CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
2.3. Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại BIDV Chi nhánh Nam Kỳ
Kỳ Khởi Nghĩa
2.3.1. Thực trạng chức năng thu hút nguồn nhân lực tại BIDV-NKKN
2.3.1.1. Công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Chi nhánh
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt mang lại lợi nhuận tối ưu, tối đa hóa hiệu quả hoạt động, mang lại sức cạnh tranh trên thị trường cho Chi nhánh bằng năng lực sáng tạo vơ tận của đội ngũ CBCNV. Chính vì thế, hoạch định nguồn nhân lực là hoạt động hết sức cần thiết. Công tác hoạch định nguồn nhân lực giúp cho Chi nhánh có thể biết được số nhân viên cần có, đúng thời điểm, chủ động hơn trong việc ứng phó với những khó khăn về nguồn nhân lực trong tương lai, đảm bảo được nguyên tắc đúng người đúng việc, đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với các thay đổi trên thị trường lao động.
Tại BIDV-NKKN, công tác hoạch định nguồn nhân lực do Phịng tổ chức hành chính-nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên, công việc hiện chỉ dừng lại ở việc trả lương, thưởng cho CBCNV, ký kết hợp đồng lao động, tiến hành các công tác tuyển dụng nhân sự khi bị thiếu hụt theo yêu cầu cần bổ sung của các Phòng Ban tại Chi nhánh và khi có nhu cầu mở rộng mạng lưới phòng giao dịch, điểm thu chi hộ trực thuộc mới. Việc hoạch định nguồn nhân lực tại Chi nhánh vẫn chưa được thực hiện cho mục tiêu dài hạn, chưa tiến hành phân tích thực trạng nguồn nhân lực ngân hàng để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực phục vụ cho chiến lược phát triển trong dài hạn, chỉ đáp ứng nhu cầu nhân viên về mặt số lượng theo nhu cầu trước mắt của các Phòng Ban.
Cách thức hoạch định nguồn nhân lực tại Chi nhánh: Phịng tổ chức hành chính- nhân sự theo dõi hồ sơ nhân viên, theo dõi việc trả lương, thưởng, các công việc khác như hợp đồng lao động... Hàng năm, khi có nhu cầu mở rộng mạng lưới hoạt động hoặc Phòng Ban nào tại chi nhánh cần thêm nhân sự sẽ làm giấy đề nghị bổ sung
nhân sự. Phịng tổ chức hành chính-nhân sự sẽ tiếp nhận và tiến hành tuyển dụng để tuyển thêm nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu theo đề nghị của các Phịng Ban đó.
Do cách thức thực hiện như trên, theo tác giả, công tác hoạch định nguồn nhân lực của BIDV-NKKN vẫn chưa thật sự hiệu quả do những nguyên nhân sau:
o Do vẫn chưa quy định trong chức năng nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính-nhân sự, hiện tại Phịng tổ chức hành chính-nhân sự vẫn chưa có cơng tác dự báo nhu cầu về nhân lực trong dài hạn (về số lượng nhân viên có thể nghỉ việc, số cần tuyển mới).
o Căn cứ quy trình hoạch định nhân sự hiện tại, Phịng tổ chức hành chính-nhân
sự vẫn chưa bám sát mục tiêu, chiến lược kinh doanh của Chi nhánh nhằm hoạch định nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh trong dài hạn của Chi nhánh.
o Do chưa hoạch định nhân sự chính xác, cơng việc hoạch định nguồn nhân lực
vẫn mang tính ứng phó, dẫn đến nhu cầu nhân sự của các phòng giao dịch trực thuộc, Phịng Ban khơng được đáp ứng kịp thời, có thể bị chậm trễ, làm ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của chi nhánh.
2.3.1.2. Phân tích cơng việc tại Chi nhánh
Mục đích của phân tích cơng việc chính là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất, giúp ngân hàng xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh công việc tại Chi nhánh.
Tại BIDV-NKKN, hiện nay vẫn cịn có nhiều chức danh đồng thời cho cùng một công việc. Trường hợp, nhân viên tín dụng có các chức danh: cán sự tín dụng dành cho người mới bắt đầu công việc này, chuyên viên tín dụng cho những người làm công việc này từ 2 năm trở lên và quản lý số lượng khách hàng tương ứng theo quy định của Chi nhánh, quản lý cao cấp quan hệ khách hàng là những người có thâm niên lâu năm, phụ trách số lượng khách hàng lớn.
Như vậy chỉ riêng với một cơng việc, Chi nhánh phải có nhiều bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh khác nhau, song hiện nay vẫn
chưa có một bảng mơ tả cơng việc chuẩn nào cho các chức danh nêu trên và nhiều chức danh công việc khác. Việc tuyển chọn một người vào các chức danh trên chỉ yêu cầu chung chung, ví dụ, tuyển dụng chức danh trưởng phòng giao dịch, điều kiện để ứng tuyển là phải có kinh nghiệm làm việc năm năm trong lĩnh vực ngân hàng, có ít nhất hai năm làm cấp quản lý, tốt nghiệp chuyên ngành tài chính ngân hàng hoặc quản trị kinh doanh, năng động, am hiểu pháp luật. Chưa quy định rõ ràng trưởng phịng giao dịch phải làm những cơng việc gì, dẫn đến việc tự bản thân phải tìm hiểu, gây nhiều khó khăn cho ứng viên.
Qua những phân tích trên cơng tác phân tích cơng việc tại BIDV-NKKN cịn những hạn chế do những nguyên nhân sau:
o Hiện tại việc phân tích cơng việc tại Chi nhánh vẫn chưa được thực hiện theo đúng phương pháp và trình tự, chưa có tiêu chí rõ ràng cụ thể đối với từng chức danh.
o Một số chức danh cơng việc vẫn chưa có bảng mơ tả công việc và bảng tiêu
chuẩn công việc cụ thể nhằm xác định chức năng nhiệm vụ, mục tiêu phấn đấu của từng chức danh, dẫn đến nhân viên tự mày mò khi thực hiện cơng việc, có thể dẫn đến sai nguyên tắc làm việc, công việc bị chồng chéo, dẫn đến hiện tượng khó xác định trách nhiệm gây ách tắc trong cơng việc và gây khó khăn trong việc đánh giá hồn thành cơng việc.
o Từ việc chưa có bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc, do đó ứng viên cũng khơng biết rõ định hướng phấn đấu để có thể ứng tuyển vào các chức danh này, khi tuyển chọn vào các vị trí này cũng chỉ mang tính chủ quan của người xét duyệt.
2.3.1.3. Tình hình tuyển dụng nhân sự tại Chi nhánh
Tuyển dụng nhân sự cũng như các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác đều cần một quy trình cụ thể để thực hiện. Nhận thức được điều này, ngay từ khi mới thành lập, Chi nhánh đã tiến hành xây dựng quy trình tuyển dụng tuyển dụng gồm 9 bước:
Bước 1: Phịng tổ chức hành chính-nhân sự xem xét, xác định nhu cầu nhân sự
của Chi nhánh trong năm kế hoạch theo yêu cầu của các Phòng giao dịch và Phòng Ban trong Chi nhánh và xây dựng dự thảo kế hoạch nhân sự của Chi nhánh của năm
kế hoạch.
Bước 2: Phê duyệt dự thảo kế hoạch nhân sự sau khi được Giám đốc chi nhánh xem xét, phê duyệt.
Bước 3: Sau khi có được định biên nhân sự, Phịng tổ chức hành chính-nhân sự
lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết.
Bước 4: Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng chi tiết. Dự thảo kế hoạch tuyển dụng
chi tiết được phịng tổ chức hành chính-nhân sự báo cáo giám đốc xem xét, phê duyệt trước khi thực hiện.
Bước 5: Thông báo tuyển dụng. Bước 6: Tiếp nhận hồ sơ và sơ tuyển.
Bước 7: Tổ chức thi tuyển và phỏng vấn. Bước này gồm 2 giai đoạn: vòng 1: thi
viết, kiểm tra ngoại ngữ và tin học và vòng 2: phỏng vấn trực tiếp.
Bước 8: Thông báo kết quả. Những ứng viên trúng tuyển sẽ được Phòng tổ chức
hành chính-nhân sự gọi điện trực tiếp.
Bước 9: Tiếp nhận nhân viên mới. Ứng viên sẽ được sắp xếp vào các vị trí làm
việc tương ứng với vị trí dự tuyển.
Trong những năm gần đây, do nhu cầu về mở rộng cơ cấu tổ chức, thành lập thêm các phòng giao dịch, điểm thu chi trực thuộc nên nhu cầu tuyển dụng của Ngân hàng khá lớn và ngày càng tăng mạnh được thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.7: Số liệu về tuyển dụng của ngân hàng qua các năm
Chỉ tiêu Năm So sánh 2010 2011 2012 2011/2010 2012/2011 Nhu cầu 13 12 12 92,31 108,33 Số lượng tuyển 12 11 12 91,67 109,09 Tổng số hồ sơ 80 73 88 91,25 120,55 Theo kinh nghiệm Có kinh nghiệm 2 1 1 50,00 100,00
Chưa có kinh nghiệm 10 10 11 100,00 110,00
Theo trình độ ĐH và trên ĐH 10 9 10 87,88 109,20
Dưới ĐH 2 2 2 100,00 100,00
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng nhu cầu tuyển dụng của Chi nhánh trong 3 năm gần đây là khá lớn và số lượng tuyển dụng thường khơng thay đổi nhiều qua các năm. Trong đó năm 2010, nhu cầu tuyển dụng lớn nhất lên đến 13 nguời, trong năm 2011 và 2012 tương ứng là 12 người.
Số lượng hồ sơ đăng kí ứng tuyển là khá lớn, thường gấp hơn 6 lần so với nhu cầu tuyển dụng. Tuy nhiên do quy trình tuyển dụng của ngân hàng khá là chặt chẽ, có sự sàng lọc kĩ nên số lượng người tuyển được thường thấp hơn rất nhiều so với số lượng hồ sơ và thậm chí là thấp hơn cả chỉ tiêu tuyển dụng. Cụ thể là năm 2010, ngân hàng chỉ tuyển được có 12 người, trong số 80 hồ sơ nộp, tức là chỉ bằng 1/6 số hồ sơ nộp. Tương tự như thế, sang tới năm 2011, ngân hàng chỉ tuyển được có 1/7 trong số hồ sơ nộp, cụ thể là tuyển 11 người trong số 73 bộ hồ sơ.
Số lượng hồ sơ ứng viên chưa có hoặc có ít kinh nghiệm vẫn chiếm một tỷ lệ lớn trong số người được tuyển dụng chiếm hơn 83%. Cụ thể năm 2010, số ứng viên này chiếm 83%; sang tới năm 2011, tỷ lệ này lên đến 90,1%. Vào năm 2012, tỷ lệ này cao hơn so với năm 2011, chiếm 91,67%. Điều này phần nào sẽ gây khó khăn cho Chi nhánh trong việc phải đào tạo lại cho họ những tất cả các kĩ năng liên quan tới cơng việc, đồng thời khả năng thích nghi với cơng việc của họ cũng lâu hơn so với những người đã có kinh nghiệm, dẫn đến hiệu suất lao động trong thời gian đầu không cao.
Ngân hàng là một lĩnh vực năng động, luôn diễn biến phức tạp theo xu hướng của thị trường cung ứng vốn và nền kinh tế, địi hỏi đội ngũ CBCNV cần có trình độ kỹ năng và khả năng tư duy tốt. Vì vậy ngân hàng thường yêu cầu tuyển những người có trình độ học vấn từ đại học trở lên. Số lượng những người được tuyển có bằng đại học và trên đại học thường chiếm khoảng 82% những người được tuyển. Cụ thể năm 2010, chiếm 83,3%; năm 2011 chiếm 81,8%; năm 2012 chiếm 83,3%. Với một đội ngũ lao động chất lượng cao như vậy sẽ góp phần tích cực vào hoạt động của ngân hàng.
Qua khảo sát thực tế, hoạt động tuyển dụng tại Chi nhánh còn một số hạn chế xuất phát những nguyên nhân sau:
o Trong quy trình tuyển dụng, phần thi viết chỉ tập trung vào nghiệp vụ chuyên môn, vẫn chưa kết hợp kiểm tra trắc nghiệm kiến thức về IQ với nghiệp vụ chuyên môn như tại các NHTM khác.
o Cơng tác tuyển dụng vẫn cịn mang tính cảm tính, chưa có tiêu chí rõ ràng, cụ thể do vẫn chưa thiết kế bảng tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh.
o Vị trí tuyển dụng chưa phù hợp, vị trí ứng tuyển chỉ cho chức danh tín dụng, kế tốn và cơng nghệ thơng tin. Do đó khi sắp xếp vào các vị trí khơng phù hợp như Phịng quản lý rủi ro, Phịng Quản Trị Tín Dụng, Phịng kế hoạch tổng hợp… dễ dẫn đến tình trạng nhân viên khơng u thích cơng việc của mình.
o Chưa quan tâm nguồn tuyển dụng nội bộ, nguồn ứng viên của Chi Nhánh hiện
tại chủ yếu tuyển ứng viên bên ngòai hoặc điều chuyển từ các chi nhánh khác dưới hình thức đối ngoại cho các chức danh đang thiếu, đặc biệt là các chức danh quản lý, việc đề bạt nội bộ tương đối ít, dẫn đến khó giữ chân được đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực tại Chi nhánh.
2.3.1.4. Bố trí nhân sự
Các ứng viên sau khi đạt yêu cầu sẽ được phân bổ về các các Phòng Ban tại Chi nhánh, Phòng giao dịch trực thuộc để đào tạo và đào tạo lại, bố trí sắp xếp cơng việc. Việc bố trí nhân viên rất quan trọng, nó quyết định sự thành cơng của tổ chức, nếu có được đúng người cho đúng việc thì sẽ khuyến khích nhân viên làm việc tích cực, ngược lại họ sẽ cảm thấy gị bó khi thực hiện cơng việc và mục tiêu kinh doanh của tổ chức cũng sẽ không đạt được.
Hiện nay tại BIDV-NKKN việc bố trí nhân viên do Hội đồng tuyển dụng phối hợp với Phịng tổ chức hành chính-nhân sự thực hiện, sau khi tuyển dụng, lực lượng nhân viên mới sẽ được bố trí về các phịng giao dịch và các phòng Ban đang thiếu người trực thuộc tại Chi nhánh. Do đó cịn những hạn chế như: nhân viên được bố trí tai các Phịng giao dịch hoặc các điểm thu chi hộ quá xa nơi cư trú của họ, nhân viên được bố trí cơng việc khơng phù hợp với sở trường của họ....
Qua khảo sát thực tế đội ngũ CBNV đang công tác tại Chi nhánh và điểm giao dịch trực thuộc qua bảng câu hỏi về các vấn đề liên quan đến bố trí, phân cơng cơng việc công việc, kết quả thu được như sau:
Bảng 2.8: Phân cơng, bố trí cơng việc STT Tiêu chí Số quan sát hợp lệ Mức đánh giá Bình quân (Điểm) 1 2 3 4 5 1 Cho phép sử dụng tốt các năng lực cá nhân 200 0 45.5 46 8.5 0 2.63 2 Được kích thích để sáng tạo trong công việc
200 2 34 43 20 1 2.84
3 Công việc có tính
thách thức 200 0 22.5 60.5 14 3 2.98
(Nguồn: khảo sát bằng bảng câu hỏi)
Qua khảo sát thực tế có thể thấy cơng tác bố trí nhân sự vẫn chưa thật sự hiệu quả.
- Đối với tiêu thức cho phép sử dụng tốt các năng lực cá nhân, số điểm trung bình đạt được là 2.63 điểm, số điểm đạt trên trung bình, nhưng số điểm khơng cao, cho thấy nhân viên chưa thực sự phát huy được hết năng lực cá nhân của mình, vị trí cơng việc hiện tại chưa sử dụng hết thế mạnh của nhân viên.
Nguyên nhân: Chi nhánh vẫn chưa xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc dẫn đến
việc bố trí nhân sự chưa căn cứ vào các tiêu chí cụ thể, vẫn mang tính chủ quan và khơng nhất quán trong bố trí cơng việc. Việc bố trí nhân sự cần đảm bảo phù hợp giữa nguyện vọng, năng lực chuyên môn của nhân viên với bảng tiêu chuẩn công việc. Chi nhánh cần xem xét lại việc sắp xếp lại cơng việc để có thể thực sự phát huy được thế mạnh của người lao động.
- Đối với tiêu thức nhân viên được kính thích để sáng tạo trong công việc, số điểm đạt được 2.84 điểm, số điểm đạt trên trung bình, nhưng vẫn tương đối thấp cho cho thấy Chi nhánh cần phải quan tâm hơn trong việc kích thích CBCNV sáng tạo trong công việc, phát huy năng lực của mỗi CBCNV trong Chi nhánh,
Nguyên nhân: Hiện tại, Chi nhánh vẫn chưa thực sự quan tâm, khuyến khích
CNCNV đưa ra những ý kiến về cải tiến cơng việc, cải tiến quy trình, cũng như áp dụng những cải tiến đó vào thực tiễn cơng việc. Do đó theo đánh giá của CBCNV thì Chi nhánh vẫn chưa sử dụng tốt năng lực cá nhân của họ.
- Đối với tiêu thức cơng việc có tính thách thức, số điểm là 2.98 điểm, hiện nay thị phần trong ngành ngân hàng cạnh tranh rất cao, các ngân hàng mới liên tục được thành lập, các chi nhánh và phòng giao dịch liên tục được mở rộng, hệ thống mạng lưới của các ngân hàng, Trong giai đoạn từ 2008-2012, hàng năm tăng thêm khoảng 21% (theo thống kê của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam vào năm 2012), dẫn đến cạnh tranh về thị phần của các ngân hàng rất khốc liệt. Các ngân hàng áp dụng rất nhiều hình thức khuyến mãi để lơi kéo khách hàng, do đó mọi nhân viên phải nổ lực để làm