CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.5. Hạn chế và sự cần thiết của hệ thống KSNB
1.5.1 Hạn chế của hệ thống KSNB:
Bất kỳ một hệ thống KSNB nào bao giờ cũng có những hạn chế nhất định. Những hạn chế này xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan bên ngoài hay chủ quan nội tại doanh nghiệp. Cụ thể là:
- Sự lạm quyền của Ban giám đốc và các nhà quản lý cấp cao: Họ đƣa ra các quyết định không đúng quy định của pháp luật hay cơng ty nhằm mục đích cá nhân hay che đậy tình hình thực tế của cơng ty bằng việc: tăng doanh thu để che đậy sự giảm sút của thị phần hoặc để đạt đƣợc kế hoạch đề ra, đạt mức thƣởng mong muốn họ sẵn sàng thay đổi số liệu trên BCTC để đẩy mức lợi nhuận tăng lên.
- Các hạn chế của hệ thống KSNB cũng thƣờng gặp ở nhân viên. Những sai sót này đến từ những hạn chế của bản thân nhƣ: cẩu thả, sao lãng, mệt mỏi trong công việc; đánh giá hay ƣớc lƣợng sai, hiểu sai hoặc nhầm lẫn hƣớng dẫn của cấp trên hay báo cáo của cấp dƣới.
- Gian lận cũng có thể xảy ra do sự thơng đồng giữa các nhân viên trong đơn vị với nhau hoặc với bên ngoài.
- Việc cân đối giữa lợi ích từ các hoạt động kiểm sốt với chi phí thiết kế và duy trì các hoạt động kiểm sốt sao cho chi phí phải bằng hoặc nhỏ hơn lợi ích mong muốn.
- Việc ra quyết định bao giờ cũng địi hỏi phải có sự xét đốn, thƣờng là: trong khoảng thời gian cho phép, với các thơng tin sẵn có và dƣới áp lực đạo đức kinh doanh.
- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến do đó khi xảy ra các sai phạm bất thƣờng thì các thủ tục kiểm sốt trở nên kém hữu hiệu. - Những thay đổi của tổ chức trong quan điểm quản lý, mục tiêu và môi trƣờng hoạt động sẽ làm cho những thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp nữa. Tóm lại, một hệ thống KSNB dù có hữu hiệu đến đâu cũng tồn tại những hạn chế vốn có của nó. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu thực hiện. KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và hạn chế những sai sót, gian lận nhƣng khơng thể đảm bảo là chúng hồn tồn khơng xảy ra. Chính vì vậy mà những nhà quản lý cần nhận biết, đánh giá và vận hành hệ thống KSNB tại đơn vị mình một cách hợp lý và phù hợp nhất.
1.5.2 Sự cần thiết của hệ thống KSNB:
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung, quyền lợi riêng của ngƣời sử dụng lao động với ngƣời lao động luôn tồn tại song hành. Ngƣời lao động có thể vì quyền lợi của riêng mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức, của ngƣời sử dụng lao động. Đối với các nhà quản lý, bằng cách nào họ có thể quản trị đƣợc các rủi ro, phân quyền, ủy nhiệm hay giao việc cho cấp dƣới một cách chính xác, khoa học chứ khơng phải dựa trên sự tin tƣởng cảm tính. Việc xây dựng và vận hành tốt hệ thống KSNB sẽ giải quyết đƣợc các vấn đề trên.
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích nhƣ: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vơ tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm,...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy
chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng nhƣ các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trƣờng hợp Công ty cổ phần).
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1:
Chƣơng 1 đã trình bày những lý luận cơ bản về kiểm sốt nội bộ: lịch sử hình thành và phát triển, định nghĩa, khuôn mẫu hệ thống KSNB theo quan điểm của COSO 2004.
Theo COSO 2004, hệ thống KSNB gồm có 8 bộ phận cấu thành và chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: mơi trƣờng kiểm soát, thiết lập mục tiêu, nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông và giám sát.
Chƣơng 1 cũng đã khái quát đƣợc vai trò và trách nhiệm của các nhà quản lý, Hội đồng quản trị, nhân viên và các đối tƣợng có liên quan trong quá trình thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng chứa đựng trong đó những hạn chế vốn có của nó. Do đó, khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, cần phải quan tâm đến việc giảm thiểu những ảnh hƣởng của những hạn chế này đến hệ thống KSNB tại đơn vị mình.
Những vấn đề cơ bản đƣợc nêu trong chƣơng này là cơ sở để nhận định, đánh giá và phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa trong chƣơng tiếp theo - chƣơng 2.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CƠNG TY TÍN NGHĨA
2.1 Giới thiệu khái qt về Tổng cơng ty Tín Nghĩa: 2.1.1 Giới thiệu chung về Tổng cơng ty Tín Nghĩa:
Tổng cơng ty Tín Nghĩa đƣợc thành lập vào năm 1989, là doanh nghiệp do Tỉnh ủy Đồng Nai làm chủ sở hữu. Hội đồng thành viên Tổng công ty là những thành viên thuộc văn phòng Tỉnh ủy tỉnh Đồng Nai đại diện chủ sở hữu cùng với Ban Tổng giám đốc Tổng công ty trực tiếp quản lý công ty.
Tổng cơng ty Tín Nghĩa đƣợc thành lập nhằm phát triển SXKD, đóng góp nguồn thu cho Ngân sách tỉnh Đồng Nai.
Tín Nghĩa xuất thân là một doanh nghiệp nhỏ, với nhân sự chỉ có 10 ngƣời, ngành nghề kinh doanh ban đầu chủ yếu là gỗ. Trải qua hơn 20 năm hình thành và phát triển, đến nay Tín Nghĩa là một cơng ty lớn của tỉnh Đồng Nai với một công ty mẹ, 20 công ty con và 13 công ty liên doanh, liên kết. Số lƣợng nhân sự của công ty hiện nay là hơn 1600 CB-CNV. Tổng công ty hoạt động kinh doanh đa ngành, đa nghề, đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ trải dài theo nhiều vị trí địa lý khác nhau cả trong và ngồi nƣớc với một số ngành kinh doanh chủ lực nhƣ: Xăng dầu, logistic, nông sản, bất động sản, khu công nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng, dịch vụ du lịch và đầu tƣ tài chính.
- Đầu tƣ kinh doanh hạ tầng KCN: Tín Nghĩa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tƣ và quản lý KCN. Hiện nay, Tín Nghĩa đang đầu tƣ phát triển 8KCN, tổng diện tích đạt trên 3.500 ha, đã thu hút 150 nhà đầu tƣ với tổng vốn đầu tƣ trên 4 tỷ USD.
- Xây dựng và kinh doanh địa ốc: Tổng cơng ty Tín Nghĩa đã và đang thực hiện nhiều dự án đầu tƣ trong và ngồi nƣớc. Hiện Tổng cơng ty đã và đang đầu tƣ phát triển 10 khu dân cƣ, tổng diện tích gần 1.500 ha với tổng vốn đầu tƣ trên 6,8 tỷ USD.
- Kinh doanh xăng dầu: với phƣơng châm bán hàng “Đúng chất lƣợng - Đủ số lƣợng – Văn minh – Lịch sự”, uy tín thƣơng hiệu xăng dầu Tín Nghĩa từng bƣớc đƣợc khẳng định trên thị trƣờng Đồng Nai và khu vực Đông Nam Bộ. - Kinh doanh và chế biến nơng sản: Tổng cơng ty Tín Nghĩa đã và đang tập trung phát triển lĩnh vực kinh doanh nông sản: cà phê, tiêu, bắp, mì lát, chế biến cà phê rang xay nhãn hiệu Scafe.
- Kinh doanh dịch vụ logistics: cung ứng chuỗi dịch vụ Logistics chuyên nghiệp nhƣ: cho thuê kho - bãi ngoại quan, kho - bãi nội địa; Vận chuyển hàng hóa đa phƣơng thức; Dịch vụ làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa XNK,.. - Kinh doanh dịch vụ du lịch: định hƣớng của Tín Nghĩa là phát triển mạnh hơn nữa lĩnh vực kinh doanh dịch vụ du lịch, đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của Tín Nghĩa; mở rộng quy mô kinh doanh du lịch, tạo thế liên kết giữa các địa phƣơng và các đơn vị bạn, đa dạng hóa và nâng cao chất lƣợng sản phẩm dịch vụ.
- Khai thác khoáng sản, sản xuất vật liệu xây dựng: cung cấp nhiều sản phẩm có chất lƣợng cao, đáp ứng kịp thời theo nhu cầu xây dựng của thị trƣờng nhƣ: gạch, đá granite, cát,…
- Ngoài các lĩnh vực kinh doanh kể trên, Tổng cơng ty Tín Nghĩa cịn tham gia vào lĩnh vực đầu tài chính.
Doanh số hàng năm của Tổng công ty đạt trên 8.000 tỷ đồng. Trong những năm gần đây Tín Nghĩa ln đƣợc tổ chức UNDP (Chƣơng Trình Phát Triển Liên Hiệp Quốc) bầu chọn là 1 trong 200 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam. Trong năm 2011, Tín Nghĩa là đơn vị xuất khẩu cà phê đứng thứ hai ở Việt Nam với kim ngạch xuất khẩu đạt gần 200 triệu USD và đƣợc Bộ công thƣơng công nhận là doanh nghiệp xuất nhập khẩu uy tín.
Mục tiêu của cơng ty là phấn đấu trở thành một tập đồn kinh tế vững mạnh trong khu vực và quốc tế với phƣơng châm phát triển bền vững dựa trên nền tảng tri thức, sức mạnh của tập thể đội ngũ CB-CNV Tín Nghĩa cùng với niềm tin và sự hợp tác của khách hàng và xã hội.
KHỐI ĐẦU TƢ TÀI CHÍNH CÁC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG TC NHÂN SỰ PHÒNG HC QUẢN TRỊ PHỊNG CN THƠNG TIN PHỊNG TÀI CHÍNH PHỊNG KT THỐNG KÊ BAN KT NỘI BỘ CÁC CTY CON NGÂN HÀNG TMCP ĐẠI Á NGÂN HÀNG TMCP NGOÀI QUỐC DOANH
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN PHÒNG ĐT PHÁT TRIỂN PHÒNG TT TIẾP THỊ PHÒNG KINH DOANH
CÁC CTY THAM GIA CP, ĐT TC
KIỂM SOÁT VIÊN TỔNG GIÁM ĐỐC KHỐI TM DỊCH VỤ CÔNG TY CP XĂNG DẦU TÍN NGHĨA CƠNG TY CP LOGISTICS TÍN NGHĨA CƠNG TY TÍN NGHĨA Á CHÂU CƠNG TY CP ICD ĐỒNG NAI CÔNG TY CPDL ĐỒNG THUẬN CƠNG TY CP TÍN NGHĨA LÀO CƠNG TY CPPT KCN TÍN NGHĨA KHỐI HẠ TẦNG KCN CÔNG TY TNHH MTV KCN ÔNG KÈO CÔNG TY TNHH MTV KCN NHƠN TRẠCH 3 DỰ ÁN KCN TÂN PHÚ DỰ ÁN KCN AN PHƢỚC KHỐI XÂY DỰNG, BĐS CÔNG TY TNHH MTV VLXD TÍN NGHĨA CƠNG TY CP TÍN NGHĨA PHƢƠNG ĐƠNG
SÀN GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN CÔNG TY TNHH MTV QLDA TÍN NGHĨA CƠNG TY CP ĐẦU TƢ NHƠN TRẠCH KHỐI SẢN XUẤT KD CÔNG TY CP THỐNG NHẤT CÔNG TY CP VRG LONG THÀNH CÔNG TY CP ĐƠNG SÀI GỊN CƠNG TY CP TÍN KHẢI CƠNG TY CPDL ĐỒNG NAI CÔNG TY CP GỖ TÂN MAI CƠNG TY CP PROCONCO
quản lý của Tổng cơng ty gồm: Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc, Kiểm soát viên và Bộ máy giúp việc. Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng cơng ty có thể đƣợc điều chỉnh phù hợp với yêu cầu để hoàn thành các mục tiêu của Tổng công ty.
Hội đồng thành viên:
Hội đồng thành viên nhân danh Chủ sở hữu Tổng công ty tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ sở hữu. Hội đồng thành viên có năm thành viên, gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác do Chủ sở hữu quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế, khen thƣởng, kỷ luật. Nhiệm kỳ của Hội đồng thành viên là năm năm. Chủ tịch và các thành viên Hội đồng thành viên có thể đƣợc bổ nhiệm lại. Hội đồng thành viên có quyền nhân danh Tổng cơng ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Chủ sở hữu Tổng công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của pháp luật.
Tổng Giám đốc:
Tổng Giám đốc do Chủ sở hữu bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật trên cơ sở đề nghị của Hội đồng thành viên. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên và pháp luật về việc thực hiện quyền hạn, nhiệm vụ đƣợc giao.
Kiểm soát viên:
Chủ sở hữu bổ nhiệm từ một đến ba Kiểm sốt viên với nhiệm kỳ khơng q ba năm. Kiểm soát viên chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Chủ sở hữu về việc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ đƣợc giao.
Bộ máy giúp việc:
Bao gồm các Phó Tổng Giám đốc, Kế tốn trƣởng, các Phịng, Ban chức năng và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Bộ máy giúp việc chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Tổng Giám đốc trong việc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ đƣợc giao.
Các Phó Tổng Giám đốc:
Các Phó Tổng Giám đốc do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thƣởng, kỷ luật sau khi có đề xuất của Tổng Giám đốc và sự phê duyệt của Chủ sở hữu. Là ngƣời giúp Tổng Giám đốc điều hành Tổng công ty theo sự phân cơng hoặc ủy quyền của Tổng Giám đốc. Phó Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Giám đốc về nhiệm vụ đƣợc ủy quyền hoặc phân công.
Kế toán trƣởng:
Kế toán trƣởng do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật sau khi có đề xuất của Tổng Giám đốc và sự phê duyệt của Chủ sở hữu. Là ngƣời giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện cơng tác Kế tốn thống kê trong tồn Tổng cơng ty.
Các Phòng, Ban chức năng gồm:
- Phòng Tổ chức Nhân sự. - Phịng Hành chính Quản trị. - Phịng Kế tốn Thống kê. - Phịng Tài chính.
- Ban Kiểm tốn Nội bộ. - Phòng Đầu tƣ Phát triển. - Phòng Kinh doanh.
- Phịng Truyền thơng Tiếp thị. - Phịng Cơng nghệ Thơng tin.
Các đơn vị trực thuộc Tổng công ty:
Là các đơn vị thƣc hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và hạch toán phụ
thuộc. Các đơn vị trực thuộc hoạt động theo Điều lệ Tổng công ty, các Quy chế, Quy định của Tổng công ty và Quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị đó.
Các Cơng ty con:
Là các đơn vị thƣc hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và hạch toán độc lập, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và Quy chế tổ chức và hoạt động của Cơng ty con đó.
Hội đồng thành viên:
Hội đồng thành viên quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác do Chủ sở hữu đầu tƣ cho Tổng công ty. Quyết định chiến lƣợc, định hƣớng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, ngành nghề kinh doanh của Tổng công ty.
Kiểm soát viên
- Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc trong tổ chức thực hiện quyền chủ sở hữu, trong quản lý điều hành công việc kinh doanh của Tổng công ty;
- Thẩm định BCTC, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá cơng tác quản lý và các báo cáo khác trƣớc khi trình Chủ sở hữu Tổng cơng ty hoặc cơ quan nhà nƣớc có liên quan.
- Kiến nghị Chủ sở hữu Tổng công ty các giải pháp sửa đổi, bổ sung, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh của Tổng cơng ty.
Phịng Tổ chức Nhân sự
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp và báo cáo cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách. - Tham mƣu hoàn thiện bộ máy tổ chức và phát triển nguồn nhân lực Tổng công ty phù hợp với chiến lƣợc phát triển của Tổng công ty theo từng thời kỳ. - Tham mƣu và tổ chức thực hiện việc tuyển dụng nhân sự theo quy định. - Tham mƣu và tổ chức thực hiện các chính sách về tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khen thƣởng, kỷ luật và các chính sách liên quan đến ngƣời lao động trong Tổng công ty.
- Xây dựng, hồn thiện và duy trì việc kiểm tra thực hiện các Quy chế cán