3.1.1. Quan điểm về sự tuân thủ:
Tuân thủ ở đây có nghĩa là tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan về việc lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán. Các doanh nghiệp khi lựa chọn và sử dụng phần mềm phục vụ cho cơng tác kế tốn phải đặc biệt thận trọng trong vấn đề này. Cũng giống như việc làm kế tốn bằng thủ cơng, việc sử dụng phần mềm để làm cơng tác kế tốn cũng phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế tốn khơng được làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán trong các nội dung như: chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống các báo cáo tài chính… Đối với việc lựa chọn phần mềm, trong Mục 2, 3 Phần III của Thơng tư 103/2005/TT-BTC có nêu rõ các vấn đề như Nhà nước khuyến khích các đơn vị kế tốn áp dụng phần mềm kế toán nhưng phần mềm kế toán phải phù hợp với các tiêu chuẩn, điều kiện hướng dẫn tại Thông tư hay việc đơn vị kế toán đang áp dụng phần mềm kế toán nếu xét thấy phần mềm kế tốn đó khơng đảm bảo các tiêu chuẩn và điều kiện hướng dẫn tại Thơng tư thì phải có kế hoạch nâng cấp, hồn thiện lại phần mềm kế toán đang áp dụng đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện như hướng dẫn để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán.
3.1.2. Quan điểm về tính hữu hiệu của phần mềm kế tốn:
Ngày nay khi làm bất kỳ việc gì, con người đều xem xét về tính hữu hiệu của việc đó. Hữu hiệu nghĩa là có hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm kế toán cũng
không ngoại lệ, người sử dụng cũng mong muốn phần mềm sẽ có hữu hiệu cao. Suy cho cùng, thông tin là mục tiêu cuối cùng của một hệ thống kế toán, cho nên khi chấp nhận đầu tư một khoản chi phí cho việc sử dụng phần mềm kế tốn thay cho thủ cơng, yêu cầu về thông tin của người dùng cũng đạt ở một mức cao hơn. Đó là yêu cầu về sự chính xác, đầy đủ và kịp thời của thơng tin kế tốn. Chính xác ở đây khơng chỉ về mặt tính tốn số học, mà nó cịn là sự đúng đắn, phù hợp của các báo cáo với các luật lệ quy định của Nhà nước về kế toán. Đầy đủ là yêu cầu thứ hai, ở đây đầy đủ được xét với ý nghĩa là nhiều góc độ khác nhau, có nghĩa là phần mềm sẽ cung cấp thông tin cho người sử dụng ở nhiều mặt khác nhau, ví dụ như ngồi các bảng báo cáo tài chính theo mẫu quy định, phần mềm có thể cung cấp cho người dùng các bảng báo cáo quản trị. Điều này đảm bảo người dùng có thể xem xét, đánh giá thông tin một cách tồn diện. Cuối cùng là tính kịp thời. Trong thời đại số hóa ngày nay, thời gian luôn được xem là vấn đề sống cịn, việc lãng phí thời gian trong việc xử lý các con số trong kế tốn thủ cơng là điều khơng thể chấp nhận được. Cho nên việc xử lý và cung cấp thông tin kịp thời là điều mà phần mềm kế toán phải mang đến cho người dùng.
3.1.3. Quan điểm về sự an tồn, bảo mật thơng tin kế toán:
Cùng với những lợi ích to lớn mà việc tin học hóa cơng tác kế tốn mang lại thì đó là vơ vàn những rủi rỏ mà người sử dụng phải tính đến. Phần mềm kế tốn đã thay đổi cái cách mà chúng ta làm kế tốn hay nói cách khác các phần mềm này đã tạo ra một mơi trường làm việc mới cho người làm kế tốn. Thực tế, xét trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin thì đây chỉ là một mơi trường ảo, bao gồm các thuật tốn mà các lập trình viên tạo nên, cho nên nguy cơ môi trường này bị xâm nhập hoặc phá hủy (phần mềm hay phần cứng) là điều hồn tồn có thể xảy ra ở bất kỳ đơn vị nào. Vì vậy, một khi doanh nghiệp đã thực hiện tin học hóa cơng tác kế tốn cũng phải đồng thời có những biện pháp kiểm sốt, những phương án dự phịng hiệu quả để đảm bảo luồng thông tin luôn được thơng suốt, an tồn và bảo mật trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong Thông tư 103/2005/TT-BTC cũng có nêu ra một số tiêu chuẩn cho phần mềm nhằm đảm bảo tính bảo mật thơng
tin và an toàn dữ liệu như khả năng phân quyền từng người sử dụng; khả năng theo dõi, lưu dấu vết người dùng; hay khả năng phục hồi dữ liệu trong các trường hợp phát sinh sự cố. Đây là những cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp, đảm bảo an tồn và bảo mật thơng tin kế tốn.
3.1.4. Quan điểm về tính tương xứng:
Tính tương xứng là quan điểm cuối cùng mà tác giả muốn nói đến. Trong trường hợp này tác giả muốn nói đến tính tương xứng trong việc lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán. Vậy tương xứng là gì? Tương xứng là có quan hệ cân đối về mặt giá trị. Nghĩa là, khi doanh nghiệp lựa chọn và sử dụng một phần mềm kế toán nào đó, thì lợi ích mà phần mềm đó mang lại và chi phí bỏ ra phải có mối quan hệ cân đối với nhau. Ví như một doanh nghiệp với quy mơ, điều kiện và quy trình kinh doanh ở mức độ vừa và nhỏ, nhu cầu thông tin ở mức độ bình thường tất nhiên khơng nên sử dụng một phần mềm chuyên dùng cho các tập đồn hay các cơng ty đa quốc gia, điều này gây nên sự bất hợp lý và lãng phí trong việc phân bổ nguồn lực. Nhưng chúng ta cũng không thể mong chờ vào một sự tương xứng tuyệt đối, chắc chắn khơng bao giờ có sự cân đối tuyệt đối giữa lợi ích và chi phí, miễn sao sự chênh lệch này là hợp lý thì chúng ta vẫn có thể chấp nhận.