CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY VMEP
3.2. Mục tiêu hoàn thiện
Báo cáo dự tốn phải cung cấp thơng tin thích hợp, hữu ích và đáng tin cậy cho nhà quản trị trong việc ra quyết định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh cho Công ty.
Nâng cao chất lượng báo cáo dự toán ngân sách, đảm bảo các nội dung trên báo cáo dự tốn phản ánh đúng tiềm năng của Cơng ty. Xây dựng mục tiêu phù hợp với năng lực của Công ty, giúp nhà quản trị định hướng hoạt động kinh doanh trong tương lai và là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện công việc của tất cả các bộ phận.
Báo cáo dự toán ngân sách được lập phải dễ hiểu và là phương tiện truyền đạt thông tin về kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của nhà quản trị cấp cao đến các bộ phận trong Công ty.
Đảm bảo phân bổ và sử dụng các nguồn lực trong Công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
Xác định rõ các trung tâm trách nhiệm. Đảm bảo nhà quản trị của mỗi trung tâm dự tốn chịu trách nhiệm hồn thành mục tiêu dự tốn của mình.
Nâng cao ý thức về tầm quan trọng của cơng cụ dự tốn ngân sách đối với nhân viên thực hiện quản lý dự tốn. Qua đó, tăng cường sự phối hợp của tất cả các bộ phận trong q trình lập dự tốn.
3.3. Các nội dung cần hồn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty
3.3.1. Hồn thiện mơ hình lập dự tốn ngân sách
Để tận dụng tối đa các nguồn lực và phát huy tiềm năng của Công ty. Công ty nên tiến hành lập dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin từ dưới lên. Theo đó, dự tốn được xây dựng từ cấp có trách nhiệm thấp nhất đến cấp có trách nhiệm cao nhất. Mỗi bộ phận đều lập dự toán cho bộ phận mình và đệ trình lên chủ quản xét duyệt.
Phịng kinh doanh có trách nhiệm lập dự tốn tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ sau khi được lập và xét duyệt sẽ là cơ sở để bộ phận kế hoạch sản xuất lập kế hoạch sản xuất trong kỳ.
Các bộ phận căn cứ vào kế hoạch sản xuất, điều kiện, nguồn lực của đơn vị mình tiến hành lập dự toán ngân sách cho phù hợp. Báo cáo dự toán ngân sách của các bộ phận sẽ được chủ quản xem xét và điều chỉnh khi cần thiết. Sau đó, dự tốn này được trình lên cấp phó tổng giám đốc phê duyệt. Kế tốn phụ trách dự toán tồn Cơng ty căn cứ vào dữ liệu đã được duyệt tiến hành lập các báo cáo dự tốn cần thiết như dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Các báo cáo này được xét duyệt bởi Phó Tổng Giám đốc Cơng ty. Dự tốn được duyệt sẽ là dự tốn chính thức và được triển khai thực hiện cho tồn Cơng ty.
3.3.2. Hồn thiện quy trình lập dự tốn
Để dự tốn ngày càng hồn chỉnh và cung cấp dữ liệu chính xác cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, hệ thống dự tốn ngân sách tại Cơng ty nên được hồn thiện theo quy trình với các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị.
Bước 1: Xác định mục tiêu chung cho Cơng ty
Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh trong năm thực tế kết hợp với việc nghiên cứu, dự tốn tình hình trong tương lai, Ban Giám đốc đề ra mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch. Mục tiêu này được xây dựng phải phù hợp với nguồn lực, tiềm năng của doanh nghiệp và được cụ thể hóa bằng số liệu.
Bước 2: Tổ chức nhân sự dự toán
Mỗi bộ phận đề cử nhân viên quản lý dự tốn chính thức và một nhân viên hỗ trợ thay thế khi cần thiết. Nhân viên quản lý dự toán phải am hiểu chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của bộ phận mình và có kinh nghiệm trong cơng tác lập và quản lý dự toán.
Để việc theo dõi dự toán được chặt chẽ và giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện dự tốn ngân sách của các bộ phận, tiến hành tổ chức nhóm dự tốn. Mỗi nhóm dự tốn bao gồm nhiều bộ phận, và chủ quản tiến hành đề cử nhân viên quản lý dự tốn của nhóm (trưởng nhóm). Trưởng nhóm có trách nhiệm tổng hợp dự toán từ các bộ phận riêng lẻ, phân tích tình hình thực hiện dự tốn của nhóm và báo cáo cho cấp chủ quản. Đồng thời, trưởng nhóm là người liên lạc dự tốn chủ yếu khi có các vấn đề phát sinh liên quan đến dự toán của mỗi bộ phận.
Bước 3: Soạn thảo các mẫu biểu cho việc lập dự toán
Kế tốn phụ trách dự tốn tồn Cơng ty tiến hành soạn thảo các báo cáo cần thiết cho việc lập dự toán, đảm bảo các chỉ tiêu trên báo cáo dự toán được thể hiện đầy đủ và thống nhất, tạo thuận lợi cho việc tổng hợp dự toán tồn Cơng ty.
Bổ sung các dự toán đã điều chỉnh lại, bao gồm: dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý, dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Bước 4: Đánh giá cơng tác chuẩn bị dự tốn
Nhân viên chuyên trách quản lý dự tốn tồn Cơng ty tiến hành rà soát và đánh giá lại công tác chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng các báo biểu đã được soan thảo một cách đầy đủ và cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản trị.
Giai đoạn 2: Giai đoạn soạn thảo
Bước 1: Thu thập thông tin
Các bộ phận, cá nhân phụ trách dự toán ngân sách tiến hành thu thập các thơng tin và phân tích các nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập dự toán, bao gồm:
Nhân tố bên trong:
- Chính sách giá của Cơng ty trong tương lai. - Doanh thu, chi phí dự kiến trong năm kế hoạch.
- Số lượng và kết cấu sản phẩm sản xuất trong năm kế hoạch - Năng lực sản xuất của từng bộ phận trong Công ty
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm hiện hành. - Sự hỗ trợ, phối hợp giữa các bộ phận trong việc lập dự tốn ngân sách - Trình độ và năng lực quản lý dự toán của các nhân viên
Nhân tố bên ngoài:
- Sự biến động về kinh tế (lạm phát, sự thay đổi về lãi suất, tỷ giá,…) làm ảnh hưởng đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại Cơng ty.
- Những thay đổi về quy định, chính sách của Chính phủ
- Năng lực cạnh tranh của sản phẩm đối với các sản phẩm cùng loại, sản phẩm thay thế.
- Thị phần khách hàng trong năm kế hoạch.
Dựa trên các thông tin đã thu thập kết hợp với các kỹ thuật tính tốn, ước lượng, thống kê (như phân tích tương quan và kiểm tra xu hướng phát triển), Ban Giám đốc truyền đạt thơng tin thích hợp và mục tiêu thực hiện trong năm kế hoạch đến chủ quản các bộ phận, đồng thời xây dựng nguyên tắc lập dự tốn cho tồn Công ty.
Nhân viên quản lý dự toán của các bộ phận căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế kết hợp với việc thu thập các thơng tin có liên quan tiến hành xây dựng kế hoạch chi tiết cho kỳ dự toán. Dựa vào nguyên tắc chung của Công ty và kế hoạch chi tiết cần thực hiện, các bộ phận tiến hành lập dự toán ngân sách sao cho phù hợp với điều kiện và năng lực của bộ phận mình.
Bước 2: Triển khai lập dự toán
Phịng kế tốn tiến hành tổ chức họp dự tốn tồn Cơng ty nhằm triển khai nguyên tắc và hướng dẫn lập dự toán đến các nhân viên quản lý dự toán của các phịng ban. Đồng thời, phịng kế tốn giải đáp thắc mắc, hướng dẫn cách thức lập dự toán các hạng mục chi phí phát sinh mới có liên quan một cách chính xác và đầy đủ.
Kế tốn phụ trách quản lý dự tốn tồn Cơng ty cung cấp dữ liệu thực tế của năm hiện hành và biểu mẫu lập dự toán đến các bộ phận. Nhân viên quản lý dự toán của mỗi bộ phận đối chiếu số liệu và lập dự toán theo mẫu thống nhất chung của tồn Cơng ty.
Các bộ phận sau khi hoàn chỉnh việc lập dự toán, gửi dữ liệu cho nhân viên quản lý dự tốn của nhóm. Trưởng nhóm tập hợp số liệu của các phòng ban và số liệu tổng hợp của cả nhóm. Số liệu này sau khi được chủ quản xét duyệt sẽ gửi đến phịng kế tốn để tổng hợp dự tốn của tồn Cơng ty.
Số liệu dự toán được lập phải tuân thủ nguyên tắc chung của Công ty đặt ra và phù hợp với tình hình hoạt động của bộ phận trong năm kế hoạch. Mỗi bộ phận gửi số liệu dự toán phải đính kèm dữ liệu phân tích chi tiết các kế hoạch cần được thực hiện và đánh giá hiệu quả thực hiện của nó.
Trong điều kiện nguồn lực của cơng ty bị giới hạn, để thực hiện chính sách tiết giảm chi phí mà vẫn đảm bảo mục tiêu lợi nhuận đặt ra, các bộ phận cần xem xét, đánh giá mức độ quan trọng, sắp xếp thứ tự ưu tiên hàng đầu của các kế hoạch cần thực hiện để lập dự toán.
Số liệu dự toán và bảng kế hoạch chi tiết sau khi hoàn chỉnh sẽ được ký duyệt bởi phó tổng giám đốc Cơng ty.
Bước 3: Tổng hợp và xét duyệt dự tốn ngân sách tồn Cơng ty
Dữ liệu dự toán đã được duyệt của các bộ phận sẽ được gửi đến phịng kế tốn. Kế tốn phụ trách dự tốn sẽ xem xét tính hợp lý, đầy đủ về số liệu, quyền hạn xét duyệt, tiến hành tổng hợp dự tốn của tồn Cơng ty. Từ dữ liệu này, kế tốn lập các báo cáo tài chính dự tốn và báo cáo với giám đốc tài chính và Tổng Giám đốc.
Dự tốn của Cơng ty sau khi được duyệt sẽ được triển khai thực hiện và là cơ sở định hướng hoạt động cho các bộ phận nhằm đạt mục tiêu chung của Công ty.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong q trình thực hiện, nhân viên dự tốn của mỗi bộ phận cần theo dõi, phân tích chênh lệch giữa dự tốn và kết quả thực tế phát sinh hàng tháng. Phân loại thành chi phí có thể kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được nhằm tìm ra ngun nhân để có hướng khắc phục kịp thời, sử dụng quỹ dự toán phải gắn liền với hiệu quả và lợi ích mang lại.
Các bộ phận gửi dữ liệu phân tích hàng tháng đến trưởng nhóm dự tốn. Trưởng nhóm có trách nhiệm tổng hợp và phân tích chi tiết dự tốn để báo cáo chủ quản về tình hình thực hiện dự tốn của nhóm, đồng thời gửi dữ liệu này đến phòng kế tốn. Phịng kế tốn tổng hợp dữ liệu và báo cáo tình hình thực hiện dự tốn của tồn Cơng ty đến các chủ quản cấp cao nhằm cung cấp thơng tin hữu ích trong việc ra quyết định, khắc phục nhược điểm, kiểm soát trách nhiệm của các chủ quản các cấp và định hướng hoạt động kinh doanh cho Công ty trong thời gian tới.
3.3.3. Hồn thiện các báo cáo dự tốn
Công ty VMEP đã xây dựng hệ thống dự toán với một số báo cáo nhằm phục vụ công tác quản trị tại Cơng ty. Tuy nhiên, dự tốn hiện tại của Cơng ty chưa phát huy vai trị của nó trong thực tiễn quản lý.
Vì vậy, tác giả xin đề xuất xây dựng lại báo cáo dự tốn theo mơ hình ứng xử chi phí nhằm giúp Cơng ty kiểm sốt chi phí ngắn hạn và dài hạn một cách cụ thể, phục vụ công tác dự báo và định giá linh hoạt trong điều kiện cạnh tranh. Đồng thời, dự tốn theo cách này sẽ giúp Cơng ty phối hợp liên kết lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu.
Các dự toán cần được xây dựng lại bao gồm: dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
3.3.3.1. Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty được cung ứng từ các nhà cung cấp trong nước và nhập khẩu từ nước ngồi. Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp được tính như sau:
Dự tốn chi phí NVL trực tiếp =
Định mức chi phí
NVLTT cho 1 xe x
Số lượng sản xuất dự tốn của từng loại xe Trong đó:
Định mức định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã được xây dựng ở phần trên.
Đơn giá nguyên vật liệu dự toán: căn cứ vào giá nguyên vật liệu hiện tại, dự đốn tình hình biến động giá trong tương lai của nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, Cơng ty nên tìm kiếm thêm nhà cung cấp cạnh tranh để có giá tốt nhất với chất lượng sản phẩm cao nhất. Ngồi ra Cơng ty cần xem xét kế hoạch tiết giảm giá thành trong kỳ kế hoạch khi lập dự tốn chi phí nguyên vật liệu.
Khi đó: Đơn giá NVL dự toán = Đơn giá NVL kỳ hiện hành x (1-Tỷ lệ tăng/giảm giá NVL ước tính) Biểu mẫu dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp được trình bày như sau:
BẢNG DỰ TỐN CHI PHÍ NGUN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Đơn vị tính: Sản phẩm Tháng… Số lượng SX dự toán Định mức lượng NVL trực tiếp Định mức giá NVL trực tiếp Tổng Chi phí NVL trực tiếp (1) (2) (3) (4) (5) CUB 1 CUB 2 CUB 3 … Scooter 1 Scooter 2 Scooter 3 … Tổng cộng
Bên cạnh đó, Cơng ty cần lập dự toán nhu cầu mua nguyên vật liệu trực tiếp nhằm đáp ứng kịp thời lượng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, tránh tình trạng
thiếu hụt nguyên vật liệu ảnh hưởng đến quá trình sản xuất liên tục hay dư thừa nguyên vật liệu quá nhiều gây tổn thất cho cơng ty.
Biểu mẫu dự tốn nhu cầu mua nguyên vật liệu được thể hiện như bên dưới:
BẢNG DỰ TOÁN NHU CẦU MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Đơn vị tính: Sản phẩm Tháng… Số lượng SX dự toán Định mức lượng NVL trực tiếp Nhu cầu NVL SX NVL tồn kho đầu kỳ NVL tồn kho cuối kỳ Nhu cầu mua NVL Đơn giá mua NVL Trị giá mua NVL (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) CUB 1 CUB 2 CUB 3 … Scooter 1 Scooter 2 Scooter 3 … Tổng cộng
Các chỉ tiêu trong bảng dự toán được xác định như sau:
(1) Sản phẩm: là loại sản phẩm công ty sẽ sản xuất ra trong kỳ kế hoạch. (2) Số lượng SX dự toán: là dự toán số lượng của mỗi loại xe cần được sản xuất. Số liệu này do phòng kế hoạch xây dựng căn cứ theo kế hoạch tiêu thụ dự toán của công ty.
(3) Định mức lượng NVL trực tiếp: là lượng nguyên vật liệu trực tiếp đầu vào cần thiết để đảm bảo sản xuất cho một một sản phẩm đầu ra. Chỉ tiêu này được xác định theo định mức nguyên vật liệu cần thiết đã được lập.
(4) Nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất được tính như sau: Nhu cầu NVL sản xuất = Số lượng sản xuất dự toán x Định mức lượng NVLTT (5) Nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ: dựa theo nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước.
(6) Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ: là mức yêu cầu tồn kho tối thiểu đáp ứng kịp thời hoạt động sản xuất của công ty.
(7) Nhu cầu mua ngun vật liệu được tính tốn như sau:
Nhu cầu mua nguyên vật liệu = Nhu cầu NVL cần cho sản xuất + NVL tồn kho cuối kỳ - NVL tồn kho đầu kỳ (8) Đơn giá mua nguyên vật liệu:
Đơn giá
mua nguyên vật liệu =
Đơn giá NVL
kỳ hiện hành x
(1-Tỷ lệ tăng/giảm giá NVL ước tính) (9) Trị giá mua nguyên vật liệu:
Trị giá
mua nguyên vật liệu =
Nhu cầu
mua nguyên vật liệu x
Đơn giá mua nguyên vật liệu Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp được xác định theo từng tháng. Dựa trên số