Ngày nay, ERP là một giải pháp công nghệ quản lý mới được nhiều doanh nghiệp quan tâm Trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác điều hành và quản lý, nó cho phép nhà quản lý có thể khai thác thơng tin từ nhiều bộ phận khác nhau một cách kịp thời và đáng tin cậy, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp và hiệu quả
Tuy nhiên, tùy theo điều kiện và khả năng của doanh nghiệp mà có thể cùng một giải pháp ERP nhưng khi ứng dụng vào doanh nghiệp mang lại những lợi ích khác nhau Điều này phụ thuộc vào sự thay đổi tư duy trong quản lý nhằm thích ứng với mơi trường của hệ thống mới
Để dự án ERP thành công, dù ở giai đoạn nào của quá trình phát triển hệ thống, từ giai đoạn triển khai cho đến khi ứng dụng, trách nhiệm của các cá nhân phải được phân chia rõ ràng trong các hoạt động phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành Việc phân chia này giúp ích cho cả người thực hiện và người quản lý Qua đó, họ hiểu rõ cơng việc mình làm là gì, có vai trị như thế nào và ảnh hưởng đến các đối tượng khác ra sao Do đặc điểm của ERP liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, thế nên, mọi tác động của cá nhân đều ảnh hưởng đến tất cả hệ thống Vì vậy, để đảm bảo tính kiểm sốt cũng như mức độ an toàn của dữ liệu, trách nhiệm của từng người cần được quy định bằng văn bản cụ thể Trên cơ sở quy định về trách nhiệm, hiệu quả về mặt quản lý được đánh giá thường xuyên hoặc định kỳ
3.1.3 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phải là một trong những ƣu tiên khi ứng dụng ERP để qua đó tác động tích cực đến vai trò của hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ điều hành quản lý doanh nghiệp:
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý là xu hướng ngày càng phổ biến Và ERP là một giải pháp giúp cho doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích trong xu thế cạnh tranh và hội nhập quốc tế Khi ứng dụng ERP, tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phải là một trong những ưu tiên cần chú trọng bởi vì hai lý do chủ yếu sau đây:
Trước tiên, hệ thống thơng tin kế tốn ngày càng đóng một vai trò to lớn trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp Nó cung cấp phần lớn các thông tin quan trọng giúp cho các nhà quản lý điều hành, kiểm soát và ra quyết định Thế nên, việc chú trọng đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong q trình triển khai giúp đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ và quản lý, góp phần quan trọng để dự án ERP thành công
Thứ hai, hệ thống thông tin kế tốn có một mối quan hệ chặt chẽ với các hệ thống thông tin khác Đặc điểm của hệ thống ERP là tính tích hợp rất cao, do đó, tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn hiệu quả khơng ch ảnh hưởng tích cực đối với những người làm cơng tác kế toán mà ngay cả đối với các bộ phận khác và ban lãnh đạo
Nhằm tăng cường vai trị của nó trong việc phục vụ điều hành quản lý, khi tổ chức ứng dụng ERP doanh nghiệp cần quan tâm đến mục tiêu, các yếu tố chi phối đến công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Nội dung tổ chức cần được thực hiện đầy đủ và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, nhu cầu thông tin, yêu cầu quản lý, kiểm soát của doanh nghiệp Những nội dung được tổ chức bao gồm xác định yêu cầu thông tin, xây dựng danh mục đối tượng kế toán, xây dựng hệ thống chứng từ, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, tổ chức vận dụng hình thức kế tốn, tổ chức hệ thống báo cáo, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức lựa chọn ERP phù hợp