2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty An Phú
2.2.5.3 Các hoạt động kiểm soát
+ Sự soát xét của nhà quản lý
Về câu hỏi: các báo cáo có đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, kịp thời để giúp ban lãnh đạo đánh giá được các rủi ro liên quan đến Công ty, theo kết quả khảo sát có 44% ý kiến “Hồn tồn khơng đồng ý” và 28% ý kiến “Không đồng ý”. Công ty thường xuyên đối chiếu giữa số liệu thực tế so với kế hoạch chung cho tồn cơng ty và cho từng bộ phận. Cơng ty u cầu các phịng ban lập ra kế hoạch vào đầu tháng và đánh giá thực hiện vào đầu tháng sau. Tuy nhiên vào đầu mỗi tháng, số liệu từ phịng kế tốn cung cấp chỉ là con số ước tính. Nguyên nhân là do chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất của công ty là chi phí sửa chữa và nâng cấp các biệt thự nhưng hoạt động sửa chữa thường có thời gian kéo dài nên hàng tháng chưa có số liệu chính xác để báo cáo lên Ban giám đốc. Còn doanh thu cũng không thể báo cáo thực tế theo từng tháng. Qua phỏng vấn, cuối tháng nhân viên kế toán phải thống kê lại doanh thu, sang tháng sau mới báo cáo được doanh thu chính xác của tiền thuê nhà tháng trước.
Về câu hỏi: ban lãnh đạo có phân tích định kỳ số liệu liên quan đến các Cơng ty hoạt động trong ngành hoặc đối thủ cạnh tranh, theo kết quả khảo sát có 72% câu trả lời “Hồn tồn đồng ý” và 24% câu trả lời “Đồng ý”. Công ty rất quan tâm đến đối thủ cạnh tranh vì hiện nay có rất nhiều chung cư với căn hộ cao cấp và các khu biệt thự được xây dựng với trang thiết bị hiện đại, giá cả lại rất cạnh tranh để thu hút khách nên công ty thường xuyên tiến hành việc phân tích, so sánh số liệu giữa cơng ty và các đối thủ cạnh tranh để đề ra biện pháp khắc phục và có chiến lược kinh doanh thích hợp.
Về câu hỏi: các sáng kiến và đổi mới được ban lãnh đạo xem xét một cách nghiêm túc, kết quả khảo sát cho thấy có 76% câu trả lời đồng ý. Mỗi năm, Công ty tổ chức hai lần đối thoại giữa người lao động với ban lãnh đạo trong công ty nhằm trao đổi những khó khăn, những thắc mắc về chế độ trả lương, trả thưởng, nộp thuế thu nhập cá nhân…đồng thời, nhân viên cũng nêu lên các ý tưởng, các sáng kiến góp phần xây dựng cơng ty tốt hơn, ban lãnh đạo rất hoan nghênh và xem xét một cách nghiêm túc các ý kiến đóng góp này.
+Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
Về câu hỏi: Cơng ty có kiểm tra sốt xét chứng từ trước khi thực hiện, theo kết quả khảo sát có 34% ý kiến “Hồn tồn khơng đồng ý” và 32% ý kiến “Đồng ý”. Quy trình sốt xét chứng từ và chi tiền mặt được công ty ban hành quy định và phổ biến cho toàn thể nhân viên. Tuy nhiên trong thực tế, vẫn có trường hợp các trưởng phịng thường yêu cầu kế toán thanh toán phải làm phiếu chi để lấy tiền ngay trong khi chưa cung cấp đủ bộ chứng từ như trong quy định của công ty.
Về câu hỏi: quy trình cung ứng, cấp phát và nhập vật tư đã qua sử dụng được thực hiện theo đúng quy định của Cơng ty. Kết quả khảo sát cho thấy có đến 42% ý kiến “Hồn tồn khơng đồng ý” và 28% ý kiến “Không đồng ý” về vấn đề này. Nguyên nhân là vì vật tư của cơng ty bao gồm hàng hóa, máy móc, thiết bị, dụng cụ lao động, văn phịng phẩm, xăng dầu, ngun liệu, vật liệu, phân bón, thuốc diệt cơn trùng, các mặt hàng y tế và các mặt hàng khác, tất cả các vật tư của công ty chỉ do một nhân viên làm việc với nhà cung cấp để cung ứng vật tư cho công ty, điều này làm phát sinh nhiều rủi ro và gian lận dễ xảy ra. Hàng tháng các phòng ban đều nộp cho phịng kế tốn bảng dự trù vật tư sử dụng, trong đó liệt kê những vật tư cần sử dụng trong tháng tới. Số lượng vật tư cần mua rất lớn, thế nhưng chỉ có một nhân viên đảm nhận nên sẽ khơng kịp thu thập, tìm hiểu nhiều nhà cung ứng để có giá và chất
cá nhân vừa phụ trách khảo giá, đặt hàng, dẫn đến nguy cơ là thông đồng với nhà cung cấp để có cơ hội nâng giá cao hơn so với thị trường. Việc quản lý vật tư cũng chưa được chặt chẽ. Chẳng hạn như, các biệt thự đều được công ty trang bị máy lạnh, máy giặt, máy sấy, tủ lạnh…đây là những vật tư có giá trị khơng nhỏ nhưng cơng ty chưa có biện pháp để quản lý các vật tư này, vì vậy giá trị của căn nhà khơng được xác định rõ làm việc định giá cho th nhà cũng khơng chính xác.
Về câu hỏi: việc quản lý ngày và giờ công của nhân viên được các trưởng phó phịng thực hiện theo đúng quy định của cơng ty, kết quả từ khảo sát cho thấy có đến 54% ý kiến “Hồn tồn khơng đồng ý” và 32% ý kiến “Không đồng ý”. Điều này là do các trưởng phịng khơng theo dõi và chấm cơng cho nhân viên theo đúng quy định của Công ty, nhân viên cảm thấy không được đối xử cơng bằng và có xu hướng khơng thực hiện đúng giờ giấc làm việc của công ty.
Về câu hỏi: việc đấu thầu, thanh lý hàng hóa, tài sản, cơng cụ dụng cụ được thực hiện theo đúng quy định của cơng ty, theo kết quả khảo sát có đến 82% câu trả lời “Hoàn toàn đồng ý” và 18% câu trả lời “Đồng ý” về việc đấu thầu, bán thanh lý tài sản, vật tư được thực hiện nghiêm túc theo quy định của công ty.
Về câu hỏi: việc truy cập vào hệ thống, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu có được hệ thống ghi lại trên nhật ký để xác minh nguồn gốc khi có sự cố, theo kết quả khảo sát có 48% ý kiến khơng đồng ý. Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam để thực hiện các cơng việc kế tốn. Theo quan sát của người viết, kế toán trưởng không phân quyền các chức năng xem, sửa, xóa, thêm đối tượng đối với từng nhân viên sử dụng phần hành cũng như hành động truy cập hệ thống, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu không được hệ thống ghi lại để xác minh nguồn gốc khi có sự cố, điều này cũng gây khó khăn trong việc quản lý và quy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
Về câu hỏi: phụ trách từng bộ phận thường xuyên soát xét kết quả thực hiện cơng việc của mình, kết quả khảo sát cho thấy có 26% ý kiến “Hồn tồn khơng đồng ý” và 36% ý kiến “Không đồng ý”. Theo quy định của các phòng ban, các nhân viên phải thường xuyên xem xét lại cơng việc của mình và báo cáo cho trưởng phó phịng kết quả thực hiện, tuy nhiên do khối lượng công việc nhiều nên thời gian để thực hiện việc soát xét bị hạn chế.
Về câu hỏi: việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống được thực hiện kịp thời và chính xác, kết quả khảo sát cho thấy có 32% câu trả lời “Hồn tồn khơng đồng ý” và 46% câu trả lời “Khơng đồng ý”. Tại phịng kế tốn, khi có nhân viên xin nghỉ phép, việc nhập liệu các chứng từ liên quan đến cơng việc của nhân viên đó bị hỗn lại nên việc nhập liệu không kịp thời. Theo quy định của công ty, việc thanh toán cho nhà cung cấp cũng như cho nhân viên chỉ được thực hiện vào thứ ba hàng tuần nên việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống chưa được thực hiện kịp thời và dễ xảy ra sai sót trong q trình nhập liệu.
Về câu hỏi: quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban hợp lý và thuận tiện, theo kết quả khảo sát có đến 36% ý kiến “Hồn tồn khơng đồng ý” và 42 % ý kiến “Không đồng ý”. Qua phỏng vấn cho thấy, các hợp đồng thuê nhà cũng như các chứng từ khác luân chuyển giữa các phòng chậm trễ, thiếu sự thống nhất nên nhiều yêu cầu của khách không được giải quyết kịp thời làm cho khách hàng phiền lòng và việc thu tiền của khách cũng bị chậm trễ.
Về câu hỏi: các chứng từ, sổ sách được lưu trữ đầy đủ và an toàn, theo kết quả khảo sát có 58% ý kiến “ Hồn tồn đồng ý” và 30% ý kiến “ Đồng ý”. Quy định về lưu giữ chứng từ sổ sách đầy đủ, an toàn được nhân viên thực hiện nghiêm túc. Mỗi phịng ban đều có tủ hoặc kho riêng để bảo quản chứng từ, sổ sách và quy định ra vào
+ Kiểm sốt vật chất và phân tích rà sốt
Về câu hỏi: Cơng ty có biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hư hỏng, theo kết quả khảo sát có 70% câu trả lời “Hoàn toàn đồng ý” và 20% câu trả lời “Đồng ý”. Công ty xây dựng hệ thống tường rào và lắp đặt camera theo dõi khu biệt thự cũng như văn phịng làm việc của cơng ty. Theo số liệu người viết thu thập được, cơng ty có 96 nhân viên bảo vệ, chiếm 24% số lượng lao động của cả cơng ty để đảm bảo an tồn cho khách sống trong khu biệt thự và tài sản. Việc bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, tài sản cũng được Công ty thực hiện thường xuyên, nghiêm túc.
Về câu hỏi: định kỳ Cơng ty có kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và đối chiếu với số lượng trên sổ sánh, kết quả khảo sát có 54% số nhân viên trả lời không đồng ý. Việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và đối chiếu với số lượng trên sổ sánh được công ty thực hiện định kỳ, tuy nhiên kiểm kê tài sản chưa được thực hiện tốt vì cơng ty chưa kiểm sốt được các trang thiết bị, tài sản đã cung cấp cho các biệt thự. Hàng năm công ty chỉ mới kiểm kê tài sản tại văn phịng làm việc. Nhìn chung, vẫn cịn tình trạng sử dụng tài sản không hiệu quả và khơng có biện pháp để đánh giá hiệu quả sử dụng.
Bên cạnh đó, quy định về định mức tồn quỹ tiền mặt trong ngày được công ty thực hiện nghiêm túc. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ sẽ kiểm kê tiền mặt tại quỹ và đối chiếu với số dư trên sổ sách, nếu số tiền mặt tồn quỹ trong ngày vượt mức quy định thì thủ quỹ phải làm thủ tục nộp số tiền vượt mức quy định vào tài khoản ngân hàng của công ty hoặc của chi nhánh. Số tiền tồn quỹ được cất giữ trong két sắt, chìa khóa và mã khóa do thủ quỹ nắm giữ và chịu trách nhiệm. Mỗi hai tháng, kiểm soát viên của công ty sẽ kiểm tra đột xuất tiền mặt tồn quỹ.
Về câu hỏi: Cơng ty có thường xun đối chiếu cơng nợ với khách hàng, theo kết quả khảo sát có 56% ý kiến khơng đồng ý. Việc đối chiếu công nợ với khách hàng được công ty thực hiện vào cuối mỗi năm và kế tốn theo dõi cơng nợ chỉ chọn một số ít khách hàng lớn để gởi biên bản xác nhận cơng nợ, cịn đối với những khoản nợ nhỏ như tiền điện, nước, điện thoại của khách do không được đối chiếu và nhắc nợ thường xuyên nên hay bị bỏ sót và khơng thu hồi được. Tuy nhiên, 44% các ý kiến còn lại cho rằng điều quan trọng là các khoản tiền cho thuê nhà được thu hồi tốt, vì tiền thuê nhà chiếm tỷ trọng 92% tổng doanh thu và thực tế nợ khó địi của tiền thuê nhà rất thấp, chỉ chiếm 1% mỗi năm.
+ Sự ủy quyền và phân chia trách nhiệm
Theo kết quả khảo sát có đến 84% câu trả lời đồng ý rằng việc ủy quyền và xét duyệt đều được thực hiện bằng văn bản và 86% ý kiến đồng ý việc ủy quyền và xét duyệt được cập nhật kịp thời. Các nghiệp vụ chính có thể kể ra như là: ký kết hợp đồng mua, bán hàng hóa, thanh tốn, phân cơng nhiệm vụ và công việc cho nhân viên, bảo mật thơng tin...Tuy nhiên trong q trình xử lý cơng việc, cịn sự cả nể nhau nên một số công việc không đúng theo quy trình quy định, gây khó khăn cho nhân viên khi thực hiện công việc.
Về câu hỏi: các bộ phận nghiệp vụ khơng kiêm ghi chép kế tốn, kết quả khảo sát cũng cho thấy 82% câu trả lời “Hoàn toàn đồng ý” và “Đồng ý” về vấn đề này. Cơng ty có nhiều khu kinh doanh nhưng chứng từ, sổ sách kế toán đều được chuyển về cho phịng kế tốn ghi chép và lưu trữ. Ngồi trừ khu siêu thị có nhân viên kế tốn riêng, tự hạch toán, xác định kết quả kinh doanh và lưu trữ chứng từ, sổ sách.