúc thanh tốn. Do vậy, quan hệ đại lý và mạng lưới chi nhánh rộng khắp là giải pháp quan trọng để xử lý rủi ro này.
Một lỗi thường xảy ra đối với L/C xuất khẩu là việc thơng báo L/C chậm trễ khiến hàng hĩa giao trễ. Do vậy, xây dựng hệ thống quản lý điện tốt để tránh rủi ro thiếu sĩt điện và chậm trễ trong khâu thơng báo. Nhân viên thực hiện giao dịch cũng nên xem sơ qua nội dung L/C xem cĩ ghi điều khoản chỉ thị gì đối với ngân hàng mà gây bất lợi cho HSBC khơng mặc dù đây mới chỉ là bước thơng báo L/C, rất nhiều ngân hàng khơng xem đến nội dung.
Đối với những quốc gia cĩ rủi ro cao hoặc ngân hàng được xếp hạng tín dụng khơng tốt thì HSBC Việt Nam sẽ từ chối thơng báo L/C nếu trên L/C chỉ thị rõ HSBC là ngân hàng chiết khấu chứng từ. HSBC chỉ chấp nhận thơng báo nếu HSBC là ngân hàng thơng báo thứ nhất hoặc L/C thể hiện bất cứ ngân hàng nào chiết khấu cũng được (“any bank by negotiation”). Và khi đĩ, HSBC sẽ báo khách hàng là L/C này mình khơng chiết khấu được để khách hàng cĩ thể trình chứng từ ở ngân hàng khác.
Khi chiết khấu chứng từ hay xác nhận L/C thì để hạn chế rủi ro đối tác, các thơng tin về ngân hàng, quốc gia, nội dung L/C, bộ chứng từ sẽ được xem xét cẩn thận. Lộ trình xuất hàng, thơng tin tàu nếu đã giao hàng rồi phải được tra cứu cẩn thận. Nếu bảo hiểm do nhà XK mua thì phải kiểm tra cơng ty bảo hiểm, điều khoản, số tiền,..; nếu do nhà NK mua thì nhà XK phải cam kết là nhà NK đã mua và chịu trách nhiệm thanh tốn cho ngân hàng nếu ngân hàng đã chiết khấu và hàng hĩa gặp rủi ro trên đường vận chuyển. Ngồi ra, các điều khoản về chiết
khấu cĩ truy địi, trách nhiệm của khách hàng đều được thể hiện trên hợp đồng chiết khấu rõ ràng để tránh rủi ro nhà XK khơng chịu thanh tốn sau này.
Với phương thức thanh tốn bằng tín dụng chứng từ thì rủi ro tác nghiệp của ngân hàng là rất cao nên tại ngân hàng HSBC, các bộ chứng từ L/C từ 50,000 USD trở lên đều phải do 2 người kiểm tra và 1 người duyệt lệnh thay vì 1 người kiểm tra và 1 người duyệt lệnh như bình thường. Bên cạnh đĩ, ngân hàng HSBC Việt Nam quy định rất rõ và trách nhiệm và quyền quyết định ai sẽ là người được duyệt những rủi ro dạng nào để cĩ những quyết định chính xác cho từng rủi ro cụ thể.
3.2.2. Các giải pháp hạn chế rủi ro trong TTQT chủ yếu của Ngân hàng TNHH MTV HSBC Việt Nam
Bên cạnh các giải pháp cơ bản mà HSBC Việt Nam áp dụng cho từng phương thức thanh tốn để cho Bộ phận xử lý chứng từ dựa vào đĩ mà thực hiện thì dưới đây là các giải pháp đồng bộ được HSBC xây dựng chung để dựa trên đĩ mua đưa ra từng giải pháp cho các phương thức.