CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông
3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách
Thực tế qua các năm Nhà trường ln hồn thành cơng tác lập dự toán ngân sách, tuy nhiên việc lập này chưa được cụ thể hóa thơng qua một quy trình cụ thể đảm bảo việc phân chia cơng việc, luân chuyển thông tin và trách nhiệm của các bên liên quan. Chính vì vậy, Nhà trường cần quan tâm xây dựng quy trình lập dự tốn ngân sách vừa nhằm hướng dẫn các bộ phận thực hiện, vừa giúp ích cho cơng tác quản lý.
Dưới đây là một quy trình lập dự tốn ngân sách mà Nhà trường có thể tham khảọ12
(Ngồi các biểu mẫu Nhà trường đang áp dụng tác giả xin đề xuất thêm biểu mẫu từ
biểu 01 đến biểu 13 được trình bày chi tiết tương ứng trong phụ lục từ phụ lục 3.1
52
STT Trách nhiệm Sơ đồ quy trình Biểu mẫu
1 Các đơn vị Biểu 01, 02, 04, 06, 07, 08, 09, 10, 12 2 Các ban chức năng phòng Biểu 03, 05, 06, 08, 09, 10, 11, 12, 13 3 Kế toán viên Các biểu dự toán nhà nước quy định 4 Trưởng phịng Tài chính - Kế tốn 5 Hiệu trưởng 6 Trưởng phịng Tài chính - Kế toán 7 Trưởng các đơn vị
Nhu cầu, đề xuất sử dụng kinh phí Thu thập thơng tin số liệu và soạn thảo dự toán
Xây dựng dự toán ngân sách của đơn vị
Xem xét, tổng hợp
Tổng hợp dự toán các đơn vị, lập dự tốn chung cho tồn trường
Soát xét
Phê duyệt
Lập thủ tục trình Bộ phê duyệt
Nhận kết quả phê duyệt từ cấp trên. Xem xét điều chỉnh dự tốn của Trường theo kết quả phê duyệt
Thơng báo cơng khai dự tốn ngân sách được giao
Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện Không đạt Không đạt Không đồng ý Đồng ý Đạt Đạt Đạt
53
Với quy mô hoạt động của trường tương đối rộng và bộ máy quản lý gồm
nhiều bộ phận trực thuộc vì vậy để triển khai cơng tác xây dựng dự toán cho năm kế hoạch cần thực hiện:
- Phịng Tài chính – Kế tốn đại diện cho Ban Giám hiệu ban hành hướng dẫn xây dựng dự toán ngân sách cho năm saụ Trong nội dung hướng dẫn cần quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và thời gian thực hiện. Đồng thời, Nhà trường cần bổ sung thêm các biểu mẫu thu, chi chi tiết cho các hoạt động giúp các bộ phận dễ dàng thực hiện.
- Các bộ phận tiến hành lập dự tốn kinh phí theo nội dung hướng dẫn cho từng loại kinh phí liên quan trực tiếp đến hoạt động của bộ phận mình. Khi thực hiện lập phải bám sát theo hướng dẫn của phịng Tài chính – Kế tốn. Thơng tin sau khi
được tổng hợp sẽ lập theo những mẫu quy định cụ thể gửi lên các phòng, ban liên
quan. Các phòng, ban thực hiện xem xét, kiểm tra và tổng hợp thông tin từ các bộ phận sau đó gửi lên Phịng Tài chính – Kế tốn. Phịng Tài chính – Kế tốn tiếp nhận và kiểm tra sự chính xác, hợp lý của các khoản mục được lập trong dự toán. Tổng hợp đối chiếu với tình hình thực hiện dự tốn so với năm trước, năm hiện tại để làm cơ sở hình thành lên bản dự tốn hồn chỉnh gửi lên Ban Giám hiệu phê duyệt.
- Ban Giám hiệu sẽ cùng các phòng, ban chức năng đánh giá lại và thống nhất một bản dự tốn chính thức gửi tới Bộ Giáo dục và Đào tạo (Vụ Kế hoạch và Tài chính).
- Dự tốn sau khi được duyệt Trưởng phịng Tài chính – Kế tốn sẽ thực hiện phân bổ sao cho phù hợp với các hoạt động của trường. Đồng thời cần thực hiện cơng khai dự tốn ngân sách được Nhà nước giao tới các bộ phận. Trong q trình cấp phát và sử dụng kinh phí, Nhà trường cần bố trí bộ phận chuyên trách về dự tốn theo dõi,
giám sát các bộ phận để có biện pháp điều chỉnh kịp thời đảm bảo nguyên tắc tiết
kiệm, hiệu quả. Hơn nữa giai đoạn theo dõi sẽ giúp đơn vị biết được bất cập trong quá trình lập dự tốn từ đó hồn thiện cơng tác lập dự toán.
54