CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ
2.1.3.3. Hoạt động kiểm soát
Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện.Có nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau được thực hiện, dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và cơng bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật.
Phân chia trách nhiệm
Một hệ thống kiểm sốt địi hỏi khơng có người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn để tránh tạo nên một môi trường dễ xảy ra gian lận. Một người không thể nào khách quan để thấy được hết các sai phạm. Nếu các chức năng tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận. Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì cần phải phân cơng các chức năng công việc riêng biệt cho từng người. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Trường hợp đơn vị có quy mơ nhỏ với ít cơng việc, việc phân chia trách nhiệm gây lãng phí nhân lực, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng
biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên để đảm bảo rằng một người không xử lý nhiều nghiệp vụ trong thời gian dài.
Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức khơng chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị... mà cịn là thơng tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:
- Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng - Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin - Giới hạn việc tiếp cận với tài sản
- Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khắc sẵn (nếu có).
Kiểm tra, đối chiếu
Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Sổ sách được đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót (International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).
2.1.3.4. Thông tin và truyền thông
Để nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thì thơng tin và truyền thơng là điều kiện không thể thiếu.
Thông tin
Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định của đơn vị. Như vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thơng tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các u cầu:
- Tính chính xác: thơng tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống; - Tính kịp thời: thơng tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị;
- Tính đầy đủ và hệ thống: thơng tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống, giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách tồn diện;
- Tính bảo mật: địi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ.
Thông tin được cung cấp qua hệ thống thơng tin. Trong đó, hệ thống thơng tin kế tốn là một phân hệ quan trọng. Ngồi ra các phân hệ thông tin khác như lưu trữ, tra cứu (internet, các cơ quan chức năng, báo đài...) cũng rất cần thiết đối với kiểm sốt nội bộ vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động, đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị.
Truyền thông
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin. Các kênh truyền thông gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài (International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).