2.2.6.1 .Nguyên nhân khách quan
2 7 ánh giá hiệu quả hệ thống S
323 iải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách và thủ tục để đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát giúp các nhà quản lý công ty V.L.C kiểm soát các rủi ro mà doanh nghiệp đang hoặc có thể sẽ gặp phải trong tương lai thông qua các hoạt động kiểm soát chủ yếu.
3 2 3 1 oạt động kiểm soát chung
Hoạt động kiểm soát hỗ trợ tất cả các thành phần của kiểm soát nội bộ. Nhưng nó thường đi kèm với các thành phần đánh giá rủi ro. Sau khi đánh giá rủi ro, quản lý xác định và thực hiện các hành động cần thiết để phản ứng với các rủi ro cụ thể. Công ty cần xác định các yếu tố cụ thể có thể ảnh hưởng đến các hoạt động kiểm sốt như mơi trường kinh doanh, hệ thống thông tin mà công ty đang sử dụng, đặc
điểm văn hóa cơng ty, cơ cấu tổ chức để áp dụng các hoạt động kiểm soát phù hợp với cơng ty.
Bên cạnh đó, cơng ty cần kết hợp các hoạt động kiểm sốt đa dạng như kiểm sốt phịng ngừa và kiểm sốt phát hiện; kiểm sốt thủ cơng và kiểm sốt tự động nhằm có thể hạn chế thấp nhất ảnh hưởng của các rủi ro có thể xay ra.
- Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt chung đối với cơng nghệ
Về cơ bản, hệ thống thông tin của công ty đã được đầu tư và vận hành tương đối phù hợp với tính chất và mức độ sử dụng của công ty. Ban giám đốc đã thiết lập các hoạt động kiểm sốt các cơ sở hạ tầng cơng nghệ, được thiết kế và thực hiện để giúp đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và sẳn có của hệ thống. Công ty cần quy định bằng văn bản vấn đề lưu trữ dữ liệu được thực hiện hàng ngày và thường xuyên rà soát để đảm bảo. Bên cạnh những quy định cụ thể, và hướng dẫn cách lưu trữ dữ liệu của công ty cũng như dữ liệu kế tốn của khách hàng thì cơng ty cần có những hình thức xử lý khi nhân viên khơng thực hiện cơng việc lưu trữ đó, điều này nhằm tăng tính bắt buộc và ý thức trách nhiệm của mỗi nhân viên trong việc lưu trữ dữ liệu trong quá trình làm việc.
Tuy nhiên, cơng ty cần chú trọng vấn đề bảo mật dữ liệu, tránh việc dữ liệu bị khai thác trái phép để sử dụng cho các mục đích khác và đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin và dữ liệu của khách hàng. Để kiểm sốt việc đó, cơng ty cần thực hiện kiểm sốt truy cập thông tin của hệ thống khỏi sự truy cập và sử dụng trái phép hệ thống, hỗ trợ phân quyền nhằm ngăn chặn sử dụng trái phép và thay đổi dữ liệu. Hệ thống máy tính cần có chức năng buộc phải khai báo tên người sử dụng, mật khẩu trước khi đăng nhập sử dụng để tránh rủi ro mất dữ liệu hoặc dữ liệu bị thay đổi do cố ý hay vơ tình của nhân viên khác.
Hiện nay tình trạng virus máy tính ngày càng nguy hiểm và tinh vi. Nó lan truyền với tốc độ cực kỳ nhanh, nhiều cơng ty khơng kịp để đối phó khi có sự cảnh báo của báo đài , do đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến dữ liệu thơng tin kế tốn cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty. Vì vậy, cơng ty nên sử dụng phần mềm ngăn ngừa virus tự động, chủ động trong việc đối phó với virus máy tính.
Thơng báo với các nhân viên đề cao cảnh giác, hạn chế truy cập vào những trang web lạ nhằm hạn chế việc lan truyền của virus nguy hiểm. Ngồi ra, cơng ty cần có biện pháp xử lý như hỗ trợ máy lưu điện hay sử dụng máy phát điện khi xảy ra sự cố mất điện nhằm tránh tình trạng mất dữ liệu mà khơng thể lấy lại được.
Các biện pháp kiểm sốt của cơng ty cần phải được triển khai kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả. Hoạt động kiểm sốt khơng kịp thời có thể làm giảm tính hữu ích của các hoạt động kiểm sốt.
Công ty cần đảm bảo sử dụng nhân viên có đủ năng lực thực hiện hoạt động kiểm soát với sự tập trung cao độ và siêng năng. Năng lực cần thiết để thực hiện hoạt động kiểm soát sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như sự phức tạp của hoạt động kiểm soát và khối lượng giao dịch. Và hoạt động kiểm sốt sẽ khơng hữu ích nếu thực hiện mà khơng có sự tập trung cao độ, sự siêng năng.
Ban giám đốc phải đánh giá lại các chính sách, thủ tục và các hoạt động kiểm soát liên quan định kỳ để kiểm tra chúng có tiếp tục phù hợp và hiệu quả. Những thay đổi trong nhân sự, quy trình và cơng nghệ có thể làm giảm hiệu quả của hoạt động kiểm soát hoặc một số hoạt động kiểm soát trở nên dư thừa. Bất cứ khi nào có những thay đổi xảy ra, quản lý cần đánh giá lại sự liên quan của các kiểm soát hiện có và điều chỉnh chúng khi cần thiết.
- Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung đối với hoạt động kế toán
Hiện tại cơng ty chưa có sự quan tâm đúng mức đến bộ phận kế tốn nội bộ của cơng ty. Công ty nên đảm bảo vấn đề bất kiêm nhiệm của các nhân viên kế toán nội bộ. Thực hiện phân quyền truy cập các phần hành kế toán.
3 2 3 2 oạt động kiếm sốt từng chu trình chính trong cơng ty
iải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự
- Tới kỳ xét duyệt tăng lương cho nhân viên, các trưởng bộ phận lập danh sách. Cần tổ chức đối chiếu danh sách này với danh sách phòng nhân sự đang theo dõi.
- Thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên, mức độ phát triển và khả năng gắn bó lâu dài với cơng ty. Từ đó phân loại và đưa ra nhận xét về sự thiếu hụt nhân sự. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng bộ phận phù hợp với tốc độ phát triển của công ty. Việc xét chọn người cần công khai và dân chủ.
- Đưa ra quy định quản lý chặt chẽ đối với chi phí cho nhân viên đi học. Cơng ty chỉ thanh tốn học phí với các khóa học mà cơng ty quy hoạch trước và nhân viên phải hoàn thành đúng thời hạn.
iải pháp hồn thiện kiểm sốt tiền
Để giảm rủi ro trong việc nhân viên giao nhận thu tiền của các khách hàng rồi bỏ trốn thì cơng ty nên:
- Khuyến khích khách hàng thanh tốn bằng chuyển khoản. Nên chọn ngân hàng có chi nhánh ở tất cả các quận để khách hàng có thể chuyển tiền dễ dàng.
- Cần đăng ký dịch vụ xác nhận qua điện thoại hoặc qua mạng Internet của Giám đốc khi có nghiệp vụ rút tiền với ngân hàng.
iải pháp hồn thiện kiểm sốt tài sản cố định và công cụ dụng cụ
- Phịng kế tốn mở sổ phụ ghi chi tiết từng hạng mục tài sản cố định và công cụ dụng cụ: nguyên giá, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế, mã số, bộ phận sử dụng, ngày mua, thời hạn thanh lý, nhà cung cấp, chi phí sửa chữa của tài sản đó.
- Hàng năm cần kiểm kê và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng đang theo dõi trên sổ sách.
- Công ty nên giám sát việc sử dụng cơng cụ dụng cụ, văn phịng phẩm đặc biệt là giấy A4. Đưa ra hạn mức sử dụng văn phòng phẩm dựa trên tổng số công ty khách hàng đối với các phịng kế tốn. Cơng ty nên có hình thức xử lý thích hợp đối với các phịng ban sử dụng văn phòng phẩm vượt quá quy định.
Đối với chu trình cung cấp dịch vụ kế toán, các hoạt động kiểm soát đã thực hiện khá tốt. Đa số nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn. Chỉ có một số ít nhân viên hồn thành cơng việc chậm trễ. Tuy nhiên cơng ty nên xem xét tìm hiểu nguyên nhân sâu xa dẫn đến sự chậm trễ đó. Hàng tháng khi các nhân viên làm báo cáo tình hình cơng việc lên cho trưởng phịng, nhân viên nên trình bày lý do thực sự về sự chậm trễ đó. Các trưởng phịng chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá các lý do mà nhân viên đưa ra. Và trưởng phòng và nhân viên cùng đưa ra các hướng giải quyết khi gặp phải vấn đề dẫn đến sự chậm trễ đó. Đối với những nguyên nhân có thể khắc phục và do nhân viên chưa thực sự sát sao và cố gắng thì vẫn phải chịu các hình thức xử phạt theo quy định của công ty. Đối với các lý do mà thực sự không thể khắc phục, và khơng thể tránh khỏi thì báo cáo lên cấp trên xem xét lại.
3 2 4 iải pháp hồn thiện thơng tin và truyền thơng
Một hệ thống thông tin truyền thông tốt sẽ giúp cho công ty nắm bắt thông tin kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
3.2.4.1. Sử dụng thơng tin chất lƣợng và thích hợp
Thơng tin là yếu tố khơng thể thiếu và có vai trị quan trọng trong việc xây dựng các mục tiêu và đưa ra các quyết định. Để có được những thơng tin chất lượng và hữu ích, cơng ty cần có một hệ thống thơng tin an tồn và đáp ứng được yêu cầu công việc và phù hợp với quy mô của công ty. Thông tin phải sẳn sàng để người dùng có thể truy cập, các dữ liệu phải chính xác và đầy đủ. Để dữ liệu chính xác và đầy đủ thì các trưởng phịng cần sát sao trong việc kiểm tra những hồ sơ mà nhân viên thực hiện, ngồi ra những thơng tin quan trọng cần được giới hạn chỉ có người có thẩm quyền được phép truy cập, được duy trì trong thời gian dài nhằm phục vụ việc đối chiếu kiểm tra.
Thông tin phải được cập nhật kịp thời. Thơng tin chỉ hữu ích cho người quản lý trong việc nhận dạng và đánh giá rủi ro khi được cung cấp kịp thời. Vì vậy, các thơng tin phản hồi từ khách hàng hoặc các thơng tin thu nhận được từ bên ngồi cũng như những báo cáo của nhân viên phải được cung cấp cho nhà quản lý theo
cách thức nhanh nhất có thể. Chỉ có như vậy thì nhà quản lý mới có thể đưa ra những cách thức đối phó hữu hiệu và hiệu quả với rủi ro cũng như tận dụng các cơ hội phát sinh đối với công ty.
Công ty nên xây dựng hệ thống thông tin kế toán quản trị giúp tham mưu cho ban giám đốc trong việc ra quyết định về quản trị việc này địi hỏi phải có ý kiến của nhiều chuyên gia và sự nỗ lực hợp tác của ban giám đốc và các nhà quản lý.
3 2 4 2 ruyền thông trong công ty
- Truyền thông bên trong công ty
Kênh truyền thông này liên quan đến sự tương tác giữa ban lãnh đạo và nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhau, ảnh hưởng trực tiếp tới sự hình thành văn hóa cơng ty.
Thơng tin được thu thập phải được cập nhật và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong công ty một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác và đúng đối tượng. Thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và thông tin qua lại giữa các bộ phận, thông tin bên trong và bên ngồi cơng ty, phải lựa chọn cách thức thu thập và truyền thông tin phù hợp đảm bảo thơng tin chính xác, trung thực và đáng tin cậy.
Để hoạt động truyền thông trong công ty được hiệu quả thì trước hết cơng ty cần cung cấp các văn bản quy định về trách nhiệm kiểm soát nội bộ của nhân viên và truyền đạt cho nhân viên hiểu về chính sách hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ, mục tiêu cụ thể, tầm quan trọng và lợi ích của việc kiểm sốt nội bộ hiệu quả, vai trò của các nhân viên trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ … và từ đó nhân viên có nhận thức đúng và thực hiện tốt trách nhiệm kiểm sốt của mình tại cơng ty.
Xây dựng đường dây nóng hay hịm thư góp ý giữ bí mật thơng tin người góp ý để ghi nhận ý kiến đóng góp tích cực, tố giác những sai phạm từ tồn thể nhân viên mà khơng phải báo cáo qua các cấp trung gian, qua đó Ban giám đốc có thể nắm bắt tình hình và có biện pháp xử lý. Theo cách này thì cơng ty đảm bảo người tố giác không bị trả thù, cho họ biết rằng quản lý cao cấp sẽ có các biện pháp xử lý khi tiếp
nhận những thơng tin đó. Từ đó khuyến khích các nhân viên báo cáo các vi phạm đáng ngờ giúp Ban giám đốc kịp thời ngăn chặn rủi ro xảy ra.
Cơng ty cần có các biện pháp đảm bảo các nhân viên trong công ty biết và hiểu đầy đủ cách những kênh truyền thông mà công ty đang áp dụng hoạt động, làm thế nào để họ sử dụng, và làm thế nào họ sẽ được bảo vệ khi sử dụng chúng.
Hiện nay công ty sử dụng cổng thông tin nội bộ thông qua email, hay trang web của công ty. Tuy nhiên đối với hình thức email thì chưa thức hiện tốt. Khi có thơng tin cần truyền đạt đến nhân viên thì cơng ty gửi vào mail của các trưởng phịng. Sau đó trưởng phịng sẽ phổ biến cho nhân viên. Theo tác giả thì cơng ty nên u cầu mỗi phòng ban lập một email chung của từng phòng và mỗi nhân viên trong phòng đều biết được cách đăng nhập vào email chung đó, cơng ty sẽ gửi thơng tin, biểu mẫu, thông báo vào email này. Nếu thực hiện điều này thì ngồi việc được các trưởng phịng phổ biến thì các nhân viên có thể chủ động tìm hiểu và chủ động download những biểu mẫu khi cần thiết. Đối với những nhân viên mới cũng có thể dễ dàng tìm hiểu những quy định của cơng ty thông qua email chung.
Dù công ty trang bị đầy đủ các phương tiện truyền thông như điện thoại, email, website… nhưng những phương tiện đó vẫn khơng thể thay thế cho những cuộc gặp gỡ trao đổi trực tiếp, mà ở đó nhân viên được thể hiện chính kiến của mình, được đề bạt ý kiến, đóng góp cho chiến lược phát triển của công ty, đồng thời giải tỏa được những vướng mắc trong công việc và cuộc sống.
- Truyền thông đối với các đối tượng bên ngồi cơng ty
Truyền thông không chỉ xảy ra bên trong công ty mà còn được thực hiện với những đối tượng bên ngồi.
Trong q trình phát triển công ty không thể thiếu việc giới thiệu, quảng bá những giá trị của cơng ty ra bên ngồi. Kênh truyền thơng này liên quan chặt chẽ với mối quan hệ giữa cơng ty và khách hàng. Địi hỏi những thơng tin chuyển tải đến khách hàng phải chính xác, trung thực và kịp thời. Những thông tin về dữ liệu kế tốn, chính sách kế tốn thuế mới cũng như những quy định liên quan đến ngành nghề hoạt động của khách hàng cần phải thực hiện đúng như cam kết.
Sự giao tiếp, ứng xử giữa nhân viên với khách hàng cũng tác động đáng kể tới uy tín của cơng ty. Do đó cơng ty cần thông báo và yêu cầu nhân viên tuân thủ quy định nội quy về văn hóa giao tiếp, ứng xử với khách hàng như có thái độ đúng mực, lịch sự, thân thiện, sẳn sàng giúp đỡ khách hàng, làm việc với khách hàng một cách chuyên nghiệp, đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu. Đối với những hành vi như thiếu tôn trọng khách hàng, thái độ cáu gắt,trả lời nhát gừng ( trực tiếp hoặc qua điện thoại) của nhân viên làm tổn hại đến hình ảnh của cơng ty cần có những biện pháp xử lý phù hợp.
Định kỳ, ban giám đốc cần thực hiện xem xét, đánh giá hiệu quả các phương pháp truyền thông với các đối tượng bên ngồi cơng ty, cân nhắc các yếu tố thời gian, người tiếp nhận thơng tin, tính chất thơng tin, u cầu pháp lý, các quy