Hệ thống kho
Thuốc và hóa chất đợc khoa Dợc bảo quản thích hợp trong hệ thống kho gồm:
Hệ thống kho
Kho chính (thuốc thành phẩm)
1 kho thuốc nghiện- h ớng thần- kháng sinh. 2 kho dịch truyền. 3 kho thuốc th ờng Kho Đông Y Kho lẻ Kho tiêu phí hóa chất Kho phát thuốc trực 3 kho lẻ nội trú Kho chống dịch 2 kho lẻ ngoại trú 53
Hình 3.10. Sơ đồ hệ thống kho Dợc BVTNHN
Từ kho chính thuốc sẽ đợc chuyển xuống các kho lẻ. Kho lẻ nội trú chứa những thuốc cấp phát cho bệnh nhân nội trú, kho lẻ ngoại trú cấp phát cho các đối tợng bệnh nhân ngoại trú. Với kho chống dịch: chứa những thuốc để đề phòng khi có dịch bệnh xảy ra nh các đợt bão lũ, dịch H5N1... Thủ kho của kho chính là DSĐH, kiêm luôn trách nhiệm cả kho chống dịch. Các kho lẻ có thủ kho là DSTH, kho tiêu phí hóa chất và kho Đông Y là Dợc tá.
Kho phát thuốc trực: danh mục thuốc của kho đợc xây dựng dựa trên nhu cầu của tủ thuốc trực tại các khoa lâm sàng. Danh mục thuốc của kho thuốc trực đợc xây dựng vào tháng 7 hàng năm, là một trong những căn cứ để xây dựng danh mục thuốc bệnh viện.
Kho Đông Y: đơn của bác sĩ đợc tập hợp và chuyển tới kho, thủ kho sẽ làm nhiệm vụ bốc thuốc, 1 tuần sẽ bốc thuốc 2 lần. Thuốc đợc đóng gói và sắc ở phòng riêng biệt, sau đó sẽ đợc đa đến khoa điều trị để y tá cấp phát cho bệnh nhân.
Cơ sở vật chất: kho Dợc bệnh viện nằm ở tầng 1 trong khu vực riêng biệt,
các kho đều đợc bố trí thuận tiện cho việc thực hiện qui trình nghiệp vụ kho. Các kho cấp 1 ( kho chính, kho Đông Y, kho tiêu phí hóa chất) đợc nằm ở vị trí riêng biệt thuận lợi cho công tác xuất, nhập, vận chuyển, bảo quản. Còn các kho lẻ để phục vụ cấp phát cho bệnh nhân đợc nằm ở gần các khoa khám bệnh để phục vụ bệnh nhân một cách tốt nhất. Kho đợc xây dựng chắc chắn, kiên cố và đảm bảo đợc 5 chống. Ngoài các kho để phục vụ công tác tồn trữ thuốc, khoa Dợc còn có các phòng ban phục vụ công tác hành chính, kiểm kê, báo cáo hàng tồn kho.
Trang thiết bị kho:
- Trang thiết bị chất xếp thuốc: gồm có các giá chia nhiều tầng, tủ có nhiều ngăn.
- Trang thiết bị vận chuyển: các kho đều đợc trang bị bằng xe đẩy tay để vận chuyển thuốc.
- Trang thiết bị bảo quản thuốc: nhiệt kế, ẩm kế, điều hòa, máy hút ẩm, quạt trần, quạt thông gió.
- Ngoài ra còn có các trang thiết bị văn phòng, các phơng tiện phòng chống cháy nổ và các vật dụng vệ sinh kho.
Bảng3.10. Số lợng các trang thiết bị bảo quản thuốc của bệnh viện
Stt Tên trang thiết bị Số lợng
1 Nhiệt kế 15 cái
2 ẩm kế 15 cái
3 Máy hút ẩm 01 chiếc
4 điều hòa 13 chiếc
5 Quạt trần 01 cái
6 Tủ lạnh 11 cái
7 Bình cứu hỏa 05 cái
Nhận xét: bệnh viện Thanh Nhàn có 1 hệ thống kho lớn, chắc chắn. Các thủ kho đều là DSTH trở lên, thủ kho của kho chính là DSđH theo đúng qui chế. Hệ thống trang thiết bị khá đầy đủ cho việc xuất, nhập, bảo quản thuốc. Khoa D- ợc có một hệ thống máy tính nối mạng nội bộ thuận lợi cho công tác xuất, nhập, bảo quản thuốc. Tuy nhiên kho cha đạt tiêu chuẩn thực hành bảo quản tốt (GSP). Bệnh viện cần đầu t thêm kinh phí cho hoạt động bảo quản thuốc nh quạt thông gió, máy hút ẩm để tránh ẩm thấp.
Hoạt động quản lý nghiệp vụ kho
Trớc khi thuốc nhập vào kho, Hội đồng kiểm nhập có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát và tiếp nhận thuốc - hóa chất vào kho theo đúng qui định. Phải kiểm tra lô sản xuất, hạn dùng, phiếu kiểm nghiệm của thuốc - hóa chất, đảm bảo thuốc - hóa chất nhập kho đúng chủng loại, qui cách, số lợng, chất lợng. Hội đồng kiểm nhập thuốc gồm: phó giám đốc bệnh viện, trởng khoa Dợc, thanh tra nhân dân, nhân viên phòng TCKT, nhân viên phòng KHTH, dợc chính, nhân viên phòng kiểm nghiệm, nhân viên phòng tiếp liệu.
Thuốc trong kho đợc sắp xếp nh sau:
- Sắp xếp theo độc tính: nghiện, hớng thần. 55
- Sắp xếp theo tác dụng dợc lý: thuốc gây tê, thuốc gây mê, thuốc chống dị ứng, chống nhiễm khuẩn, điều trị ung th, thuốc tim mạch,...
- Sắp xếp theo dạng bào chế: thuốc viên, thuốc tiêm.
- Sắp xếp theo đờng dùng: thuốc uống, thuốc tiêm, thuốc dùng ngoài. - Thuốc trong kho đợc sắp xếp theo thứ tự A, B, C.
Thuốc gây nghiện, thuốc hớng tâm thần đợc cất giữ trong tủ sắt có hai lớp cửa, có ngăn riêng cho từng loại thuốc, có danh mục thuốc trong tủ. Tại các kho có bảng theo dõi hạn dùng của thuốc đảm bảo tránh tồn kho tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và cấp phát.
Để đánh giá quá trình nghiệp vụ của hệ thống kho chúng tôi tiến hành nghiên cứu qui trình thực hiện nghiệp vụ kho, đợc trình bày bằng sơ đồ:
Kiểm tra Kiểm soát
Hình 3.11. Sơ đồ mô tả qui trình thực hiện nghiệp vụ kho
Nhận xét: khoa Dợc thực hiện nghiệp vụ kho một cách nghiêm túc và rất khoa học do đó hiệu suất công việc cao. Các qui trình quản lý hóa đơn xuất, nhập rất chặt chẽ, chi tiết, với những hớng dẫn khá cụ thể cho từng nhân viên đảm bảo an toàn trong cung ứng thuốc. Thuốc trong kho đợc sắp xếp theo nguyên tắc FEFO nên thuốc đợc kiểm tra HSD một cách liên tục. Mặt khác, do nhu cầu sử dụng thuốc lớn và khoa Dợc có kế hoạch chặt chẽ trong công tác xuất nhập thuốc nên thuốc đợc luân chuyển liên tục từ kho chính sang kho lẻ. Tại kho
Nhập kho Bảo quản Xuất kho Hội đồng kiểm nhập Sắp xếp Thực hiện 5 chống Nhiệt độ: 20-25…C, độ ẩm 70%
Yêu cầu bảo quản từng thuốc Sắp xếp theo độc tính
Sắp xếp theo tác dụng d ợc lý Sắp xếp theo yêu cầu bảo quản Nguyên tắc sắp xếp: FEFO
3 kiểm tra, 3 đối
chiếu xuất khoPhiếu
Hóa đơn nhập 56
lẻ có các bảng theo dõi HSD của các thuốc nên ít có hiện tợng thuốc bị hết hạn. Thuốc trong hầu hết các kho đợc sắp xếp theo độc tính, chỉ có kho thuốc trực là đợc sắp xếp theo tác dụng dợc lý. Mỗi loại thuốc đợc sắp xếp theo thứ tự A, B, C, các kho thuốc đang dần triển khai thực hiện sắp xếp theo quyết định 05/2008/QĐ-BYT.
Quản lý hàng tồn kho
Công tác kiểm kê, báo cáo hàng tồn kho:
Hệ thống kho có đầy đủ sổ sách, hóa đơn nh quy chế: phiếu xuất nhập thuốc thờng, sổ xuất nhập thuốc gây nghiện, hớng thần,... Công tác kiểm kê, báo cáo quyết toán tại tất cả các kho đợc thực hiện định kì 1 tháng 1 lần. Biên bản kiểm kê đợc làm thành 2 bộ, 1 bộ lu tại khoa Dợc, 1 bộ lu tại phòng Dợc chính. Hội đồng kiểm kê gồm có sự tham gia của: trởng khoa Dợc, dợc chính, phòng TCKT, thủ kho, thống kê.
Hàng tháng có báo cáo tồn kho trên cơ sở thống kê và tổng hợp số thuốc xuất - nhập - tồn - h hỏng để tránh h hao, mất thuốc xảy ra. Thủ kho đối chiếu số tồn kho với thống kê dợc và làm báo cáo xuất kho cho phòng TCKT. Quá trình quản lý thuốc xuất, nhập, tồn kho đợc sử dụng bằng phần mềm máy tính, tuy nhiên chỉ có mạng nội bộ khoa Dợc mà cha nối mạng toàn viện.
Tình hình xuất - nhập - tồn kho thuốc:
Tình hình xuất, nhập, tồn kho thuốc đợc trình bày trong bảng sau:
Bảng 3.11. Giá trị tiền thuốc xuất, nhập, tồn kho của khoa Dợc BVTNHN từ năm 2006 - 2008.
Đơn vị : triệu đồng
Năm Nhập Xuất Tồn
Giá trị So với năm 2006 (%)
Giá trị So với năm 2006 (%)
Giá trị So với năm 2006 (%) 2006 27517,7 100,0 23198,3 100,0 4917,2 100,0 2007 28901,7 105,0 27113,0 116,9 6705,9 136,4 2008 35167,4 127,8 33612,4 144,9 7874,9 160,2
Nhận xét: tỷ lệ thuốc nhập, xuất, tồn kho của BVTNHN qua các năm đều có xu hớng tăng. So với năm 2006 giá trị tiền thuốc nhập năm 2008 tăng gần
30%, xuất kho tăng hơn 40%, tồn kho tăng hơn 60%. Nh vậy lợng thuốc nhập và sử dụng tăng phù hợp với lợng bệnh nhân đến KCB ngày càng nhiều tại BVTNHN. Lợng thuốc tồn kho cũng tăng đảm bảo an toàn trong cung ứng, đảm bảo nhu cầu điều trị của bệnh viện.
Phân tích việc quản lý hàng tồn kho: dự trữ thuốc hợp lý sẽ đảm bảo đợc
mức độ an toàn trong cung ứng thuốc và hạn chế những bất lợi do thị tr- ờng thuốc gây ra. Để đánh giá mức độ dự trữ thuốc hợp lý của BVTN chúng tôi tiến hành nghiên cứu số lợng thuốc tồn kho của bệnh viện từ năm 2006 - 2008. Theo hớng dẫn của Bộ Y tế, số lợng thuốc dự trữ trong kho phải đảm bảo đợc cho nhu cầu sử dụng của bệnh viện từ 2-3 tháng là hợp lý.
Bảng 3.12. Giá trị tiền thuốc dự trữ của BVTNHN các năm 2006 - 2008
Năm Tiền thuốc tồn kho
(triệu đồng) Tiền thuốc bình quân sử dụng 1 tháng (triệu đồng) Thời gian sử dụng thuốc dự trữ (tháng) 2006 4917,2 1933,2 2,5 2007 6705,9 2259,4 3,0 2008 7874,9 2801,0 2,8 Triệu đồng Năm 58
Hình 3.12. Biểu đồ biểu diễn giá trị thuốc dự trữ và giá trị bình quân sử dụng thuốc trong 1 tháng của BVTNHN qua các năm 2006 - 2008
Nhận xét: ta có thể thấy, nhu cầu sử dụng thuốc của bệnh viện từ năm 2006-2008 luôn tăng, nên lợng thuốc dự trữ hàng năm cũng tăng để đáp ứng số l- ợng bệnh nhân đến KCB ngày càng nhiều. Lợng thuốc dự trữ đủ cho bệnh viện sử dụng từ 2,5-3 tháng đảm bảo đợc với mức hớng dẫn của Bộ Y tế. Nh vậy, cơ số dự trữ thuốc của BVTNHN là hợp lý. Trong những năm qua bệnh viện luôn đảm bảo đợc đầy đủ và kịp thời cung ứng thuốc phục vụ điều trị. Có đợc kết quả này là do bệnh viện đã thực hiện đợc kế hoạch mua thuốc thích hợp.
Để đánh giá khả năng sẵn sàng đáp ứng đủ thuốc có chất lợng cho hoạt động điều trị chúng tôi nghiên cứu hiệu quả mức độ dự trữ thuốc của khoa Dợc thông qua chỉ số mức độ phục vụ thuốc của kho. Mức độ phục vụ hợp lý của thuốc thông thờng là 95%, thuốc cấp cứu là 100%. Mức độ phục vụ thuốc là số thuốc có trong kho so với tổng số mặt hàng theo nhu cầu sử dụng của bệnh viện. Số mặt hàng theo nhu cầu sử dụng của bệnh viện chính là số thuốc có trong danh mục thuốc chữa bệnh chủ yếu của bệnh viện. Năm 2007 bệnh viện vẫn sử dụng danh mục thuốc chủ yếu của năm 2006.
Bảng 3.13. Tình hình tồn trữ thuốc và mức độ phục vụ thuốc của BVTNHN năm 2007- 2008 Năm Số mặt hàng dự trữ Số mặt hàng theo nhu cầu Mức độ phục vụ thuốc (%) 2006 355 431 82,4 2007 370 431 85,8 2008 614 746 82,3
Nhận xét: nhu cầu sử dụng thuốc bệnh viện Thanh Nhàn năm 2008 tăng cao so với năm 2007, do năm 2008 danh mục thuốc đợc xây dựng lại trên cơ sở nhu cầu ngày càng tăng từ năm 2006 và 2007. Mức độ phục vụ thuốc của các kho qua các năm đợc duy trì ổn định, nhng đều nhỏ hơn 95%, cha đảm bảo đúng theo quy định. Nh vậy, bệnh viện cha đảm bảo đủ thuốc cần thiết cho tất cả đối t- ợng bệnh nhân, đòi hỏi ban lãnh đạo cần có các biện pháp mua thuốc phù hợp để có thể phục vụ bệnh nhân một cách tốt nhất.
Tóm lại, bệnh viện đã xây dựng đợc quy trình cấp phát phù hợp với nhân
lực của bệnh viện và thuận tiện cho ngời bệnh. Công tác tồn trữ, bảo quản đợc thực hiện khá tốt. Thực hiện đợc dự trữ thuốc hợp lý đủ cho 2-3 tháng sử dụng,
tuy nhiên cha có đủ chủng loại thuốc nh trong danh mục thuốc chủ yếu để phục vụ bệnh nhân. Bên cạnh đó, bệnh viện cần xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể đánh giá công tác cấp phát thuốc để làm cơ sở để cho các nhân viên thực hiện và để quản lý dễ dàng hơn.