Chương 1 : Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp nhỏ và
3.2.1.1.7 Giải pháp hoàn thiện đối với thông tin và truyền thông
Để hệ thống thông tin và truyền thông trong doanh nghiệp được hiệu quả, doanh nghiệp cần:
-Đa dạng hóa các kênh thơng tin: doanh nghiệp không chỉ sử dụng các kênh thông tin nội bộ bên trong mà còn cần chú trọng cả các kênh thơng tin từ bên ngồi như phản hồi từ nhà cung cấp, khách hàng… để xem xét và có sự điều chỉnh thích hợp. -Tổ chức hữu hiệu các kênh thông tin để đảm bảo nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác. Thơng tin quan trọng phải thường xuyên được cập nhật để nhà quản lý và những người có thẩm quyền có những hành động ứng phó kịp thời.
-Bảo đảm chất lượng thông tin và thông tin truyền đạt kịp thời khi thông tin được truyền đạt từ trên xuống và từ dưới lên để doanh nghiệp có biện pháp chấn chỉnh phù hợp. Nhân viên cần được khuyến khích báo cáo hay đóng góp ý kiến cho nhà quản lý doanh nghiệp.
-Bảo mật và đảm bảo an tồn thơng tin: doanh nghiệp cần phải bảo mật thông tin nội bộ liên quan đến định hướng kinh doanh, sáng kiến mới, tài liệu nội bộ… để tránh
tình trạng nhân viên lạm quyền tiếp cận tài liệu phục vụ cho lợi ích cá nhân hay tổ chức khác. Có thể ban hành bằng văn bản thể hiện rõ yêu cầu và cơ sở xử phạt. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có chương trình kế hoạch phịng ngừa đối với sự cố mất thơng tin số liệu như khi có thiên tai, hiểm họa…, lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu để phòng ngừa việc truy cập, tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền. Đối với các doanh nghiệp có triển khai sử dụng các mơ hình hệ thống thông tin cần áp dụng thêm các mục tiêu kiểm sốt liên quan đến cơng nghệ thơng tin và các kỹ thuật liên quan (COBIT) để việc quản trị hệ thống thơng tin của mình được hiệu quả hơn.
-Thường xuyên tổ chức các cuộc họp với nhân viên, tổ chức các hoạt động ngoại khóa định kỳ cho nhân viên để mọi người trong doanh nghiệp có dịp gắn kết nhau hơn và dễ dàng chia sẻ các thông tin cần thiết.