Tình hình SLOB 2012
SLOB (triệu Euro) Doanh số (triệu Euro) Tỷ lệ SLOB/Doanh số (%) Chăm sóc gia đình 0,73 387,1 0,19
Chăm sóc cá nhân 0,84 300,0 0,28 Thực phẩm 0,33 50,9 0,65 Tồn cơng ty 1,90 738 0,26
( nguồn: phòng kế hoạch Unilever)
Hiện nay, công tác quản lý hạn sử dụng được kiểm soát chặt chẽ hơn, các báo cáo hạn sử dụng được thực hiện hàng tuần. Khi có dấu hiệu sắp hết hạn sử dụng, phòng kế hoạch sẽ kết hợp với bộ phận bán hàng để đẩy hàng ra mau hơn thơng qua các chương trình khuyến mãi và giảm giá. Tuy phương pháp này giúp giảm hàng bị hết hạn sử dụng nhưng công ty cũng phải bỏ ra nhiều chi phí để khuyến mãi, giảm giá... Cách giải quyết trên chỉ mang tính tình huống và khơng đem lại nhiều lợi ích vì chi phí khá cao, thường có thể lên đến 50% giá thành sản phẩm; hơn thế nữa, cịn chứa đựng rủi ro ảnh hưởng đến hình ảnh của cơng ty. Cho dù khách hàng được nhận khuyến mãi
đi nữa thì lúc này họ sẽ cho rằng cơng ty khuyến mãi vì hàng bán khơng được, sắp hết hạn sử dụng và nghi ngờ về chất lượng sản phẩm cũng như tình hình kinh doanh của công ty.
2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam thực phẩm của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam
Kết quả phương pháp chuyên gia (phụ lục 6) về hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm tại Unilever Việt Nam cho thấy có 6 yếu tố được đánh giá có mức quan trọng trung bình trên 6 và có ảnh hưởng lớn nhất đến cơng tác quản trị tồn kho (Bảng 2.5).
Bảng 2.5: Mức độ quan trọng của các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của Unilever Việt Nam
Yếu tố Mức độ quan trọng
trung bình
Độ sai lệch của dự báo nhu cầu tiêu thụ 1,3
Mức dịch vụ khách hàng CCFOT 2,1
Thời gian cung ứng 3,1
Hạn sử dụng 4,4
Năng lực hoạt động của hệ thống kho. 5,0
Độ tin cậy cung ứng 6,0
Độ sai lệch của dự báo nhu cầu tiêu thụ
Mỗi sản phẩm khác nhau có mức tiêu thụ và biến động bán hàng khác nhau, điều này dẫn đến độ sai lệch của dự báo cũng khác nhau. Độ sai lệch dự báo càng nhiều thì rủi ro bị hết hàng càng cao, như vậy, lượng tồn kho cho các sản phẩm này cần phải cao hơn những sản phẩm có độ sai lệch dự báo thấp.
Cách tính độ sai lệch của dự báo nhu cầu tiêu thụ như sau: Độ sai lệch của dự báo = 1 - | 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑏á𝑛 𝑡ℎậ𝑡−𝑑ự 𝑏á𝑜|
𝐷ự 𝑏á𝑜
Mức sai lệch trung bình của ngành hàng thực phẩm trong các năm vừa qua thể hiện trong bảng 2.6:
Bảng 2.6: Độ sai lệch dự báo nhu cầu tiêu thụ ngành hàng thực phẩm của Unilever Việt Nam
Đơn vị tính: %
2010 2011 2012
55 50 46
(Nguồn: phòng kế hoạch Unilever Việt Nam)
Độ sai lệch của dự báo có nhiều cải thiện qua các năm năm 2011 và 2012, đến thời điểm tháng 9 năm 2013 thì độ sai của dự báo của ngành hàng thực phẩm là 41% so với mức trung bình của cơng ty là 43%, điều này cho thấy khả năng dự báo của ngành hàng thực phẩm ngày càng tốt hơn. Tuy nhiên, đây là mức sai lệch trung bình của tồn ngành hàng thực phẩm, từng sản phẩm lại có mức sai lệch dự báo cao thấp khác nhau. Trong điều kiện các yếu tố khác đều như nhau, các sản phẩm có mức sai lệch dự báo cao sẽ cần phải có tồn kho cao hơn các sản phẩm ít sai lệch, mục đích là để bù đắp cho những biến động nhu cầu của các sản phẩm bị dự báo sai nhiều (xem phụ lục 7).
Mức dịch vụ khách hàng CCFOT
Mức dịch vụ khách hàng luôn tỷ lệ thuận với lượng hàng tồn kho, khi tồn kho càng cao thì chỉ số CCFOT cũng cao vì lý do tồn kho cao thì rủi ro bị hết hàng thấp, như vậy khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng (nhất là khi có biến động) cũng cao.
Như vậy, khi mục tiêu dịch vụ khách hàng đặt ra cao trong điều kiện tất cả các yếu tố khác không thay đổi thì mức tồn kho cũng phải cao tương ứng. Tại Unilever Việt Nam nói chung và ngành hàng thực phẩm nói riêng thì chỉ tiêu CCFOT ln được đặt ra cho năm sau cao hơn năm trước. Điều này nhằm đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày càng được cải thiện, từ đó tăng mức độ hài lịng của khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh của công ty.
Thời gian cung ứng
Thời gian cung ứng của các sản phẩm khác nhau có độ dài khác nhau (bảng 2.3), trong đó chia ra 2 nhóm hàng là hàng sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu. Hàng sản xuất trong nước có thời gian cung ứng trung bình là 2 tuần cho khu vực miền Nam,
trong đó 1 tuần để sản xuất, 4 ngày để kiểm tra chất lượng và 2 ngày để chuyển hàng đến kho trung tâm. Đối với khu vực miền Bắc và miền Trung thì thời gian cung ứng khoản 3 tuần vì phải mất khoản 1 tuần để chuyển hàng từ miền Nam đến kho miền bắc và miền trung.
Các sản phẩm nhập khẩu có thời gian cung ứng dài hơn sản phẩm trong nước rất nhiều, thường lên đến 9 tuần tới 13 tuần tùy theo nước xuất khẩu. Thời gian nhập khẩu dài vì: (1) nhà cung ứng phải tiến hành đặt nguyên vật liệu để sản xuất khi nhận được đơn hàng, thường từ 4 đến 7 tuần tùy theo nhà cung cấp, (2) thời gian vận chuyển hàng và thủ tục hải quan, thường từ 3 đến 4 tuần và (3) thời gian kiểm tra chất lượng sản phẩm tại Unilever Việt Nam thường là 2 tuần. Chính vì vậy, việc quản lý tồn kho của hàng nhập khẩu có phần phức tạp hơn sản phẩm trong nước. Thường thì hàng nhập khẩu phải có mức tồn kho cao hơn vì nhu cầu biến động cao trong khi khả năng phản ứng thì thấp, khi cần đặt thêm hàng để bù đắp lượng hàng thiếu hụt thì phải gần 3 tháng sau mới có hàng lại để giao cho khách hàng. Tóm lại, yếu tố thời gian cung ứng cần được xem xét kỹ lưỡng khi xác định mức tồn kho tối ưu.
Hạn sử dụng
Ngành hàng thực phẩm có 76% sản phẩm có hạn sử dụng từ 1 năm trở xuống, trong đó 27% số sản phẩm có hạn sử dụng từ 9 tháng trở xuống; 24% sản phẩm còn lại có hạn sử dụng từ 1 đến 2 năm (Bảng 2.7). Hạn sử dụng trung bình của ngành hàng thực phẩm là 12 tháng, so với hạn sử dụng trung bình là 3 năm của các ngành hàng khác thì thấp hơn rất nhiều.
Bảng 2.7: Thống kê hạn sử dụng thành phẩm ngành hàng thực phẩm của Unilever Việt Nam
Hạn sử dụng Số lượng sản phẩm Tỷ lệ (%)
Từ 9 tháng trở xuống 12 27
Từ 12 tháng trở xuống 34 76
Trên 12 tháng 11 24
(Nguồn: phòng kế hoạch Unilever Việt Nam)
Hạn sử dụng thấp làm cho việc quản lý tồn kho của thực phẩm có nhiều khó khăn:
- Tồn kho thực phẩm khơng được q cao vì rủi ro hết hạn sử dụng sẽ cao dẫn đến lãng phí cao. Hơn thế nữa, khi hủy hàng cơng ty cịn phải mất phí hủy hàng do phải thuê bên thứ 3 xử lý và chi phí này thường bằng 30% giá thành của sản phẩm.
- Quản lý xuất nhập hàng cũng phải rất chính xác. Sản phẩm mới nhập kho phải được nhập số liệu ngày sản xuất và hạn sử dụng đúng, sau đó việc xuất hàng cũng phải theo quy định hàng hết hạn sử dụng trước phải được xuất ra trước. Theo kết quả của phương pháp chuyên gia (phụ lục 5) cho thấy phương pháp FEFO – First Expried First out là phù hợp nhất đối với ngành hàng thực phẩm, và có 9 trên 12 chuyên gia lựa chọn phương pháp FEFO. Quy trình xuất nhập hàng FEFO rất khó thực hiện vì địi hỏi hạn sử dụng phải được theo dõi chính xác, đồng thời hàng thực phẩm phải được đảo liên tục vì hàng có hạn sử dụng ngắn hơn thường được nhập kho trước và nằm ở phía trong. Như vậy để xuất FEFO thì phải bốc hàng bên trong để giao trước, đều này làm tốn nhiều thời gian và công sức trong khâu xuất hàng của ngành hàng thực phẩm.
- Ngành hàng thực phẩm của Unilever Việt Nam luôn cam kết cung cấp cho khách hàng siêu thị các sản phẩm có hạn sử dụng cịn lại trên 2/3. Đối với kênh bán hàng truyền thống (thơng qua các nhà phân phối hay cịn gọi là đại lý độc quyền) thì hàng được giao phải cịn trên ½ hạn sử dụng. Đặc biệt đối với thực phẩm thì các khách hàng, siêu thị, nhà phân phối luôn kiểm tra rất cẩn thận; chính vì vậy, hàng được xuất ra khỏi kho cần phải được quản lý hạn sử dụng tuyệt đối chính xác, chỉ cần quá thời hạn cam kết dù chỉ 1 ngày thì khách hàng sẽ trả hàng về, như vậy công ty vừa chịu chi phí trả hàng, đồng thời hàng khơng bán được và phải hủy. Hơn thế nữa, uy tín cơng ty và sự hài lịng của khách hàng cũng sẽ giảm sút.
Năng lực hoạt động của hệ thống kho
Đây là yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động quản trị hàng tồn kho. Khi kho bãi có cơ sở vật chất tốt với điều kiện lưu trữ đạt chuẩn thì thời gian bảo quản của sản phẩm sẽ dài hơn, hàng hóa ít bị hư hỏng và được theo dõi chính xác hơn. Đặc biệt khả
năng quản lý hoạt động xuất nhập hàng tốt giúp giảm thiểu trường hợp hàng bị thất thoát, lãng quên trong kho, cũng như giảm thiểu rủi ro hàng bị hết hạn sử dụng và từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Hiện nay hoạt động của hệ thống kho còn nhiều điểm yếu, nằm ở việc quản lý hạn sử dụng, tình hình nhân sự và cơng tác kiểm kê.
Độ tin cậy cung ứng
Thường được tính một cách đơn giản bằng cách lấy số đơn hàng giao đúng thời gian, đúng số lượng và chất lượng chia cho tổng số đơn hàng trong một năm. Độ tin cậy cung ứng càng cao thì rủi ro thiếu hàng sẽ càng thấp; chính vì vậy, mức tồn kho cũng có thể giữ thấp hơn khi độ tin cậy cung ứng thấp. Hiện nay các nhà cung cấp của Unilever Việt Nam đều được tính độ tin cậy cung ứng, đối với các nhà máy của Unilever thì độ tin cậy cung ứng cũng chính là độ tin cậy sản xuất (tính bằng cách chia lượng sản xuất thực tế cho kế hoạch ban đầu). Độ tin cậy cung ứng này được thông báo cho các nhà cung cấp và nhà máy để từ đó nhà cung cấp và nhà máy có thể tìm hiểu ngun nhân và nâng cao độ tin cậy nếu như độ tin cậy vẫn chưa đạt u cầu. Cơng tác kiểm sốt độ tin cậy cung ứng của nhà cung cấp đang được công ty thực hiện rất tốt thông qua hệ thống đo lường chặt chẽ. Hơn thế nữa công ty luôn cùng các nhà cung cấp cải thiện độ tin cậy cung ứng, qua đó giúp cơng tác quản trị tồn kho được cải thiện đáng kể.
2.4. Tổng hợp những hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế trong hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc Tế quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam
Kết quả phân tích ở trên cho thấy số ngày tồn kho thành phẩm của Ngành hàng thực phẩm cao hơn gần gấp đối mức trung bình của cơng ty, tuy nhiên mức dịch vụ khách hàng CCFOT của ngành hàng thực phẩm thì lại thấp nhất trong cơng ty và đang có chiều hướng đi xuống. Bên cạnh đó tổn thất CCFOT xảy ra do việc thiếu hàng của ngành hàng thực phẩm cũng cao hơn mức trung bình của cơng ty. Qua việc phân tích hoạt động quản trị tồn kho của ngành hàng thực phẩm và kết quả phỏng vấn chuyên gia (phụ lục 5) cho thấy cơng tác quản trị tồn kho có những hạn chế như sau:
Hạn chế trong việc áp dụng kỹ thuật phân loại ABC:
Việc áp dụng kỹ thuật phân tích ABC chưa thực sự hiệu quả, kết quả phân loại chưa thể hiện mức độ quan trọng của các sản phẩm một cách hợp lý, đặc biệt là chưa cân nhắc đến yếu tố hạn sử dụng. Hơn thế nữa, kết quả của phân loại của ABC chưa được sử dụng trong hoạt động quản trị tồn kho hàng ngày. Đồng thời việc phân loại ABC cịn mất nhiều thời gian và khơng được cập nhật.
Nguyên nhân của hạn chế nói trên:
Phân loại ABC hiện nay chỉ dựa vào doanh số bán hàng, trong khi ngành hàng thực phẩm cịn có một chỉ tiêu hết sức quan trọng cần được quản lý chặt chẽ là hạn sử dụng. Các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, về ngun tắc thường khơng được giữ tồn kho cao vì rủi ro bị hết hạn sử dụng khi mức bán thấp hơn dự báo, do do khi có biến động nhu cầu thì rất dễ bị hết hàng.
Sau khi phân tích ABC thì cơng tác thực hiện quản lý hàng theo ABC chưa được thực hiện triệt để, các mặt hàng vẫn được quản lý dàn trải. Nguyên tắc ưu tiên nguồn lực quản lý loại A rồi mới đến loại B và cuối cùng là loại C không được áp dụng, dẫn đến hao tốn nguồn lực rất nhiều nhưng hiệu quả lại thấp. Chưa có hệ thống tự động phân loại ABC, việc phân loại vẫn làm thủ công và người thực hiện phải tự xử lý khối lượng dữ liệu lớn.
Hạn chế trong việc xác lập mức tồn kho tối ưu
Tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm cao gấp đôi công ty nhưng vẫn bị thiếu hàng, đây chính là biểu hiện rõ nhất của việc xác định mức tồn kho tối ưu cho các sản phẩm chưa tốt. Điều này dẫn đến loại hàng cần thì khơng có trong khi loại hàng khơng cần thì lại dư thừa. Điều này gây ra lãng phí cao ở ngành hàng thực phẩm vì hàng hay bị hết hạn sử dụng. Bên cạnh đó việc giữ tồn kho cao hơn mức cần thiết sẽ chiếm nhiều kho bãi hơn và cũng cần nhiều nhân lực hơn trong quản lý hàng và phân loại hàng. Điều này dẫn đến các loại hàng dễ bị lẫn lộn và việc xuất hàng theo nguyên tắc FEFO cũng sẽ khó khăn hơn rất nhiều.
Mức tồn kho tối ưu cho tất cả các sản phẩm được xác định đồng loạt là 5 tuần. Nhưng trong thực tế, mỗi sản phẩm khác nhau có tình hình bán hàng khác nhau, thời gian cung ứng khác nhau, mức sai lệch của dự báo khác nhau và hạn sử dụng khác nhau. Vì vậy, mức tồn kho của mỗi sản phẩm phải được xác lập tương ứng với các điều kiện nói trên của sản phẩm đó, khơng thể đổ đồng cho tồn bộ sản phẩm.
Chưa có cơng cụ phù hợp trong việc xác định mức tồn kho tối ưu, hiện nay việc điều chỉnh mức tồn kho tối ưu dựa nhiều vào kinh nghiệm của các nhân viên kế hoạch, điều này mang tính cảm tính cao và thiếu ổn định.
Hạn chế trong công tác quản lý kho
Công tác quản lý kho của ngành hàng thực phẩm chưa hiệu quả, năng lực quản lý kho còn nhiều yếu kém, thể hiện ở: (1) Thực hiện FEFO chưa tốt, (2) sai sót trong cơng tác quản lý kho vẫn thường xuyên xảy ra, (3) tồn kho thực tế có sai khác với tồn kho trên hệ thống và (4) đội ngũ nhân sự còn nhiều yếu kém.
Nguyên nhân của hạn chế nói trên:
Về hệ thống: cách thức mã hóa sản phẩm hiện nay khó phân biệt ngành hàng và loại sản phẩm, các nhân viên kho hay bị nhầm lẫn.
Về cơ sở vật chất: kho miền Bắc và miền Trung còn nhiều hạn chế về cơ sở vật chất. Chỉ có kho miền Nam đủ điều kiện để thực hiện tương đối tốt nguyên tắc hàng hết hạn sử dụng trước xuất trước - FEFO. Các kho còn lại chưa đủ cơ sở vật chất để thực hiện và gần như không thể theo nguyên tắc - FEFO