3.2 Giải pháp hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính tại các bệnh việncông lập trực
3.2.3 Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát
Các bệnh viện công lập trực thuộc Sở Y tế TP HCM là đơn vị dự toán cấp 3, chịu sự quản lý trực tiếp từ Sở Y tế TP HCM. Ngoài chịu sự quản lý về mặt hành chính, các bệnh viện cơng lập chịu sự kiểm tra, kiểm soát chi của Kho bạc nhà nước, cơ quan thuế, cơ quan kiểm tốn, cơ quan tài chính, Sở Tài chính TP HCM.
Hàng năm Sở Y tế TP HCM nên phối hợp với Sở Tài chính xét duyệt quyết toán các đơn vị trực thuộc hai lần một năm vào sáu tháng đầu năm và sáu tháng cuối năm thay vì một lần vào cuối năm như hiện nay nhằm nắm bắt các khoản thu chi tại các bệnh viện, hướng dẫn đơn vị chấp hành tốt chính sách chế độ của Nhà nước, kịp thời ngăn chặn những hành vi trái quy định của Nhà nước.
Hàng năm kiểm toán nhà nước nên kiểm tra ngẫu nhiên một số bệnh viện, hay những bệnh viện có nguồn thu, chi khơng rõ ràng, chấp hành chưa nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật nhằm chống tham nhũng, thất thốt, lãng phí, phát hiện và ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật; nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách, tiền và tài sản nhà nước.
Bên cạnh việc kiểm tra, kiểm sốt tài chính của các cơ quan chức năng thì cơng tác tự kiểm tra, kiểm sốt là rất cần thiết, các bệnh viện phải thường xuyên tự kiểm tra kiểm tra tài chính theo quyết định số 67/2004/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 13/08/2004 về việc ban hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”. Cơ sở để bệnh viện tự kiểm tra là các quy định của
pháp luật và quy chế chi tiêu nội bộ của bệnh viện. Quy chế chi tiêu nội bộ mà xây dựng tốt thì cơng tác tự kiểm tra sẽ có hiệu quả, mọi khoản thu, chi không đúng với quy chế chi tiêu nội bộ phải được điều chỉnh kịp thời.
Các bệnh viện cần tăng cường tự kiểm tra ở các nội dung chi đáng chú ý như: chi mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc; chi tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; chi cơng tác phí trong nước; chi tổ chức các cuộc họp, hội nghị; chi sử dụng xe ô tô, nhiên liệu xe ô tô...
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm tra tài chính-kế tốn nội bộ nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp bệnh viện đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính của đơn vị; giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc thất thốt kinh phí đối với bệnh viện do bên thứ ba hoặc nhân viên bệnh viện gây ra đồng thời giúp các nhà lãnh đạo quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của bệnh viên như con người, tài sản, nguồn vốn, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao.
Nếu không thành lập hệ thống kiểm sốt nội bộ thì các bệnh viện có thể th kiểm tốn độc lập để kiểm tốn báo cáo tài chính hàng năm. Thực hiện được như vậy công tác kế tốn, báo cáo tài chính của các bệnh viện cơng lập sẽ cung cấp thông tin cho các bộ phận quan tâm với độ chính xác , tin cậy cao.
Cần xây dựng hệ thống kế toán quản trị song song với hệ thống kế tốn tài chính nhằm thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vịtrong điều kiện các bệnh viện được giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính trong tổ chức hoạt động và theo xu hướng chuyển quy trình quản lý NSNN từ phương thức quản lý từ đầu vào sang quản lý từ đầu ra, tức là căn cứ trên hiệu quả đầu ra của công việc.
3.2.4. Ứng dụng CNTN vào cơng tác quản lý tài chính nói chung và cơng tác kế
tốn nói riêng
dụng tin học vào trong quản lý tài chính nhằm nâng cao chất lượng quản lý là việc làm hết sức có ý nghĩa. Tuy nhiên, để thực hiện tin học hố cơng tác kế tốn thành cơng và thực sự hiệu quả, các bệnh cần tổ chức triển khai đồng thời một số giải pháp sau:
- Thứ nhất, đơn vị cần có kế hoạch bố trí thời gian và có kế hoạch đào tạo bồi
dưỡng trình độ tin học cho các nhân viên kế toán, tạo điều kiện cho cán bộ kế toán thực hành thường xuyên trên máy vi tính, ứng dụng từng phần cho đến tồn bộ cơng việc kế tốn trên máy vi tính.
- Thứ hai, cùng với việc trang bị đồng bộ máy móc thiết bị và thiết kế đường
mạng, việc lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của bệnh viện là rất quan trọng. Hiện nay, thị trường phần mềm kế toán Việt Nam tương đối phong phú, tuy nhiên đa số các phần mềm khơng có khả năng linh hoạt và thích ứng với những sửa đổi, bổ sung (gần như thường xuyên) của chính sách, chế độ kế tốn tài chính. Do đó khi lựa chọn các cơng ty cung cấp phần mềm, các đơn vị nên đặc biệt lưu ý đến “tính mở” của sản phẩm và chế độ hậu mãi của nhà cung cấp.
- Thứ ba, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn cần được thực hiện đồng bộ ở các phần hành kế tốn thì mới đảm bảo khai thác tối đa hiệu quả của các ứng dụng. Các giải pháp ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kế tốn nên tính đến việc kết xuất dữ liệu được phép công khai lên mạng quản lý của bệnh viện và giải pháp tham gia vào hệ thống mạng nội bộ của đơn vị cũng như phạm vi rộng hơn để tận dụng tài nguyên và tiện ích có thể có qua mạng.
- Thứ tư, để đảm bảo tính an tồn cho dữ liệu kế tốn, trong kế tốn sử dụng máy vi tính cần phải đề cập đến kế hoạch bảo trì máy tính diệt vi rút, kế hoạch định kỳ sao dữ liệu ra đĩa mềm để cất trữ… đề phòng các sự cố về máy tính làm ảnh hưởng đến cơng việc kế tốn. Nếu cơng tác sao lưu khơng được thực hiện tốt vả nghiêm túc thì khi có sự cố xảy ra, rủi ro về an toàn dữ liệu cao hơn rất nhiều so với kế tốn thủ cơng.
- Thứ năm, thực hiện ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn cần đi
đôi với việc sắp xếp, tổ chức nhân sự đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ và hoạt động hiệu quả.
Sở Y tế TP HCM
3.3.1. Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Tùy theo quy mô của bệnh viện mà Giám đốc sẽ tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung hay phân tán hay hỗn hợp. Hầu hết các bệnh viện công lập trực thuộc Sở Y tế TP HCM đều có quy mơ lớn nên có thể xây dựng bộ máy kế tốn theo mơ hình kết hợp vừa tập trung vừa phân tán theo phương án tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính. Hiện nay với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin trong quản lý nói chung và trong tổ chức cơng tác kế tốn nói riêng, việc áp dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế toán này là phù hợp và bộ máy kế toán ở các bệnh viện được tổ chức theo mơ hình trên sẽ bao gồm:
- Phịng Kế tốn của bệnh viện sẽ thực hiện cơng việc kiểm tra, hạch tốn kế tốn các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung tồn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các bộ phận kế toán phụ thuộc, thực hiện tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán phụ thuộc hoạt động phân tán ở các khoa và của tồn bệnh viện. Trên cơ sở đó phịng kế toán tổng hợp lập báo cáo cung cấp thơng tin về tồn bộ cơng tác kế toán của đơn vị.
- Bộ phận kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán. Ở một số khoa thuộc nhóm các khoa cận lâm sàng như khoa chẩn đốn hình ảnh, khoa Xét nghiệm, khoa Dược, có nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp các số liệu từ các khoa rồi báo cáo lên cho phòng kế toán của bệnh viện.
- Bộ phận kế tốn viện phí sẽ thực hiện chức năng kiểm tra, xuất biên lai, hóa đơn và thu tiền viện phí, BHYT cuối ngày báo cáo số thu viện phí, BHYT cho phịng kế tốn của bệnh viện và nộp tiền cho thủ quỹ.
Ngồi ra trong tương lai khơng xa việc chuyển đổi phương thức lập dự toán ngân sách trên cơ sở các yếu tố đầu vào sang căn cứ vào kết quả đầu ra sẽ được áp dụng rộng rãi trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập nói chung và các cơ sơ y tế nói riêng. Bên cạnh đó áp lực cạnh tranh ngày càng lớn từ các cơ sở y tế ngồi cơng lập và các cơ sở y tế nước ngồi địi hỏi các bệnh viện phải tổ chức thêm bộ máy kế tốn làm cơng tác kế tốn quản trị, phân tích hoạt động kinh tế là hết sức cần thiết. Kế toán quản trị là quy trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và thơng đạt các số liệu tài
chính và phi tài chính cho lãnh đạo bệnh viện để lập kế hoạch, đánh giá, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ bệnh viện và đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản đó.
Các bệnh viện phải rà soát lại bộ máy kế toán về năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức. Trên cơ sở đó tiến hành sắp xếp lại bộ máy kế toán theo hướng tinh gọn, chuyên trách, hoạt động hiệu quả. Hàng năm các cơ sở cần có kế hoạch đầu tư thích đáng, bố trí cho cán bộ nhân viên tham gia các lớp học cập nhật kiến thức về chế độ, chính sách mới, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ để không ngừng cải thiện hiệu quả công việc của từng cá nhân.
3.3.2. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả cơng tác quản lý tài chính trong các bệnh viện đồng thời nâng cao tính pháp lý của cơng tác kế tốn ngay từ giai đoạn đầu, để nâng cao hiệu quả giữa tổ chức hệ thống chứng từ kế toán gắn với nâng cao hiệu quả kiểm sốt tình hình tài chính trong các bệnh viện thì cần tăng cường thực hiện các giải pháp sau:
Thứ nhất, các bệnh viện phải thực hiện lập chứng từ kế toán theo đúng mẫu chứng
từ kế tốn được Bộ Tài chính quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006; Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010. Chứng từ kế toán lập nội dung phải rõ ràng, hợp lý, hợp lệ, đúng định mức, đúng mục đích sử dụng, chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không được tẩy xố, khơng viết tắt, số tiền bằng chữ phải khớp đúng với số tiền bằng số; chữ ký trên chứng từ kế tốn phải có đầy đủ chữ ký theo các chức danh quy định trên chứng từ... Để hạn chế đến mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế tốn cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể cả thu và chi trong bệnh viện, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ.
Thứ hai, việc bảo quản chứng từ kế toán tại các bệnh viện phải được chú trọng, phải
dụng lại chứng từ khi cần thiết. Chứng từ kế toán sau khi đã sử dụng xong phải đóng tập đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định, khơng để tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt. Chứng từ bảo quản được xếp gọn gàng, khoa học theo thời gian và nội dung kinh tế như phân chứng từ tiền, vật tư, tài sản cố định, các khoản thanh tốn… để dễ dàng tìm thấy khi cần thiết.
Thứ ba, các bệnh viện phải tổ chức kế hoạch luân chuyển chứng từ cho từng loại
nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên liên tục trong bệnh viện để có thể xác định quyền lợi cũng như trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ nhằm tăng hiệu quả kiểm tra kiểm soát chứng từ trong bệnh viện.
Thứ tư, trong điều kiện ứng dụng CNTT trong công tác kế toán, việc lập chứng từ
kế tốn trên máy vi tính cần được các đơn vị nghiên cứu và vận dụng để giảm bớt khối lượng công việc. Các bệnh viện cần xây dựng các mẫu chứng từ có sẵn trong máy cho từng loại nghiệp vụ theo hướng dẫn của Chế độ kế tốn, đồng thời với q trình này, việc bảo vệ chương trình để chống vius, chống sửa chữa và lưu trữ chứng từ trên máy tính cũng cần quan tâm để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Hàng năm các bệnh viện nên lưu trữ tồn bộ thơng tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác như đĩa CD- ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản.
3.3.3. Hồn thiện hệ thống tài khoản kế tốn
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng của một hệ thống kế tốn bởi nó định dạng hệ thống thông tin được xây dựng trong đơn vị. Hiện nay các cơ sở y tế của Việt nam đều thống nhất xây dựng hệ thống tài khoản kế toán trên cơ sở Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên q trình vận dụng các tài khoản kế toán và trong hạch toán thực tế tại các đơn vị đã nảy sinh một số vấn đề còn chưa hợp lý. Do đó để phản ánh đầy đủ và cung cấp những thơng tin hữu ích hơn cho các đơn vị, hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung như sau:
Thứ nhất, đảm bảo tính khoa học và linh hoạt trong vận dụng hệ thống tài khoản
kế tốn theo đúng tính chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các bệnh viện cần phân định rõ hai hoạt động chính: hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD. Trong đó có
thể tổ chức khốn quản tại một số bộ phận độc lập như khu vực khám chữa bệnh tự nguyện (theo yêu cầu)... Trên cơ sở đó các đơn vị tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi và xác định kết quả tương ứng của từng loại hoạt động.
Thứ hai, những tài khoản như 511, 531, 312, 331, 334... cần phải mở các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng để dễ kiểm tra, theo dõi , đối chiếu từ đó tổ chức dễ dàng hệ thống báo cáo , phân tích hiệu quả hoạt động của bệnh viện cũng như theo dõi được chính xác tình hình cơng nợ bên trong, bên ngồi bệnh viện... Ví dụ TK 334 - Phải trả cán bộ công chức nên mở thêm đối tượng chi tiết là :
- 334- lương ngân sách
- 334- lương tăng thêm
- 334- thưởng trong năm
- 334- lương dịch vụ...