nhân lực để mở rộng chi nhánh, phục vụ dự án được giao. bộ phận, chú ý khâu chủ lực của Agribank
Nhu cầu nhân lực cần tuyển
Thẩm định lại nhu cầu
Xây dựng kế hoạch, chi phí tuyển dụng Xác định nguồn cung cấp bên trong hay bên ngồi Agribank
Thơng báo tuyển dụng trong nội bộ và công khai bên ngoài
Nhận và nghiên cứu hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Quyết định tuyển Bổ sung thủ tục tiếp nhận Trả hồ sơ Chấm dứt hợp
đồng thử việc Đánh giá sau thử việc Kiểm tra chuyên
môn, ưu tiên ứng viên có năng lực đặc thù Chấm dứt hợp đồng đào tạo Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Phỏng vấn lần 2 Phỏng vấn lần 3 Bàn giao đào tạo Đánh giá lựa chọn Phỏng vấn sơ bộ Đánh giá sau đào tạo
Thử việc 1 8 7 6 5 4 3 2 10 9 9 11 15 14 13 12 16
Theo quy trình tuyển dụng tác giả đề xuất, các bước công việc phải thực hiện như sau:
- Bước 1: Hoạch định nhân lực bộ phận.
Cuối tháng 10 và giữa tháng 5 của năm nay, các bộ phận, phịng ban, chi nhánh trong tồn hệ thống ngân hàng có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho cả năm sau. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận, chi nhánh, phịng ban cung cấp, ban nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu sử dụng nhân lực, đánh giá giải pháp thuyên chuyển công tác trong nội bộ hay tăng giờ, bố trí lại cơng việc qua việc lập bảng phân tích cơng việc, bảng tiêu chuẩn cơng việc, sau đó xác định số lượng cần tuyển, chi phí và thời gian cần sử dụng.
- Bước 2: Nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng.
Các phòng ban, chi nhánh hiện có và dự kiến mở rộng sau khi xác định được nhu cầu nhân viên cần tuyển cho các vị trí, cơng việc sắp tới sẽ có u cầu tuyển dụng báo cáo, đề xuất đến ban nhân sự của ngân hàng tổng.
- Bước 3: Thẩm định.
Giám đốc ban nhân sự xem xét yêu cầu tuyển dụng, kiểm tra định biên, tiêu chuẩn, phản hồi thông tin cho bộ phận sử dụng nhân lực nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình ban tổng giám đốc duyệt. Nếu thấy khơng cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả lời bằng văn bản cho chi nhánh, phòng ban đề xuất tuyển dụng.
- Bước 4: Kế hoạch tuyển dụng.
Ban nhân sự trình Tổng giám đốc ký duyệt đề xuất tuyển dụng. Khi Tổng giám đốc đã ký duyệt, văn bản yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ phận tuyển dụng – ban nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch.
- Bước 5,6: Xác định nguồn cung cấp & Thông báo tuyển dụng.
Thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao động, xác định nguồn cung cấp lao động cho ngân hàng, có ưu tiên nguồn nhân lực có kinh nghiệm trong lĩnh vực
nơng nghiệp, am hiểu văn hóa nơng thơn Việt Nam. Ngân hàng cần ưu tiên nguồn nội bộ từ các phòng ban chi nhánh của hệ thống và từ Trường của Agribank trước, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên tại đơn vị. Đồng thời, có cơng khai tuyển dụng từ bên ngoài để thu hút được nguồn lực đạt chất lượng cao đáp ứng nhiệm vụ mới đói hỏi có kiến thức quản lý dự án ngân hàng theo phương pháp hiện đại.
- Bước 7: Nhận và nghiên cứu hồ sơ.
Ban nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ, phân loại, thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ, chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu, lọc hồ sơ và lập danh sách mời phỏng vấn sơ bộ, các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như:
Về mặt hình thức:
+ Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí tham dự tuyển dụng, họ tên ứng viên và các thông tin cụ thể của cá nhân để ngân hàng có thể liên hệ khi có nhu cầu.
+ Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự cụ thể của một bộ hồ sơ xin việc theo quy định.
Về mặt nội dung:
+ Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu cần tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
+ Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thơng qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Các tiêu chuẩn khác:
+ Xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ, có kinh nghiệm quản lý các dự án lớn hay có q trình hoạt động trong lĩnh vực nơng nghiệp, nông thôn.
+ Hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước sẽ được ưu tiên xem xét lại.
+ Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: Kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc với khách hàng nông dân hay đã từng quản lý các dự án lớn.
- Bước 8: Phỏng vấn sơ bộ.
Các ứng viên đều phải làm bài kiểm tra-sơ vấn, khi ứng viên đã hoàn thành bài kiểm tra, ban nhân sự sẽ thơng báo cho phịng ban, chi nhánh liên quan đến nhận hồ sơ, đề thi và bài kiểm tra của ứng viên, (nếu bài kiểm tra của ứng viên được thực hiện trên máy vi tính thì bộ phận tuyển dụng sẽ gửi E-mail trực tiếp đến người có trách nhiệm chấm bài). Chấm điểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, điểm, kết quả đánh giá cho bộ phận tuyển dụng, nếu đạt, ban nhân sự phối hợp cùng trưởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chun mơn cịn nếu không đạt sẽ thơng báo loại, hồn trả hồ sơ.
- Bước 9: Phỏng vấn chuyên môn (Phỏng vấn lần 2).
+ Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Bộ phận Tuyển dụng, chi nhánh và bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng tham dự.
+ Nếu tuyển các chức danh Trưởng phòng giao dịch, Giám đốc chi nhánh thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Ban Tổng giám đốc, Giám đốc ban nhân sự, Chuyên viên cao cấp hoặc người được Tổng giám đốc đề cử tham gia phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất, nếu khơng thống nhất được ý kiến, Ban Tổng giám đốc là người quyết định cuối cùng.
- Bước 10: Đánh giá lựa chọn.
Thẩm tra lý lịch và q trình làm việc, thơng tin kết quả sau cùng và hẹn người trúng tuyển, thông tin ngày giờ tiếp nhận ứng cử viên, gởi trả hồ sơ ứng cử viên không đạt sau đánh giá.
- Bước 11: Bổ sung thủ tục tiếp nhận.
Căn cứ vào kết quả phỏng vấn ban nhân sự sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng điện thoại và thông báo bằng văn bản. Ban nhân sự phối hợp cùng các trưởng các phòng ban, chi nhánh hướng dẫn nhân viên
mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội qui, chính sách,…của ngân hàng qua buổi đào tạo hội nhập.
- Bước 12: Bàn giao đào tạo.
Bộ phận quản lý trực tiếp có trách nhiệm gởi nhân viên mới về Trường đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Agribank hay các chi nhánh của trường để nhân viên mới học nghiệp vụ chuyên mơn cho vị trí dự kiến bố trí, kết thúc thời gian tập huấn, đào tạo, nhân viên được đánh giá lại.
- Bước 13: Đánh giá sau tập huấn, đào tạo.
Tổ chức đánh giá, kiểm tra, tổng hợp kết quả và báo cáo sau giai đoạn tập huấn và đào tạo, lập thủ tục chấm dứt hợp đồng tập huấn đối với ứng cử viên không đạt, lập thủ tục ứng cử viên đạt sang giai đoạn thử việc.
- Bước 14: Bàn giao thử việc
Ban nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho trưởng phòng ban, chi nhánh hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 01 tháng. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hồn thành cơng việc của nhân viên mới, trưởng bộ phận quản lý trực tiếp xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về ban nhân sự.
- Bước 15: Đánh giá sau thử việc.
Trưởng bộ phận sử dụng nhân lực đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng thử việc đối với ứng cử viên không đạt, thủ tục các ứng cử viên đạt sang chính thức.
- Bước 16: Quyết định tuyển dụng.
Các nhân viên mới sau khi đã qua thời gian thử việc và được trưởng phòng ban, chi nhánh đánh giá đạt yêu cầu, ban nhân sự sẽ ra quyết định nhận việc chính thức, nhân viên được ký kết hợp đồng lao động chính thức và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy chế của ngân hàng.
Thứ hai là, hồn thiện việc bố trí sử dụng nhân viên.
Với lực lượng CBCNV được tuyển dụng phục vụ nhu cầu mở rộng chi nhánh, phòng giao dịch Agribank và phục vụ các dự án mới được giao, qua thời gian thử việc nếu đáp ứng được các tiêu chí mà Agribank đưa ra sẽ giúp cho việc bố trí, phân cơng lao động phù hợp với khả năng, sở trường của nhân viên. Đồng thời, làm tiền đề cho người lao động có mơi trường phù hợp để phát huy khả năng của mình, nâng cao hiệu quả công việc, năng xuất lao động, là cơ sở cho việc tăng tiền lương, cơ hội thăng tiến nghề nghiệp sau này. Điều đó cũng nhằm giúp ngân hàng nâng cao kết quả kinh doanh.
Qua phân tích ở phần thực trạng cho thấy, việc bố trí lao động ở Agriabnk thời gian qua cịn mang tính chủ quan, chưa phát huy hết năng lực chuyên môn của từng bộ phận hay kỹ năng của nhân viên cho các công việc, đối tượng khách hàng riêng biệt của Agribank. Vì vậy, ngân hàng nên có các biện pháp điều chỉnh lại để có một cơ cấu
nhân sự hợp lý hơn, cụ thể là:
- Cần tập trung cơ cấu lại lao động của các bộ phận của chi nhánh, phòng giao dịch. Qua việc đánh giá lại chất lượng lao động trong toàn hệ thống ngân hàng, căn cứ vào bảng mô tả công việc đã xây dựng, trong đó chú trọng cơ cấu lại ban lãnh đạo tại các chi nhánh Agribank thời gian qua sai phạm nghiêm trọng bị truy tố, cũng như phát huy vai trị cán bộ phụ trách bộ phận kiểm sốt nội bộ của các chi nhánh, phòng giao dịch. Tuy nhiên, việc cơ cấu lại nhân sự tại các chi nhánh, phòng giao dịch của hệ thống rất dễ gây xáo trộn trong hoạt động của nơi cơ cấu, vì vậy cần thực hiện công tác này một cách linh hoạt, xét từng trường hợp cụ thể về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn để có cách xử lý phù hợp, thỏa đáng, nhằm đảm bảo và duy trì được tính ổn định trong đơn vị, cũng như ổn định tâm lý nhân viên yên tâm tiếp tục làm việc tại ngân hàng.
Phương pháp cơ cấu cho từng trường hợp có thể xử lý như sau: tạo điều kiện cho đào tạo lại (tổ chức bồi dưỡng tại đơn vị, các cơ sở đào tào, bồi dưỡng nghiệp vụ ngân hàng hoặc tại trường đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Agribank), thuyên
chuyển công tác thường xuyên đối với các vị trí, bộ phận nhạy cảm, dễ xãy ra tiêu cực, bố trí cơng việc khác cho phù hợp với năng lực và phẩm chất của những lao động trước đây được phân công chưa hợp lý; Đồng thời, có hình thức xử lý kiên quyết đối với cán bộ nhân viên có vi phạm về nội quy đơn vị hoặc để xãy ra tiêu cực, thất thoát tại đơn vị mình; có chính sách, chế độ riêng cho cán bộ kiểm soát nội bộ để đảm bảo công tác thanh kiểm tra trong hoạt động của các chi nhánh, phòng giao dịch hệ thống, nhằm hạn chế ngăn ngừa sai phạm. Riêng, các nhân viên không thể đào tạo lại, khơng đủ trình độ chun mơn để bố trí lại, hoặc khơng hồn thành chỉ tiêu kinh doanh liên tục trong 02 năm liền thì ngân hàng nên mạnh dạn cho thôi việc.
- Việc cơ cấu lại cơng tác bố trí lao động tại Agribank phải nhất thiết dựa theo xu hướng phát triển của ngân hàng, qua kiểm tra, kiểm sốt có vấn đề sai phạm nghiêm trọng. Khi đó, việc bố trí lại lao động sẽ giúp ngân hàng bố trí lao động phù hợp với sở trường, tăng năng xuất lao động của từng đơn vị, bộ phận chi nhánh hay phòng giao dịch, kịp thời củng cố bộ máy hoạt động của các đơn vị đã để xãy ra sai phạm, phịng ngừa thiếu sót của cán bộ trong quá trình điều hành các chi nhánh ngân hàng; từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, đảm bảo lòng tin của khách hàng vào thương hiệu và cán bộ của Agribank, giúp người lao động có điều kiện phát huy năng lực chuyên môn, tự kiểm tra công việc được giao và cơng việc mình phụ trác, giúp tăng thu nhập và cơ hội thăng tiến sau này.
- Riêng việc bố trí cán bộ lãnh đạo và cán kiểm sốt nội bộ của các chi nhánh, phịng giao dịch trong hệ thống Agriabnk cần thiết phải đưa vào tiêu chí đảm bảo tính trung thực, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp để hạn chế tham ô, tiêu cực trong hệ thống.
- Một trong những yếu tố quan trọng trong việc phân công bố trí lao động là Agribank phải dựa vào bảng mơ tả cơng việc đã thiết lập, từ đó xây dựng giờ làm việc theo hệ thống giờ phù hợp, dựa trên các yếu tố sau:
+ Xác định được cường độ công việc trong ngày và trong kỳ của từng bộ phận. + Mối quan hệ giữa các bộ phận khi thực hiện công việc.
+ Nhu cầu tay nghề trong các công đoạn thực hiện công việc.
+ Phân công lao động theo đúng ngành đã được đào tạo hoặc Agribank đào tạo, bồi dưỡng bổ sung.
+ Thực hiện nghiêm túc các quy định về giờ làm việc, thời gian làm việc.
+ Xây dựng lịch làm việc của nhân viên phải khoa học, có tính đến các yếu tố tác động như gia đình của nhân viên, việc di chuyển từ nhà đến nơi làm việc.
3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Qua khảo sát, đánh giá công tác đào tạo tại ngân hàng trong chương 2, ta nhận thấy ngân hàng chưa có phịng phụ trách chun trách về đào tạo chun sâu nghiệp vụ cho nhân viên, đặc biệt là các nhân viên mới được tuyển; việc đào tạo, bồi dưỡng chủ yếu do chính chi nhánh, phịng ban tiếp nhận sử dụng thực hiện, dẫn đến đào tạo không bài bản, nhân viên tiếp thu quy trình cơng việc không giống nhau, chất lượng và kỹ năng không đồng đều, nhân viên thử việc phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm và thái độ của người hướng dẫn. Thời gian vừa qua, mặc dù Agribank có thành lập trường đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Hà Nội và phân hiệu tại các tỉnh, nhưng chưa phát huy được vai trò trong đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho CBCNV. Việc đào tạo chỉ thực hiện các lớp ngắn hạn, chủ yếu cập nhật kiến thức pháp luật liên quan ngành ngân hàng, thiếu kế hoạch đào tạo rõ ràng, chi phí đào tạo quá thấp. Do đó, trong thời gian tới ngân hàng cần phải cơ cấu lại các công việc liên quan đào tạo như sau:
3.2.2.1 Xác định lại nhu cầu đào tạo
Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, điều hành các dự án có quy mơ lớn, địi hỏi kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn cao. Cùng với sự cạnh tranh gay gắt từ quá trình hình thành của các ngân hàng nước ngoài với kỹ thuật, năng lực quản lý cao trên thị trường, đòi hỏi các nhà quản trị Agribank cần phải trang bị cho nhân viên mình các kiến thức