2.1.3.1. Số lượng và trình độ nhân viên kế toán
Số lượng nhân viên kế toán tại công ty OLECO tính đến nay có tổng số 25 nhân viên kế toán. Trong đó:
- Trên đại học: 4 nhân viên - Đại học: 13 nhân viên
- Cao đẳng và trung cấp: 8 nhân viên
Các số liệu trên cho chúng ta thấy, số lượng nhân viên kế toán có trình độđại học và trên đại học chiếm tỷ lệ khá cao, chiếm 68%. Trình độ của nhân viên cũng một phần quyết định đến hiệu quả làm việc của nhân viên đó, vì thế ngay từđầu các nhà quản lý đã dựa vào tiêu chuẩn này để cân nhắc lựa chọn nhân viên kế toán cho công ty mình.
2.1.3.2. Mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán của công ty OLECO
Bộ máy kế toán có vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức hoạt động của một công ty. Với đội ngũ nhân viên kế toán được phân công làm việc tại các xí nghiệp, trung tâm trực thuộc, đây là nơi cung cấp thông tin, số liệu nhanh chóng, đầy đủ, chính xác nhất cho Tổng giám đốc, các phòng ban chức năng đưa ra quyết định hay xây dựng kế hoạch cho những năm tiếp theo, hoặc
đưa ra các biện pháp khắc phục hạn chế những mặt chưa đạt được. Đồng thời các thông tin, số liệu này còn cung cấp cho các nhà đầu tư, ngân hàng và các doanh nghiệp khác ra quyết định đối với công ty mình. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, mỗi bộ phận đều có những nhiệm vụ, chức năng riêng nhưng lại được điều hành bởi kế toán trưởng.
SƠ ĐỒ 2.1: BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY
* Kế toán trưởng: Tại Công ty Oleco kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính vì thế kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động tài chính từ khâu hoạt động đến khâu sử dụng vốn đã huy động một cách có hiệu quả. Trên cơ sở thực hiện tốt trách nhiệm chuyên môn kế toán trưởng còn có trách nhiệm tham gia vào công tác quản lý công ty.
Công việc của kế toán trưởng là lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trên cơ sở Báo cáo tài chính của công ty, phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên kế
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán thu vốn, Dthu, thuế Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán tiền mặt, tiền gửi Kế toán chi phí và giá thành Kế toán tại các đội xây dựng
toán, cuối tháng kiểm tra toàn bộ các báo cáo của từng nhân viên kế toán, kiểm duyệt toàn bộ tình hình thu - chi của Công ty trước khi trình Giám đốc, tổ chức họp định kỳ.
* Kế toán chi phí và giá thành: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tập hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất rồi phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí, tính giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình. Xác định chi phí sản xuất cuối kỳ và theo dõi tình hình thanh quyết toán đối với đơn vị chủđầu tư, lập báo cáo giá thành theo quý và niên độ kế toán.
* Kế toán thu vốn, doanh thu, thuế:Căn cứ vào quyết toán được bên A chấp nhận để làm thủ tục thu hồi vốn, làm các công việc kế toán liên quan đến các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước. Hàng ngày lập các chứng từ liên quan, hạch toán doanh thu, thính thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào, cuối tháng phải nộp tờ khai thuế GTGT vá các báo cáo khác do cơ quan thuế yêu cầu. Cuối quý, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
* Kế toán vật tư, tài sản cốđịnh: Kế toán vật tư cung cấp thông tin về số lượng, chủng loại, chất lượng các loại vật liệu, công cụ nhập, xuất tồn theo giá thực tế để có kế hoạch quản lý vốn lưu động của công ty. Ngoài ra đây còn là bộ phận cung cấp thông tin về tình trạng quản lý vật liệu, công cụ trong quá trình sử dụng và dự trữ trên cơ sở định mức tiêu hao, định mức tồn kho nhằm phát hiện tình trạng thừa thiếu vật liệu, công cụ từ đó đề ra các giải pháp khắc phục kịp thời.
Kế toán TSCĐ tổ chức phân loại và đánh giá TSCĐ theo đúng chế độ, tổ chức hạch toán ban đầu các nghiệp vụ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ, tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để phản ánh tình hình biến động và khấu hao TSCĐ, thực hiện tốt chế độ báo cáo TSCĐ theo yêu cầu quản lý và theo chếđộ TSCĐ quy định.
* Kế toán thanh toán: Kế toán thanh toán theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với khách hàng, với nhà cung cấp. Tổ chức hệ thống chứng từ, hệ
thống sổ sách, theo dõi công nợ cho từng người bán, từng khách hàng, từng lần nợ, từng lần thanh toán và số còn phải trả, phải thu. Tổng hợp công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng được thực hiện theo nguyên tắc không bù trừ số dư nợ và số dư có của các nhà cung cấp khác và của các khách hàng khác.
* Kế toán tiền lương: Kế toán tiền lương có nhiệm vụ tổ chức phân loại lao động theo tiêu thức khác nhau, nhằm theo dõi cơ cấu lao động hiện có trong công ty, tham gia bố trí và phân công lao động một cách phù hợp, tổ chức hạch toán chính xác thời gian, số lượng và kết quả lao động thông qua tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán để theo dõi chi phí lao động, hình thức trả lương phù hợp với đặc điểm của công ty và đúng với chếđộ quy định.
* Kế toán tiền mặt, tiền gửi: Bộ phận này có nhiệm vụ phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt hằng ngày. Thường xuyên đối chiếu tiền tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Đồng thời, phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán, phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để công ty có biện pháp thích hợp.
2.1.3.3. Chính sách kế toán của công ty OLECO
a. Chếđộ và phương pháp kế toán áp dụng
* Công ty thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ra ngày 20/03/2006 và các văn bản sửa đổi bổ sung khác của Nhà nước. Tuy nhiên công ty đã có những vận dụng sáng tạo chế độ để phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị mình. Cụ thể là:
- Niên độ kế toán công ty áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hằng năm.
- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: được tính theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao tài sản cốđịnh: Phương pháp đường thẳng. * Chếđộ chứng từ kế toán của công ty OLECO được áp dụng theo:
- Luật kế toán
- Nghịđịnh số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các văn bản pháp luật có liên quan đến chứng từ kế toán
- Các quy đinh trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Hệ thống chứng từ bao gồm cả 2 hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn theo quy định của Bộ Tài Chính đã ban hành. Tất cả các bộ phận kế toán trong công ty đều có một hệ thống chứng từ chung. Mọi ghi chép ban đầu, hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở bất cứ bộ phận nào của công ty đều phải lập ngay chứng từ gốc theo mẫu quy định. Công ty có trách nhiệm tuân thủ chặt chẽ các phương pháp chuyên môn nghiệp vụ trong khi ghi chép kế toán thống kê. Phòng tài chính của công ty có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động tài chính kế toán trong công ty, yêu cầu các đơn vị lập đủ và đúng các chứng từ theo mẫu biểu đã hướng dẫn mỗi khi chi tiêu hoặc thanh toán.
Kế toán tại các xí nghiệp có trách nhiệm tập hợp tất cả các chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị, các chứng từ phải có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc đơn vị. Phòng tài chính sẽ tổng hợp tất cả các chứng từ kế toán mà các xí nghiệp chuyển lên để vào sổ sách kế toán chung của công ty. Việc lưu trữ và bảo quản các tài liệu và
chứng từ kế toán của công ty tuân thủ theo quy định của Bộ tài chính. b. Hình thức sổ kế toán
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại đơn vị là: Hình thức chứng từ ghi sổ. Nguyên tắc cơ bản của hình thức này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Qúa trình ghi sổ kế toán ghi tách thành 2 quá trình: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán gốc đã được kiểm tra và phân loại, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổđể ghi vào sổĐăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổĐăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
SƠ ĐỒ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Nhập số liệu Nhập số liệu vào máy vào máy Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng Sổ, thẻ kế toán chi
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra c. Chếđộ tài khoản
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, đồng thời tiến hành mở thêm các tài khoản chi tiết theo từng loại tài khoản để phù hợp với công tác quản lý và hạch toán của công ty theo nguyên tắc sau:
- Các tài khoản cấp 1, cấp 2 được mở theo nguyên tắc chếđộ kế toán
- Các tài khoản cấp 3, cấp 4 được mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán d. Chếđộ báo cáo tài chính
Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Hiện nay, công ty tiến hành lập và trình bày các báo cáo tài chính năm và giữa niên độ, tuân thủ các yêu cầu quy định tại chuẩn mực kế toán số 21 – Trình bày báo cáo tài chính và theo biểu mẫu đã được quy định trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của bộ Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006.
* Các báo cáo tài chính năm gồm:
- Bảng cân đối kế toán_MS B01-DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh_MS B02-DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ_MS B03-DN
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính_MS B09-DN
* Các báo cáo giữa niên độ gồm:
- Bảng cân đôi kế toán giữa niên độ_MS B01b-DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ_ MS B02b-DN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ_ MS B03b-DN
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc_ MS B09b-DN
* Kỳ lập báo cáo tài chính:
- Các báo cáo tài chính năm được lập vào cuối năm dương lịch khi kết thúc niên độ kế toán
- Các báo cáo tài chính giữa niên độ được lập vào cuối mỗi quý của năm tài chính.
* Thời gian nộp báo cáo tài chính:
Kết thúc mỗi quý, mỗi năm tài chính, Kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính giữa niên độ, báo cáo tài chính năm, sau đó nộp cho kế toán trưởng duyệt, sau khi kiểm tra kế toán trưởng nộp cho các cơ quan chức năng theo quy định của nhà nước.
Công ty tiến hành nộp các Báo cáo tài chính giữa niên độ cho các cơ quan chức năng sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý, các báo cáo tài chính năm được nộp sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.