1.4.1. Những thay đổi về mặt quy trình
1.4.1.2 Xử lý dữ liệu
Do ERP là một cấu trúc tổng thể gồm nhiều phân hệ nên có một số điểm khác biệt cơ bản trong quá trình xử lý dữ liệu:
Khó quan sát dấu vết nghiệp vụ: nếu trong môi trường thủ công, một bút tốn sai có thể được điều ch nh theo quy định và để lại dấu vết Tuy nhiên, trong ERP rất khó quan sát dấu vết nghiệp vụ, vì vậy kế toán cần vào bút tốn điều ch nh để có thể kiểm sốt Điều này, có nghĩa là, mọi hoạt động
điều ch nh của kế toán đều được ghi nhận qua hệ thống bao gồm cả nội dung, thời gian và phân hệ điều ch nh
Tính cập nhật cao: Đặc điểm của ERP là tính chia sẻ dữ liệu và sử
dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên khi có một bút tốn được cập nhật một lần sẽ ảnh hưởng đến nhiều dữ liệu trong toàn bộ hệ thống Việc xử lý dữ liệu của kế toán sẽ ảnh hưởng không ch trong phân hệ kế tốn mà cịn tác động đến các phân hệ khác: mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…
Một số chức năng thực hiện tự động: ERP cho chép thực hiện tự
động một số bút toán. Để làm được điều này, hệ thống cần được lập trình nhằm đảm bảo tiết kiệm về mặt thời gian đối với những nghiệp vụ thường xuyên diễn ra mang tính định kỳ và ít thay đổi Thơng thường, các bút toán sau đây được thực hiện một cách tự động trong hệ thống: khi ghi nhận doanh thu, tự động ghi nhận giá vốn hay thực hiện tự động khấu hao hàng tháng.
Tác nghiệp hoàn chỉnh: Đối với ERP, hệ thống được thiết kế nhằm quản lý theo quy trình, thế nên điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quá trình xử lý thông tin của bộ phận khác Sự liên kết của các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp rất chặt chẽ, trách nhiệm công việc cũng được phân chia và thể hiện rõ ràng trong quá trình thực hiện
Cài đặt một số tính năng kiểm sốt: Do đặc thù của ERP là gồm
nhiều phân hệ và tính liên kết cao nên nếu một sai sót nào đó của một phân hệ sẽ ảnh hưởng đến tồn bộ hệ thống Chính vì thế, để đảm bảo kết quả xử lý của kế toán đáng tin cậy, nhiều thủ tục được thực hiện như: kiểm soát truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ = tổng phát sinh có…