2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty An Phú
2.2.5.4 Thông tin – truyền thông
Về câu hỏi: trưởng các bộ phận có thường xuyên báo cáo tình hình cơng việc cho ban lãnh đạo để họ đưa ra những chỉ dẫn cần thiết, kết quả khảo sát cho thấy 86% câu trả lời đồng ý. Hàng tháng, mỗi phịng ban trong cơng ty đều tổ chức họp giữa nhân viên trong phòng và trưởng phòng để trưởng phòng tập hợp các ý kiến và đề xuất. Nếu trong quyền hạn cho phép, trưởng phòng sẽ đưa ra phương hướng để giải quyết các ý kiến và đề xuất của nhân viên. Còn những ý kiến nào vượt ngoài quyền hạn của trưởng phòng, cuối mỗi tháng trưởng phòng sẽ nêu ra trong cuộc họp giao ban. Đó là cuộc họp giữa các trưởng phó phịng và Ban giám đốc để giải quyết các gặp khó khăn trong q trình xử lý cơng việc. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc, các trưởng phòng sẽ truyền đạt và hướng dẫn cho nhân viên thực hiện. Khi công việc đòi hỏi phải giải quyết gấp rút, thì nhân viên, cùng trưởng phó phịng và ban giám đốc sẽ họp đột xuất để có phương hướng giải quyết ngay. Như vậy, tình hình công việc được báo cáo lên các lãnh đạo thường xuyên và được tiếp nhận các ý kiến chỉ đạo để thực hiện công việc suôn sẻ. Tuy nhiên, có những khó khăn trong công việc, nhân viên không thẳn thắng nêu lên ý kiến vì sợ làm mất lịng các phòng ban khác.
Về câu hỏi: thông tin cần thiết được truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và chính xác, kết quả khảo sát cho thấy 66% câu trả lời “Hồn tồn khơng đồng ý” và “Không đồng ý”. Việc truyền đạt thông tin giữa các phịng ban khơng chính xác và kịp thời, dẫn đến sự đùn đẩy trách nhiệm giữa các phịng, làm cho nhân viên khó xử lý cơng việc, kết quả là công việc bị chậm tiến độ và chưa đạt hiệu quả cao.
Về câu hỏi: Cơng ty có thu thập thơng tin về nhu cầu của khách hàng thông qua các cuộc điều tra thị trường, phỏng vấn, sử dụng bảng câu hỏi, kết quả khảo sát cho thấy có 20% ý kiến “Hồn tồn khơng đồng ý”, 24% ý kiến “Không đồng ý”, 22% ý kiến “Đồng ý”, 18% ý kiến “Hoàn toàn đồng ý”. Công ty chỉ thực hiện thu thập thông tin về nhu cầu của khách hàng khi công ty đang xây dựng kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh và vì khơng thu thập thường xuyên nhu cầu của khách hàng nên đôi khi, hoạt động kinh doanh mới không mang lại kết quả tốt cho công ty.
2.2.5 .5 Giám sát
Về câu hỏi: hệ thống kiểm sốt nội bộ có tạo điều kiện cho các nhân viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày, kết quả khảo sát cho thấy có 74% ý kiến đồng ý. Cơng ty đã xây dựng hệ thống KSNB tạo điều kiện cho việc giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên, các phịng ban với nhau. Nhưng các sai sót của nhân viên ít được báo cáo lên Ban giám đốc để được giải quyết kịp thời, điều này làm khách hàng khơng hài lịng và ảnh hưởng đến uy tín của Công ty.
Về câu hỏi: Ban lãnh đạo thực hiện các giám sát thường xuyên việc quản trị rủi ro tại Cơng ty(Sự tn thủ các thủ tục, chính sách của nhân viên), theo kết quả khảo sát có 36% ý kiến “ Hồn tồn không đồng ý” và 32% ý kiến “Không đồng ý”. Các nhà quản lý chưa có sự quan tâm đúng mức trong việc giám sát việc quản trị rủi ro hoạt động tại doanh nghiệp. Thêm vào đó, hoạt động đánh giá lại tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB ít được thực hiện. Hệ thống KSNB được điều chỉnh chủ yếu thông qua việc báo cáo từ nhân viên khi phát hiện ra, hoặc từ đánh giá của kiểm toán độc lập và Thanh tra viên chứ không phải thơng qua q trình giám sát và đánh giá lại.
Về câu hỏi: Kiểm sốt viên của cơng ty hoạt động hữu hiệu. Kết quả khảo sát cho thấy có đến 76% ý kiến khơng đồng ý. Định kỳ vào cuối mỗi quý, kiểm sốt viên
của cơng ty sẽ đến các chi nhánh để soát xét, kiểm tra chứng từ sổ sách của các bộ phận sau đó lập báo cáo để trình lên Chủ tịch và Tổng giám đốc công ty xem xét, giải quyết. Kiểm sốt viên của cơng ty chỉ có một nhân viên nên khơng thể nắm bắt hết tình hình hoạt động của các phong ban, và vì các trưởng phịng hầu hết là người thân của Ban lãnh đạo nên các sai phạm phát hiện được khơng được kiểm sốt viên báo cáo lên cho Ban lãnh đạo.
Về câu hỏi: Cơng ty có được kiểm toán độc lập, kiểm tra giám sát từ các cơ quan chức năng, kết quả khảo sát cho thấy 100% ý kiến “Hồn tồn đồng ý”. Hàng năm cơng ty đều thuê đơn vị kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán lại và đưa ra những ý kiến đánh giá. Ngoài ra, cuối năm Văn phòng Trung ương Đảng sẽ cử các Thanh tra viên đến công ty để sốt xét tình hình hoạt động của các phòng ban, chi nhánh để báo cáo lại cho Văn phịng Trung ương Đảng. Vì vậy, công ty rất quan tâm đến ý kiến của kiểm soát viên, kiểm toán độc lập, Thanh tra viên và tiếp thu để hoàn thiện hệ thống KSNB.