2.4 Tổng hợp các đánh giá chung về thực trạng áp dụng KSNB tại Tổng công
2.4.6.2 Kiểm sốt quy trình theo dõi doanh thu, cơng nợ phí bảo hiểm gốc
2.4.6.2.1 Ưu điểm
Việc kiểm sốt đối với quy trình theo dõi doanh thu, công nợ được thực hiện tương đối tốt. Công ty đã đưa ra những thủ tục kiểm soát hữu hiệu như:
- Cán bộ kinh doanh đã cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm, bản câu hỏi đánh giá rủi ro và các tài liệu khác cho khách hàng theo yêu cầu, hoặc có giám định viên đánh giá rủi ro trong một số trường hợp đặc biệt. Sau khi chấp nhận ký kết hợp đồng với khách hàng, cán bộ kinh doanh lưu hợp đồng đã lấy số thứ tự theo phòng ban cùng với các tài liệu về đánh giá rủi ro thành một bộ chứng từ. - Có sự phân nhiệm rõ ràng giữa nhân viên cập nhập cơng nợ, xuất hóa đơn, xử
lý các khoản thu tiền và các chức năng đối chiếu. - Mỗi q, cơng ty có đối chiếu cơng nợ với khách hàng
2.4.6.2.2 Hạn chế
- Đối với những loại hình và tài sản bảo hiểm có mức độ rủi ro bình thường, cán bộ kinh doanh chỉ đánh giá rủi ro qua bảng câu hỏi đánh giá rủi ro mà khách hàng cung cấp, từ đó, cán bộ kinh doanh tiến hành cấp đơn/hợp đồng bảo hiểm. Một số trường hợp, khách hàng không trung thực khi khai bảng câu hỏi đánh giá rủi ro dẫn đến cán bộ kinh doanh ước lượng mức rủi ro thấp hơn thực tế, nên chào phí thấp hơn quy định. Khi xảy ra bồi thường, trường hợp này phát sinh sự tranh cãi giữa công ty bảo hiểm và khách hàng ảnh hưởng đến cơng ty. Vấn đề này cịn tồn tại rất nhiều tại các công ty thành viên.
- Tại Tổng công ty, một hợp đồng được ký kết với khách hàng có mức phí hàng tỷ đồng trở lên, nhưng tại các đơn vị thành viên, mức phí bảo hiểm thấp hơn nhiều, có khi chỉ vài trăm nghìn đồng. Tuy nhiên, cơng ty khơng có quy định hạn mức nợ cũng như bộ phận xét duyệt bán chịu. Với phương châm “khách hàng là thượng đế”, cán bộ kinh doanh liên tục cấp hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng mà khơng thu tiền, đến khi phịng kế tốn thông báo nợ quá hạn theo khách hàng quá nhiều thì mới tiến hành thu phí, trong nhiều trường hợp khách hàng khơng chịu trả phí gây khó khăn trong việc xử lý kế toán. Việc này
tồn tại chủ yếu tại các đơn vị thành viên do tính chất loại hình sản phẩm tại đơn vị.
- Việc theo dõi cơng nợ cũng gặp rất nhiều khó khăn:
- Khi cán bộ kinh doanh cấp đơn/hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng thì tương ứng xuất hiện công nợ 0051 (công nợ phát sinh trách nhiệm chưa phát hành hóa đơn). Theo yêu cầu của khách hàng hoặc đến hạn thanh toán, cán bộ kinh doanh đưa hồ sơ u cầu phịng kế tốn xuất hóa đơn (khi xuất hóa đơn, cơng nợ phải thu phí khách hàng tự động cập nhập vào phần mềm PIAS). Nhiều trường hợp khách hàng chuyển phí sau thời hạn thanh toán trên hợp đồng. Điều này trái với quy định trong thông tư 86/BTC. (Mọi trường hợp thanh toán sau thời hạn thanh tốn ghi trên hợp đồng thì hợp đồng mất hiệu lực bảo hiểm). Để thực hiện đúng quy định của thông tư, cán bộ kinh doanh yêu cầu khách hàng làm công văn gia hạn thời hạn thanh tốn phí và tiến hành làm phụ lục hợp đồng, nhiều khách hàng không hiểu quy định và bất hợp tác nên gây khó khăn cho kế tốn bảo hiểm.
- Theo quy định trong thơng tư 86, “nếu q thời hạn thanh tốn mà khách hàng chưa đóng phí thì bên cung cấp bảo hiểm có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải u cầu khách hàng đóng phí trong khoản thời gian từ ngày bắt đầu hiệu lực hợp đồng đến ngày hết hạn thanh tốn”, điều này rất khó khăn đối với cơng ty bảo hiểm, khách hàng đã khơng muốn thực hiện hợp đồng thì họ cũng khơng đóng phí bảo hiểm trong 1 khoảng thời gian như vậy.
- Tại các đơn vị thành viên, chủ yếu là doanh thu nhỏ lẻ, doanh thu bảo hiểm ô tô cũng chiếm một tỷ lệ đáng kể. Hệ thống khai thác bảo hiểm ô tô chủ yếu qua đại lý và qua showroom, trạm đăng kiểm. Hàng tháng, phịng kế tốn phát giấy chứng nhận bảo hiểm ơ tơ, xe máy và hóa đơn cho các đại lý, showroom, cuối tháng, cán bộ kinh doanh thu lại giấy chứng nhận ơ tơ, xe máy và hóa đơn từ các kênh bán lẻ này để phịng kế tốn cập nhập doanh thu, công nợ kịp thời. Tuy nhiên, hầu hết các đại lý, showroom không nộp lại đầy đủ các giấy chứng nhận ơ tơ, xe máy và hóa đơn đã viết trong tháng cho cơng ty thành viên, điều
này gây khó khăn cho phịng kế tốn khi cập nhập doanh thu, theo dõi công nợ và kê khai thuế giá trị gia tăng.