tính hữu ích thơng tin cho quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện mục tiêu hệ thống kế tốn chi phí
Từ sự nghiên cứu cơ sở luận ở chương 1 và tìm hiểu thực tiễn hệ thống kế tốn chi phí của công ty trong chương 2 cho thấy hệ thống kế tốn chi phí khơng chỉ dừng lại ở phạm vi cung cấp thơng tin cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính mà cịn phải cung cấp thơng tin cho các nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị như hoạch định, kiểm soát, đo lường, đánh giá thành quả hoạt động. Do đó hệ thống kế tốn chi phí của cơng ty cần phải hướng đến đảm bảo đầy đủ ba mục tiêu: - Cung cấp thông tin để đo lường giá vốn, đo lường kết quả, hiệu quả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát, đánh giá tình hình, kết quả, hiệu quả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Cung cấp thông tin để định hướng chi phí, định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh trong môi trường hiện nay.
3.2.2. Giải pháp hồn thiện mơ hình kế tốn chi phí
Cơng ty TNHH Yahon thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa nên việc tổ chức bộ máy kế toán cần phải chú ý đến tài chính, nhân lực. Nghĩa là chi phí để
hồn thiện hệ thống kế tốn chi phí phải phù hợp và nhỏ hơn lợi ích mang lại. Vì vậy, Cơng ty nên tiến hành tổ chức theo mơ hình hỗn hợp nghĩa là mơ hình tổ chức kế toán gắn kết hệ thống kế toán quản trị và hệ thống kế tốn tài chính trong một hệ thống kế toán thống nhất với bộ máy kế tốn chung và cơng tác kế toán chung. Các bộ phận kế tốn có chức năng thu thập và cung cấp thơng tin kế tốn vừa tổng hợp, vừa chi tiết. Kế tốn tài chính sẽ thực hiện các cơng việc kế tốn tài chính như trước đây. Cịn kế tốn chi phí sẽ được chuyển giao cho KTQT chi phí. Kế tốn quản trị chi phí thực hiện các cơng việc kế tốn chi phí định kỳ trích xuất số liệu chuyển cho kế tốn tài chính và đặt trọng tâm vào việc thực hiện xây dựng, kiểm tra, xác định và hoạch định các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Bộ máy kế tốn tại cơng ty được thể hiện qua (Sơ đồ 3.2)
Sơ đồ 3.1. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn 3.2.3. Giải pháp hoàn thiện cấu trúc hệ thống kế tốn chi phí.
Trên cơ sở lý luận và yêu cầu thực tiễn hồn thiện hệ thống kế tốn chi phí trong mơi trường cạnh tranh hiện nay, mơ hình kế tốn chi phí của cơng ty phải đặt trên nền tảng tiếp cận, xử lý, cung cấp thơng tin chi phí theo nhiều khía cạnh khác nhau đáp ứng cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau.
Trên cơ sở tiếp cận này, cấu trúc hệ thống kế toán chi phí bao gồm năm thành phần cơ bản đó là thơng tin chi phí đầu vào, phương pháp đánh giá hàng tồn kho, phương pháp tập hợp chi phí, phương pháp tính giá vốn, giá thành và ghi nhận thông tin chi phí trên hệ thống sổ kế toán. Những thành phần này được lựa chọn, sắp xếp linh hoạt trong nội dung, quy trình kế tốn chi phí để đảm bảo cho mục tiêu vừa cung cấp thơng tin cho kế tốn tài chính vừa cung cấp thơng tin cho quản trị. Cụ thể:
Kế toán trưởng
Về thơng tin chi phí đầu vào: hệ thống kế tốn chi phí ngồi việc gắn liền
với lựa chọn cơ sở thơng tin chi phí đầu vào theo chi phí thực tế, thì có thể lựa chọn cơ sở thơng tin chi phí đầu vào theo chi phí thực tế kết hợp với chi phí ước tính, hay theo chi phí định mức. Thơng tin được đo lường theo chi phí thực tế kết hợp với chi phí ước tính hay chi phí định mức sẽ cung cấp thông tin về giá thành đơn vị sản phẩm tại bất cứ thời điểm đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhà quản trị, phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Ngồi ra đo lường chi phí theo chi phí định mức sẽ trở thành cơng cụ phục vụ cho các hoạt động hoạch định và dự toán, chênh lệch giữa chi phí định mức và chi phí thực tế cung cấp một thước đo thành quả và được sử dụng để kiểm sốt chi phí.
Về phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Cơng ty có thể lựa chọn các
phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phương pháp biến phí, hay phương pháp tồn bộ. Với mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính thì cơng ty áp dụng theo phương pháp tồn bộ (phương pháp tính tồn bộ chi phí sản xuất vào hàng tồn kho, các chi phí khác ngồi sản xuất tính vào chi phí thời kỳ); với mục tiêu cung cấp thông tin cho quản trị thì cơng ty áp dụng theo phương pháp nguyên vật liệu trực tiếp (chỉ tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào hàng tồn kho, các chi phí khác được tính tồn bộ vào chi phí thời kỳ) hoặc theo phương pháp biến phí (tính tồn bộ biến phí sản xuất cho hàng tồn kho, cịn các chi phí khác tính vào chi phí thời kỳ).
Về phương pháp tập hợp chi phí: Đặc điểm sản xuất của Công ty là vừa
sản xuất theo đơn đặt hàng, vừa sản xuất theo kế hoạch sản xuất để bán ra bên ngoài vì vậy cơng ty có thể áp dụng phương pháp tập hợp chi phí theo đơn đặt hàng; theo quy trình sản xuất; hay theo sự kết hợp giữa đơn đặt hàng và quy trình sản xuất.
Về giả thuyết dòng luân chuyển chi phí: Cơng ty đang áp dụng phương
pháp bình quân gia quyền là thích hợp. Việc lựa chọn các phương pháp này trong tính giá vốn, giá thành sản phẩm thường chịu sự chi phối đặc điểm của chi phí hơn là nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng chi phí.
Về phương pháp ghi nhận thơng tin chi phí trên sổ kế tốn: Hiện cơng ty
đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp vì nó vừa đáp ứng được nhu cầu thơng tin cho lập và trình bày báo cáo tài chính vừa cung cấp thơng tin cho quản trị.
3.2.4. Giải pháp hồn thiện quy trình hệ thống kế tốn chi phí.
Trên cơ sở này, quy trình kế tốn chi phí gồm hai phần chính: thứ nhất - các nội dung, thành phần theo yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính, thứ hai – các nội dung và thành phần phục vụ chức năng quản trị. Việc xác định các nội dung và thành phần phục vụ chức năng quản trị là phần linh hoạt của quy trình kế tốn chi phí. Cụ thể, với phương thức tiếp cận chi phí ngồi việc tiếp cận chi phí theo phương pháp tồn bộ cần tiếp cận chi phí theo phương pháp trực tiếp để đáp ứng yêu cầu quản trị; ghi nhận, tập hợp, phân tích chi phí ngồi việc chi phí được ghi nhận theo cơ sở thực tế thì hệ thống kế tốn chi phí có thể ghi nhận trên cơ sở lựa chọn linh hoạt chi phí thực tế, chi phí thực tế kết hợp với chi phí ước tính hoặc chi phí định mức; lập báo cáo ngoài việc được thực hiện vào cuối kỳ theo yêu cầu kế tốn tài chính thì cần lập các báo cáo theo yêu cầu quản trị ở bất kỳ thời điểm nào.
Quy trình kế tốn chi phí có thể được xây dựng như sau (Sơ đồ 3.1)
Sơ đồ 3.2. Quy trình kế tốn chi phí tại cơng ty
Chi phí thực tế phát sinh Ghi nhận chi phí trên hệ thống tài khoản (1) Giá vốn sản phẩm theo nguyên tắc, quy định của chính sách, chế độ chung
kế tốn tài chính (2)
Thơng tin phục vụ cho nhu cầu lập và trình bày trên báo cáo tài chính
Chi phí khác (ngồi chi phí
thực tế)
Phân tích chi phí theo các mơ hình, chỉ tiêu quản trị chi
phí, quản trị hoạt động kinh doanh (3)
Thông tin phục vục cho nhu cầu quản trị chi
phí, quản trị hoạt động kinh
Theo quy trình này hệ thống kế tốn chi phí gồm ba bước:
- Bước thứ nhất: Xác định, phân loại và ghi nhận thơng tin chi phí đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh
- Bước thứ hai: Phân tích, ghi nhận và báo cáo thơng tin chi phí theo u cầu lập, trình bày trên báo cáo tài chính
- Bước thứ ba: Phân tích, ghi nhận và báo cáo thơng tin chi phí cho mục tiêu quản trị
Ghi chú :
(1) Chi phí được ghi nhận và phân loại thành các khoản mục chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung và các chi phí thời kỳ như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
(2) Giá vốn sản phẩm theo chế độ kế tốn chung được tính theo phương pháp toàn bộ. Theo phương pháp này, về cơ bản, giá vốn sản phẩm = Tổng chi phí sản xuất / Kết quả sản xuất tương ứng.
(3) Chi phí theo các mơ hình quản trị chi phí, quản trị hoạt động về cơ bản được phân loại theo những tiêu thức sau:
- Phân loại chi phí theo mơ hình ứng xử, chi phí gồm có biến phí và định phí. Biến phí là những chi phí có tổng số thay đổi theo mức độ hoạt động hay xét trên một đơn vị mức độ hoạt động biến phí đơn vị là hằng số. Định phí là là những chi phí có tổng số không thay đổi theo mức độ hoạt động hay xét trên một đơn vị mức độ hoạt động định phí đơn vị biến đổi tỷ lệ nghịch với mức động hoạt động. Cách phân tích chi phí này giúp chuyển tải thơng tin chi phí cho các hoạt động quản trị cơ bản như hoạch định, kiểm soát, ra quyết định liên quan đến chi phí.
- Phân loại theo khả năng định mức, chi phí gồm có chi phí định mức được và khơng định mức được. Chi phí định mức được (standard cost) là những chi phí thể hiện rõ mối quan hệ giữa chi phí với kết quả hoạt động (quan hệ giữa nguồn lực sử dụng đầu vào với kết quả đầu ra (input – output)). Những chi phí này thường gắn liền với các hoạt động sản xuất, kinh doanh sản phẩm, hoạt động phục vụ. Chi phí khơng định mức được (discretionary cost) là những chi phí khơng thể hiện rõ mối
quan hệ giữa chi phí với kết quả hoạt động (quan hệ giữa nguồn lực sử dụng đầu vào với kết quả đầu ra (input – output)). Những chi phí này thường gắn liền với thực hiện các chức năng, nhiệm vụ trong tổ chức, quản lý của các phòng ban quản lý chức năng. Cách phân tích chi phí này giúp chuyển tải thơng tin chi phí cho các hoạt động quản trị cơ bản như xây dựng định mức và lựa chọn các kỹ thuật kiểm sốt, ra quyết định có liên quan đến chi phí.
Do cơng ty TNHH Yahon thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa nên khó có thể áp dụng quy tình kế tốn chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (ABC) vì vậy cơng ty vẫn nên áp dụng quy tình kế tốn chi phí cổ điển nhưng có sự cải tiến, mở rộng tiêu thức phân bổ chi phí. Cụ thể, ở đây, việc tập hợp chi phí thay vì tập hợp chi phí cho từng bộ phận có thể tập hợp riêng cho biến phí, định phí và từ đó phân bổ biến phí (theo tiêu thức kết quả), định phí (theo hệ số phân bổ dài hạn) cho từng đối tượng chịu chi phí để đáp ứng cho yêu cầu cung cấp thông tin cho mục tiêu quản trị. Cơng ty có thể chọn lựa những quy trình kế tốn chi phí và tính giá thành theo đơn đặt hàng (Hình 3.1) hoặc theo quy trình sản xuất ( Hình 3.2), hoặc quy trình hỗn hợp ( Hình 3.3)
Hình 3.1: Quy trình kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm theo cơng việc
Với quy trình Hình 3.1, áp dụng cho trường hợp cơng ty sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc những sản phẩm cá biệt. Trên cơ sở từng đơn đặt hàng, kế toán tiến hành tập hợp chi phí cho từng đơn đặt hàng. Để đáp ứng cho mục tiêu cung cấp
CP NVLTT CP NCTT CP SXC Sản phẩm đang chế tạo Công việc 1 Công việc 2 Công việc 3 Thành phẩm tồn kho Giá vốn hàng bán
thông tin lập báo cáo tài chính, chi phí được tập hợp trên cơ sở chi phí thực tế và chi tiết theo từng khoản mục. Cuối kỳ, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí và tính giá thành đơn vị. theo nguyên lý : chi phí mỗi đơn vị sản phẩm = Tổng chi phí sản xuất đầu vào / Kết quả sản xuất đầu ra tương ứng của mỗi đơn hàng. Trên cơ sở này, tính chi phí sản xuất dở dang và tính tổng giá thành. Đồng thời với quá trình trên, kế tốn tiến hành phân tích các khoản mục chi phí thành biến phí, định phí và chi phí kiểm sốt được, chi phí khơng kiểm sốt được để tổng hợp và lập báo cáo thơng tin chi phí phục vụ quản trị.
Hình 3.2: Quy trình kế tốn chi phí và tính giá thành sản theo quy trình sản xuất
Với quy trình Hình 3.2, áp dụng cho trường hợp công ty sản xuất các sản phẩm đơn chiếc và sản xuất hàng loạt. Trên cơ sở từng giai đoạn của quy trình sản xuất, kế tốn tiến hành tập hợp chi phí cho từng đơn đặt hàng. Để đáp ứng cho mục tiêu cung cấp thơng tin lập báo cáo tài chính, chi phí được tập hợp trên cơ sở chi phí thực tế và chi tiết theo từng khoản mục. Cuối kỳ, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí và tính giá thành đơn vị theo một trong hai giả thuyết luân chuyển chi phí là phương pháp bình qn gia quyền hay phương pháp nhập trước xuất trước. Trên cơ sở này, tính chi phí sản xuất dở dang và tính tổng giá thành từng giai đoạn theo nguyên lý : chi phí mỗi đơn vị sản phẩm = Tổng chi phí sản xuất đầu vào / Kết quả sản xuất đầu
CP NVLTT CP NCTT CP SXC Sản phẩm đang chế tạo: Bộ phận sản xuất A Sản phẩm đang chế tạo: Bộ phận sản xuất B Thành phẩm tồn kho Giá vốn hàng bán
ra tương ứng của mỗi giai đoạn. Đồng thời với quá trình trên, kế toán tiến hành phân tích các khoản mục chi phí thành biến phí, định phí và chi phí kiểm sốt được, chi phí khơng kiểm sốt được để tổng hợp và lập báo cáo thơng tin chi phí phục vụ quản trị.
Hình 3.3: Quy trình kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm hỗn hợp
Với quy trình Hình 3.3, áp dụng cho trường hợp công ty sản xuất các sản phẩm vừa có những đặt trưng riêng về sử dụng vật tư, lao động và vừa có những đặc trưng chung trong phát sinh chi phí chung. Trên cơ sở đặc trưng riêng về sử dụng vật tư, lao động ở từng giai đoạn của quy trình sản xuất, kế tốn tiến hành tập
Chi phí trực tiếp (CPNVLTT) Quy trình sản xuất Lô hàng 1 Lô hàng 2 Bộ phận A Quy trình sản xuất Thành phẩm Lơ hàng 1 Bộ phận B Lô hàng 1 Lô hàng 2 Chi phí gián tiếp CPNCTT CPSXC
hợp chi phí vật tư, lao động cho từng cơng đoạn của quy trình sản xuất và chi phí sản xuất chung được tập hợp chung sau đó chọn tiêu thức phân bổ để phân bổ cho từng đối tượng. Tiêu thức phân bổ có thể chọn một hay nhiều tiêu thức. Để đáp ứng cho mục tiêu cung cấp thông tin lập báo cáo tài chính, chi phí được tập hợp trên cơ sở chi phí thực tế và chi tiết theo từng khoản mục. Cuối kỳ, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí và tính giá thành đơn vị theo một trong hai giả thuyết luân chuyển chi phí là phương pháp bình qn gia quyền hay phương pháp nhập trước xuất trước. Trên cơ sở này, tính chi phí sản xuất dở dang và tính tổng giá thành từng giai đoạn theo nguyên lý: chi phí mỗi đơn vị sản phẩm = Tổng chi phí sản xuất đầu vào / Kết