2.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ a. Kế Toán Trưởng
Tổ chức điều hành cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn của Công ty, hướng dẫn chế độ tài chính, lập báo cáo tài chính và tham mưu cho Giám Đốc xây dựng kế hoạch tài chính và phương án kinh doanh có hiệu quả.
Tổ chức cải tiến và hồn thiện chế độ hạch tốn kế toán, bộ máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính tốn số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ tồn bộ q trình hoạt động kinh doanh trong tồn Cơng ty.
b. Kế tốn tổng hợp
Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết, tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo cáo kế toán theo qui định của nhà nước và Công ty.
Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế và tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho cơng tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh tồn Cơng ty.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN KHO THỦ QUỸ KẾ TỐN CƠNG NỢ KẾ TỐN TỔNG HỢP KẾ TỐN BÁN HÀNG
Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, và báo cáo tài chính theo đúng qui định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế tốn trưởng phân cơng.
c. Kế Toán Thanh toán
Lập chứng từ thu chi cho các khoản thanh tốn của Cơng ty đối với khách hàng, các khoản thanh toán nội bộ. Đồng thời, tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ thanh toán.
Ghi chép và phản ánh khoản thu chi vào các sổ sách liên quan; kiểm tra, đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty hàng ngày và cuối tháng.
d. Kế tốn kho
Theo dõi tình hình nhập –xuất – tồn kho vật tư, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của Cơng ty.
Tính giá trị nhập xuất khovật tư, hàng hóa; lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn.
e. Kế toán bán hàng
Ghi chép và phản ánh kịp thời về tình hình doanh thu hàng hố; lập các hóa đơn, và lập bảng kê chi tiết các hoá đơn bán hàng cuối ngày.
Theo dõi doanh thu cho từng khách hàng, từng loại sản phẩm cụ thể nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính.
Lập báo cáo và sổ sách liên quan đến bán hàng.
f. Kế Toán Cơng Nợ
Có nhiệm vụ theo dõi và kiểm tra chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng.
Lập danh sách khoản nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn của các nhà cung cấp, đơn vị khách hàng, sau đó báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên để đôn đốc, sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn các khoản nợ chưa thanh toán.
Thực hiện các nhiệm vụ do kế tốn trưởng phân cơng.
g. Thủ quỹ
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
2.2.2 Các thể lệ, chính sách và phương pháp kế tốn được áp dụng tại Công ty Công ty
Hệ thống tài khoản mà Công ty áp dụng là hệ thống tài khoản đã ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006.
Niên độ kế tốn của Cơng ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính của Cơng ty là đồng Việt Nam.
Công ty TNHH VI NA MEN thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hiện nay Công Ty TNHH VI NA MEN đang sử dụng hình thức kế tốn tốn máy trên cơ sở áp dụng hình thức Nhật ký chung. Cơng ty đang sử dụng phần mền FAST để hạch toán kế toán.
Chính sách kế tốn đối với hàng tồn kho
Ngun tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc.
Phương pháp xác định giá trị xuất kho hàng tồn kho: Phương pháp bình qn gia quyền.
Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định
Tài sản cố định được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
Khấu hao tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định cho thời gian sử dụng ước tính.
Hệ thống chứng từ kế tốn đang áp dụng
− Lao động tiền lương: Công ty sử dụng bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương…
− Hàng tồn kho: Công ty sử dụng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn kho, biên bản kiểm kê…
− Bán hàng: Cơng ty sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê, hợp đồng…
− Tiền tệ: Công ty sử dụng phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thanh toán tạm ứng, các bản sao kê của ngân hàng…
− Tài sản cố định: Cơng ty sử dụng hóa đơn mua tài sản cố định, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, thẻ tài sản cố định…
Báo cáo kế toán
− Bảng cân đối kế toán.
− Bảng cân đối tài khoản.
− Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
− Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
− Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.2.3 Tổ chức công tác kiểm tra kế tốn
Cơng tác kiểm tra kế tốn trong Cơng ty được tiến hành định kỳ 3 tháng một lần theo các nội dung như sau:
− Kiểm tra các chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra viêc sử dụng tài khoản và ghi chép các sổ kế toán tuân thủ đúng quy định của luật kế toán, và chế độ kế toán. Đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, cơng nợ, hàng hóa, vật tư và tài sản cố định.
− Kiểm kê quỹ hàng hóa, vật tư, CCDC, TSCĐ và các tài sản khác, đảm bảo cho số liệu kế toán cung cấp đúng với hiện trạng tài sản hiện có tại Cơng ty.
2.3 Thực trạng tổ chức công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN
Thông qua trao đổi với Ban giám đốc, các nhân viên chủ chốt trong Công ty và việc khảo sát cơng tác kế tốn tại Cơng ty cho thấy rằng hiện nay Cơng ty mới chỉ có những biểu hiện của KTQT một cách tự phát trên cơ sở kế tốn chi tiết chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh của từng kỳ; chưa có sự tổ chức nhân sự, thiết bị và cũng như việc xác định nội dung, và yêu cầu cụ thể về KTQT. Những biểu hiện KTQT trong Cơng ty có thể khái quát theo bốn nội dung sau đây:
2.3.1 Dự toán
Một biểu hiện của cơng việc dự tốn đó là Cơng ty có thực hiện lập kế hoạch bán hàng và kế hoạch mua hàng cho năm.
Kế hoạch bán hàng: Căn cứ vào tình hình tiêu thụ năm trước của Cơng ty, trưởng bộ phận kinh doanh lập kế hoạch bán hàng cho năm trình cho ban Giám đốc vào cuối năm.
(Kế hoạch bán hàng năm 2015 xem ở phụ lục 2.1)
Kế hoạch mua hàng: Căn cứ vào tình hình nhu cầu tiêu thụ của bộ phận kinh doanh, số lượng tồn kho và năng lực cung cấp của nhà cung cấp sản phẩm ở năm trước của Công ty, Trưởng bộ phận thu mua lập kế hoạch thu mua hàng cho năm trình cho ban Giám đốc vào cuối năm.
(Kế hoạch mua hàng năm 2015 xem ở phụ lục 2.2)
Như vậy, Công ty đã thực hiện lập các bảng kế hoạch phục vụ cho hoạt đông kinh doanh trong kỳ tiếp theo, tuy nhiên Công ty mới chỉ liệt kê số lượng và giá trị mua bán hàng hóa trong kỳ kế tiếp mà chưa có sự so sánh chênh lệch giữa kế hoạch đưa ra và tình hình thực hiện, thêm vào đó Cơng ty cũng chưa phân tích để tìm ra những nguyên nhân gây ra sự chệch lệch đó.
2.3.2 Hệ thống kế tốn chi phí
Dấu hiệu của hệ thống kế tốn chi phí tại Cơng ty đó chính là chi phí của Cơng ty được phân loại theo chức năng hoạt động và các chi phí phát sinh được theo dõi và ghi chép chi tiết theo từng chức năng.
Hàng ngày, các chi phí phát sinh được theo dõi và ghi chép vào Nhật ký chung và các sổ chi tiết trong phần mền kế tốn tại Cơng ty.
Hàng tháng, Công ty kết chuyển các chi phí được ghi chép từ Nhật ký chungsang các sổ cái tài khoản 632, 635, 641, 642 và 811, cụ thể như sau:
− Các chi phí liên quan đến giá xuất hàng hố và chi phí thu mua hàng hố sẽ được ghi chép vào sổ cái tài khoản 632;
− Các chi phí liên quan đến chi trả lãi vay ngắn hạn của Công ty trong tháng được ghi chép vào sổ cái tài khoản 635;
− Các chi phí lương nhân viên bộ phận kinh doanh, khấu hao phương tiện vận tải, sửa chữa phương tiện vận tải, xăng, dầu, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động bán hàng sẽ được ghi nhận vàosổ cái tài khoản 641;
− Các chi phí lương cấp quản lý, nhân viên các phòng ban còn lại; khấu hao TSCĐ cịn lại, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động quản lý của Công tysẽ được ghi nhận vào sổ cái tài khoản 642;
− Các chi phí do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động thông thường của Cơng ty như giá trị cịn lại của tài sản khi thanh toán, các khoản truy nộp thuế,... được hạch toán vào sổ cái tài khoản 811.
2.3.3 Kế toán trách nhiệm
Biểu hiện của kế tốn tráchnhiệmtại Cơng ty là thực hiện việc phân cấp quản lý; Công ty phân ra thành các cấp như sau:
Cấp trách nhiệm cao nhất
Ban Giám đốc có quyền ra các quyết định và chịu trách nhiệm liên quan đến đầu tư, vốn kinh doanh, về doanh thu, chi phí và lợi nhuận phát sinh của tồn bộ Công ty. Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty trong phạm vị số vốn điều lệ của Công ty trước nhà nước và pháp luật.
Ban Giám đốc bao gồm ba thành viên, trong đó có một giám đốc và hai phó giám đốc.
− Giám đốc quản lý chịu trách nhiệm chung về tồn bộ nguồn lực của Cơng ty, đề ra các chiến lược kinh doanh và ra các quyết định chiến lược ngắn dài hạn dựa trên các số liệu, báo cáo về tình hình kinh doanh được cung cấp từ các bộ phận trong Công ty. Giám đốc sẽ phân công giải quyết công việc cho các Phó Giám đốc; Giao nhiệm vụ cho Kế tốn trưởng; người đứng đầu phịng ban thực thi các công việc; và để triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng.
− Một Phó Giám đốc phụ việccho Giám đốc quản lý và điều hành về tình hình hoạt động kinh doanh củacông ty và các chi nhánh Đồng Nai. Thực hiện các phân công khác do Giám đốc yêu cầu và báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh tại chi nhánh hàng tháng cho Giám đốc. Được ủy quyền ký các hợp đồng kinh doanh, các quyết định khác trong kinh doanh tại Công ty và các chi nhánh trong quyền hạn của Phó Giám đốc.
− Một Phó Giám đốc phụ trách chính nhánh đặt tại TP.HCM, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành về tình hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh này trước Giám đốc. Thực hiện các phân công khác do Giám đốc yêu cầu và báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh tại chi nhánh hàng tháng cho Giám đốc. Được ủy quyền ký các hợp đồng kinh doanh, các quyết định khác trong kinh doanh tại chi nhánh trong quyền hạn của Phó Giám đốc.
Cấp trách nhiệm trung gian
Trưởng phòng của các bộ phận chịu trách nhiệm đối với những hoạt động của bộ phận mình và chịu sự điều hành của Ban giám đốc.
Hiện nay, Cơng ty có 5 phịng ban bao gồm, phịng tổ chức hành chính, phịng tài chính kế tốn, phịng kinh doanh, phịng thu mua và bộ phận kho. Tại mỗi bộ phận được bố trí một trưởng bộ phận chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động của bộ phận và sự phối hợp với các bộ phận liên quan trước Ban Giám đốc.Hàng tháng, các trưởng bộ phận nộp cho Giám đốc báo cáo hoạt động của bộ phận mình.
Cấp trách nhiệm cơ sở
Các tổ trưởng hoặc trưởng nhóm trong từng bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động trong tổ mình phục trách dưới sự phân cơng nhiệm vụ của các trưởng phịng trong bộ phận.
Tại Cơng ty, các bộ phận sẽ có các tổ trưởng của các nhóm hỗ trợ cơng tác cho trưởng phịng các bộ phận trong cơng tác điều phối hoạt động tại các bộ phận.
− Bộ phận hành chính có hai phó phịng: một phó phịng phụ trách đội xe, phó phịng phụ trách đội bốc xếp hàng trong Cơng ty.
+ Phó phịng phụ trách đội xe điều phối đội xe theo tình hình vận chuyển hàng hóa mua vào và xuất ra để đáp ứng kịp thời với tình hình kinh doanh của Cơng ty ở các khu vực.
+ Phó phịng phụ trách đội bốc xếp hàng đảm bảo hàng hóa được mua chuyển vào kho kịp thời và hàng bán được chuyển đi bán đúng thời gian.
− Bộ phận tài chính kế tốn
+ Cơng ty bố trí một kế tốn tổng hợp giữ vai trị như quản lý cấp cơ sở. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm hỗ trợ cơng tác quản lý kế tốn với Kế toán trưởng, và điều hành các nghiệp vụ trong quyền hạn do kế tốn trưởng phân cơng như tổng hợp các hoạt động liên quan đến chi phí, doanh thu; lập, in các sổ và báo cáo tổng hợp của bộ phận tài chính kế tốn hàng tháng cho kế toán trưởng xét duyệt. Đồng thời, kế toán tổng hợp phải báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo Kế toán trưởng những vấn đề ngồi tầm kiểm sốt của mình.
− Bộ phận kinh doanh có năm trưởng nhóm: một trưởng nhóm phụ trách khu vực Đồng Nai, một phụ trách khu vực Bình Dương, một phụ trách khu vực TP.HCM, một phụ trách khu vực Tây Nam bộ, và một phụ trách khu vực miền Trung. Mỗi trưởng nhóm có trách nhiệm báo cáo hàng tháng cho trưởng phịng về tình hình hoạt động tiêu thụ hàng hóa ở từng khu vực do
− Bộ phận thu mua có hai trưởng nhóm: Một trưởng nhóm thu mua hàng hóa, vật tư trong nước, và một trưởng nhóm thu mua hàng nhập khẩu (chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc). Mỗi trưởng nhóm phải có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp trình cho Trưởng phịng thu mua, sau đó Trưởng phịng thu mua trình Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt. Khi nhận được phê duyệt của Ban Giám đốc, bộ phân tiến hành thu mua lượng hàng hóa cho tồn Cơng ty để phục vụ kịp thời cho việc kinh doanh của Công ty.
Hiện tại, Công ty mới chỉ dừng lại ở việc phân cấp quản lý mà chưa chưa xác định được các trung tâm trách nhiệm cụ thể; mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn cụ thể, nhưng mọi hoạt động khác đều do Ban giám đốc quyết định.
2.3.4 Thiết lập thông tin KTQT phục vụ cho các quyết định ngắn hạn và dài hạn của Công ty dài hạn của Công ty
Dấu hiệu của việc thiết lập thông tin KTQT tại Công ty là Ban Giám đốc quyết định kinh doanh thông qua các báo cáo của bộ bộ phận kế toán, cụ thể như sau:
Hàng tháng, bộ phận kế toán sẽ cung cấp cho Ban Giám đốc các sau:
− Báo cáo doanh thu tiêu thụ theo chi nhánh; (Xem phụ lục 2.3)
− Báo cáo Nhập – xuất –tồn hàng hóa; (Xem phụ lục 2.4)
− Sổ chi tiết công nợ phải thu; (Xem phụ lục 2.5)
− Sổ chi tiết công nợ phải trả. (Xem phụ lục 2.6)
Công ty chưa thực hiện việc phân tách các chi phí hoạt động thành yếu tố khả