2.4. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh
2.4.2. Công tác triển khai thiết kế hay lựa chọn phần mềm kế toán:
Việc lựa chọn phần mềm nào để đưa vào sử dụng phục vụ cho cơng tác kế tốn là một phần việc rất quan trọng. Việc nó quan trọng thế nào hay đặc điểm các loại phần mềm thế nào chúng ta đã có nói qua ở các phần trên. Sau q trình khảo sát, chúng ta có được thống kê kết quả khảo sát về thực trạng triển khai thiết kế hay lựa chọn phần mềm như sau:
Dựa vào biểu đồ 2.2. Ta thấy, đối với việc lựa chọn phần mềm nào được sử dụng tại doanh nghiệp, có đến 65/100 doanh nghiệp để cho kế tốn trưởng làm cơng
30 65 0 5 0 10 20 30 40 50 60 70
Giám đốc Kế toán trưởng Ban tư vấn CNTT Tư vấn bên ngoài
Biểu đồ 2.2: Quyền quyết định sử dụng phần mềm
việc này, trong khi giám đốc quyết định việc này tại 30/100 doanh nghiệp, khơng có doanh nghiệp nào thành lập ban tư vấn công nghệ thông tin để thực hiện công việc này và có 5 doanh nghiệp nhờ sự can thiệp của tư vấn bên ngoài. Điều này chứng tỏ việc lựa chọn phần mềm sử dụng tại các doanh nghiệp không thực hiện theo đúng quy trình. Đơi khi việc này sẽ mang lại lợi ích là khơng làm mất nhiều thời gian của doanh nghiệp nhưng việc lựa chọn chỉ dựa vào cá nhân không phải là cách làm khi chúng ta hướng đến những lợi ích lâu dài trong tương lai. Việc chọn sai sẽ rất kho sửa, mà có sửa thì lại càng tốn nhiều cơng sức hơn là chúng ta làm lần đầu.
Bảng 2.3: Các phần mềm kế toán đang sử dụng tại các doanh nghiệp
STT Tên phần mềm
Thương mại Tự
thiết kế
Trong
nước Nước ngồi Đóng gói Thiết kế riêng 1 AC SOFT 1 X 2 EFFECT 2 X 3 BRAVO 7.0 4 X 4 UNESCO 2 X 5 MISA SME.NET 2010 10 X 6 MISA SME.NET 2012 30 X 7 ACCESS 5 X 8 EXCEL 36 X 9 TTV ACCOUNTING 2013.NET 1 X 10 ACCOUNT-NET 5 X 11 BASIC ACCOUNTING 1 X 12 KHỔNG MINH HÀ 1 X 13 NHẤT NGHỆ TINH 1 X
14 Mankichi Kanjo System 1 X
Tổng số 59 0 41 99 1
Nguồn: Theo số liệu khảo sát của tác giả
Với số liệu trong bảng 2.3, ta thấy rằng đến 99/100 doanh nghiệp được khảo sát sử dụng phần mềm sản xuất trong nước, việc này là phù hợp bởi với quy mô và đặc điểm kinh doanh của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh hiện tại, với việc sử dụng phần mềm trong nước sẽ giúp doanh nghiệp trong nhiều mặt khác nhau. Việc đầu tiên là doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản rất lớn cho chi phí bản quyền
– một loại chi phí mà thường các sản phẩm trí tuệ của nước ngồi có giá rất cao. Thứ hai là việc sử dụng các phần mềm trong nước sẽ giúp các doanh nghiệp vận hành hệ thống kế toán tại doanh nghiệp phù hợp với luật định tại Việt Nam. Cuối cùng, với đại đa số quy mô của doanh nghiệp tại tỉnh Bạc Liêu là vừa và nhỏ, thì việc sử dụng phần mềm trong nước cũng đã đáp ứng được hầu hết các yêu cầu, nếu sử dụng phần mềm nước ngồi thì là một vấn đề lãng phí. Duy nhất chỉ có 1/100 doanh nghiệp được khảo sát sử dụng phần mềm kế toán được sản xuất tại nước ngồi. Đó là cơng ty TNHH Thủy sản Nigico, 100% vốn đầu tư bởi công ty Nippon Suisan Kaisha Ltd (NISSUI) Nhật Bản, cho nên công ty cũng sử dụng phần mềm Mankichi Kanjo System – một phần mềm kế toán được sản xuất tại Nhật Bản.
Cũng từ số liệu của bảng 2.3, có đến 41/100 doanh nghiệp tự thiết kế phần mềm để phục vụ cho cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp. Một vấn đề được tác giả ghi nhận là hầu như những doanh nghiệp nằm trong số này là những chi nhánh hạch tốn phụ thuộc (Cơng ty TNHH Thủy sản Nam Miền Trung; Chi nhánh Công ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Hoàng Phát), chỉ phụ trách ghi nhận số liệu, định kỳ gởi về
cơng ty mẹ để hạch tốn lên sổ sách, hoặc là những doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH với quy mô vốn kinh doanh nhỏ, bộ máy kế tốn cịn đơn giản (Công ty TNHH MTV XD Đặng Gia; Công ty TNHH MTV Xây dựng Kiến Phát Hưng; Công ty TNHH MTV Minh Tiến Bạc Liêu). Với việc sử dụng phần mềm Excel và Access
để thiết kế thành một công cụ phục vụ cho cơng việc kế tốn, nó sẽ có một lợi ích là có thể điều chỉnh ngay khi thử nghiệm với số liệu thực tế, cho đến khi nó đáp ứng được mục đích cơng việc thì dừng lại. Tuy nhiên, do tính chun nghiệp khơng cao, không được thử nghiệm tại nhiều doanh nghiệp khác nhau, việc thiết kế chỉ do một hoặc một vài nhân viên (khơng có quy trình thiết kế chuẩn hóa như những cơng ty sản xuất phần mềm) nên hiệu quả của công việc cũng ở một hạn chế nhất định.
Số còn lại, 59/100 doanh nghiệp sử dụng phần mềm thương mại, và tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm đóng gói, khơng có doanh nghiệp nào thuê tổ chức hoặc cá nhân thiết kế để sử dụng riêng cho doanh nghiệp của mình. Nổi bật
trong số những phần mềm đóng gói được các doanh nghiệp sử dụng thì chúng ta thấy có đến 40/59 (chiếm tỷ lệ 68%) doanh nghiệp sử dụng phần mềm MISA SME.NET (phiên bản 2010 và phiên bản 2012). Với kết quả này, tác giả có thực hiện khảo sát thêm ý kiến về lý do tại sao chọn phần mềm MISA SME.NET tại một số doanh nghiệp thì chủ yếu rơi vào 2 trường hợp, một là được nhiều người giới thiệu về phần mềm này, hai là giá cả phù hợp, và thực tế là giá của phần mềm MISA SME.NET 2012 cũng chỉ ở mức 9.950.000 đồng/gói.
Nhìn chung, dù đây chỉ là kết quả khảo sát mang tính đại diện, nhưng chúng ta cũng thấy được phần nào xu hướng lựa chọn phần mềm tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh. Có thể tóm gọn lại bằng những đặc điểm như: 1) Khơng tổ chức quy trình lựa chọn, mà Giám đốc hoặc kế toán trưởng là người quyết định phần mềm nào được sử dụng; 2) Các doanh nghiệp với quy mô kinh doanh nhỏ hầu như tự thiết kế phần mềm kế toán dựa trên Excel hay Access để sử dụng; 3) Trong tất cả các phần mềm đóng gói, MISA SME.NET được lựa chọn nhiều nhất với lý do được giới thiệu nhiều và giá cả phù hợp với quy mô doanh nghiệp.