CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
1.3. Hệ thống dự toán ngân sách và quy trình lập dự toán ngân sách
1.3.2. Quy trình lập dự toán
Dự tốn ngân sách là cơng việc quan trọng và hữu ích trong việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy để dự tốn được chính xác, đầy đủ thì các bộ phận lập dự tốn cần hoạch định một quy trình lập dự tốn ngân sách phù hợp. Tùy thuộc vào đặc điểm quản trị khác nhau của từng doanh nghiệp mà hệ thống quy trình lập dự tốn cũng sẽ khác nhau. Dưới đây là quy trình quản lý dự tốn ngân sách của tác giả Stephen Brookson trong quyển Managing Budgets năm 2000.
Sơ đồ 1.5. Quy trình lập dự tốn ngân sách theo tác giả Stephen Brookson
Theo Stephen Brookson, quy trình lập dự tốn ngân sách được chia thành ba giai đoạn:
Giai đoạn chuẩn bị:
Đây là bước đầu tiên và là khâu quan trọng nhất trong tồn bộ quy trình lập dự tốn ngân sách. Trong giai đoạn này cần phải xác định và làm rõ các mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp trong năm kế hoạch để làm cơ sở xây dựng các báo cáo dự toán phù hợp với chiến lược kinh doanh đã đề ra.
Sau khi xác định được mục tiêu một cách rõ ràng doanh nghiệp tiến hành chuẩn hóa mơ hình dự tốn ngân sách. Dựa trên mơ hình này, nhà quản trị phối hợp dự toán ngân sách của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xem xét các cơng việc cần thiết cho việc lập dự tốn và đảm bảo rằng tất cả các công việc đã được chuẩn
Xác định mục tiêu chung của Cơng ty
Chuẩn hóa ngân sách
Đánh giá hệ thống
Thu thập thơng tin chuẩn hóa ngân sách lần đầu tiên
Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn
và phân tích
Lập dự tốn tiền mặt để theo dõi dịng tiền
Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể
Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và
dự toán
Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều không ngờ
đến
Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm
bị một cách đầy đủ và hệ thống dự tốn ngân sách được lập sẽ cung cấp thơng tin chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy cho nhà quản trị trong việc ra quyết định.
Giai đoạn soạn thảo:
Trong giai đoạn này, những bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập dự tốn tiến hành thu thập các thông tin về nguồn lực sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, các yếu tố chủ quan và khách quan có tác động và ảnh hưởng tới cơng tác lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời ước tính giá trị thu, chi. Trên cơ sở đó, thực hiện soạn thảo các báo cáo dự tốn có liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự tốn chi phí, dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán.
Giai đoạn kiểm soát:
Dự toán ngân sách là công việc quan trọng được thực hiện qua các năm, các tháng. Vì vậy, để dự tốn ngân sách ngày càng hồn thiện hơn thì phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện dự tốn ở mỗi kỳ trên cơ sở phân tích sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và dự tốn để từ đó xem xét lại thơng tin, cơ sở lập dự toán ngân sách và có những điều chỉnh cần thiết, rút kinh nghiệm cho việc lập dự toán ngân sách ở kỳ tiếp theo.