6. Kết cấu đề tài nghiên cứu
2.2. Phân tích thực trạng về các yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của các dự án
2.2.2. Phân tích thực trạng các yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của các dự
các dự án phát triển phần mềm tại Công ty Phần Mềm TMA Solutions
Bên cạnh việc thu thập dữ liệu sơ cấp, tác giả tiếp tục thu thập dữ liệu thứ cấp liên quan đến yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của dự án phát triển phần mềm tại TMA Solutions để có thể đánh giá tồn diện hơn thực trạng các yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của dự án phát triển phần mềm tại TMA Solutions có liên quan đến các ý kiến của quản lý và nhân viên tại TMA Solutions.
2.2.2.1. Sự hỗ trợ từ nhà quản lý cấp cao
Qua kết quả khảo sát nhân viên cho thấy, cảm nhận của nhân viên tại TMA Solutions về yếu tố “Sự hỗ trợ từ nhà quản lý cấp cao” với điểm trung bình thấp nhất trong 5 yếu tố là 3,61, nhân viên cho rằng sự hỗ trợ từ nhà quản lý cấp cao cịn chưa
tầm nhìn của dự án, hầu hết các nhà quản lý cấp cao của công ty sẽ giúp đỡ, hỗ trợ hơn là tạo ra những khó khăn cho dự án, trong các cuộc họp dự án, nhà quản lý cấp cao thường đưa ra những điểm đạt, chưa đạt nhằm đưa ra quan điểm khuyến khích, khơng đồng tình cụ thể.
Việc tổ chức thường xuyên các cuộc họp giúp những nhà quản lý cấp cao có thể hiểu rõ hơn về các dự án, đưa ra những giải pháp hỗ trợ kịp thời khi các dự án gặp khó khăn, đồng thời có thể thường xuyên động viên, truyền cảm hứng để nhóm dự án có thể thực hiện dự án tốt hơn. Tuy nhiên, các cuộc họp giữa nhà quản lý cấp cao với các dự án cụ thể còn chưa diễn ra thường xuyên để các nhà quản lý để có thể hỗ trợ nhiều hơn cho các dự án. Tần suất các cuộc họp diễn ra từ năm 2013 đến năm 2016 chưa được thường xuyên.
Bảng 2.8: Số liệu các cuộc họp giữa quản lý cấp cao về các dự án phát triển phần mềm Năm 2013 2014 2015 2016 Số lượng nhà quản lý cấp cao 13 15 18 21 Số dự án 32 36 45 59 Số lần họp của nhà quản lý cấp cao về các dự án phát triển phần mềm 19 21 23 27
(Nguồn: Dữ liệu từ bộ phận nhân sự tại TMA Solutions năm 2013-2016)
Qua bảng 2.8, cho thấy số lần họp của các nhà quản lý cấp cao tại TMA Solutions có xu hướng tăng trong giai đoạn từ năm 2013 - 2016. Năm 2013, có 19 cuộc họp diễn ra của nhà quản lý cấp cao về các dự án phát triển phần mềm tăng 15% so với số cuộc họp diễn ra trong năm 2012, với số lượng dự án trong năm 2013 là 32 dự án và số lượng nhà quản lý cấp cao năm 2013 là 13 người. Hơn nữa, trong năm 2014, có 21 cuộc họp diễn ra của nhà quản lý cấp cao về các dự án phát triển phần mềm nhằm trao đổi giữa nhà quản lý cấp cao và các thành viên tham gia các nhóm
dự án, các nhà quản lý dự án để hiểu rõ về tầm nhìn chiến lược và hướng đi của dự án, với số lượng nhà quản lý cấp cao trong năm 2014 là 15 người và thảo luận về 36 dự án TMA Solutions đang triển khai. Năm 2015, TMA Solutions có 23 cuộc họp của nhà quản lý cấp cao về dự án phát triển phần mềm với 45 dự án và 18 nhà quản lý cấp cao. Trong năm 2016, số lần họp của nhà quản lý cấp cao của TMA Solutions về các dự án nhằm hỗ trợ dự án phát triển phần mềm là 27 lần, với 59 dự án trong năm 2016 và 21 quản lý cấp cao. Từ số liệu trên cho thấy việc các nhà quản lý cấp cao tham dự cuộc họp được diễn ra tại TMA Solutions chưa nhiều, đặc biệt so với số dự án phát triển phần mềm ngày càng tăng lên từ năm 2013 với 32 dự án tăng lên 59 dự án trong năm 2016 với 27 dự án, trong khi đó, số lần họp của nhà quản lý cấp cao về các dự án chỉ tăng từ 19 lần họp năm 2013 lên 27 lần họp năm 2016, con số này chênh lệch khá cao so với số lượng dự án ngày càng nhiều của TMA Solution.
Đa phần các cuộc họp diễn ra thường với mục đích để các nhà quản lý dự án cấp cao kiểm tra về tính khả thi của dự án trong lần đầu chuẩn bị triển khai nhằm quyết định chỉ đạo nhà quản lý dự án trực tiếp cho dự án đó. Do quy mơ và các cơ sở của TMA Solutions ngày càng được mở rộng, do đó các nhà quản lý cấp cao tuy có tăng lên về số lượng nhưng vẫn khơng thể tổ chức thường xuyên các cuộc họp vì lý do khoảng cách địa lý và tình trạng cơng việc, do đó các nhà quản lý cấp cao tại TMA Solutions thường chỉ quản lý công việc qua email và chỉ kiểm tra năng lực quản lý từ quản lý dự án và nắm được công việc và kết quả qua email.
Ngoài ra, giữa các nhà quản lý cấp cao cũng phân chia mỗi người một nhiệm vụ trong việc phát triển, mở rộng và duy trì TMA Solutions nên các nhà quản lý cấp cao không chỉ tập trung vào các cuộc họp về dự án phát triển phần mềm mà còn phải tập trung về kế hoạch nhân sự, chiến lược doanh nghiệp, bổ sung nguồn vốn, nâng cao chất lượng đào tạo…Từ đó, các dự án phát triển phần mềm diễn ra theo quy trình mà ít được sự hỗ trợ về tầm nhìn từ nhà quản lý cấp cao của TMA Solutions, mà chỉ đưa ra vấn đề, cách giải quyết và kết quả để trình lên quản lý cấp cao cho mỗi dự án, và điều này phần nào cũng làm giảm bớt sự thành công của dự án phát triển phần
mềm vì trong một vài trường hợp dự án đi sai hướng mà chưa có phương hướng đưa ra về khó khăn đó cho dự án phát triển phần mềm.
TMA Solutions là doanh nghiệp đã được thành lập và tồn tại trong 20 năm, do đó các nhà quản lý cấp cao đã đối mặt và trải qua rất nhiều vấn đề khó khăn trong chặng đường phát triển, vì vậy hầu hết các nhà quản lý cấp cao tại TMA Solutions luôn muốn hiểu và biết cách hỗ trợ để giúp đỡ các dự án phát triển phần mềm tháo gỡ được khó khăn tồn tại. Do đó TMA Solutions thường tổ chức các buổi chuyên đề, hội thảo giữa quản lý cấp cao với các ban dự án nhằm hỗ trợ các dự án phát triển như bảng bên dưới:
Bảng 2.9: Các hội thảo chuyên đề được tổ chức trong năm 2016 tại TMA Solutions
STT Tên chuyên đề Nội dung chuyên đề
1
Hội thảo về chuyên đề “Quy trình phát triển phần mềm Scrum” diễn ra vào tháng 01/2016
Scrum là gì? Scrum làm việc như thế nào trong dự án thực? Làm thế nào để ước tính một dự án trong Scrum? Làm thế nào để quản lý tài liệu và theo dõi sự tiến bộ của dự án? Làm thế nào để làm việc từ xa trong Scrum? Làm thế nào để tạo ra và làm việc như một nhóm Scrum từng bước? 2 Chuyên đề “Quy trình và cơng cụ quản lý dự án phần mềm” diễn ra vào tháng 02/2016
Quản lý cấp cao đã trình bài chi tiết về các quy trình và cơng cụ quản lý dự án phần mềm. Quy trình quản lý dự án phần mềm gồm: Khởi đầu (Initiating) ,Lập kế hoạch (Planning), Thực hiện (Executing), Giám sát, kiểm sốt (Monitoring, Controling), Chuyển tiếp (Transition) và Đóng (Closing).
3
Chuyên đề “Kiểm thử phần mềm Manual Testing” diễn ra vào tháng 05/2016
Đã chia sẻ kinh nghiệp thực tế trong Manual Testing trong các dự án lớn, phức tạp cũng như các xây dựng kịch bản trong kiểm thử tự động sao cho hiệu quả. Quy định xây dựng và phát triển phần mềm, quy định kiểm thử đúng quy chuẩn, các kỹ thuật thiết kế Test Case chất lượng, các vận hành các công cụ cập nhật
báo cáo kiểm thử trong thực tế, kiểm thử tự động và các kỹ thuật kiểm thử phức tạp… 4 Chuyên đề “Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin: Ứng dụng công nghệ của Microsoft” được diễn ra vào tháng 07/2016
Tầm nhìn tương lai của điện tốn đám mây. Một trong những điện toán đám mây của Microsoft hiện nay là Office365
5
Chuyên đề “Quy trình sản xuất theo chuẩn CMMi” được diễn ra vào tháng 11/2016
Đánh giá về mức độ thuần thục trong quy trình sản xuất phần mềm của Mỹ do Viện Công nghiệp phần mềm phát triển và hiện được áp dụng rất rộng rãi trên thế giới. Việc áp dụng chuẩn CMMi khơng chỉ góp phần chuẩn hố quy trình sản xuất, quản lý chất lượng. Việc sở hữu một chứng chỉ được quốc tế công nhận như CMMi sẽ giúp cho TMA Solutions có được giấy thơng hành bước vào thị trường phần mềm thế giới, từ đó nâng cao cơ hội kinh doanh và tiếp nhận đầu tư quốc tế.
(Nguồn: Dữ liệu từ bộ phận hành chính - nhân sự tại TMA Solutions năm 2016)
Qua bảng trên, ta có thể thấy được một vài các buổi chuyên đề được tổ chức tại cơng ty, có thể nói mặc dù các buổi họp không được thường xuyên và kịp thời, song những buổi chuyên đề sẽ là nơi để các cán bộ quản lý cấp cao có thể có cơ hội cung cấp cho nhân viên của mình về tầm nhìn dự án, truyền tải những kinh nghiệm lâu năm quý báu đến toàn thể doanh nghiệp. Nhân những buổi chuyên đề, nhà quản lý cấp cao sẽ giúp đỡ và hỗ trợ nhân viên những chủ đề đã được lên kế hoạch trước chẳng hạn như chuyên đề “Kiểm thử phần mềm Manual Testing” chia sẻ kinh nghiệm thực tế trong Manual Testing trong các dự án lớn, phức tạp cũng như các xây dựng kịch bản trong kiểm thử tự động sao cho hiệu quả, tại buổi chuyên đề này các nhà quản lý cấp cao đã lắng nghe ý kiến và giải đáp thắc mắc về dự án này và kết quả
cuối cùng của dự án đã mang về kết quả tốt đẹp. Do đó cho thấy các buổi chuyên đề đã phần nào giải quyết được khó khăn trong việc gặp gỡ và chia sẻ khó khăn giữa nhà quản lý và nhân viên. Tuy nhiên, từ bảng trên cũng cho thấy, tần suất tổ chức các buổi hội thảo là khá thấp, khoảng hai tháng mới có một buổi hội thảo hay chuyên đề là khá ít so với số lượng dự án ngày một tăng của công ty.
Theo Brown và Leigh (1996) lập luận rằng khi nhân viên cảm thấy được đáp ứng nhu cầu tâm lý, giải quyết khó khăn tồn đọng của họ tại nơi làm việc, thì họ sẽ dấn thân vào cơng việc hồn tồn hơn, đầu tư nhiều thời gian hơn và nỗ lực nhiều hơn trong cơng việc của tổ chức, từ đó dẫn đến đạt được kết quả cơng việc cao hơn.
Điều này cho thấy, để phát triển các dự án phần mềm, công ty cần thiết phải nâng cao sự hỗ trợ từ nhà quản lý cấp cao thông qua việc nâng cao sự hiểu biết và tầm nhìn của các nhà quản lý cấp cao về dự án, sự giúp đỡ và hỗ trợ của các nhà quản lý cấp cao trong dự án cũng như việc tự mình nhìn nhận các vấn đề trong cơng việc đã đạt hay chưa đạt để hoàn thiện hơn.
2.2.3.2. Kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên
Qua kết quả khảo sát nhân viên có thể thấy cảm nhận của nhân viên tại TMA Solutions về “Kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên” với ở mức điểm trung bình là 3,74. Cho thấy đánh giá của nhân viên vê việc thực hiện yếu tố này tại công ty vẫn chưa thực sự tốt, điều này được đánh giá qua việc: Giao tiếp hiệu quả giúp học hỏi được kinh nghiệm của những người khác, Giao tiếp hiệu quả giúp cùng nhau giải quyết những việc khó trong dự án phần mềm mà nếu làm cá nhân thì khơng thể hồn thành tốt được, Giao tiếp nhóm giúp giải tỏa căng thẳng và giảm bớt áp lực, Giao tiếp giữa các thành viên diễn ra thường xuyên, liên tục. Tại TMA Solutions thông qua các buổi họp mặt, giờ ăn trưa và các cuộc họp ln có giới thiệu thành viên mới và chia sẻ kinh nghiệm của các thành viên đang làm việc tại TMA Solutions nhằm giúp mọi người trao đổi và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.
Thực tế cho thấy người thành đạt chỉ có 25% là do những kiến thức chun mơn, 75% cịn lại được quyết định bởi những kỹ năng mềm họ được trang bị. Khi
bước vào nghề, một nhân viên thiếu các “kỹ năng mềm” như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng bán hàng, làm việc nhóm, quản lý thời gian, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng lập kế hoạch… là một hạn chế khiến họ khó có thể hịa đồng và tồn tại lâu.
Vì thế TMA Solutions ln tổ chức các buổi training, tập huấn và hướng dẫn về kỹ năng mềm, đặc biệt là liên quan đến giao tiếp như các chương trình diễn ra trong năm 2016 và 2017 tại TMA Solutions bao gồm:
Bảng 2.10: Các khóa học training về kỹ năng giao tiếp trong năm 2016 và 2017
STT Khóa kỹ năng
Số nhân viên tham
dự
Hiệu quả của khóa học thơng qua bài kiểm tra
cuối buổi
1
Khóa học “Kĩ năng giao tiếp phù hợp với văn hóa doanh nghiệp” vào tháng 08/2016
450 76/100
2 Khóa học “Kĩ năng làm việc trong
nhóm dự án” vào tháng 10/2016 600 68/100
3 Khóa học “Ngơn từ trong giao tiếp”
vào tháng 11/2016 300 89/100
4 Khóa học “Thực hành kỹ năng lắng
nghe” vào tháng 03/2017 190 82/100 5 Khóa học “Kỹ năng phản hồi trong
giao tiếp” vào tháng 04/2017 360 79/100
6 Khóa học “Chiến lược lắng nghe
hiệu quả” vào tháng 05/2017 480 84/100
7
Khóa học “Nắm bắt tâm lý của đối phương trong giao tiếp” vào tháng 06/2017
530 91/100
Qua bảng số liệu cho thấy tại TMA Solutions đã tổ chức các buổi training về kỹ năng mềm trong việc nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa các thành viên bao gồm. Khóa học “Kĩ năng giao tiếp phù hợp với văn hóa doanh nghiệp” vào tháng 08 năm 2016 với sự tham dự của 450 nhân viên với hiệu quả của khóa học được đánh giá vào bài kiểm tra cuối buổi học là 76%, trong khóa học về “Kĩ năng làm việc trong nhóm dự án” vào tháng 10 năm 2016 với sự tham dự của 600 nhân viên và đạt hiệu quả 68%, khóa học về “Ngôn từ trong giao tiếp” vào tháng 11 năm 2016 với sự tham gia của 300 nhân viên của TMA Solutions và đạt hiệu quả sau buổi học là 89%.
Khóa học “Thực hành kỹ năng lắng nghe” vào tháng 03 năm 2017 với sự tham gia của 190 nhân viên và đạt hiệu quả với 82%, khóa học “Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp” vào tháng 04 năm 2017 với số lượng nhân viên tham gia là 360 và đạt hiệu quả 79%, khóa học “Chiến lược lắng nghe hiệu quả” được diễn ra vào tháng 05 năm 2017 với số lượng nhân viên là 480 và đạt hiệu quả 84%, khóa học “Nắm bắt tâm lý của đối phương trong giao tiếp” vào tháng 06 năm 2017 với sự tham gia của 530 nhân viên và đạt 91% hiệu quả.
Bên cạnh đó, từ bảng số liệu cho thấy số lượng nhân viên tham gia các khóa học cịn chưa cao so với khoảng 2000 nhân viên tại cơng ty, khóa học được nhiều người tham gia nhất là khóa học “Kĩ năng làm việc trong nhóm dự án” với số lượng là 600 người, chỉ chiếm khoảng 30%. Và hiệu quả của các khóa học nhìn chung chỉ ở mức khá, khoảng từ 70-80% theo đánh giá, cho thấy các khóa học cịn chưa thu hút được nhiều sự quan tâm và thích thú của nhân viên.
Ngồi ra, tại TMA Solutions, trong các dự án phát triển phần mềm, quản lý dự án thường tổ chức các cuộc họp trong q trình làm việc nhằm giải quyết các khó khăn, tồn đọng của dự án phát triển phần mềm của các cá nhân trong dự án đó đồng thời cùng nhau đưa ra các hướng giải quyết hoặc chuyển đổi linh động vị trí của mỗi thành viên cho phù hợp với thế mạnh của mỗi người nhằm nâng cao hiệu quả và thành công của dự án.