2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty An Phú
2.2.5 Kết quả khảo sát
Số phiếu gởi là 50, số phiếu nhận được là 50. Dựa trên 50 phiếu trả lời nhận được, người viết thống kê kết quả (Kết quả khảo sát được trình bày ở phụ lục 02) và từ đó đánh giá về hệ thống KSNB lại như sau:
2.2.5.1 Mơi trường kiểm sốt
+ Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Về câu hỏi: Cơng ty có ban hành văn bản các quy định liên quan đến đạo đức nghề nghiệp và phổ biến đến từng nhân viên. Theo kết quả khảo sát, có đến 64% ý kiến “Hoàn toàn đồng ý” và 24% ý kiến “Đồng ý” cho rằng: cả tổng công ty và hai chi nhánh đều đưa ra các quy định liên quan đạo đức nghề nghiệp, chẳng hạn - tính trung thực, tận tụy với khách hàng, bảo mật thông tin. Quy định này được áp dụng cho cả Ban giám đốc và mọi nhân viên và được phổ biến đến các nhân viên. Trong khi đó, có 12% nhân viên khơng có ý kiến. Điều này cho thấy không hẳn mọi nhân viên trong đơn vị đều biết đến quy định này.
Về câu hỏi: nhà quản lý có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm, kết quả khảo sát cho thấy có 82% nhân viên đồng ý rằng những người quản lý đi đầu và noi gương trong việc thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm. Cụ thể, trong cách ứng xử với khách hàng, tính chính trực và đạo đức của từng nhân viên ln được nhấn mạnh và nhà quản lý chú trọng áp dụng trong quá trình quản lý.
Về câu hỏi: Cơng ty có đưa ra các quy định xử phạt thích hợp đối với việc vi phạm các quy định của công ty, kết quả khảo sát cho thấy 42% ý kiến “Hoàn toàn không đồng ý” và 36% ý kiến “Không đồng ý”. Điều này là do cơng ty có quy định xử lý những trường hợp vi phạm đạo đức, với các mức kỷ luật khác nhau. Mức kỷ luật cao nhất áp dụng cho những trường hợp vi phạm quy định là nhân viên sẽ bị sa thải và nếu gây hậu quả nghiêm trọng có thể sẽ bị đề nghị truy tố ra pháp luật. Tuy nhiên, qua phỏng vấn các nhân viên đều cho rằng các quy định xử phạt rất chung chung, chưa cụ thể. Đa số các nhân viên khơng biết mình sẽ nhận hình thức kỷ luật nào vì khi có nhân viên vi phạm quy định hoặc để xảy ra sai sót trong cơng việc làm
ảnh hưởng đến cơng ty thì cơng ty sẽ thành lập hội đồng để đưa ra hình thức kỷ luật cho người vi phạm. Mức kỷ luật phụ thuộc vào từng trường hợp vi phạm nhưng đa số là bị trừ lương và không được nhận danh hiệu thi đua, khen thưởng của Văn phòng Trung ương Đảng. Do quy định của công ty không nêu rõ mức xử phạt nên các biện pháp do hội đồng kỹ luật đưa ra cịn mang nhiều cảm tính, điều này đơi khi làm cho người nhận hình phạt cảm thấy bức xúc, bị áp lực.
Về câu hỏi: Cơng ty có giảm thiểu áp lực nhằm giảm hành vi sai sót và hành vi gian lận, theo kết quả khảo sát có đến 50% câu trả lời “ Hồn tồn khơng đồng ý” và 36% câu trả lời “Không đồng ý”. Điều này có nghĩa Cơng ty chưa đưa ra các biện pháp nhằm giảm thiểu áp lực để nhân viên giảm sai sót và hành vi gian lận.
+ Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự:
Về câu hỏi: Cơng ty có sử dụng bảng mơ tả cơng việc u cầu rõ kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí: kết quả khảo sát cho thấy có 48% ý kiến “Hồn tồn đồng ý” và 38% ý kiến “Đồng ý”. Điều này là do việc tuyển dụng nhân sự do tổng Giám đốc công ty quyết định và điều kiện tuyển dụng được quy định trong Quy chế tuyển dụng của công ty. Trong tiêu chuẩn tuyển dụng, công ty yêu cầu rõ kiến thức và kỹ năng đối với từng chức danh cụ thể. Chẳng hạn như ngoài yêu cầu chung về độ tuổi, sử dụng thành thạo tin học văn phịng, u cầu đối với nhân viên kế tốn phải tốt nghiệp đại học chính quy chun ngành kế tốn tài chính, trình độ tiếng Anh văn bằng B trở lên, yêu cầu đối với nhân viên kinh doanh phải là người được đào tạo chuyên ngành quản trị kinh doanh từ nước ngồi về, có khả năng thuyết phục khách hàng …
Về câu hỏi: Cơng ty có sa thải nhân viên không đủ năng lực, đặc biệt đó là người thân của ban lãnh đạo: Kết quả khảo sát cho thấy có đến 94% câu trả lời “Hồn
tồn khơng đồng ý”. Kết quả phỏng vấn cho thấy, dù trong quy chế tuyển dụng có nêu rõ việc tuyển dụng được cơng khai trong tồn cơng ty và được đăng tin trên các phương tiện thông tin đại chúng trong vòng ba tuần liền. Tuy nhiên trong thực tế, công ty chỉ tuyển dụng con em của cán bộ công nhân viên đang làm việc cho cơng ty. Điều này có thuận lợi là hầu hết những người được tuyển dụng đều xác định sẽ làm việc lâu dài, gắn bó với công ty và lý lịch của họ đều được cơng ty nắm rõ vì vậy công ty sẽ an tâm, tin tưởng khi giao những việc địi hỏi phải có tính đạo đức cao như thủ quỹ, thủ kho…Tuy nhiên nếu người tuyển dụng không đủ năng lực, lại là người thân của Ban lãnh đạo thì họ thường đùn đẩy cơng việc của mình sang cho người khác làm, điều này gây ra nhiều bất mãn cho nhân viên. Việc sa thải nhân viên khơng đủ năng lực ít khi áp dụng, thông thường chỉ là điều chuyển công việc sang một chức danh khác.
Về câu hỏi: Nhân sự được bố trí ở các vị trí trong cơng ty được làm việc theo đúng chuyên môn được đào tạo. Kết quả khảo sát cho thấy, có 86% câu trả lời “Đồng ý và hồn tồn đồng ý”. Điều này có nghĩa đa số nhân sự được bố trí ở các vị trí trong cơng ty làm việc theo đúng chuyên môn được đào tạo.
Về câu hỏi: Cơng ty có quy chế khen thưởng nhân viên và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hợp lý. Kết quả khảo sát cho thấy có đến 74% câu trả lời “ Hoàn toàn đồng ý” về chế độ trả lương và thưởng của công ty hiện nay. Công ty đã đưa ra quy định trả tiền lương và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hợp lý. Điều này là nguồn động viên, khích lệ nhân viên tăng năng suất làm việc, giúp nhân viên yên tâm cơng tác… Tuy nhiên, do tình hình biến động kinh tế, việc kinh doanh của công ty cũng đang gặp khó khăn nên xu hướng của cơng ty là cơng việc của những nhân viên đến tuổi về hưu, sẽ do các nhân viên khác cùng phòng đảm đương thay, cơng ty ít khi tuyển dụng người khác để thay thế. Cơng ty sẽ tiết kiệm được chi phí trả lương nhưng
do khối lượng công việc tăng lên, làm cho nhân viên bị áp lực vì khơng hồn thành được nhiệm vụ được giao hoặc để xảy ra sai sót và bị kỷ luật.
+ Hội đồng quản trị và ban kiểm soát
Về câu hỏi: chủ sở hữu có chất vấn các kế hoạch của Ban lãnh đạo đưa ra và yêu cầu giải thích về kết quả thực hiện, theo kết qủa khảo sát có đến 90% câu trả lời đồng ý rằng chủ sở hữu Cơng ty (Văn phịng Trung ương Đảng) có chất vấn kế hoạch của Ban lãnh đạo và yêu câu giải thích về kết quả thực hiện. Chủ sở hữu Công ty quyết định các chức danh Chủ tịch công ty, Tổng Giám đốc và kiểm sốt viên cơng ty. Chủ sỡ hữu cũng quyết định đầu tư vốn điều lệ, tăng vốn điều lệ của cơng ty. Vì vậy hàng năm, Chủ sở hữu yêu cầu Chủ tịch Công ty và Tổng Giám đốc báo cáo tình hình sử dụng vốn, sử dụng quỹ đất, chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh, phương án sử dụng lợi nhuận sau thuế, xử lý các khoản lỗ trong quá trình kinh doanh… của công ty.
Về câu hỏi: Ban Kiểm sốt cơng ty đáp ứng các yêu cầu đặt ra, theo kết quả khảo sát có 62% ý kiến khơng đồng ý. Văn phịng Trung ương Đảng chỉ bổ nhiệm một kiểm soát viên nên cuối mỗi năm, kiểm soát viên phải cùng kế toán trưởng, các nhân viên kế tốn của tổng cơng ty thành lập Ban kiểm soát xuống các chi nhánh kiểm tra sổ sách, soát xét các chứng từ. Vì Ban kiểm sốt là thành viên của cơng ty nên chưa thực sự độc lập trong việc kiểm tra, kiểm soát và việc báo cáo cho chủ sở hữu cịn mang nhiều tính cả nể, kết quả kiểm tốn chưa hồn tồn phản ánh trung thực so với thực tế.
+ Triết lý quản lý và phong cách điều hành:
Về câu hỏi: Các nhà quản lý có thận trọng trong các quyết định kinh doanh. Kết quả khảo sát cho thấy, có đến 88% ý kiến “Hồn tồn đồng ý” và “Đồng ý” về việc Ban lãnh đạo thận trọng trong các quyết định kinh doanh. Trước khi đầu tư kinh doanh một hoạt động mới, ban lãnh đạo tiến hành nghiên cứu kỹ thị trường, đối thủ cạnh tranh, gởi bảng câu hỏi cho khách hàng để khảo sát nhằm hiểu rõ hơn nhu cầu của khách.
Về câu hỏi: Nhà quản lý có thường xuyên tiếp xúc và trao đổi với nhân viên cấp dưới, kết quả khảo sát cho thấy có 86% số người được hỏi cho rằng Ban giám đốc có phong cách điều hành rất gần gủi, thân thiện, luôn lắng nghe ý kiến của nhân viên. Định kỳ hàng tháng, Ban lãnh đạo tổ chức các cuộc họp cấp tổ, phòng truyền đạt tới nhân viên ý kiến chỉ đạo của cấp trên, đồng thời cũng tiếp nhận ý kiến đóng góp và những khó khăn nhân viên gặp phải để đưa ra biện pháp giải quyết trong thẩm quyền. Những vấn đề Ban giám đốc chi nhánh khơng có thẩm quyền giải quyết, sẽ được báo cáo lên Tổng Giám đốc và Chủ tịch công ty để xin ý kiến chỉ đạo. Tuy nhiên, nhiều ý kiến phản hồi của nhân viên vẫn chưa phản ánh đúng tình hình thực tế vì hầu hết các trưởng phó phịng là người thân của Ban lãnh đạo nên nhân viên e ngại sẽ bị trù dập.
+ Cơ cấu tổ chức
Về câu hỏi: cơ cấu tổ chức có phù hợp với quy mơ và đặc điểm kinh doanh của cơng ty, theo kết quả khảo sát có 76% ý kiến đồng ý rằng cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty. Cụ thể, Công ty đã xây dựng được cơ cấu tổ chức đầy đủ các phòng ban chức năng theo đặc thù hoạt động của Công ty. Tuy nhiên có 10% người trả lời “Khơng ý kiến” và 14% người “Khơng đồng ý và hồn tồn khơng đồng ý”. Điều này chứng tỏ vẫn còn 24% nhân viên chưa hài lòng với cơ
tổ thường xuyên tiếp nhận ý kiến khách hàng như tổ lễ tân, tổ phục vụ nên trực thuộc phòng kinh doanh để các yêu cầu của khách hàng được giải quyết kịp thời, hợp lý, khơng nên trực thuộc phịng Hành chính-Quản trị như hiện nay.
Về câu hỏi: định kỳ cơng ty có điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức để phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi, kết quả khảo sát cho thấy có 32% ý kiến “Hồn tồn đồng ý” và 26% ý kiến “Đồng ý”. Cơng ty không tiến hành điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức theo định kỳ nhưng khi Công ty đầu tư, kinh doanh một hoạt động mới, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề kinh doanh của hoạt động mới Công ty sẽ cơ cấu, tổ chức lại bộ máy làm việc cho phù hợp. Tuy nhiên cũng có đến 12% ý kiến “Hoàn tồn khơng đồng ý”, 22% ý kiến “Không đồng ý” và 8% nhân viên trả lời “Khơng ý kiến” bởi vì qua phỏng vấn, các nhân viên cho rằng Cơng ty có cơ cấu lại bộ máy làm việc nhưng chưa đồng bộ, khối lượng công việc chưa được phân công theo đúng chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận.
+ Phân định quyền hạn, trách nhiệm:
Về câu hỏi: có văn bản phân chia quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau, kết quả khảo sát cho thấy có 72% ý kiến “Hồn toàn đồng ý” và 28% ý kiến “Đồng ý”. Mỗi phịng ban đều có quy định rõ về quyền hạn và trách nhiệm cho các cá nhân trong phòng, do các trưởng phòng xây dựng và được sự xét duyệt của ban Giám đốc. Còn văn bản quy định quyền hạn và trách nhiệm của Giám đốc chi nhánh, phó giám đốc chi nhánh, kế tốn trưởng chi nhánh do Chủ tịch cơng ty hoặc Tổng Giám đốc công ty phê duyệt. Tất cả các văn bản này đều được cơng bố rộng rãi cho tồn thể nhân viên được biết và thực hiện. Tuy nhiên, các văn bản phân định quyền hạn và trách nhiệm này cịn mang tính hình thức.
Về câu hỏi: quyền hạn và trách nhiệm có tương xứng với nhau, kết quả khảo sát cho thấy có đến 68% câu trả lời “Hồn tồn khơng đồng ý” và 14% câu trả lời “Không đồng ý”. Theo quan sát của người viết, hầu hết các vị trí chủ chốt của cơng ty và chi nhánh đều là người thân của ban lãnh đạo, khi được giao nhiệm vụ từ cấp trên, họ phân chia việc cho nhân viên làm và nếu xảy ra sai sót tại khâu nào thì nhân viên khâu đó hồn tồn chịu trách nhiệm. Cịn nếu khơng xảy ra sai sót gì, họ sẽ tổng hợp lại thành quả đạt được và báo cáo lên cấp trên.Vì vậy, quyền hạn và trách nhiệm chưa thật sự tương xứng với nhau.
Về câu hỏi: ngun tắc ủy quyền trong cơng ty có được đảm bảo nghiêm ngặt, kết quả khảo sát cho thấy có 40% ý kiến ‘Hồn tồn đồng ý” và 32% ý kiến “ Đồng ý”. Nguyên tắc ủy quyền trong công ty được quy định rõ bằng văn bản và được thực hiện nghiêm ngặt vì giám đốc thường xun kiểm tra cơng việc được ủy quyền cho cấp dưới.
2.2.5.2 Đánh giá rủi ro
+ Xác định mục tiêu của đơn vị
Về câu hỏi: mục tiêu của công ty được truyền đạt đến công ty thông qua văn bản, thông qua bảng khảo sát, có đến 94% câu trả lời “Hồn tồn đồng ý” về việc mục tiêu của cơng ty được truyền đạt đến tồn thể nhân viên cơng ty. Bởi vì trong các cuộc họp sơ kết sáu tháng đầu năm và cuộc họp cuối năm giữa ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, Tổng giám đốc luôn thông qua các mục tiêu mà công ty cần đạt được trong năm nay và năm tới để Giám đốc các chi nhánh và trưởng các phịng ban có thể đề ra phương hướng nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty đề ra.
Về câu hỏi: ngoài những mục tiêu tổng quát của Công ty như doanh thu, lợi nhuận…Cơng ty cịn đặt ra những mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban. Kết quả khảo
mục tiêu cụ thể liên quan và truyền đạt đến các nhân viên trong phịng thơng qua văn bản nhằm đảm bảo nhân viên hiểu rõ và thực hiện tốt các mục tiêu, đặc biệt là thông qua kế hoạch được giao. Tuy nhiên, một số kế hoạch kinh doanh chưa nhất quán với mục tiêu chiến lược kinh doanh và điều kiện thực tế của Công ty.
+ Nhận dạng rủi ro
Về câu hỏi: Cơng ty có xây dựng cơ chế để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngồi (Ví dụ như biến động kinh tế, chính trị, thay đổi của luật pháp và chính sách, của người tiêu dùng, của đối thủ cạnh tranh…), kết quả khảo sát cho thấy có 60% ý kiến “Hoàn toàn đồng ý” và 24% ý kiến “Đồng ý”. Đầu mỗi tuần, công ty luôn tổ chức các cuộc họp giao ban với trưởng phó phịng của các phịng ban để nhận dạng các rủi ro phát sinh. Các bộ phận chức năng chịu trách nhiệm báo cáo rủi ro cho Ban giám đốc. Các rủi ro bao gồm: Sự tăng giảm bất thường của tỷ giá ngoại tệ, tăng giá điện nước, chi phí sửa chữa lớn cho các biệt thự, những thay đổi của pháp luật,