2. Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word 1 Tạo ghi chú
2.2. Bảo vệ tài liệu Word
Word 2010 h) tr+ s-n tính n0ng 23t Password b8o v: v0n b8n v;i tính b8o m>t cao.
NhBp vào biEu tG+ng mH phía trên góc trái File > chPn Info > chPn Protect Document > chPn Encrypt with Password > nhBp mH. Xác nh>n lWi Password > nhBn OK.
| MODULE TH 20
106
T! th%i 'i(m này tr. 'i, m0i khi m. file v6n b8n này, Word s= hi(n th> c@a sB yêu cEu nhFp Password. ChL ngN%i nào biOt Password mPi có th( xem 'NSc nTi dung cUa file.
MuWn huX bY, vào hTp thoZi Encrypt Document '( xoá Password b8o v^. 3. Tìm kiếm, thay thế
3.1. Tìm văn bản
Có th( nhanh chóng tìm kiOm mTt t! ho`c cam t! theo cách sau:
— Trong thd Home, nhóm Editing, nhfn nút Find (ho`c nhfn phím tkt Ctrl+F).
— Trong mac Find what cUa hTp thoZi Find and Replace v!a xuft hi^n, hãy nhFp vào chính xác 'oZn v6n b8n cEn tìm.
— p( tìm m0i mTt t! ho`c cam t!, nhfn Find Next. p( tìm tft c8 t! ho`c cam t! cùng mTt lúc trong v6n b8n, nhfn Find In, sau 'ó nhfn Main Document. — MuWn kOt thúc quá trình tìm kiOm, nhfn ESC.
3.2. Thay thế văn bản
— Trong thd Home, nhóm Editing, nhfn nút Replace (ho`c nhfn phím tkt
Ctrl+H).
— v mac Find what, nhFp vào 'oZn v6n b8n muWn tìm.
— v mac Replace with, nhFp vào 'oZn v6n b8n muWn thay thO. — p( tìm 'oZn v6n b8n tiOp theo, nhfn Find Next.
— p( thay thO 'oZn v6n b8n, nhfn Replace. Sau khi nhfn xong, Word s= chuy(n sang 'oZn v6n b8n tiOp theo.
KIẾN THỨC, KĨ NĂNG TIN HỌC CƠ BẢN | 107— "# thay th( t)t c+ các -o/n v2n b+n tìm -67c, nh)n Replace All. — "# thay th( t)t c+ các -o/n v2n b+n tìm -67c, nh)n Replace All.
3.3. Tô sáng đoạn văn bản tìm được
"# d@ dàng nhCn bi(t các cEm tF tìm -67c, ta có th# tô sáng (highlight) cEm tF -ó trên màn hình (nh6ng không tô sáng khi in ra).
— Trong thP Home, nhóm Editing, nh)n nút Find (Ctrl+F). — Trong hWp Find what, nhCp v2n b+n muZn tìm.
— Nh)n Reading Highlight, sau -ó ch\n Highlight All.
— T)t c+ tF tìm -67c s] -67c tô sáng. "# t^t tính n2ng này, nh)n Reading Highlight l`n naa, ch\n Clear Highlighting.
3.4. Tìm và thay thế những định dạng đặc biệt
— Trong thP Home, nhóm Editing, nh)n nút Replace (Ctrl+H). — Nh)n nút More n(u không nhìn th)y nút Format.
| MODULE TH 20
108
— "# tìm ki)m *o,n v/n b1n v2i *3nh d,ng *7c bi9t, nh;p *o,n v/n *ó trong ô Find what. N)u chF *# tìm ki)m *3nh d,ng, hãy *# trIng ô này.
— NhKn nút Format, sau *ó chNn *3nh d,ng muIn tìm.
— NhKn vào ô Replace with, sau *ó nhKn Format, chNn *3nh d,ng thay th). N)u muIn thay th) bRng *o,n v/n b1n khác, hãy nh;p *o,n text *ó vào ô Replace with.
— NhKn Find Next, nhKn ti)p Replace *# tìm và thay th) các *3nh d,ng *7c bi9t. "# thay th) toàn bU, nhKn Replace All.
3.5. Tìm và thay thế các dấu đoạn, ngắt trang và các mục khác
— Trong hUp tho,i Find and Replace xuKt hi9n sau khi nhKn Ctrl+H, nhKn nút More n)u không thKy nút Special.
— NhKn vào ô Find what, sau *ó nhKn nút Special và chNn mUt m]c c^n tìm. — Nh;p nh_ng gì c^n thay th) trong ô Replace with.
— NhKn Find Next, Replace ho7c Replace All. 3.6. Sử dụng kí tự đại diện khi tìm kiếm
— B;t hUp tho,i Find and Replace lên. — NhKn nút More *# mb rUng hUp tho,i. — "ánh dKu ki#m vào ô Use wildcards.
— Nh;p td cùng nh_ng kí tg *,i di9n vào ô Find what. — Nh;p nh_ng gì c^n thay th) trong ô Replace with. — NhKn Find Next, Replace ho7c Replace All.
KIẾN THỨC, KĨ NĂNG TIN HỌC CƠ BẢN | 109
B!ng các kí t* +,i di/n
!i di%n Nh)p Ví d-
M"t kí t& b(t kì ? “s?t” tìm “sat” và “set”.
M"t dãy kí t& * “s*d” tìm “sad” và “started”.
B:t ;<u m"t t> < “<(inter)” tìm “interesting”, “intercept”. Không tìm “splintered”.
CuMi m"t t> > “(in)>” tìm “in”, “within”. Không tìm “interesting”.
M"t trong nhQng kí t& chR ;Snh [] “w[io]n” tìm “win” và “won”.
M"t kí t& b(t kì trong dãy [-] “[r-t]ight” tìm “right” và “sight”. Dãy phXi theo thY t& tZng d<n.
M"t kí t& b(t kì, tr> nhQng kí t&
cho s[n trong ngo\c [!x-z] “t[!a-m]ck” tìm “tock”, “tuck”. Không tìm “tack” hay “tick”.
!" tìm m&t kí t) *+nh ngh/a nh1 m&t kí t) *2i di5n, gõ d8u \ tr1<c kí t) *ó. ChAng h2n gõ \? *" tìm d8u hCi. Có th" sE dFng d8u ngoHc *In *" nhóm các kí t) *2i di5n và *o2n text *" chO ra thP t) phép tính. Ví dF gõ <(pre)*(ed)> *" tìm “presorted” và “prevented”.
B2n có th" sE dFng kí t) *2i di5n \n *" tìm ki\m m&t bi"u thPc và thay th\ b_ng m&t bi"u thPc *1`c sap x\p. Ví dF gõ (Office) (Word) vào ô Find what và gõ \2 \1 vào ô Replace with. K\t qun là ch1Ing trình so tìm cFm tp Office Word và thay b_ng Word Office.
4. Công cụ đếm từ
4.1. Đếm từ trong tài liệu
Word 2010 có th" *\m sr tp csa tài li5u trong khi gõ vtn bnn. Ngoài ra ch1Ing trình còn có th" *\m sr trang, sr *o2n, sr dòng, sr kí t) có hoHc không có khonng trang.
| MODULE TH 20
110
4.2. Đếm số từ trong khi gõ văn bản
Trong khi gõ v+n b-n, Word 2010 s5 t7 89ng 8:m s< trang và s< t? có trong tài liCu. Thông tin này 8HIc hiJn thK trên thanh trMng thái O góc dHPi bên trái màn hình: mSc Page (s< trang) và Words (s< t?).
4.3. Đếm số từ trong vùng chọn
Có thJ 8:m s< t? trong các vùng chZn và các vùng chZn này không nh[t thi:t ph-i li]n mMch nhau.
— TrHPc tiên dùng chu9t chZn vùng c_n 8:m. N:u các vùng không li]n mMch nhau, sau khi chZn vùng 8_u tiên, gia phím Ctrl và chZn thêm các vùng khác.
— Trên thanh trMng thái O cu<i màn hình s5 hiJn thK s< t? có trong vùng chZn. Ví dS 110/1025 có nghfa là trong vùng chZn có 110 t? trên tgng s< 1025 t? cha tài liCu. Bao gjm c- textbox, footnote và endnote trong khi 8:m t?.
— Trong thm Review, nhóm Proofing, nh[n nút Word Count.
— Trong h9p thoMi Word Count, 8ánh d[u vào h9p kiJm Include textboxes, footnotes and endnotes.
4.4. Đếm số từ trong textbox
— ChZn textbox mà bMn mu<n 8:m t?.
— Trên thanh trMng thái O cu<i màn hình s5 hiJn thK s< t? có trong textbox. Ví dS 110/1025 có nghfa là trong textbox có 110 t? trên tgng s< 1025 t? cha tài liCu.
4.5. Xem số trang, số kí tự, số đoạn và số dòng
rJ có 8_y 8h thông tin v] s< trang, s< kí t7, s< 8oMn và s< dòng, c_n th7c hiCn m9t trong hai cách sau:
— Trong thm Review, nhóm Proofing, nh[n nút Word Count.
— Trên thanh trMng thái O góc dHPi bên trái màn hình, nh[n chu9t vào mSc Words.
H9p thoMi Word Count xu[t hiCn cho ta 8_y 8h thông tin theo ý mu<n.