2.2.6.1 .Nguyên nhân khách quan
2 7 ánh giá hiệu quả hệ thống S
324 iải pháp hồn thiện thơng tin và truyền thơng
Một hệ thống thông tin truyền thông tốt sẽ giúp cho công ty nắm bắt thông tin kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
3.2.4.1. Sử dụng thơng tin chất lƣợng và thích hợp
Thơng tin là yếu tố khơng thể thiếu và có vai trị quan trọng trong việc xây dựng các mục tiêu và đưa ra các quyết định. Để có được những thơng tin chất lượng và hữu ích, cơng ty cần có một hệ thống thơng tin an tồn và đáp ứng được yêu cầu công việc và phù hợp với quy mô của công ty. Thông tin phải sẳn sàng để người dùng có thể truy cập, các dữ liệu phải chính xác và đầy đủ. Để dữ liệu chính xác và đầy đủ thì các trưởng phịng cần sát sao trong việc kiểm tra những hồ sơ mà nhân viên thực hiện, ngồi ra những thơng tin quan trọng cần được giới hạn chỉ có người có thẩm quyền được phép truy cập, được duy trì trong thời gian dài nhằm phục vụ việc đối chiếu kiểm tra.
Thông tin phải được cập nhật kịp thời. Thơng tin chỉ hữu ích cho người quản lý trong việc nhận dạng và đánh giá rủi ro khi được cung cấp kịp thời. Vì vậy, các thông tin phản hồi từ khách hàng hoặc các thông tin thu nhận được từ bên ngoài cũng như những báo cáo của nhân viên phải được cung cấp cho nhà quản lý theo
cách thức nhanh nhất có thể. Chỉ có như vậy thì nhà quản lý mới có thể đưa ra những cách thức đối phó hữu hiệu và hiệu quả với rủi ro cũng như tận dụng các cơ hội phát sinh đối với công ty.
Công ty nên xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị giúp tham mưu cho ban giám đốc trong việc ra quyết định về quản trị việc này địi hỏi phải có ý kiến của nhiều chuyên gia và sự nỗ lực hợp tác của ban giám đốc và các nhà quản lý.
3 2 4 2 ruyền thông trong công ty
- Truyền thông bên trong công ty
Kênh truyền thông này liên quan đến sự tương tác giữa ban lãnh đạo và nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhau, ảnh hưởng trực tiếp tới sự hình thành văn hóa cơng ty.
Thơng tin được thu thập phải được cập nhật và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong công ty một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác và đúng đối tượng. Thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và thông tin qua lại giữa các bộ phận, thông tin bên trong và bên ngồi cơng ty, phải lựa chọn cách thức thu thập và truyền thông tin phù hợp đảm bảo thơng tin chính xác, trung thực và đáng tin cậy.
Để hoạt động truyền thông trong cơng ty được hiệu quả thì trước hết cơng ty cần cung cấp các văn bản quy định về trách nhiệm kiểm soát nội bộ của nhân viên và truyền đạt cho nhân viên hiểu về chính sách hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ, mục tiêu cụ thể, tầm quan trọng và lợi ích của việc kiểm sốt nội bộ hiệu quả, vai trị của các nhân viên trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ … và từ đó nhân viên có nhận thức đúng và thực hiện tốt trách nhiệm kiểm sốt của mình tại cơng ty.
Xây dựng đường dây nóng hay hịm thư góp ý giữ bí mật thơng tin người góp ý để ghi nhận ý kiến đóng góp tích cực, tố giác những sai phạm từ toàn thể nhân viên mà không phải báo cáo qua các cấp trung gian, qua đó Ban giám đốc có thể nắm bắt tình hình và có biện pháp xử lý. Theo cách này thì cơng ty đảm bảo người tố giác không bị trả thù, cho họ biết rằng quản lý cao cấp sẽ có các biện pháp xử lý khi tiếp
nhận những thơng tin đó. Từ đó khuyến khích các nhân viên báo cáo các vi phạm đáng ngờ giúp Ban giám đốc kịp thời ngăn chặn rủi ro xảy ra.
Cơng ty cần có các biện pháp đảm bảo các nhân viên trong công ty biết và hiểu đầy đủ cách những kênh truyền thông mà công ty đang áp dụng hoạt động, làm thế nào để họ sử dụng, và làm thế nào họ sẽ được bảo vệ khi sử dụng chúng.
Hiện nay công ty sử dụng cổng thông tin nội bộ thông qua email, hay trang web của cơng ty. Tuy nhiên đối với hình thức email thì chưa thức hiện tốt. Khi có thơng tin cần truyền đạt đến nhân viên thì cơng ty gửi vào mail của các trưởng phịng. Sau đó trưởng phịng sẽ phổ biến cho nhân viên. Theo tác giả thì cơng ty nên u cầu mỗi phòng ban lập một email chung của từng phòng và mỗi nhân viên trong phòng đều biết được cách đăng nhập vào email chung đó, cơng ty sẽ gửi thơng tin, biểu mẫu, thông báo vào email này. Nếu thực hiện điều này thì ngồi việc được các trưởng phịng phổ biến thì các nhân viên có thể chủ động tìm hiểu và chủ động download những biểu mẫu khi cần thiết. Đối với những nhân viên mới cũng có thể dễ dàng tìm hiểu những quy định của cơng ty thông qua email chung.
Dù công ty trang bị đầy đủ các phương tiện truyền thông như điện thoại, email, website… nhưng những phương tiện đó vẫn khơng thể thay thế cho những cuộc gặp gỡ trao đổi trực tiếp, mà ở đó nhân viên được thể hiện chính kiến của mình, được đề bạt ý kiến, đóng góp cho chiến lược phát triển của công ty, đồng thời giải tỏa được những vướng mắc trong công việc và cuộc sống.
- Truyền thông đối với các đối tượng bên ngồi cơng ty
Truyền thông không chỉ xảy ra bên trong cơng ty mà cịn được thực hiện với những đối tượng bên ngồi.
Trong q trình phát triển công ty không thể thiếu việc giới thiệu, quảng bá những giá trị của cơng ty ra bên ngồi. Kênh truyền thơng này liên quan chặt chẽ với mối quan hệ giữa cơng ty và khách hàng. Địi hỏi những thông tin chuyển tải đến khách hàng phải chính xác, trung thực và kịp thời. Những thơng tin về dữ liệu kế tốn, chính sách kế tốn thuế mới cũng như những quy định liên quan đến ngành nghề hoạt động của khách hàng cần phải thực hiện đúng như cam kết.
Sự giao tiếp, ứng xử giữa nhân viên với khách hàng cũng tác động đáng kể tới uy tín của cơng ty. Do đó cơng ty cần thông báo và yêu cầu nhân viên tuân thủ quy định nội quy về văn hóa giao tiếp, ứng xử với khách hàng như có thái độ đúng mực, lịch sự, thân thiện, sẳn sàng giúp đỡ khách hàng, làm việc với khách hàng một cách chuyên nghiệp, đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu. Đối với những hành vi như thiếu tôn trọng khách hàng, thái độ cáu gắt,trả lời nhát gừng ( trực tiếp hoặc qua điện thoại) của nhân viên làm tổn hại đến hình ảnh của cơng ty cần có những biện pháp xử lý phù hợp.
Định kỳ, ban giám đốc cần thực hiện xem xét, đánh giá hiệu quả các phương pháp truyền thông với các đối tượng bên ngồi cơng ty, cân nhắc các yếu tố thời gian, người tiếp nhận thơng tin, tính chất thơng tin, yêu cầu pháp lý, các quy định…để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo truyền thơng với các đối tượng bên ngồi sẽ hỗ trợ cho việc kiểm sốt nội bộ của cơng ty.
3 2 5 iải pháp hoàn thiện giám sát
Một hệ thống KSNB dù được thiết kế tốt như thế nào đi chăng nữa nhưng nếu khơng có sự kiểm tra giám sát tốt thì hệ thống đó sẽ mất dần tính hữu hiệu. Mặt khác, khi điều kiện kinh doanh thay đổi thì hệ thống KSNB được thiết kế trước đây có thể khơng cịn phù hợp trong tình hình mới. Hơn nữa, thông qua việc kiểm tra giám sát giúp Công ty thấy được những khiếm khuyết trong thiết kế và vận hành hệ thồng.
Công ty cần quy định bằng văn bản về trách nhiệm giám sát các hoạt động chi
tiết của nhân viên và báo cáo ngay với Ban giám đốc khi có trường hợp gian lận, vi phạm nội quy, quy định, đạo đức nghề nghiệp.
Giám sát có thể được thực hiện theo hai cách: giám sát thường xuyên hoặc giám sát định kỳ, hoặc kết hợp cả hai. Ban giám đốc nên kết hợp cả giám sát thường xuyên và định kỳ để đánh giá liệu các thành phần của kiểm sốt nội bộ có đang hoạt động hiệu quả hay khơng. Trong đó, ban giám đốc có thể giám sát định kỳ bằng các biện pháp tương tự như kiểm sốt thường xun nhưng khơng đi sâu vào các hoạt động thường xuyên của đơn vị.
Trong q trình giám sát, cơng ty cần xem đánh giá mức độ rủi ro có thay đổi đáng kể thì họ cần có các điều chỉnh, thay đổi phạm vi và tần số của các giám sát định kỳ tùy thuộc vào mức độ rủi ro đã được đánh giá.
Thực hiện các cuộc kiểm tra đột xuất đối với cá nhân, bộ phận bất kỳ. Việc kiểm tra đột xuất có thể phát hiện nhanh các gian lận và sai sót, và làm cho nhân viên khơng ứng phó kịp thời che giấu sai phạm và hạn chế được các sai phạm đó.
Phân cơng cơng việc và trách nhiệm một cách rõ ràng, hợp lý, tạo điều kiện cho các nhân viên có thể giám sát cơng việc lẫn nhau.
Công ty nên áp dụng một cách công khai, và thường xuyên biện pháp giám sát như gửi phiếu thăm dò ý kiến của khách hàng, đánh giá sự hài lịng của khách hàng đối với cơng ty. Như vậy các nhân viên sẽ cố gắng để hồn thành cơng việc tốt nhất trong thời gian nhanh nhất với thái độ nhiệt tình nhất để làm hài lịng khách hàng.
Đánh giá và truyền đạt sự khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm. Cơng ty có thể có các biện pháp để khắc phục các khiếm khuyết đó và xác định các cơ hội để nâng cao hiệu quả của kiểm sốt nội bộ, hoặc các bộ phận mà nếu có những thay đổi so với hiện tại thì hệ thống kiểm sốt nội bộ có thể giúp cho cơng ty có thể đạt các mục tiêu lớn hơn.
3 3 iến nghị đối với các cơ quan quản lý nhà nƣớc
- Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về kiểm soát nội bộ: hệ thống KSNB của các doanh nghiệp hiện nay được xây dựng dựa trên nền tảng là báo cáo COSO. Tuy nhiên, đối tượng của COSO hướng đến là các doanh nghiệp ở Hoa Kỳ, nên khi vận dụng vào Việt Nam thì phát sinh nhiều điểm chưa phù hợp. Để vận dụng và xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu tại Việt Nam, cần có sự hướng dẫn, hỗ trợ từ phía nhà nước như ban hành các văn bản hướng dẫn có liên quan về tổ chức hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp.
- Nhà nước cần phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện, cập nhật các kiến thức về kiểm soát nội bộ. Cụ thể là tổ chức các buổi tập huấn để hướng dẫn về tổ chức thực hiện và xây dựng hệ thống KSNB tại doanh nghiệp.
- Hỗ trợ đào tạo và kiểm sốt nội bộ: các chương trình đào tạo về kiểm sốt nội bộ ở Việt Nam hiện nay tuy có nhưng cịn chưa đầy đủ, chất lượng chưa được tốt, Nhà nước cần hỗ trợ, cung cấp các chương trình đào tạo từ trường đại học đến các khóa đào tạo về quản lý để cung cấp cho họ kiến thức về kiểm soát nội bộ để học viên có thể áp dụng trong thực tế.
- Hiện nay, lực lượng thanh tra, kiểm tra của nhà nước, thanh tra thuế vẫn còn chưa minh bạch, rõ ràng, nhiều trường hợp vẫn cố tình làm khó dễ doanh nghiệp, Nhà nước cần cải cách lại bộ máy của mình, xây dựng bộ máy trong sạch, đào tạo các cán bộ có đạo đức, liêm chính, cơng ty phân minh, đồng thời, tăng cường xử phạt đối với những hành động gian lận, trái pháp luật.
LUẬ ƢƠ 3
Dựa vào hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ trong tổ chức trên nền tảng của báo cáo COSO 2013 và qua kết quả khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại công ty TNHH Kế Toán Và Tư Vấn V.L.C, ở chương này tác giả đã đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện và khắc phục hạn chế hiện có của hệ thống KSNB tại Công ty. Với mong muốn Công ty ngày càng phát triển và đạt được mục tiêu đã đề ra tác giả hy vọng rằng với những giải pháp đã đưa ra sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo giảm thiểu được rủi ro trong kinh doanh, nâng cao năng suất lao động của nhân viên, quản lý tốt nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả hoạt động . Từ đó, cơng ty sẽ ngày càng phát triển vững mạnh hơn.
Ầ LUẬ
Công ty TNHH Kế Toán Và Tư Vấn V.L.C hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ kế toán, tư vấn thuế. Đây là lĩnh vực kinh doanh được đánh giá là có nhiều cơ hội phát triển trong tương lai , khi mà nhà nước Việt Nam đang ngày càng hoàn thiện các quy định pháp luật liên quan đến ngành nghề và tạo điều kiện phát triển dịch vụ kế toán. Tuy nhiên, trong bất kỳ hoạt động nào cũng đều đối diện với những nguy cơ , sự cố hay rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của tổ chức và tùy theo mức độ có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu là một trong những biện pháp quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro, ngăn ngừa và phát hiện sai phạm về yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả hoạt động giúp tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra. Với mục đích nghiên cứu, hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty TNHH Kế toán và Tư Vấn V.L.C, luận văn đã trình bày một cách khái quát những lí luận chung về hệ thống KSNB, các phương pháp đánh giá, các quy định của pháp luật liên quan đến dịch vụ kế toán hiện nay. Dựa vào cơ sở lí thuyết này, tác giả tiến hành khảo sát, phỏng vấn để phân tích, đánh giá thực trạng của Cơng ty . Kết quả cho thấy hệ thống KSNB có nhiều ưu điểm, bên cạnh đó cũng cịn những hạn chế nhất định. Từ đó, tác giả đã đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB giúp hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả hơn.
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả khó tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót như hạn chế về thời gian, năng lực, kinh nghiệm nghiên cứu cũng như ý kiến chủ quan của bản thân. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của q thầy cơ để luận văn có thể hồn thiện hơn, có giá trị lý luận và thực tiễn cao hơn.
1. Bộ tài chính, Chuẩn mực kiểm tốn VN 240
2. Bộ tài chính, Thơng tư 72/2007/TT-BTC hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hành nghề kế toán.
3. Bộ tài chính,Thơng tư 129/2012/TT-BTC quy định về thi và cấp chứng chỉ kiểm toán viên và hành nghề kế toán.
4. Bộ tài chính,Thơng tư 70/2015/TT-BTC về chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán.
5. Bộ tài chính,Thơng tư 296/2016/TT-BTC hướng dẫn về cấp, thu hồi và quản lý Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán.
6. Bùi thị Minh Hải,2012.”Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp
may mặc Việt Nam”. Luận án tiến sĩ, Trường đại học kinh tế quốc dân.
7. Chung Ngọc Quế Chi,2013. “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại công
ty TNHH sản xuất giày – xây dựng An Thịnh”. Luận văn thạc sĩ, Trường Đại
học Kinh tế TP. HCM.
8. Đinh Hoài Nam,2016. “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh
nghiệp trong tổng công ty đầu tư phát triển nhà và Đô Thị”. Luận án tiến sĩ,
Học viện tài chính.
9. Đinh Vương Thế,2016. “ Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty
TNHH Eclat Fabrics Việt Nam”. Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế