1.1.2 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2.6 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp doanh nghiệp đưa ra các hoạt động cần thiết để đánh giá rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát được thực hiện trong toàn doanh nghiệp, ở tất cả các cấp độ và tất cả các bộ phận. Hoạt động kiểm soát bao gồm việc phê chuẩn, ủy quyền, kiểm tra, điều chỉnh, xem xét việc thực hiện các hoạt động, bảo vệ tài sản và phân công nhiệm vụ.
1.1.2.6.1 Phân loại hoạt động kiểm sốt
Có nhiều cách phân loại hoạt động kiểm soát như: kiểm sốt phịng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm sốt chung, kiểm sốt máy tính, kiểm sốt quản lý,…Tuy nhiên, hoạt động kiểm soát được phân loại tùy thuộc vào mục đích kiểm sốt.
a) Phân loại kiểm sốt theo mục đích quản trị rủi ro
Kiểm sốt nghiệp vụ
Là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm sốt ảnh hưởng đến từng nghiệp vụ, từng chu kỳ kế toán.
Kiểm soát ở mức độ cao
Loại kiểm soát này được thực hiện dựa vào các hoạt động liên quan đến ngân sách, dự báo của kỳ trước và đối thủ cạnh tranh. Các hoạt động chủ yếu: Đẩy mạnh quảng cáo, quy trình cải tiến sản xuất, chương trình cắt giảm chi phí để đo lường
mức độ mà các mục tiêu sẽ đạt được. Thực hiện kế hoạch là giám sát để phát triển sản phẩm mới, liên doanh hoặc tài chính. Hoạt động kiểm soát là các hoạt động quản trị dùng để phân tích và theo dõi trên các báo cáo
Kiểm soát hoạt động của nhà quản lý
Các nhà quản lý thường xem xét các báo cáo, qua đó, nhà quản lý sẽ xác định xu hướng phát triển, kết quả thống kê, mục tiêu kinh tế.
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
Sự thay đổi của kiểm soát được thực hiện nhằm kiểm tra sự chính xác, tính đầy đủ và sự cho phép ghi nhận các nghiệp vụ. Dữ liệu nhập vào phải được kiểm tra hoặc phù hợp với chương trình kiểm sốt đã được duyệt. Kiểm soát việc các hoạt động phát triển hệ thống mới, các hoạt động thay đổi những cái hiện có, như: truy cập dữ liệu, tập tin và chương trình. Có 2 nhóm hoạt động kiểm sốt thơng tin cần được sử dụng:
- Kiểm sốt chung: Là các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót, gian lận trong hệ thống thơng tin kế tốn, được áp dụng chung trong toàn hệ thống và đảm bảo hệ thống vẫn hoạt động. Kiểm soát chung bao gồm: Kiểm soát dữ liệu; Kiểm soát phần mềm hệ thống; Kiểm soát tiếp cận hệ thống; Kiểm sốt phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng:
- Kiểm sốt ứng dụng: Là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm sốt chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể, nhằm đảm bảo quy trình nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác. Kiểm sốt ứng dụng được thiết kế để kiểm sốt quy trình ứng dụng nhằm đảm bảo nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
Có ba kiểm soát ứng dụng nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót: Kiểm sốt
thơng tin đầu vào; Kiểm sốt xử lý; Kiểm sốt thơng tin đầu ra. Kiểm soát vật chất
Thiết bị, hàng tồn kho, chứng khoán, tiền mặt và các tài sản khác phải được kiểm đếm định kỳ và so sánh với số liệu trên báo cáo.
Phân công nhiệm vụ cho những người khác nhau nhằm giảm rủi ro hoặc những hành động khơng phù hợp. Ví dụ, trách nhiệm cho phép kinh doanh, ghi chép và xử lý các tài sản liên quan được chia. Một quản lý tín dụng sẽ khơng chịu trách nhiệm duy trì việc ghi nhận các khoản phải thu hoặc xử lý hóa đơn tiền mặt. Tương tự, một nhân viên kinh doanh sẽ khơng có khả năng thay đổi các tập tin giá sản phẩm, tỷ lệ hoa hồng.
b) Phân loại kiểm sốt theo tính chất sử dụng
Kiểm sốt ngăn ngừa:
Là loại kiểm soát nhằm đề phịng các sai sót và gian lận, ngăn chặn các điều kiện dẫn đến sai sót hay gian lận. Kiểm soát ngăn ngừa được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và được tiến hành ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên. Ví dụ: việc ghi sổ kép là một biện pháp ngăn ngừa.
Kiểm soát phát hiện
Là loại kiểm sốt nhằm nhận ra các sai sót, gian lận, hoặc phát hiện ra các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận. Kiểm sốt phát hiện được tiến hành sau khi nghiệp vụ đã xảy ra. Ví dụ: Lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra số dư các tài khoản.
Kiểm sốt sửa sai
Đây là q trình sửa chữa các sai sót và gian lận, sửa chữa một sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác. Kiểm soát sửa sai thường đi kèm với kiểm sốt phát hiện. Ví dụ: Nhà quản lý yêu cầu nhân viên kế toán điều chỉnh một bút toán ghi sai.
1.1.2.6.2 Đánh giá hoạt động kiểm soát
Nhà quản lý phải đánh giá hoạt động kiểm soát để xác định rủi ro nhằm thiết lập các mục tiêu cho các hoạt động quan trọng. Vì vậy, cần xem xét các hoạt động kiểm sốt có liên quan đến quá trình đánh giá rủi ro nhằm đảm bảo các các chỉ thị của nhà quản trị được thực hiện. Việc đánh giá này sẽ được thực hiện đối với mỗi hoạt động kinh doanh, bao gồm các kiểm sốt chung tồn bộ hệ thống thơng tin máy tính. Việc đánh giá khơng chỉ xem xét ở việc thiết lập các hoạt động kiểm soát liên quan đến q trình đánh giá rủi ro mà cịn được áp dụng chính thức.
1.1.2.7 Thơng tin và truyền thơng
Thơng tin thích hợp phải được xác định, nắm bắt và truyền đạt đến toàn bộ nhân viên dưới mọi hình thức và mọi thời điểm nhằm cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ. Hệ thống thông tin tạo lập các báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động, và báo cáo tuân thủ nhằm hoạt động và kiểm sốt tình hình kinh doanh của tổ chức. Hệ thống thông tin không chỉ bao gồm thông tin nội bộ trong doanh nghiệp mà cịn bao gồm thơng tin về các sự kiện, các hoạt động và điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Khi nhận được mệnh lệnh từ nhà quản lý, nhân viên trong doanh nghiệp phải thực hiện một cách nghiêm túc. Các nhà quản lý phải hiểu được vai trò của họ trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như các hoạt động của cá nhân họ liên quan đến công việc của người khác. Ngoài ra, cần phải truyền đạt có hiệu quả với các bộ phận bên ngoài như: khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông,…
Mỗi doanh nghiệp phải nắm bắt được thơng tin thích hợp – thơng tin tài chính và phi tài chính liên quan đến các sự kiện và các hoạt động bên trong cũng như các sự kiên bên ngoài. Các nhà quản lý phải xác nhận thông tin liên quan đến quản lý kinh doanh. Cần phải truyền đạt thơng tin cho nhân viên trong mọi hình thức và mọi lúc nhằm cho phép họ thực hiện nhiệm vụ được giao.
1.1.2.7.1 Thông tin
Thông tin cần thiết cho mọi cấp độ trong doanh nghiệp để hoạt động kinh doanh và hướng đến việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp về hoạt động, báo cáo tài chính và báo cáo tuân thủ. Mọi thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ, thơng tin tài chính khơng chỉ được sử dụng để thể hiện trên các báo cáo tài chính với mục đích phổ biến ra bên ngồi mà cịn giữ vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh, lập ngân sách….
Hoạt động thông tin là cần thiết để lập các báo cáo tài chính. Điều này bao gồm các hoạt động: mua, bán hàng và các giao dịch khác. Cần thu thập thông tin từ
nguồn nộ bộ và nguồn bên ngồi, cả về tài chính và phi tài chính có liên quan đến các loại mục tiêu.
Thông tin được thu thập, xử lý và báo cáo bởi hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin được sử dụng để xử lý các dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, như mua hàng và bán hàng và các hoạt động nội bộ như quá trình sản xuất, hàng hóa, thị trường,….Thơng tin có thể chính thức hoặc khơng chính thức
Chất lượng thơng tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để ra quyết định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo. Chất lượng thông tin bao gồm: Thơng tin thích hợp; Thơng tin được cung cấp ngay khi cần; Thông tin được cập nhật kịp thời; Thơng tin chính xác; Thơng tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.
1.1.2.7.2 Truyền thơng
Truyền thơng là thuộc tính vốn có của hệ thống thơng tin. Truyền thơng là việc cung cấp thơng tin thích hợp cho mọi người trong tổ chức để họ có thể thực hiện trách nhiệm của mình về các hoạt động, báo cáo tài chính, và trách nhiệm tuân thủ.
Truyền thông bên trong doanh nghiệp:
Truyền thông bên trong doanh nghiệp nhằm đưa ra những dữ liệu thích hợp cho việc quản lý các hoạt động trong tổ chức, cho các nhân viên, đặc biệt là những người giám sát. Những nhà giám sát hoạt động và những nhà giám sát tài chính của tổ chức cần được ủy nhiệm rõ ràng trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Mỗi thành viên cần hiểu rõ những khía cạnh tương quan của hệ thống kiểm sốt nội bộ, cách nó vận hành, vai trị và trách nhiệm của họ trong hệ thống. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nhân viên nên biết khi nào thì những điều không mong đợi sẽ xảy ra. Trong trường hợp này, cần nhận dạng những rủi ro tiềm tàng và đưa ra những hành động nhằm ngăn chặn sự tái phát.
Mọi người cũng cần biết những hoạt động của họ liên quan đến công việc của những người khác. Điều này thật cần thiết để xác định vấn đề hoặc để quyết định nguyên nhân và đưa ra những hành động hiệu chỉnh.
Truyền thông không chỉ cần thiết trong nội bộ mà cịn ra bên ngồi. Với các kênh truyền thông mở, khách hàng và nhà cung cấp có thể cung cấp thơng tin đầu vào quan trọng cho việc thiết kế hoặc chất lượng sản phẩm, dịch vụ, cho phép một cơng ty có thể biết được nhu cầu hoặc sở thích của khách hàng.
Truyền thơng từ bên ngồi thường cung cấp các thơng tin quan trọng cho hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Sự hiểu biết của kiểm toán viên độc lập về các hoạt động của doanh nghiệp, về kinh doanh và về hệ thống kiểm soát cung cấp cho nhà quản lý và ban giám đốc những thơng tin kiểm sốt quan trọng.
Truyền thông cho các cổ đông, các nhà phân tích tài chính và các bộ phận bên ngồi khác sẽ cung cấp những thơng tin thích hợp cho nhu cầu của họ, vì vậy họ có thể nhanh chóng hiểu được hồn cảnh và các rủi ro mà doanh nghiệp đối mặt. Như vậy, thông tin cần phải có ý nghĩa, cung cấp thông tin cần thiết, kịp thời và tất nhiên, phù hợp với yêu cầu pháp lý và quy định.
1.1.2.8 Giám sát
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được giám sát, đó là một quá trình đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống trong mọi thời gian. Điều này được thực hiện thông qua hoạt động giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ hoặc kết hợp cả hai. Việc giám sát thường xuyên xảy ra trong q trình hoạt động. Nó bao gồm quản lý thường xuyên và các hoạt động giám sát, và các hành động của của nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ của họ. Phạm vi và hiệu quả của giám sát định kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và hiệu quả của các thủ tục giám sát thường xuyên.
Giám sát đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả. Q trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát. Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong doanh nghiệp theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kì.
1.1.2.8.1 Giám sát thường xuyên
Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong kiểm soát
nội bộ. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống kiểm sốt nội bộ có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không. Hoạt động giám sát thường xuyên tác động đến các yếu tố trong kiểm soát nội bộ.
1.1.2.8.2 Giám sát định kì
Trong khi các thủ tục giám sát thường xuyên cung cấp những phản hồi quan trọng về tính hiệu quả của các thành phần kiểm sốt thì giám sát định kỳ đưa ra những đánh giá ban đầu về tính hiệu quả của hệ thống.
Phạm vi và tần suất giám sát:
Phạm vi và tần suất giám sát KSNB thường xuyên thay đổi và phụ thuộc vào mức độ rủi ro và các hoạt động làm giảm rủi ro. Khả năng xảy ra rủi ro cao thì việc giám sát sẽ thực hiện thường xuyên hơn. Ngồi ra phạm vi giám sát cịn tùy thuộc vào mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính hay tuân thủ.
Phương pháp đánh giá:
Có nhiều phương pháp và cơng cụ đánh giá: bảng liệt kê, bảng câu hỏi, lưu đồ, so sánh với các doanh nghiệp khác cùng và khác nghành để có thể rút ra kinh nghiệm.
Quy trình đánh giá:
Việc đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ tự bản thân nó cũng là một quy trình. Người đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động và mọi thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. Người đánh giá phải xác định được làm thế nào để hệ thống thực sự hoạt động.
Người đánh giá phải phân tích thiết kế của hệ thống KSNB và kết quả kiểm tra thực tế. Các phân tích này được tiến hành trong nền tảng điều kiện thành lập với mục đích xem xét hệ thống có thực sự cung cấp sự đảm bảo hợp lý đối với các mục tiêu đã đặt ra.
Việc lưu trữ hồ sơ giúp cho hoạt động giám sát hiệu quả hơn. Bản chất và phạm vi của hồ sơ sẽ trở nên quan trọng nếu hồ sơ đó lưu trữ các báo cáo về hệ thống và đánh giá các bên liên quan.
Tiêu chí đánh giá bao gồm:
- Mục đích và tính thường xuyên của giám sát định kì trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Sự phù hợp của quy trình giám sát.
- Sự phù hợp và tính hợp lý của phương pháp đánh giá hệ thống. - Mức độ thích hợp của chứng từ.
1.1.2.8.3 Báo cáo phát hiện
Sự thiếu sót của hệ thống kiểm sốt nội bộ được chứng minh từ nhiều nguồn, bao gồm các thủ tục giám sát thường xuyên của doanh nghiệp, giám sát định kỳ của hệ thống kiểm soát nội bộ và từ bên ngồi. Tiêu chí đánh giá:
- Kỹ thuật xác định những thiếu sót trong KSNB - Sự phù hợp của báo cáo
- Sự phù hợp những hoạt động tiếp theo
1.2 HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm để giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình chứ khơng thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót khơng thể xảy ra. Những hạn chế của kiểm soát nội bộ bao gồm: KSBN khó có thể ngăn cản được gian lận và sai sót của nhà quản lý cấp cao. Các