Thông qua trao đổi với Ban giám đốc, các nhân viên chủ chốt trong Công ty và việc khảo sát cơng tác kế tốn tại Cơng ty cho thấy rằng hiện nay Cơng ty mới chỉ có những biểu hiện của KTQT một cách tự phát trên cơ sở kế tốn chi tiết chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh của từng kỳ; chưa có sự tổ chức nhân sự, thiết bị và cũng như việc xác định nội dung, và yêu cầu cụ thể về KTQT. Những biểu hiện KTQT trong Cơng ty có thể khái quát theo bốn nội dung sau đây:
2.3.1 Dự toán
Một biểu hiện của cơng việc dự tốn đó là Cơng ty có thực hiện lập kế hoạch bán hàng và kế hoạch mua hàng cho năm.
Kế hoạch bán hàng: Căn cứ vào tình hình tiêu thụ năm trước của Cơng ty, trưởng bộ phận kinh doanh lập kế hoạch bán hàng cho năm trình cho ban Giám đốc vào cuối năm.
(Kế hoạch bán hàng năm 2015 xem ở phụ lục 2.1)
Kế hoạch mua hàng: Căn cứ vào tình hình nhu cầu tiêu thụ của bộ phận kinh doanh, số lượng tồn kho và năng lực cung cấp của nhà cung cấp sản phẩm ở năm trước của Công ty, Trưởng bộ phận thu mua lập kế hoạch thu mua hàng cho năm trình cho ban Giám đốc vào cuối năm.
(Kế hoạch mua hàng năm 2015 xem ở phụ lục 2.2)
Như vậy, Công ty đã thực hiện lập các bảng kế hoạch phục vụ cho hoạt đông kinh doanh trong kỳ tiếp theo, tuy nhiên Công ty mới chỉ liệt kê số lượng và giá trị mua bán hàng hóa trong kỳ kế tiếp mà chưa có sự so sánh chênh lệch giữa kế hoạch đưa ra và tình hình thực hiện, thêm vào đó Cơng ty cũng chưa phân tích để tìm ra những nguyên nhân gây ra sự chệch lệch đó.
2.3.2 Hệ thống kế tốn chi phí
Dấu hiệu của hệ thống kế tốn chi phí tại Cơng ty đó chính là chi phí của Cơng ty được phân loại theo chức năng hoạt động và các chi phí phát sinh được theo dõi và ghi chép chi tiết theo từng chức năng.
Hàng ngày, các chi phí phát sinh được theo dõi và ghi chép vào Nhật ký chung và các sổ chi tiết trong phần mền kế tốn tại Cơng ty.
Hàng tháng, Công ty kết chuyển các chi phí được ghi chép từ Nhật ký chungsang các sổ cái tài khoản 632, 635, 641, 642 và 811, cụ thể như sau:
− Các chi phí liên quan đến giá xuất hàng hố và chi phí thu mua hàng hố sẽ được ghi chép vào sổ cái tài khoản 632;
− Các chi phí liên quan đến chi trả lãi vay ngắn hạn của Công ty trong tháng được ghi chép vào sổ cái tài khoản 635;
− Các chi phí lương nhân viên bộ phận kinh doanh, khấu hao phương tiện vận tải, sửa chữa phương tiện vận tải, xăng, dầu, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động bán hàng sẽ được ghi nhận vàosổ cái tài khoản 641;
− Các chi phí lương cấp quản lý, nhân viên các phòng ban còn lại; khấu hao TSCĐ cịn lại, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động quản lý của Công tysẽ được ghi nhận vào sổ cái tài khoản 642;
− Các chi phí do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động thông thường của Cơng ty như giá trị cịn lại của tài sản khi thanh toán, các khoản truy nộp thuế,... được hạch toán vào sổ cái tài khoản 811.
2.3.3 Kế toán trách nhiệm
Biểu hiện của kế tốn tráchnhiệmtại Cơng ty là thực hiện việc phân cấp quản lý; Công ty phân ra thành các cấp như sau:
Cấp trách nhiệm cao nhất
Ban Giám đốc có quyền ra các quyết định và chịu trách nhiệm liên quan đến đầu tư, vốn kinh doanh, về doanh thu, chi phí và lợi nhuận phát sinh của tồn bộ Công ty. Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty trong phạm vị số vốn điều lệ của Công ty trước nhà nước và pháp luật.
Ban Giám đốc bao gồm ba thành viên, trong đó có một giám đốc và hai phó giám đốc.
− Giám đốc quản lý chịu trách nhiệm chung về tồn bộ nguồn lực của Cơng ty, đề ra các chiến lược kinh doanh và ra các quyết định chiến lược ngắn dài hạn dựa trên các số liệu, báo cáo về tình hình kinh doanh được cung cấp từ các bộ phận trong Công ty. Giám đốc sẽ phân công giải quyết công việc cho các Phó Giám đốc; Giao nhiệm vụ cho Kế tốn trưởng; người đứng đầu phịng ban thực thi các công việc; và để triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng.
− Một Phó Giám đốc phụ việccho Giám đốc quản lý và điều hành về tình hình hoạt động kinh doanh củacông ty và các chi nhánh Đồng Nai. Thực hiện các phân công khác do Giám đốc yêu cầu và báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh tại chi nhánh hàng tháng cho Giám đốc. Được ủy quyền ký các hợp đồng kinh doanh, các quyết định khác trong kinh doanh tại Công ty và các chi nhánh trong quyền hạn của Phó Giám đốc.
− Một Phó Giám đốc phụ trách chính nhánh đặt tại TP.HCM, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành về tình hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh này trước Giám đốc. Thực hiện các phân công khác do Giám đốc yêu cầu và báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh tại chi nhánh hàng tháng cho Giám đốc. Được ủy quyền ký các hợp đồng kinh doanh, các quyết định khác trong kinh doanh tại chi nhánh trong quyền hạn của Phó Giám đốc.
Cấp trách nhiệm trung gian
Trưởng phòng của các bộ phận chịu trách nhiệm đối với những hoạt động của bộ phận mình và chịu sự điều hành của Ban giám đốc.
Hiện nay, Cơng ty có 5 phịng ban bao gồm, phịng tổ chức hành chính, phịng tài chính kế tốn, phịng kinh doanh, phịng thu mua và bộ phận kho. Tại mỗi bộ phận được bố trí một trưởng bộ phận chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động của bộ phận và sự phối hợp với các bộ phận liên quan trước Ban Giám đốc.Hàng tháng, các trưởng bộ phận nộp cho Giám đốc báo cáo hoạt động của bộ phận mình.
Cấp trách nhiệm cơ sở
Các tổ trưởng hoặc trưởng nhóm trong từng bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động trong tổ mình phục trách dưới sự phân cơng nhiệm vụ của các trưởng phịng trong bộ phận.
Tại Cơng ty, các bộ phận sẽ có các tổ trưởng của các nhóm hỗ trợ cơng tác cho trưởng phịng các bộ phận trong cơng tác điều phối hoạt động tại các bộ phận.
− Bộ phận hành chính có hai phó phịng: một phó phịng phụ trách đội xe, phó phịng phụ trách đội bốc xếp hàng trong Cơng ty.
+ Phó phịng phụ trách đội xe điều phối đội xe theo tình hình vận chuyển hàng hóa mua vào và xuất ra để đáp ứng kịp thời với tình hình kinh doanh của Cơng ty ở các khu vực.
+ Phó phịng phụ trách đội bốc xếp hàng đảm bảo hàng hóa được mua chuyển vào kho kịp thời và hàng bán được chuyển đi bán đúng thời gian.
− Bộ phận tài chính kế tốn
+ Cơng ty bố trí một kế tốn tổng hợp giữ vai trị như quản lý cấp cơ sở. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm hỗ trợ cơng tác quản lý kế tốn với Kế toán trưởng, và điều hành các nghiệp vụ trong quyền hạn do kế tốn trưởng phân cơng như tổng hợp các hoạt động liên quan đến chi phí, doanh thu; lập, in các sổ và báo cáo tổng hợp của bộ phận tài chính kế tốn hàng tháng cho kế toán trưởng xét duyệt. Đồng thời, kế toán tổng hợp phải báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo Kế toán trưởng những vấn đề ngồi tầm kiểm sốt của mình.
− Bộ phận kinh doanh có năm trưởng nhóm: một trưởng nhóm phụ trách khu vực Đồng Nai, một phụ trách khu vực Bình Dương, một phụ trách khu vực TP.HCM, một phụ trách khu vực Tây Nam bộ, và một phụ trách khu vực miền Trung. Mỗi trưởng nhóm có trách nhiệm báo cáo hàng tháng cho trưởng phịng về tình hình hoạt động tiêu thụ hàng hóa ở từng khu vực do
− Bộ phận thu mua có hai trưởng nhóm: Một trưởng nhóm thu mua hàng hóa, vật tư trong nước, và một trưởng nhóm thu mua hàng nhập khẩu (chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc). Mỗi trưởng nhóm phải có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp trình cho Trưởng phịng thu mua, sau đó Trưởng phịng thu mua trình Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt. Khi nhận được phê duyệt của Ban Giám đốc, bộ phân tiến hành thu mua lượng hàng hóa cho tồn Cơng ty để phục vụ kịp thời cho việc kinh doanh của Công ty.
Hiện tại, Công ty mới chỉ dừng lại ở việc phân cấp quản lý mà chưa chưa xác định được các trung tâm trách nhiệm cụ thể; mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn cụ thể, nhưng mọi hoạt động khác đều do Ban giám đốc quyết định.
2.3.4 Thiết lập thông tin KTQT phục vụ cho các quyết định ngắn hạn và dài hạn của Công ty dài hạn của Công ty
Dấu hiệu của việc thiết lập thông tin KTQT tại Công ty là Ban Giám đốc quyết định kinh doanh thông qua các báo cáo của bộ bộ phận kế toán, cụ thể như sau:
Hàng tháng, bộ phận kế toán sẽ cung cấp cho Ban Giám đốc các sau:
− Báo cáo doanh thu tiêu thụ theo chi nhánh; (Xem phụ lục 2.3)
− Báo cáo Nhập – xuất –tồn hàng hóa; (Xem phụ lục 2.4)
− Sổ chi tiết công nợ phải thu; (Xem phụ lục 2.5)
− Sổ chi tiết công nợ phải trả. (Xem phụ lục 2.6)
Công ty chưa thực hiện việc phân tách các chi phí hoạt động thành yếu tố khả biến và yếu tố bất biến, nên chưa tiến hành việc phân tích điểm hịa vốn, dẫn đến cơng tác xác định giá bán linh hoạt không thực hiện được một cách cụ thể; giá bán chỉ dựa vào giá xuất kho hàng hóa để xác định nên Cơng ty gặp nhiều bất lợi trong việc cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ.
Như vậy, Ban Giám đốc chỉ dựa trên các báo cáo doanh thu, chi phí, tiêu thụ và tồn kho của các phịng ban có liên quan để ra quyết định mà chưa đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
2.4 Đánh giá tình hình tổ chức KTQT tại cơng ty TNHH VI NA MEN
2.4.1 Ưu điểm
Ban Giám đốc theo sát và nắm bắt được tất cả các hoạt động ở từng bộ phận, điều này tạo thuận lợi cho việc tháo gỡ những khó khăn ở từng bộ phận và nâng cao hiệu quả trong công tác điều hành tổ chức và ra quyết định tại Công ty.
Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo và nhiệt huyết tạo thế mạnh về nguồn lực nhân sự cho việc áp dụng các kỹ thuật hiện đại vào công tác quản lý.
Việc phân tách trách nhiệm cho từng bộ phận để thực hiện hoạt động kinh doanh, là biểu hiệu khởi sắc cho việc áp dụng KTQT trong Công ty.
Công ty cũng đã thực hiện những báo cáo phục vụ cho công tác điều hành mang sắc thái của KTQT như:
− Báo cáo doanh thu, chi phí, và lợi nhuận;
− Báo cáo doanh thu theo chi nhánh;
− Báo cáo chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo từng khách hàng;
− Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn vật tư, hàng hóa và CCDC;…
2.4.2 Nhược điểm
Việc cung cấp thông tin hỗ trợ cho quản lý tại Công ty chủ yếu được cung cấp bởi kế tốn tài chính, các phương pháp kỹ thuật của kế toán quản trị chưa được nhận thức rõ ràng về tính hữu dụng cho việc tổ chức, điều hành và kiểm sốt tại Cơng ty.
Các loại chi phí tại Cơng ty chưa được theo dõi và phân loại theo cách ứng xử của chi phí, làm cho cơng tác kiểm sốt chi phí và hỗ trợ trong việc ra quyết định ngắn và dài hạn của Công ty gặp rất nhiều trở ngại.
Việc định giá của Công ty chủ yếu dựa vào giá mua của hàng hóa, nên khi tiếp nhận những đơn hàng có thỏa thuận giá bán, thì Ban Giám đốc tự quyết theo kinh nghiệm mang tính chủ quan mà khơng có cơ sở phương pháp khoa học để hỗ trợ cho việc xác định giá bán đúng đắn.
Việc quản lý hàng tồn kho tại Công ty chỉ mới thực hiện những kỹ thuật của kế toán cơ bản như lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn; kiểm kê hàng tồn theo kinh
nghiệm định kỳ ba tháng một lần mà chưa thực hiện các biện pháp quản lý hàng tồn kho khoa học dễ dẫn đến rủi ro về quản lý tồn kho.
Thêm vào đó, các báo cáo của Cơng ty thường nghiêng về chấp hành chính sách kế tốn tài chính hơn là việc phục vụ cho đánh giá trách nhiệm, thành quả quản lý ở từng bộ phận, và các báo cáo cũng chưa phục vụ tốt cho việc ra quyết định.
Các bộ phận trong Công ty lập báo cáo chưa đúng với nội dung trách nhiệm và nộp báo cáo không đúng thời gian theo quy định chung của Công ty. Cụ thể các báo cáo tháng (doanh thu, lãi, lỗ) chỉ được trình lên sớm nhất sau ngày 20 tháng kế tiếp.
Các báo cáo về kế hoạch kinh doanh được lập một cách sơ sài, thiếu chuyên nghiệp và chỉ đề cập đến một vấn đề duy nhất là doanh thu cần đạt được trong năm kế tiếp. Các vấn đề thực sự quan trọng khác như dự toán thu chi, hàng tồn kho, chi phí kinh doanh và sự ảnh hưởng của thị trường thì chưa được quan tâm và thực hiện. Qua đó, có thể nhận thấy Cơng ty chưa nhận thức được tầm quan trọng trong việc lập dự toán ngân sách hàng năm.
2.4.3 Những nguyên nhândẫn đến việc chưa áp dụng KTQT tại Cơng ty
Qua việc tìm hiểu cơng tác kế tốn quản trị của Cơng ty cho thấy Cơng ty cịn những nguyên nhân gây ra những hạn chế khó khăn như sau:
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty chưa đánh giá được khả năng, thế mạnh của từng cá nhân, và từng bộ phận trong Cơng ty.Chính vì thế, việc quy định nhiệm vụ cung cấp thông tin trong nội bộ Công ty chưa được khoa học và chặt chẽ.Hệ thống thông tin nội bộ chưa thật sự đảm bảo tính đồng bộ, việc cung cấp thơng tin còn chồng chéo và chưa kịp thời.
Trình độ quản lý của các nhà quản trị, và nhân viên kế tốn cịn hạn chế.Về phía nhà quản trị thì chưa tiếp cận sâu với khoa học quản lý cụ thể là các phương pháp kỹ thuật KTQT; đồng thời, nhà quản trị các cấp cũng chưa đưa ra những yêu cầu đối với thơng tin kế tốn phục vụ cho chức năng quản lý của mình. Về phí nhân viên kế tốn thì chưa nhận thức được sự cần thiết và quan trọng của thông tin KTQT do chưa có nhiều nhân viên được tiếp cận kiến thức về KTQT, nên ngại sự
phức tạp về mặt ghi nhận và tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho công tác quản lý của nhà quản trị.
Công ty đang sử dụng phần mền chủ yếu phục vụ cho cơng tác kế tốn tài chính mà chưa sử dụng phần mềm phục vụ việc phân tích thơng tin hoạt động kinh doanh do đó chưa đáp ứng việc cung cấp thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định của nhà quản trị các cấp.
Công tyđã xác định được quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận; tuy nhiên, Công ty chưa xác định được hệ thống báo cáo trách nhiệm của các bộ phận, cũng như các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý,
Công ty chưa thực hiện việc phận loại và chưa phân tích được sự biến động chi phí ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh, để phục vụ cho việc ra quyết định trong hoạt động kinh doanh, do vậy hiệu quả quản lý chưa cao.
Nhu cầu thơng tin của nhà quản trị trong việc phân tích và dự báo tương lai về các hoạt động kinh doanh tại Công ty chưa được đáp ứng do hệ thống báo cáo chưa đầy đủ và cụ thể.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2, tác giả đã trình bày được về tình hình hoạt động kinh doanh, thực trạng về tình hình tổ chức cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn quản trị nói riêng tại cơng ty TNHH VI NA MEN.
Qua đó, có thể thấy Cơng ty chưa có nhận thức rõ ràng về tính hữu dụng của việc áp dụng kế tốn quản trị trong cơng tác quản lý hoạt động kinh doanh của Công