CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝTHUYẾT
2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đếncơng tác lập dự tốn ngân sách ở các doanhnghiệp
iđáp iứng inhu icầu icủa ithị itrường iluôn iluôn ithay iđổi. Những định giá trong quyết toán sẽ quyết định số lượng sản phẩm tiêu thụ, quyết định đến doanh thu và mức lợi nhuận có thể thu được.
Thứ năm, đối tượng kinh doanh của ngành thương mại rất đa dạng như: hàng
vật tư, thiết bị, hàng công nghệ, thực phẩm tiêu dùng, thực phẩm chế biến,… Tuy nhiên với bất kỳ đối tượng nào thì chất lượng sản phẩm cũng rất quan trọng. Đây là mấu chốt để doanh nghiệp có thể xây dựng và duy trì lượng khách hàng ổn định, thân thiết của mình, và tạo nên khách hàng mới. Nhờ vậy mà việc lập dự toán về doanh số bán hàng cũng đều đặn và chính xác hơn.
2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác lập dự tốn ngân sách ở các doanh nghiệp nghiệp
2.4.1 Phong cách lãnh đạo
Một iđiều ithường ithấy iở icác idoanh inghiệp ilà icác inhà iquản ilý icấp icao ithường icó itầm inhìn irộng inhưng ikhông iquen ivới ichi itiết, và ingược ilại icác inhà iquản ilý icấp icơ isở ituy inắm ivững ichi itiết inhững ikhơng icó iđược itầm inhìn ibao iqt itất icả imọi ikhía icạnh ihoạt iđộng itrong idoanh inghiệp.iThêm inữa, ithái iđộ icủa inhà iquản ilý icấp icao icó itác iđộng ilớn iđến ihiệu iquả idự itốn,icịn inhà iquản ilý icấp icơ isở ithì icó inhận ithức inhạy ibén itrong iviệc iđặt ira icác imục itiêu itrong idự itốn.iVì ivậy isự iphối ihợp igiữa inhà iquản ilý icấp icao ivà inhà iquản ilý icơ isở iđóng ivai itrị iquan itrọng itrong iviệc ixây idựng imột idự itoán ihiệu iquả. iĐể idự itoán iđạt ihiệu iquả inhà iquản ilý icấp icao iphải ixác iđịnh iđược icác imục itiêu ihợp ilý imà itổ ichức icần iđạt iđược iđồng ithời icố igắng idiễn itả imột icách ichính ixác inhất inhững imục itiêu iđó icho inhững ingười icó itrách inhiệm ithực ihiện ihiểu inhững igì ihọ icần ilàm. Có một cách để đạt được điều này
là khuyến khích tất cả mọi cấp độ quản lý cùng tham gia vào quá trình dự tốn. Khi đó, thơng tin dự tốn sẽ được luân chuyển từ dưới lên trên và ngược lại trong suốt
q trình dự tốn. Điều này giúp cho nhà quản trị cấp cơ sở, người phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc hồn thành các mục tiêu dự tốn, có thể đưa ra những ước tính cụ thể để đạt được các mục tiêu. Sự tham gia của họ vào quy trình này làm gia tăng tinh thần đồng đội giữa các bộ phận với nhau. Qua đó, khuyến khích các bộ phận hợp tác với nhau nhiều hơn, ít lo sợ hơn và có nhiều động lực hơn. Đối với nhà quản lý cấp cao, điều này đảm bảo các mục tiêu đặt ra cho từng nhân viên là phù họp với bản thân họ và phù hợp với mục tiêu chung của tồn doanh nghiệp. Vì nếu nhà quản lý cấp cao tự đặt ra các chỉ tiêu cho cấp dưới thực hiện thì dễ dẫn đến mục tiêu xa rời thực tế gây tâm lý bất mãn cho người thực hiện, nhưng nếu để cho nhân viên cấp dưới hồn tồn tự do tạo lập tiêu chuẩn thì có thể họ sẽ đặt ra những chỉ tiêu lỏng lẻo dưới mức năng lực thực tế để dễ dàng đạt được.
Trách nhiệm của nhà quản lý là phải giúp nhân viên cấp dưới vượt qua nổi lo sợ tự nhiên của con người, tạo điều kiện thuận lợi để khuyến khích họ đạt được các chỉ tiêu dự tốn. Nếu được đặt đúng chỗ, dự tốn có thể giúp nhân viên đạt được kết quả cao nhất.
Tóm lại, để có một dự tốn ngân sách có hiệu quả địi hỏi sự tham gia của các cấp quản lý trong doanh nghiệp vào q trình lập dự tốn và vấn đề quan trọng là làm sao cho mọi người trong tổ chức cảm thấy thoải mái với mục tiêu cần đạt đuợc và hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đây là vấn đề mấu chốt tạo nên sự thành cơng của dự tốn và cũng là vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần hết sức quan tâm trong q trình lập dự tốn.
Hơn nữa, nếu người quản lý có tâm lý e ngại sự phát triển của nhân viên cấp dưới, sợ họ sẽ được cơ hội tiếp quản công việc của người quản lý, thăng tiến nên họ đã không cho cấp dưới tham gia các chương trình đào tạo nâng cao năng lực bản thân khi có cơ hội, khi đó các nhà quản lý doanh nghiệp không xây dựng ngân sách cho đào tạo và phát triển, điều này càng trở nên tồi tệ hơn khi người quản lý thiếu trình độ cần thiết cho chức năng quản lý, khi đó hiệu quả quản lý và hiệu quả hoạt động của công ty cũng ngày càng đi xuống.
Giả thuyết H1: Phong cách lãnh đạo có tác động cùng chiều đến cơng tác dự
tốn ngân sách tại các doanh nghiệp thương mại ở TP. Hồ Chí Minh.
2.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn
Hệ thống kế tốn tài chính đảm bảo rằng tài sản và nợ phải trả của một doanh nghiệp được hạch tốn đúng và cung cấp thơng tin về doanh thu, lợi nhuận,…cho cổ đông và các bên liên quan khác. Ngược lại, các hệ thống kế toán quản trị cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong tổ chức để hỗ trợ việc ra quyết định của họ (Ryan và cộng sự, 2002). Theo phân tích trên thì dự tốn ngân sách được lập dựa trên cơ sở là các tài liệu kế tốn hiện có của đơn vị.Tuy nhiên Horngren (2002) cho rằngdự toán tập trung vào một giai đoạn kế tốn sắp tới, chứ khơng phải trong giai đoạn quá khứ mà kế toán thì dựa trên các thơng tin quá khứ để lập nên các báo cáo, đồng thời dự toán ngân sách tập trung nhiều hơn vào mục đích dự báo để ước tính những gì có khả năng xảy ra trong tương lai và cách phân bổ nguồn lực tổ chức để thực hiện các hoạt động trong tương lai. Các lý luận vừa kể trên phần nào giải thích mối quan hệ giữa kế toán và dự toán ngân sách.
Diamond & Khemani (2006) khi thực hiện nghiên cứu hệ thống kế toán giữa các doanh nghiệp ở các nước đang phát triển ở Châu Phi, kết quả nghiên cứu cho thấy việc thực hiện các quy trình kế tốn bằng biện pháp thủ cơng hoặc được hỗ trợ bởi các ứng dụng phần mềm và phần cứng cũ và khơng được bảo trì, nâng cấp ảnh hưởng tiêu cực đến cơng tác lập dự tốn ngân sách của doanh nghiệp. Tác giả này giải thích rằng, quy trình kế toán như trên sẽ làm thiếu dữ liệu doanh thu, chi phí và các chỉ tiêu đáng tin cậy và kịp thời cho lập kế hoạch ngân sách, giám sát, kiểm soát chi tiêu và báo cáo kế toán kém chất lượng, từ đó tác động tiêu cực đến cơng tác lập dự toán ngân sách.
Giả thuyết H2: Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn có tác
động cùng chiều đến cơng tác dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp thương mại ở TP. Hồ Chí Minh.
Mahmood (2008) lập luận rằng hạn chế trong các DNNVV thuộc sở hữu gia đình là việc thiếu sự tách biệt quyền sở hữu và quyền kiểm soát ngụ ý rằng các chủ sở hữu và người quản lý là một người. Điều này dẫn đến các vấn đề về độ tin cậy trong các quyết định vì khơng có hệ thống kiểm tra và cân đối giữa đối tượng sở hữu như cổ đông, giám đốc và người quản lý. Mahmood (2008) cho rằngcác doanh nghiệp thuộc sở hữu gia đình, thì gia đình có quyền đơn phương bãi bỏ các quyết định của nhà quản lý, hoặc có thể gây ảnh hưởng để làm thay đổi quyết định của nhà quản lý. Do đó, khái niệm về các giám đốc độc lập đã không chiếm ưu thế trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nghiên cứu cũng tìm thấy các vấn đề khác cho các DNNVV thuộc sở hữu gia đình bao gồm: thiếu các chính sách rõ ràng và lập kế hoạch dài hạn như được thể hiện trong ngân sách; thiếu ý kiến bên ngoài về định hướng chiến lược của doanh nghiệp; quyền lợi và nhiệm vụ của các thành viên trong gia đình khơng được xác định rõ ràng; và thuê các thành viên gia đình khơng đủ điều kiện hoặc thiếu kỹ năng và khả năng để làm việc cho tổ chức. Mahmood (2008) cũng cho rằng nếu chủ sở hữu doanh nghiệp đã xác định rõ ràng mối quan hệ với doanh nghiệp, nghĩa là có sự phân biệt rõ ràng giữa quyền sở hữu và quyền quản lý thì khi đó quy trình lập ngân sách trở nên chính thức, tinh vi và chính xác hơn do ảnh hưởng, cũng như yêu cầu kiểm soát từ phía chủ sở hữu.
Giả thuyết H3: Cơ cấu sở hữu có tác động cùng chiều đến cơng tác dự tốn
ngân sách tại các doanh nghiệp thương mại ở TP. Hồ Chí Minh.
2.4.4 Mức độ tham gia dự toán ngân sách của người lao động
Theo Beatrice Njeru Warue và Thuo Vivian Wanjira (2013) sự tham gia của người lao động trong q trình lập dự tốn ngân sách được chấp nhận nhiều hơn ở các doanh nghiệp lớn, trong khi các doanh nghiệp nhỏ thì lại có sự hạn chế tham gia vào ngân sách của người lao động. McLaney & Atrill (1999) lập luận rằng vai trò của ngân sách như là một bản kế hoạch của những gì sẽ xảy ra và là tiêu chuẩn để đo lường hiệu suất thực tế, phụ thuộc phần lớn vào cách thức thực hiện, thương lượng các mục tiêu trong dự tốn ngân sách, do đó tham gia của người lao động có vai trị gắn mục tiêu đó với thực tế tại đơn vị. Nghĩa là khi thực hiện dự toán ngân sách, các
thành viên của tổ chức nên được tham gia trong việc xác định rõ ràng các mục tiêu ngân sách. Các thành viên cũng phải tham gia vào các dự toán tiếp theo cho những mục tiêu này với ban quản lý (Chalos & Poon, 2000).
Khi có sự sai lệch ngân sách xảy ra, sự tham gia và thảo luận giữa các cấp quản lý khác nhau sẽ tạo thuận lợi và góp phần xác định chính xác vị trí của sai lệch, từ đó đưa ra các hành động khắc phục tương ứng. Poon (2001) nhận thấy rằng sự tham gia của người lao động vàolập dự toán ngân sách sẽ giúp các nhà quản lý có thể trao đổi thơng tin và ý tưởng để lập kế hoạch ngân sách và kiểm soát thực hiện ngân sách hiệu quả hơn. Nouri & Parker (1998) cũng cho rằng mức độ tham gia dự tốn ngân sách tạo điều kiện chia sẻ thơng tin giữa cấp dưới và cấp trên, giữa cấp trên và cấp dưới trong tham gia ngân sách, góp phầnchia sẻ thơng tin theo cả hai chiều.
Liên quan đến chia sẻ thơng tin thơng qua q trình lập ngân sách thì Magner và cộng sự (1996) cho rằng cấp dưới sẽ có thêm thơng tin từ cấp trên và những người khác liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm và hiệu suất dự kiến, từ đó làm tăng hiệu quả làm việc của cấp dưới. Hay Chell & Brownell (1988) thì các cuộc thảo luận với cấp trên trong quá trình lập ngân sách cũng giúp làm rõ các mục tiêu và phương pháp thực hiện của cấp dưới. Như vậy, những phát hiện của các nhà nghiên cứu này cho thấy sự tham gia của người lao động trong q trình ngân sách góp tăng cường độ chính xác trong ngân sách.
Giả thuyết H4: Mức độ tham gia dự toán ngân sách của người lao động có
tác động cùng chiều đến cơng tác dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp thương mại ở TP. Hồ Chí Minh.
2.4.5 Quy mơ cơng ty
Theo Merchant (1981), đối với quy mô doanh nghiệp, các nghiên cứu về dự toán ngân sách ln so sánh việc sử dụng quy trình lập ngân sách ở các cơng ty lớn hơn với các doanh nghiệp nhỏ, sự khác nhau trong hệ thống ngân sách cấp doanh nghiệp vàsự đa dạng và mức độ phân cấp của dự toán ngân sách.
Merchant (1981) cho rằng các công ty lớn hơncó khuynh hướng sử dụng hệ thống ngân sách phức tạp hơn, cịn các cơng ty nhỏ hơn ít có xu hướng sử dụng dự
toán ngân sách. Joshi và cộng sự (2003) phát hiện ra rằng quy mô doanh nghiệp thể hiện thông qua sự tăng trưởng của cơng ty góp phần thúc đẩy thực hiện quy trình lập ngân sách một cách toàn diện hơn để đạt được hiệu quả hoạt động tốt hơn. Hơn nữa quy mô doanh nghiệp và sự phức tạp của các hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh thường ảnh hưởng đến bản chất của dự tốn ngân sách, trong đó hệ thống dự tốn phức tạp đóng vai trị quan trọng giúp doanh nghiệp thành cơng.
Giả thuyết H5: Quy mơ cơng ty có tác động cùng chiều đến cơng tác dự tốn
ngân sách tại các doanh nghiệp thương mại ở TP. Hồ Chí Minh.