1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là rất cần thiết để thực hiện tất cả các mục tiêu KSNB
Thông tin
Một điều kiện tiên quyết để có thơng tin thích ứng và đáng tin cậy là ghi nhận nhanh chóng, các giao dịch và các sự kiện được phân loại thích hợp. Thơng tin cần thiết nên được xác định, nắm giữ và truyền đạt theo cách thức và thời gian cho phép nhân viên hiểu và thực hiện đúng trách nhiệm của mình (thơng tin kịp thời cho đúng đối tượng sử dụng). Do đó, tất cả các giao dịch và sự kiện quan trọng nên được ghi chép đầy đủ và rõ ràng (trình bày thành các biểu đồ, các bài tường thuật).
Hệ thống báo cáo phải chức đựng các thơng tin tài chính và phi tài chính, thơng tin liên quan đến việc tuân thủ để vận hành và kiểm soát các hoạt động; bao gồm các thông tin từ nội bộ, các sự kiện bên ngoài, các hoạt động và điều kiện cần thiết để ra quyết định. Quyết định đưa ra có thích hợp hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng thơng tin. Do đó, các thơng tin cần phù hợp, kịp thời, hiện tại, chính xác và dễ tiếp cận.
Truyền thơng
Truyền thơng là thuộc tính của hệ thống thơng tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trị của việc truyền đạt thơng tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuốn cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với đối tượng bên ngồi…Truyền thơng giúp cho tất cả các nhân viên hiểu vai trị của mình trong hệ thống kiểm sốt nội bộ, cũng như cách hoạt động cá nhân liên quan đến công việc của người khác. Một trong những kênh thông tin liên lạc quan trọng nhất là giữa quản lý và nhân viên của mình. Quản lý phải được cập nhật hiệu suất công việc, phát triển, rủi ro và các hoạt động của KSNB, các sự kiện và các vấn đề khác có liên quan. Tương tự như vậy, quản lý nên giao tiếp với nhân viên của mình những thơng tin cần thiết và cung cấp thông tin phản hồi, hướng dẫn. Quản lý cũng cần cung cấp thông tin cụ thể và chỉ đạo điều khiển hành vi.