Chương 1 : Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
2.3.6 Hoạt động kiểm soát
Bảng 2.12: Thống kê kết quả khảo sát về hoạt động kiểm sốt
Câu hỏi Có Khơng Khơng
biết
Khơng trả lời
Hệ thống kế tốn:
45. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính
để lập các báo cáo tài chính khơng? 91% 9% 0% 0% 46.Có phân chia trách nhiệm riêng biệt giữa nhân
viên:
+ thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách 75% 23% 2% 0%
+ ghi chép sổ sách với bảo quản tài sản 73% 24% 3% 0%
+bảo quản tài sản và phê chuẩn nghiệp vụ 72% 25% 3% 0% 47.Nhân viên có thể chỉnh sửa hoặc xóa số liệu
trên hệ thống máy tính? 16% 83% 3% 0%
48.Có chứng từ phản ánh đầy đủ cho tất cả các
hoạt động nghiệp vụ xảy ra khơng? 90% 7% 3% 0%
49.Có đánh số thứ tự trước các chứng từ không? 95% 4% 1% 0% 50.Chứng từ có được ký tên và xét duyệt đầy đủ? 100% 0% 0% 0% 51.Số liệu có thường xuyên bị nhập sai không khi
kiểm tra đối chiếu với thực tế vào cuối kỳ? 12% 84% 3% 1% 52. Sổ sách, chứng từ kế tốn có được ghi chép
Câu hỏi Có Khơng Khơng biết
Khơng trả lời
53.Sổ kế tóan có được đánh số trang và đóng giáp
lai theo quy định? 96% 3% 1% 0%
54.Việc thanh tốn bằng tiền mặt có bị hạn chế tối
đa để tăng cường thanh toán qua ngân hàng? 64% 34% 1% 1% 55.Số liệu thực tế có được đối chiếu so với kế
hoạch, với kỳ trước hay không? 85% 9% 1% 5%
- Người thực hiện là:
+ Giám đốc 20% 74% 1% 5%
+ kế toán trưởng 57% 37% 1% 5%
+trưởng bộ phận kế hoạch? 15% 79% 1% 5%
- Thời gian thực hiện:
+hàng tháng 59% 33% 1% 7%
+ hàng qúy 24% 68% 1% 7%
+ hàng năm 9% 83% 1% 7%
+tùy theo hoạt động 6% 86% 1% 7%
-Mục đích so sánh:
+chỉ để biết tăng hay giảm 24% 68% 1% 7% +để điều chỉnh phù hợp với mục tiêu đề ra 65% 27% 1% 7%
Câu hỏi Có Khơng Khơng biết
Khơng trả lời
57.Định kỳ có kiểm kê đối chiếu sổ sách? 92% 8% 0% 0%
-Kiểm kê hàng tồn kho: 85% 15% 0% 0%
+hàng ngày 3% - - - +hàng tuần 1% - - - +hàng tháng 32% - - - +hàng quý 24% - - - +1/2 năm 1% - - - +hàng năm 15% - - - +khi cần 9% - - -
-Kiểm kê tiền mặt: 89% 11% 0% 0%
+ hàng ngày 51% - - - +hàng tuần 9% - - - +hàng tháng 16% - - - +hàng quý 7% - - - +hàng năm 1% - - - +khi cần 5% - - -
-Kiểm kê tài sản cố định: 89% 11% 0% 0%
+hàng tháng 5% - - -
Câu hỏi Có Khơng Không biết Không trả lời +1/2 năm 1% - - - +hàng năm 49% - - -
+không kiểm kê 0% - - -
+khi cần 16% - - -
58.Có đối chiều sổ tổng hợp và chi tiết?
- Thời gian thực hiện: 89% 9% 0% 1%
+ hàng ngày 8% - - - + hàng tuần 17% - - - +hàng tháng 52% - - - +hàng quý 9% - - - +hàng năm 0% - - - Hệ thống máy tính:
59.Hệ thống có buộc khai báo user, password
trước khi đăng nhập sử dụng không? 84% 16% 0% 0% 60.Có hạn chế việc xâm nhập và truy cập vào tài
sản và dữ liệu thông tin không? 77% 17% 4% 2%
61.Phân quyền xem, thêm, sửa, xóa với từng user
theo chức năng quản lý và thực hiện riêng? 79% 21% 0% 0% 62.Hệ thống có báo lỗi khơng khi:
Câu hỏi Có Khơng Không biết
Không trả lời
+ nhập dữ liệu bị trùng lắp 72% 24% 3% 1%
+ kiểu dữ liệu không theo quy định của phần mềm 65% 28% 4% 3%
+ trình tự nhập liệu về thời gian bị đảo lộn 59% 31% 9% 1%
+ bất thường 64% 28% 5% 3%
63.Có hệ thống ngăn chặn virus tự động khơng? 80% 19% 1% 0% 64.Có backup dữ liệu quan trọng định kỳ không? 79% 17% 4% 0%
Về hệ thống kế toán:
Kết quả khảo sát cho thấy hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống máy tính để lập báo cáo tài chính (91%). Một số ít khơng sử dụng do doanh nghiệp có quy mơ nhỏ nên sử dụng kế tốn th ngồi để làm sổ sách và báo cáo tài chính (BCTC) hằng năm. Hoạt động kiểm soát đối với hệ thống kế toán vẫn chưa được tốt lắm. Việc phân chia trách nhiệm riêng biệt giữa nhân viên thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách, ghi chép sổ sách với bảo quản tài sản, bảo quản tài sản và phê chuẩn nghiệp vụ chỉ dao động ở mức 72-75%. Điều này là do các DNNVV số lượng nhân viên thường ít nên các nhân viên thường kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau nên việc phân chia trách nhiệm và thực hiện cơng tác kế tốn vẫn chưa rõ ràng. Một số ít DN vẫn cịn tình trạng nhân viên có thể chỉnh sửa hoặc xóa số liệu trên hệ thống máy tính (16%) và điều này thực sự là khơng tốt, dễ xảy ra sai sót hoặc gian lận báo cáo tài chính trong DN.
Việc đối chiếu định kỳ sổ tổng hợp và sổ chi tiết được các DN thực hiện khá tốt, chiếm 89%, trong đó 52% thực hiện hàng tháng, và 9% thực hiện hàng quý. Việc đối chiếu định kỳ này sẽ giúp DN hạn chế được các sai sót trong q trình ghi chép.
Bên cạnh việc đối chiếu định kỳ sổ tổng hợp và chi tiết, DN cũng cần thực hiện việc so sánh số liệu thực tế so với kế hoạch để phát hiện ra những chệnh lệch kịp thời và điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, các DN vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc này bởi chỉ có 85% DN thực hiện cơng việc này, có 59% thực hiện việc so sánh hàng tháng và 24% hàng quý, trong đó, nhiều DN thực hiện vẫn chỉ để biết tăng hay giảm (24%) và việc thực hiện đối chiếu này cũng chủ yếu được thực hiện bởi kế toán trưởng (57%), chỉ 1 số ít là bởi giám đốc. (20%). Giám đốc tuy thực hiện công việc điều hành, quản lý nhưng cũng cần kiểm tra, giám sát chặt chẽ công việc này để hoạt động kiểm sốt được thực hiện tốt hơn.
Cơng tác kiểm kê đối chiếu với sổ sách cũng hết sức quan trọng, giúp DN tìm ra các chênh lệch cần được giải trình và xử lý thỏa đáng. DN cũng cần có hệ thống bảo vệ tài sản để đảm bảo tài sản được bảo vệ một cách chặt chẽ. Kết quả khảo sát cho thấy chỉ có 83% DN có tổ chức hệ thống bảo vệ tài sản, 92% có thực hiện định kỳ đối kiểm kê đối chiếu với sổ sách. Trong đó chỉ có 51% tiến hành kiểm kê tiền mặt hàng ngày, 9% hàng tuần, 16% hàng tháng, 7% hàng quý, số ít cịn lại là nửa năm, hàng năm và khi cần. Tiền mặt vốn dĩ là tài sản nhạy cảm trong DN, dễ xảy ra mất cắp và gian lận nên việc kiểm kê thường xuyên sẽ giúp DN hạn chế được các rủi ro này.
Tài sản cố định trong doanh nghiệp tuy không nhiều, nhưng thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản doanh nghiệp nên việc kiểm kê tài sản cố định cũng không kém phần quan trọng. Việc kiểm kê có tác dụng giúp chúng ta nắm bắt được tình hình sử dụng tài sản và đánh giá được hiện trạng tài sản đó, mức khấu hao như thế nào…Tuy nhiên khảo sát lại cho thấy chỉ 49% thực hiện việc kiểm kê hàng năm, 5%
hàng tháng, 16% hàng quý, 1% nửa năm, và có đến 16% chỉ kiểm kê tài sản cố định khi cần.
Kết quả khảo sát cũng cho thấy, đến 85% DN khảo sát thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, trong đó, 15% thực hiện kiểm kê hàng năm và 9% chỉ kiểm kê khi cần. Tùy theo đặc thù DN mà các DN có thể thực hiện kiểm kê hàng tồn kho hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng…, tuy nhiên DN nên kiểm kê hàng tồn kho ít nhất 1 lần trong năm chứ không nên không kiểm kê hay chỉ kiểm kê khi cần.
Qua khảo sát ta cũng thấy hệ thống sổ sách kế toán các DN thực hiện cũng khá tốt, 90% có chứng từ phản ánh đầy đủ cho tất cả các hoạt động nghiệp vụ xảy ra, có đánh số thứ tự trước các chứng từ, chứng từ được ký tên xét duyệt đầy đủ, sổ sách, chứng từ được ghi chép kịp thời và đầy đủ, sổ kế toán được đánh số trang và đóng giáp lai theo quy định. Bên cạnh đó, tỷ lệ số liệu nhập sai khi kiểm tra, đối chiếu thực tế vào cuối kỳ vẫn có, chiếm 12%. Điều này đòi hỏi các DN cần quan tâm xây dựng đến việc tham chiếu giữa những chứng từ với nhau và phải nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này. Ngồi ra, vẫn cịn đến 34% DN khơng hạn chế việc thanh tốn tiền mặt tối đa để tăng cường thanh toán qua ngân hàng. Đây vẫn là một tình trạng khá phổ biến trong các DNNVV ở Tp.HCM và cần phải giảm xuống. Việc tăng cường thanh toán qua ngân hàng sẽ tránh được rủi ro trong việc giữ tiền, tránh mất cắp và tránh tình trạng lạm quỹ, biển thủ tiền trong nhân viên.
Nhìn chung thì việc tổ chức hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Tp.HCM tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế khơng đáng có. Chẳng hạn như 7% khơng có chứng từ đầy đủ cho các nghiệp vụ phát sinh, 4% không đánh số thứ tự trước các chứng từ, số liệu bị nhập sai. Tuy kết quả có khả quan nhưng những thủ tục đơn giản này chưa thực hiện tốt thì vẫn là điều đáng trách.
Về hệ thống máy tính:
Kết quả khảo sát cho thấy chỉ 84% DN áp dụng việc khai báo user, password trước khi đăng nhập sử dụng và chỉ 77% hạn chế việc xâm nhập và truy cập vào tài sản và dữ liệu thông tin. Bên cạnh đó, dấu vết kiểm tốn trong nội dung các dữ liệu cũng khó tạo ra vì chỉ 79% các DN có phân quyền xem, thêm, sửa, xóa với từng user theo chức năng quản lý và thực hiện. Việc hệ thống báo lỗi dữ liệu bị trùng lắp, bất thường, dữ liệu không theo quy định của phần mềm hay trình tự thời gian bị đảo lộn cũng rất quan trọng, giúp DN kiểm tra và phát hiện kịp thời các sai sót. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy các hệ thống này vẫn chưa được thiết kế đầy đủ các chức năng hỗ trợ trên, chỉ 72% báo dữ liệu bị trùng lắp, 59% báo trình tự thời gian bị đảo lộn, 65% báo kiểu dữ liệu không theo quy định của phần mềm và 64% báo nhập liệu bất thường. Điều này chứng tỏ các DN vẫn chưa chú trọng lắm đến việc kiểm sốt hệ thống máy tính, chỉ chú trọng đến bảo mật thơng tin bên ngồi chứ chưa chú trọng đến việc bảo mật thông tin nội bộ, một điều không tốt cho việc thực hiện các mục tiêu của KSNB.
Kết quả khảo sát cũng chỉ ra rằng chỉ có 80% doanh nghiệp có hệ thống ngăn chặn virus tự động và 79% thực hiện việc back up định kỳ các tập tin máy tính quan trọng. Một máy tính bất kỳ khi sử dụng đều có khả năng bị nhiễm virus và dễ dàng lây lan trong toàn hệ thống, làm cho máy tính hoạt động chậm, hỏng các file lây nhiễm, làm mất dữ liệu, gây lỗi hệ thống. Chính vì vậy việc sử dụng hệ thống ngăn chặn virus tự động và back up định kỳ các tập tin quan trọng là hai việc cực kỳ quan trọng trong việc bảo đảm lưu trữ thông tin trong doanh nghiệp, tuy nhiên kết quả khảo sát lại cho thấy các doanh nghiệp vẫn chưa thể hiện sự quan tâm đúng mức đến vấn đề này.