CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
1.4. Các điều kiện tiền đề để một hệ thống dự toán ngân sách hữu hiệu
1.4.1. Hệ thống định mức chi phí
“Định mức chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa theo tiêu chuẩn để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh một đơn vị sản phẩm dịch vụ ở điều kiện nhất định” (Huỳnh Lợi, 2010, trang 139).
Định mức chi phí của một loại sản phẩm, dịch vụ được xây dựng từ hai yếu tố là định mức về lượng và định mức về giá.
- Định mức lượng: phản ảnh số lượng các đơn vị đầu vào như vật tư, lao động, máy móc thiết bị…sử dụng để đảm bảo thực hiện một đơn vị sản phẩm dịch vụ đầu ra.
- Định mức giá: phản ánh mức giá bình quân để đảm bảo có được một đơn vị lượng đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Cơng thức tính định mức chi phí như sau:
Định mức chi phí = ∑ Định mức lượng x Định mức giá
Các loại định mức chi phí: Căn cứ vào khả năng ứng dụng trong hoạt động, định mức chi phí được chia thành định mức lý tưởng và định mức thực hiện.
- Định mức lý tưởng: là định mức được xây dựng dựa trên điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh hồn hảo – khơng cho phép bất kỳ một sự hư hỏng hay gián đoạn nào trong quá trình sản xuất kinh doanh. Định mức lý tưởng được đưa ra để làm tiêu chuẩn phấn đấu, là cơ sở để xây dựng định mức thực hiện.
- Định mức thực hiện: là định mức được xây dựng dựa trên điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh trung bình tiên tiến. Điều này có nghĩa hoạt động sản xuất kinh doanh có thể xảy ra hư hỏng, có thể chấp nhận một vài sự cố cho phép về máy
móc thiết bị, sai sót trong q trình cung ứng, thu mua vật tư, trình độ lành nghề và sự cố gắng nhất định của người lao động có thể đạt được định mức này. Định mức thực hiện sẽ thường khác nhau ở những doanh nghiệp có quy mơ, trình độ và điều kiện khác nhau, là cơ sở để xây dựng dự tốn, phân tích chi phí, đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức.
Hệ thống định mức chi phí bao gồm: định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân cơng trực tiếp, định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bán hàng và quản lý.
1.4.2. Trách nhiệm của các bộ phận trong việc lập dự toán và giải quyết mâu thuẫn mâu thuẫn
Để có một hệ thống dự tốn ngân sách hữu hiệu, dự tốn ngân sách đó phải thể hiện đầy đủ các đặc điểm sau:
- Thành phần tham gia lập dự tốn: cơng tác lập dự tốn ngân sách phải có sự hợp tác, hỗ trợ của tất cả các bộ phận. Càng có nhiều bộ phận tham gia, phối hợp lập dự tốn thì dự tốn ngân sách càng chính xác hơn.
- Bộ phận xử lý mâu thuẫn: việc lập dự toán thường phát sinh những mâu thuẫn giữa các bộ phận trong đơn vị, do đó cần có bộ phận xử lý, giải quyết những mâu thuẫn nếu phát sinh.
- Ngồi ra, khi lập dự tốn ngân sách cịn liên quan đến yếu tố con người – đó chính là hành động, hành vi của những người tham gia lập dự tốn. Vì vậy, bên cạnh những vấn đề kỹ thuật của dự tốn, cần chú ý tính hài hịa giữa những mục tiêu cần đạt, những người thực thi dự tốn. Thơng thường khi xây dựng dự toán ở mức thấp, dự tốn dễ đạt được nhưng khơng khai thác được tiềm năng và sự phấn đấu. Ngược lại, khi xây dựng dự tốn ở mức cao thì khả năng thực hiện sẽ thấp và hay vấp phải những phản ứng của các cấp, của những người tham gia lập dự tốn. Chính vì vậy, khi lập dự tốn cần cân đối hài hịa giữa mục tiêu và lợi ích, năng lực của những người tham gia, hạn chế bớt những áp đặt từ nhà quản lý cấp trên, quy định trách nhiệm rõ ràng đối với người lập và thực hiện dự toán.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Dự toán ngân sách là phương pháp phân bổ một cách có hệ thống các nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất và con người nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Doanh nghiệp xây dựng dự toán ngân sách nhằm giám sát các công việc thực hiện hướng đến mục tiêu, giúp kiểm sốt việc chi tiêu, dự đốn dịng tiền và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Dự toán ngân sách đóng vai trị quan trọng trong việc thực hiện chức năng hoạch định và kiểm soát của nhà quản trị. Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị dự tính những gì sẽ xảy ra trong tương lai. Điều này giúp nhà quản trị dự đoán trước những nguồn lực nào đang kìm hãm hoạt động sản xuất và dự đoán lợi nhuận tăng thêm từ việc tăng thêm năng lực. Bên cạnh đó, dự toán ngân sách giúp xây dựng mục tiêu cho từng bộ phận và các cấp quản trị nhằm hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Dự toán ngân sách hoạt động bao gồm hệ thống các báo cáo dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.
Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô khác nhau của từng doanh nghiệp, dự toán ngân sách được lập theo các nguyên tắc, các loại dự tốn và mơ hình dự tốn khác nhau. Đồng thời, để phát huy tính hữu ích của dự toán trong việc ra quyết định của nhà quản trị, dự toán ngân sách của doanh nghiệp cần được xây dựng theo một quy trình hợp lý gồm đầy đủ các giai đoạn như chuẩn bị lập dự toán, soạn thảo và giai đoạn theo dõi dự toán. Các báo cáo dự tốn được xây dựng theo một trình tự nhất định từ dự tốn tiêu thụ làm cơ sở và cuối cùng là dự toán các báo cáo tài chính.
Dự tốn ngân sách hầu như ảnh hưởng đến toàn bộ các cá nhân trong tổ một chức, bao gồm những nhân viên tham gia lập dự toán ngân sách, các cấp quản trị sử dụng dự toán để ra quyết định, và những hành động của nhà quản trị được đánh giá thơng qua việc sử dụng dự tốn ngân sách. Do đó, cơng tác lập dự tốn rất cần sự tham gia, hợp tác của các cấp quản lý cũng như nhân viên các bộ phận góp phần xây dựng hệ thống dự tốn chính xác và phù hợp với tình hình thực tế.
Từ những lợi ích mà dự toán ngân sách mang lại, các doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống dự tốn, phát huy vai trị của dự toán ngân sách trong hoạt động điều hành quản trị nhằm nâng cao năng lực sản xuất và hiệu quả kinh doanh tại đơn vị.