2.4.3.1. Đối với việc chưa ghi nhận chi phí nguyên vật liệu kịp thời
- Lập hồ sơ mua sắm chậm:
+ Về nguyên tắc, khi chuẩn bị triển khai lắp đặt đường dây sau công tơ cho khách hàng, các điện lực phải có vật tư trước thì mới triển khai lắp đặt, đấu nối cho khách hàng được. Bộ phận thủ kho phải chuẩn bị hồ sơ mua sắm vật tư và phải được duyệt trước khi triển khai, cịn các chứng từ, hóa đơn mua sắm phải hồn thành xong thì thủ kho mới có vật tư để bàn giao cho các tổ công tác đi lắp đặt. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay, hầu hết các Điện lực đều mượn trước hoặc ứng trước vật tư từ các nhà cung cấp để thực hiện cho khách hàng (vì có mối quan hệ làm ăn lâu năm nên Điện lực dễ dàng thực hiện việc này) cịn hồ sơ mua sắm, chứng từ và hóa đơn mua vật tư thì đến cuối tháng bộ phận thủ kho mới bắt đầu làm khiến cho bộ phận kế tốn của điện lực khơng có đủ chứng từ, hồ sơ để kịp thời ghi nhận chi phí vật tư trong tháng. Theo chị Kiều Thị Hương Mỹ - Trưởng phòng Tổng hợp Điện lực Sơn Hòa: “100% thủ kho các Điện lưc chờ đến cuối tháng hoặc đầu tháng sau mới tiến hành
làm hồ sơ mua sắm vật tư, trong khi phải mất nhiều ngày bộ phận thủ kho mới hoàn thành xong một bộ hồ sơ mua sắm hồn chỉnh với đầy đủ chứng từ, hóa đơn cần thiết nên bộ phận kế tốn dù khơng muốn nhưng cũng phải chờ sang tháng sau mới kịp hạch tốn chi phí”. Một số trường hợp chậm ghi nhận chi phí tới 3-4 tháng, thậm chí
tại một số Điện lực chi phí năm này cịn để sang năm sau mới hạch toán.
- Chưa phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công việc:
Xuất phát từ sự chậm trễ, thiếu trách nhiệm của bộ phận thủ kho, sự buông lỏng quản lý của Điện lực, lơ là trong công tác kiểm tra, kiểm sốt và sau đó là sự chủ quan, thiếu giám sát của các phòng chức năng mà nhất là phòng TCKT và phịng Vật tư mà tình trạng mua sắm vật tư khơng đúng quy trình và ghi nhận chi phí khơng kịp thời đã tồn tại ra trong thời gian khá dài. Ngồi ra cịn do điện lực thường phải thực hiện dịch vụ lắp đặt đường dây sau công tơ cho khách hàng trong tháng nhiều nhất có thể để đạt chỉ tiêu doanh thu dịch vụ và đưa thời gian chờ cấp điện của khách hàng tiến dần về con số nhỏ nhất.
- Năng lực của đội ngũ cán bộ cịn hạn chế:
Bản thân trình độ chun mơn của bộ phạn thủ kho cịn yếu đã dẫn đến chưa hoàn thành tốt được trách nhiệm được giao, chậm trễ trong việc lập hồ sơ, không giải quyết được yêu cầu công việc đúng thời hạn. Mặt khác, đối với bộ phận kế tốn Điện lực, họ có thể chiết xuất ra được nhu cầu số lượng vật tư cho hoạt động lắp đặt đường dây sau công tơ hàng tháng nhờ vào các bảng dự tốn, từ đó đơn đốc thủ kho lập hồ sơ đúng hạn và tham mưu cho ban lãnh đạo xét duyệt đúng quy trình nhưng thực tế họ đã khơng làm được vậy. Ngồi ra, các cán bộ của các phịng TCKT và Vật tư của Cơng ty cũng đã khơng hồn thành tốt nhiệm vụ theo dõi, quản lý việc nhập xuất vật tư, ghi nhận chi phí kịp thời của Điện lực trên chương trình MMIS, để từ đó kịp thời phát hiện tình trạng chậm trễ trong ghi nhận chi phí và có biện pháp khắc phục. Từ các quan điểm đã đưa ra ở trên có thể thấy năng lực của người làm trực tiếp còn hạn chế cũng là một nguyên do trực tiếp nhất dẫn đến tồn tại.
2.4.3.2. Đối với việc chưa ghi nhận chi phí khấu hao TSCĐ và QLDN đủ
- Việc quản lý chi phí chưa hiệu quả:
+ Đối với vấn đề hạch tốn chi phí khấu hao TSCĐ cho các hoạt động SXK: Hiện nay PYPC chưa tách bạch và theo dõi được TSCĐ nào dùng cho hoạt động chính là phân phối – bán lẻ điện năng, TSCĐ nào dùng cho hoạt động sản xuất khác. Thống kê tại thời điểm cuối năm 2016, PYPC đang có tới 1.478 máy biến áp, 4.228 tuyến đường dây trung áp, 5.550 nhà cửa vật kiến trúc và còn nhiều tài sản khác (theo
Báo cáo hiệu suất sử dụng TSCĐ năm 2016 – Phòng TCKT). Hầu hết các TSCĐ đều
đang dùng cho 2 mảng kinh doanh điện và kinh doanh khác, trong khi mỗi thời điểm TSCĐ lại được sử dụng cho mục đích khác nhau. Chẳng hạn, một máy biến áp vào thời điểm này đang sử dụng để cung cấp điện sinh hoạt cho khách hàng, nhưng đến một thời điểm khác lại được tháo dỡ và sử dụng cho hoạt động xây lắp cơng trình điện thuộc SXK. Chính vì vây, việc tách bạch mục đích hoạt động của mỗi TSCĐ hoặc tính tỷ lệ phục vụ cho mỗi mảng hoạt động chính và khác để từ đó tính chi phí khấu hao giữa hoạt động kinh doanh điện năng và SXK là rất phức tạp và khó khăn. Do đó, hiện nay PYPC chỉ hạch tốn một phần rất ít chi phí khấu hao của một số TSCĐ thật đặc thù nhằm phục vụ hoạt động SXK, như các máy biến áp chuyên dùng cho cơng trình KFW, dự án DEP hoặc các xe bán tải chuyên dùng cho hoạt động sửa chữa xây lắp điện nóng (Hotline).
+ Đối với việc khơng hạch tốn đủ chi phí QLDN cho hoạt động SXK: Hiện nay tại PYPC hoạt động SXKD điện vẫn đang chiếm tỷ lệ rất lớn so với hoạt động SXK. Nếu xét theo tỷ lệ trong tổng doanh thu của PYPC năm 2016 thì hoạt động SXKD điện năng chiếm tới 99%, chỉ có 1% là đến từ doanh thu sản xuất kinh doanh khác (doanh thu cả năm 2016 đạt 1.129 tỷ đồng, trong khi đó doanh thu kinh doanh điện năng là 1.115 tỷ đồng – dữ liệu được tác giả tổng hợp từ Báo cáo tài chính 2016). Điều đó có thể nhận thấy hầu hết các hoạt động quản lý doanh nghiệp tại đơn vị đều tập trung cho việc kinh doanh điện năng, việc quản lý doanh nghiệp cho hoạt động SXK chỉ chiếm một phần nhỏ. Mặt khác, với quy mô số lượng lao động trên 500
người (năm 2016), hiện PYPC chưa tách bạch lao động nào chuyên về phục vụ hoạt động SXK, do việc tính ra chi phí QLDN cho hoạt động SXK cũng rất phức tạp.