CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2. Các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa
3.2.5. Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt chính là các hoạt động giúp kiểm soát các rủi ro mà doanh nghiệp đang hoặc sẽ gặp phải. Để nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm sốt, tơi xin đề xuất một số giải pháp nhƣ sau:
Cần phải xây dựng các quy trình, quy chế thực hiện và kiểm sốt chặt chẽ các nghiệp vụ kinh doanh quan trọng đồng thời phải ban hành văn bản hƣớng dẫn cho các nhân viên, bộ phận có liên quan để họ thực hiện, tránh tình trạng thực hiện khơng đúng quy trình gây ra sai sót. Việc thực hiện cơng việc đúng theo quy trình cũng giúp cho các cá nhân tham gia trong quy trình hiểu rõ hơn về cơng việc và trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, các cán bộ quản lý cũng phải thƣờng xuyên đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục kiểm sốt để kịp thời có những điều chỉnh cần thiết nếu thủ tục kiểm sốt đó chƣa hoặc khơng cịn mang lại hiệu quả kiểm soát tốt trong điều kiện hiện tại.
Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, cá nhân có liên quan để tránh xảy ra trƣờng hợp chứng từ bị thất lạc hoặc đƣợc chuyển đến sai đối tƣợng gây nên sự chậm trễ ảnh hƣởng đến hiệu quả của công việc. Mặt khác, công
của các cá nhân, bộ phận khi xảy ra sự chậm trễ.
Cần phải từng bƣớc hồn thiện phần mềm kế tốn, phát huy tính năng kiểm soát dữ liệu thật tốt nhằm giúp cho việc nhập liệu đƣợc chính xác, thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Tăng cƣờng kiểm sốt truy cập hệ thống máy tính. Triển khai chƣơng trình ngăn chặn virus tự động để tránh sự xâm nhập, phá hủy dữ liệu từ virus đến từ các thƣ điện tử (email) nhận đƣợc ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Những sự cố về hệ thống mạng, máy tính đơi khi có thể làm hƣ hỏng hoặc mất dữ liệu làm ảnh hƣởng và thiệt hại lớn đến doanh nghiệp vì thế việc tuyển dụng nhân viên IT ở mỗi đơn vị là hết sức cần thiết, để nếu đơn vị có gặp những sự cố về máy tính hay hệ thống mạng thì sẽ có nhân sự chun trách khắc phục mà không cần phải chờ đợi vào bộ phận IT từ Tổng công ty.
Đối với các cơng ty con có quy mơ nhỏ nên bố trí cơng việc sao cho tránh tình trạng một ngƣời kiêm nhiệm nhiều việc và không đƣợc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm là: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản. Việc vi phạm nguyên tắc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện những hành vi vi phạm vì mục đích tƣ lợi cá nhân.
3.2.6 Giải pháp hồn thiện thơng tin và truyền thơng
Với việc mở rộng quy mô hoạt động và phát triền nhiều ngành nghề nhƣ hiện nay thì vấn đề nắm bắt thơng tin kịp thời, chính xác và phù hợp là vơ cùng quan trọng. Chính vì thế hồn thiện hệ thống thông tin là một yêu cầu cần thiết cho các nhà quản lý của công ty.
Hiện tại ở Tổng công ty và các công ty con đang sử dụng phần mềm kế toán ASC để thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Phần mềm này chỉ sử dụng ở bộ phận kế tốn chứ khơng thể thực hiện chức năng tích hợp thơng tin, dữ liệu từ các bộ phận khác. Các nhà lãnh đạo của công ty nên hƣớng đến việc sử dụng phần mềm ERP để có đƣợc những thơng tin tích hợp từ nhiều bộ phận trong cơng ty, từ đó có đƣợc bức tranh tổng quan nhất hỗ trợ cho cơng tác quản lý của mình.
biệt với kế tốn tài chính. Bộ phận này sẽ chuyên thực hiện các báo cáo quản trị báo cáo lên các cấp quản lý và Ban lãnh đạo để giúp họ đƣa ra các quyết định, các chiến lƣợc kinh doanh hợp lý và hiệu quả nhất.
Việc chuẩn hóa ISO cũng nên đƣợc thực hiện trong tồn Tổng cơng ty để có một hệ thống thơng tin văn bản pháp lý chuẩn hóa, đồng bộ sử dụng và truyền đạt đến các bộ phận trong đơn vị.
Muốn mở rộng các kênh thơng tin bên ngồi để có thể tiếp nhận đƣợc nhiều ý kiến phản hồi, hiểu thêm về nhu cầu của khách hàng hay thông tin về các nhà cung cấp hoặc các đối thủ cạnh tranh, tạo cơ hội tiếp cận với các nhà đầu tƣ thì Tổng cơng ty cần phải xây dựng bộ phận truyền thông vững mạnh. Bộ phận truyền thơng hoạt động hiệu quả thì thƣơng hiệu và uy tín của Tín Nghĩa sẽ ngày càng lan rộng ở trong và ngoài nƣớc giúp mở ra nhiều cơ hội tốt trong hoạt động kinh doanh, góp phần thực hiện mục tiêu chung của công ty.
3.2.7 Giải pháp hoàn thiện giám sát:
Hệ thống KSNB dù đƣợc thiết kế tốt nhƣ thế nào đi chăng nữa cũng không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu đi sự kiểm tra, giám sát. Bên cạnh đó, thơng qua cơng tác kiểm tra, giám sát sẽ giúp cho doanh nghiệp thấy đƣợc những khiếm khuyết trong hệ thống KSNB của mình để kịp thời điều chỉnh hợp lý và phù hợp với những thay đổi của mơi trƣờng và điều kiện kinh doanh mới. Vì vậy, cơng ty cần phải quan tâm và tăng cƣờng hơn nữa hoạt động giám sát thƣờng xuyên và định kỳ trong toàn bộ hệ thống. Cụ thể nhƣ sau:
Các nhà quản lý của công ty nên chú trọng đến việc việc thiết kế hệ thống, trình tự xử lý chứng từ, cơng việc để các nhân viên và các phịng ban thực hiện việc giám sát lẫn nhau. Mặt khác, các nhà quản lý phải thƣờng xuyên giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên thuộc cấp quản lý trực tiếp của mình để kịp thời phát hiện các trƣờng hợp sai sót hay gian lận xảy ra và báo cáo ngay với Ban lãnh đạo công ty.
Trong các cuộc kiểm toán nội bộ, kiểm tốn viên nội bộ của Tổng cơng ty nên tăng cƣờng tính tƣ vấn, tăng cƣờng trao đổi thơng tin giữa kiểm toán nội bộ và đối
để báo cáo có đƣợc cái nhìn khách quan và hợp lý đối với các vấn đề đƣợc kiểm tốn.
Ngồi Ban KTNB của Tổng công ty, đối với các công ty con có quy mơ hoạt động lớn cần phải có một nhân viên kiểm tốn nội bộ có trình độ chun mơn và đạo đức nghề nghiệp để kiểm soát việc tuân thủ chính sách của pháp luật hiện hành, chuẩn mực, quy định của Nhà nƣớc, quy trình của cơng ty cũng nhƣ đánh giá tính chính chính xác của các BCTC tại đơn vị. Định kỳ hàng tháng kiểm toán viên nội bộ của đơn vị phải lập báo cáo gửi về Ban KTNB của Tổng công ty. Thơng qua việc kiểm tra, giám sát của kiểm tốn nội bộ, đơn vị có thể thấy đƣợc những yếu kém trong hệ thống KSNB của mình và chủ động đƣa ra các chƣơng trình khắc phục kịp thời.
Tổng công ty cần tổ chức các cuộc kiểm tra đột xuất các cơng ty con mà khơng có lịch trình báo trƣớc để đánh giá các vấn đề kiểm soát một cách khách quan nhất. Việc tăng cƣờng kiểm tra, kiểm soát nhƣ vậy sẽ giúp cho hệ thống KSNB trong tồn Tổng cơng ty đƣợc giám sát liên tục và hồn thiện hơn.
Cơng ty nên thực hiện các cuộc khảo sát thu thập ý kiến của các nhân viên về hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị. Thơng qua kết quả khảo sát cũng giúp cho các nhà quản lý nhìn nhận đƣợc những ƣu, khuyết điểm hay những lỗ hổng trong hệ thống KSNB để từ đó có những biện pháp để vận hành hệ thống KSNB của mình ngày càng tốt hơn.
Định kỳ, các nhà quản lý và Ban lãnh đạo công ty nên tổ chức các buổi họp để phân tích, đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội trong tồn Tổng cơng ty. Ban lãnh đạo công ty có thể tham khảo thêm ý kiến từ kiểm tốn viên độc lập hoặc những ý kiến đóng góp của các chuyên gia tƣ vấn hoặc trao đổi với kiểm toán viên nội bộ, Ban kiểm soát về hệ thống KSNB hiện tại của cơng ty.
Ban kiểm sốt đƣợc lập ra để kiểm sốt tình hình hoạt động kinh doanh và đánh giá hiệu quả hoạt động tại doanh nghiệp. Mỗi đơn vị đều có một Ban kiểm soát riêng. Cần phát huy tối đa vai trò của Ban kiểm sốt để góp phần hồn thiện hệ
cơng ty.
3.2.8 Các giải pháp hồn thiện khác:
Hệ thống KSNB đóng vai trị hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nghiệp Nhà nƣớc kinh doanh đa ngành nghề, đa lĩnh vực nhƣ Tổng cơng ty Tín Nghĩa. Việc xây dựng và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu trong tồn Tổng cơng ty sẽ giúp các nhà lãnh đạo của công ty quản lý hệ thống kinh doanh của mình một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Mục tiêu của công ty là phấn đấu trở thành một tập đoàn kinh tế vững mạnh trong khu vực và quốc tế, đảm bảo sự phát triển bền vững và thực hiện tốt vấn đề an sinh xã hội. Để thực hiện đƣợc điều này thì ngồi việc phát triển hoạt động kinh doanh, cơng ty phải khơng ngừng hồn thiện hệ thống KSNB của mình nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động tại doanh nghiệp hƣớng tới việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức, góp phần vào việc đƣa nền kinh tế đất nƣớc ngày càng phát triển.
Hiện nay, hệ thống KSNB của công ty đã đƣợc thiết lập nhƣng trong quá trình vận hành hệ thống KSNB vẫn gặp rất nhiều khó khăn và chƣa đạt hiệu quả nhƣ mong muốn. Vì thế trong q trình hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, ngoài sự nỗ lực, phấn đấu của bản thân doanh nghiệp. Sự hỗ trợ , chỉ đạo, giám sát từ phía Nhà nƣớc là hết sức cần thiết.
- Bộ Tài Chính cần khơi phục lại chế độ kiểm toán nội bộ đã ban hành theo QĐ 832/TC-QĐ từ năm 1997 hƣớng dẫn về thực hiện kiểm toán nội bộ cho các doanh nghiệp Nhà nƣớc. Quyết định này trƣớc đó đã khơng đƣợc triển khai đầy đủ và đúng mức.
- Nhà nƣớc cần thƣờng xuyên tổ chức các buổi tập huấn và hội thảo trao đổi kinh nghiệm về hoạt động KSNB cho các tập đoàn kinh tế Nhà nƣớc nhằm giúp các doanh nghiệp nâng cao hiểu biết về KSNB. Các buổi hội thảo không chỉ trao đổi kinh nghiệm thiết kế và thực hiện hiệu quả hệ thống KSNB mà còn nêu lên những yếu kém trong việc xây dựng hệ thống KSNB đang tồn tại trong các doanh nghiệp để họ rút kinh nghiệm trong việc xây dựng và vận hành hệ thống KSNB tại đơn vị mình.
tăng cƣờng cơng tác kiểm tra, giám sát các doanh nghiệp trong việc thực hiện KSNB.
- Ngoài việc thực hiện mục tiêu kinh doanh, cơng ty cịn thực hiện các dự án với mục tiêu an sinh xã hội theo sự chỉ đạo của Nhà nƣớc, chẳng hạn nhƣ: Trạm dừng xe Xuân Lộc, Trạm dừng xe Tân Phú thuộc công ty TNHH Dịch vụ & Du Lịch Tín Nghĩa. Đây là những dự án nhằm cải thiện hệ thống giao thông, tạo điều kiện phát triển đời sống cho bộ phận dân cƣ tại những huyện vùng sâu, vùng xa. Với những dự án nhƣ thế này, cơng ty gặp rất nhiều khó khăn về vốn, nguồn nhân lực và cơng tác quản lý. Vì thế, Nhà nƣớc cần tạo điều kiện hỗ trợ cho công ty thực hiện tốt những dự án này.
Ngoài ra, để tạo điều kiện cho hệ thống KSNB hoạt động ổn định và bền vững trong tồn hệ thống thì địi hỏi các nhà lãnh đạo Tổng cơng ty phải khơng ngừng hồn thiện mục tiêu kinh doanh và có bƣớc chuẩn bị kỹ càng về nguồn lực cho các kế hoạch, dự định đã đặt ra. Hiện nay, Tổng công ty đầu tƣ dàn trải và đầu tƣ vào những lĩnh vực nhạy cảm, rủi ro và khơng thuộc thế mạnh của mình. Việc khơng có nguồn nhân sự có trình độ chun mơn phù hợp và kinh nghiệm lại thiếu sự quan tâm giám sát, chỉ đạo từ Tổng cơng ty. Vì thế khi tham gia hoạt động trên thị trƣờng, các công ty nhƣ thế này không đủ sức cạnh tranh và khơng có khả năng phát triển đƣợc. Những cơng ty này vẫn tồn tại theo thời gian mà khơng có sự cải tiến gây nên tình trạng lãng phí về tài chính và nhân lực cho cơng ty. Một ví dụ cho trƣờng hợp này đó là Sàn Giao Dịch Bất Động Sản Tín Nghĩa đƣợc thành lập năm 2008, với chức năng hoạt động môi giới bất động sản và giảng dạy các chƣơng trình, kỹ năng, nghiệp vụ về thị trƣờng bất động sản. Với một đội ngũ nhân viên khá đông nhƣng cơng ty này lại khơng có nhân sự nào am hiểu và có trình độ chun mơn về lĩnh vực bất động sản. Giám đốc Sàn giao dịch là trợ lý Ban tổng giám đốc, nhân viên kinh doanh thuộc bộ phận IT, nhân sự, kinh doanh các lĩnh vực khác chuyển sang. Từ lúc thành lập cho đến nay, công ty chỉ thực hiện môi giới cho dự án khu dân cƣ Tân Biên của Tổng công ty nhƣng lại không hiệu quả. Các dự án bất động sản khác của công ty phải nhờ đến các công ty bên ngồi thực hiện mơi giới.
trăn trở cho công tác quản lý của các nhà lãnh đạo Tổng công ty. Các nhà lãnh đạo Tổng công ty cần phải cân nhắc, hoạch định lộ trình kinh doanh chiến lƣợc cụ thể cho từng giai đoạn và quan trọng nhất là phải chuẩn bị nguồn nhân lực có trình độ chun mơn phù hợp, có phẩm chất đạo đức tốt sẵn sàng cho các dự án mới của Tổng công ty.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3:
Hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa vẫn cịn nhiều hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận KSNB ở chƣơng 1 và thông qua việc phân tích, tìm hiểu, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của Tổng công ty trong chƣơng 2 của luận văn, ngƣời viết đã đề xuất một số giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa. Các giải pháp tác giả đƣa ra hy vọng rằng sẽ góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng hệ thống KSNB trong tồn Tổng cơng ty Tín Nghĩa, giúp cho các nhà lãnh đạo của Tổng công ty nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả hoạt động kinh doanh hƣớng đến hoàn thành tốt mục tiêu chung của đơn vị.
Trong nền kinh tế thị trƣờng với xu hƣớng mở cửa, hội nhập và phát triển vừa là điều kiện vừa là khó khăn, thách thức cho các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp Nhà nƣớc đƣợc tổ chức với quy mô lớn, hoạt động trên nhiều ngành, nhiều lĩnh vực ở nhiều vùng lãnh thổ khác nhau nhƣ Tổng cơng ty Tín Nghĩa. Đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế còn nhiều biến động và khó khăn nhƣ hiện nay vấn đề đặt ra cho các nhà lãnh đạo là làm sao có thể quản lý tốt nhất tồn bộ hoạt động của tồn cơng ty, nâng cao năng lực cạnh tranh, duy trì sự phát triển ổn định, bền vững trên thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế.
Hệ thống KSNB hữu hiệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hệ thống KSNB hoạt động tốt sẽ giúp cho các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả của công tác quản lý, ngăn chặn các hoạt động bất hợp lệ, gian lận và sai sót, giảm thiểu rủi ro, giám sát việc tuân thủ các chính sách, quy định và các quy trình hoạt động. Từ đó, giúp các đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu kinh doanh của mình và hƣớng đến hồn thành mục tiêu chung của tồn cơng ty.
Hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa đã hình thành và đạt đƣợc một số mặt tích cực. Tuy nhiên, vẫn cịn một số hạn chế nhất định, chƣa phát huy hết hiệu quả. Với mục tiêu hồn thiện hệ thống KSNB trong Tổng cơng ty Tín Nghĩa, tơi đã đi sâu nghiên cứu hệ thống lý luận về KSNB theo báo cáo khuôn mẫu COSO 2004 và khảo sát thực tế rồi tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB