1.3. Hệ thống kế tốn chi phí; các bộ phận cấu thành và quy trình của hệ thống
1.3.3. Quy trình kế tốn chi phí doanh nhiệp
Quy trình kế tốn chi phí là trật tự các bước tiến hành hệ thống kế tốn chi phí. Vì vậy, từ những mục tiêu khác nhau, quy trình kế tốn chi phí cũng sẽ có những trật tự tiến hành khác nhau.
Quan sát quy trình kế tốn chi phí, hiện nay phổ biến hai quy trình kế tốn chi phí cơ bản. Đó là quy trình kế tốn chi phí của những hệ thống kế tốn chi phí cổ điển và quy trình kế tốn chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (Sơ đồ 1.1)
Quy trình kế tốn chi phí cổ điển
Quy trình kế tốn chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (ABC)
Nguồn lực kinh tế sử dụng Nguồn lực kinh tế sử dụng
Hoạt động phát sinh chi phí
Đối tượng chịu chi phí (Sản phẩm, dịch vụ)
Đối tượng chịu chi phí (Sản phẩm, dịch vụ)
Sơ đồ 1.1. Các quy trình kế tốn chi phí
Với quy trình kế tốn chi phí cổ điển, kế tốn chi phí thường tiến hành phân tích sự tiêu dùng nguồn lực của từng bộ phận, tập hợp chi phí sử dụng nguồn lực kinh tế cho từng bộ phận. Sau đó, chọn tiêu thức để phân bổ chi phí đầu vào cho kết quả đầu ra (từng sản phẩm, dịch vụ). Quy trình kế tốn chi phí này thích hợp cho những hoạt động sản xuất kinh doanh chi phí gián tiếp, chi phí ngồi sản xuất chiếm một tỷ trọng nhỏ hay chi phí trực tiếp, chi phí sản xuất chiếm một tỷ trọng lớn; sự phát sinh chi phí đầu vào chịu ảnh hưởng chủ yếu bởi một hoạt động hoặc chi phí đầu vào quan hệ tỷ lệ với kết quả đầu ra. Quy trình kế tốn chi phí này đơn giản, khơng địi hỏi cao về kỹ thuật tập hợp, phân bổ chi phí và tính giá thành. Vì vậy, mặc dù quy trình kế tốn chi phí này đã lạc hậu, việc phân bổ chi phí khơng được
chính xác cao nhưng vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng trên cơ sở cải tiến, mở rộng tiêu thức phân bổ chi phí. Cụ thể, ở đây, việc tập hợp chi phí thay vì tập hợp tất cả chi phí cho từng bộ phận có thể tập hợp riêng cho biến phí, định phí và từ đó phân bổ biến phí (theo tiêu thức kết quả), định phí (theo hệ số phân bổ dài hạn) cho từng đối tượng chịu chi phí như sản phẩm, dịch vụ.
Với quy trình kế tốn chi phí dựa trên cơ sở hoạt động, kế tốn thường tiến hành phân tích sản phẩm, dịch vụ để xác định những hoạt động phát sinh chi phí, nguồn lực sử dụng cho từng hoạt động. Sau đó, tập hợp chi phí theo từng hoạt động và phân bổ chi phí đầu vào cho sản phẩm, dịch vụ theo các tiêu thức đo lường hoạt động phát sinh chi phí. Quy trình kế tốn chi phí này thích hợp cho những hoạt động sản xuất kinh doanh mà chi phí gián tiếp, chi phí ngồi sản xuất chiếm tỷ trọng lớn và có xu hướng ngày càng tăng cao. Mặc dù quy trình kế tốn chi phí này đạt được sự phân bổ chi phí chính xác cho từng sản phẩm, dịch vụ nhưng việc thực hiện quy trình này hết sức phức tạp, vì vậy, quy trình kế tốn chi phí này chỉ được áp dụng rất hạn chế trong những doanh nghiệp có trình độ, điều kiện nhất định về khoa học kỹ thuật cơng nghệ tính tốn, và đặc biệt là những hoạt động chi phí ngồi sản xuất, chi phí gián tiếp ngày càng tăng cao. Ngoài ra, trong thực tiễn, để đơn giản, các doanh nghiệp cũng có thể đơn giản quy trình kế tốn chi phí này bằng cách tập hợp và phân bổ chi phí theo từng loại biến phí, định phí (Kim Langfield – Smith, Helen Thorne, Ronald Hilton (2012), Management Accounting Information for Creating and Managing Value, Mc Graw-Hill Australia, page 197)
Với phân tích các quy trình kế tốn chi phí trên chứng minh rằng việc chọn lựa quy trình kế tốn chi phí cũng là một vấn đề kỹ thuật quan trọng. Ở đây, không phải đề cập đến sự lạc hậu hay hiện đại của quy trình kế tốn chi phí mà là sự lựa chọn phù hợp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm chi phí, điều kiện hoạt động và mục tiêu cụ thể của kế tốn chi phí ở từng doanh nghiệp.
Hiện nay, trong những doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hệ thống kế tốn chi phí và tính giá thành truyền thống, quy trình kế tốn chi phí và tính giá thành thường được thực hiện cụ thể qua các Hình 1.3, Hình 1.4, Hình 1.5
Hình 1.3. Quy trình kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm theo cơng việc
(Kim Langfield-Smith et.al., 2012.)
Hình 1.4: Quy trình kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm theo quy trình sản xuất
(Kim Langfield-Smith et.al., 2012.)
CP NVLTT CP NCTT CP SXC Sản phẩm đang chế tạo Công việc 1 Công việc 2 Công việc 3 Thành phẩm tồn kho Giá vốn hàng bán CP NVLTT CP NCTT CP SXC Sản phẩm đang chế tạo: Bộ phận sản xuất A Sản phẩm đang chế tạo: Bộ phận sản xuất B Thành phẩm tồn kho Giá vốn hàng bán
Hình 1.5: Quy trình kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm hỗn hợp
(Kim Langfield-Smith et.al., 2012.)