Giai đoạn 1 Đến 1950 Giai đoạn 2 Đến 1965 Giai đoạn 3 Đến 1985 Giai đoạn 4 Đến 1995 Các nội dung được nhấn mạnh Xác định và kiểm sốt chi phí Hoạch định và kiểm soát quản lý
Tối ưu hóa
các nguồn lực Làm gia tăng giá trị
Các kỹ thuật được sử dụng Lập dự tốn và kế tốn chi phí Phân tích quyết định và kế toán trách nhiệm Phân tích quy trình và tái cấu trúc hệ thống
Sử dụng công nghệ thông tin và tài nguyên tri thức để kiểm tra các tiêu thức về giá trị khách hàng, giá trị cổ đông và đổi mới tổ chức
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
- Giai đoạn 1 - Trước 1950: KTQT chủ yếu quan tâm vào việc xác định chi phí và kiểm sốt tài chính, thơng qua việc sử dụng kỹ thuật dự toán và kế tốn chi phí.
- Giai đoạn 2 –Từ 1950 đến Năm 1965: Trọng tâm của KTQT đã chuyển sang cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch quản trị và kiểm sốt, thơng qua việc sử dụng các kỹ thuật như phân tích quyết định và kế tốn trách nhiệm.
- Giai đoạn 3 –Từ năm 1965 đến năm 1985: Sự chú ý được tập trung vào việc giảm lãng phí nguồn lực sử dụng trong q trình sản xuất kinh doanh, thơng qua việc sử dụng các kỹ thuật phân tích q trình và tái cấu trúc hệ thống.
- Giai đoạn 4 – Từ 1985 đến năm 1995: Sự chú ý đã chuyển sang thế hệ hoặc tạo ra giá trị thông qua hiệu quả sử dụng các nguồn lực, thông qua việc sử dụng các kỹ thuật đánh giá các yết tố tạo nên giá trị khách hàng, giá trị cổ đông, và đổi mới tổ chức. Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, kế tốn quản trị đã khơng ngừng hồn thiện, phát triển đóng vai trị ngày càng quan trọng trong việc cung cấp thông tin hỗ trợ các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định và trở thành
một bộ phận khơng thể thiếu trong q trình quản trị hiện đại (lib.sgu.edu.vn).
Sự thay đổi trong từng giai đoạn cho thấy sự thích ứng với mơi trường mới mà các tổ chức, doanh nghiệp phải đối mặt. Các tổ chức này đã phải định hình lại và tái cấu trúc chiến lược của mình để duy trì cạnh tranh trên thị trường. Chức năng của KTQT được phát triển từ hẹp đến ngày càng rộng hơn và ngày càng là một bộ phận khơng thể tách rời khỏi kế tốn nói chung, cũng như là cơng cụ khơng thể thiếu đối với các nhà quản trị.
2.1.2 Khái niệm kế tốn quản trị
Có quan điểm cho rằng khơng có định nghĩa chung về KTQT. Sự tiến hóa của KTQT bây giờ sẽ được khám phá trong các định nghĩa thay đổi từ ba cơ quan hàng đầu của kế toán gồm: Viện KTQT (IMA), Học Viện KTQT Chartered (CIMA) và Liên Đồn Kế Tốn Quốc Tế (IFAC).
Định nghĩa ban đầu về KTQT của IMA (1981), KTQT là “... quá trình xác định, đo lường, tích lũy, phân tích, chuẩn bị, giải thích, và thơng tin tài chính cho việc quản trị kế hoạch, đánh giá và kiểm soát của một tổ chức nhằm đảm bảo sử dụng hợp lý đối với các nguồn lực của nó. KTQT cũng bao gồm việc lập các báo cáo tài chính cho các nhóm khơng quản trị như cổ đơng, chủ nợ, cơ quan chức năng và cơ quan thuế. Nhưng gần đây, KTQT được định nghĩa như là “một nghề có liên quan đến sự hợp tác trong quản trị để ra quyết định, vạch ra kế hoạch và quản trị hiệu quả hệ thống, đồng thời cung cấp chun mơn trong báo cáo tài chính và kiểm sốt để hỗ trợ quản trị trong việc xây dựng và thực hiện chiến lược của một tổ chức” (IMA, 2008). Các thay đổi trong định nghĩa cho thấy vai trò của KTQT phát triển từ xu hướng giao dịch và tuân thủ thành một đối tác kinh doanh chiến lược giúp các tổ chức trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, lập kế hoạch và dự toán ngân sách, quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ, báo cáo tài chính tại thời điểm của sự thay đổi lớn, cũng như các phương thức quản trị chi phí chuyên sâu (IMA, 2008).
Theo tổ chức CIMA, KTQT được định nghĩa là cung cấp thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị cho các mục đích như: xây dựng chính sách, lập kế hoạch và kiểm sốt
29
hoạt động của doanh nghiệp; quyết định các hoạt động thay thế; thơng tin ra bên ngồi để cho cổ đông và những người khác, thông tin cho nhân viên. (CIMA, 2005) cho thấy KTQT đã chuyển hướng tới một vai trò rộng lớn hơn. KTQT được định nghĩa là việc áp dụng các nguyên tắc của KTQT và quản trị tài chính để tạo ra, bảo vệ, bảo tồn và gia tăng giá trị cho các bên liên quan kể cả doanh nghiệp vì lợi nhuận và phi lợi nhuận trong khu vực cơng và tư nhân. CIMA (2005) nói rõ hơn định nghĩa của KTQT, nhấn mạnh KTQT là một phần của quản trị, trong đó yêu cầu xác định, trình bày, giải thích và sử dụng thơng tin liên quan để: Xây dựng chiến lược kinh doanh; Lập kế hoạch hoạt động dài hạn, trung hạn và ngắn hạn; Xác định cơ cấu nguồn vốn và các quỹ; Kiểm soát các hoạt động và đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực; Triển khai các qui trình quản trị doanh nghiệp, quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ....Định nghĩa thay đổi của CIMA cho thấy, KTQT đã tiến gần hơn đến mối quan tâm quản trị cấp cao tập trung vào tính hiệu quả, lập kế hoạch chiến lược và tạo ra giá trị sáng tạo.
IFAC (1989) định nghĩa: “KTQT là một quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, chuẩn bị, điễn giải và truyền đạt các thơng tin (cả về tài chính lẫn hoạt động) được sử dụng bởi các nhà quản lý nhằm mục đích hoạch định, đo lường và kiểm soát một tổ chức, và để đảm bảo rằng nguồn lực của tổ chức đó được sử dụng một cách phù hợp và có trách nhiệm”. IFAC (2002) thì “…KTQT hướng về các quá trình xử lý và kỹ thuật, tập trung vào việc sử dụng một cách có hiệu quả và hiệu suất những nguồn lực của tổ chức, giúp hỗ trợ các nhà quản lý hoàn thành nhiệm vụ gia tăng giá trị cho khách hàng cũng như cổ đơng”.
Ở Việt Nam, thuật ngữ “Kế tốn quản trị” mới chỉ được ghi nhận chính thức trong Luật Kế Toán ban hành vào ngày 17/06/2003. Ngày 12/06/2006 Bộ tài chính ban hành thơng tư 53/2006/TT - BTC, hướng dẫn áp dụng KTQT trong doanh nghiệp. Theo đó, KTQT được hiểu là “việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế tốn”.
Như vậy, tóm lại có thể hiểu rằng KTQT là việc thu thập, xử lý thông tin về các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp nhằm cung cấp cơ sở cần thiết để nhà quản trị đưa ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
2.1.3 Đặc điểm kế toán quản trị
Theo Huỳnh Lợi (2008) thì KTQT bao gồm những đặc điểm như sau: + KTQT nhằm phục vụ chức năng điều hành trong nội bộ doanh nghiệp.
+ Thông tin KTQT chủ yếu phục vụ cho các đối tương như Hội đồng quản
trị, Ban giám đốc, các giám đốc bộ phận, nhà quản trị ở các phòng ban trong doanh nghiệp.
+Thơng tin KTQT phản ánh tình hình kinh doanh trong q khứ, đồng thời cũng có đặc điểm dự đốn tình hình kinh doanh trong tương lai, và mục tiêu cuối cùng là phục vụ, hỗ trợ nhà quản lý trong quá trình ra quyết định điều hành hoạt động kinh doanh trong thời gian đến. Thông tin KTQT được thu thập và đo lường bằng nhiều loại đơn vị, hình thức khác nhau, lượng thơng tin cần được cung cấp và thời điểm cung cấp phụ thuộc vào yêu cầu của các nhà quản lý trong doanh nghiệp.
+ Báo cáo KTQT có đặc điểm thể hiện thơng tin tình hình tài chính một cáchtổng hợp, theo yêu cầu, mục đích sử dụng của nhà quản lý đơn vị nên có thể khơng tn theo một nguyên tắc, chuẩn mực, hay quy định của Luật, chính sách kế toán mà chủ yếu tuân theo yêu cầu, ý định sử dụng của nhà quản lý.
2.1.4 Nội dung kế tốn quản trị
Theo giáo trình kế tốn quản trị của tác giả Phạm Văn Dược(2006) thì các nội dung chính của KTQT bao gồm:
2.1.4.1 Hệ thống kế tốn chi phí
Chi phí có thể hiểu là giá trị của các nguồn lực chi ra tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được một mục đích nào đó. Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả, kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng…hoặc khơng có dạng vật chất như kiến thức, dịch vụ được phục vụ.
31
Tuy nhiên, mục đích của kế tốn quản trị trong lĩnh vực chi phí là nhằm cung cấp thơng tin thích hợp, hữu ích và kịp thời cho việc ra quyết định kinh doanh của nhà quản trị. Vì thế, đối với kế tốn quản trị, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, chi phí cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một dự án, hoặc là những lợi nhuận bị mất đi do lựa chọn phương án, hi sinh cơ hội kinh doanh. Do đó, việc phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm đáp ứng mục tiêu quản lý khác nhau là một u cầu cần thiết của kế tốn chi phí. Một số chi phí phục vụ cho việc hoạch định, kiểm sốt và ra quyết định:
- Chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được: chi phí kiểm sốt được đối với một cấp quản lý là những chi phí do cấp đó ra quyết định. Những chi phí nằm ngồi quyền quyết định của một cấp quản lý gọi là chi phí khơng kiểm sốt được.
- Chi phí chênh lệch: là những chi phí có trong phương án này nhưng lại khơng hoặc chỉ có một phần trong phương án kia, do đó tạo ra chênh lệch chi phí. Chi phí chênh lệch là những thơng tin để người quản lý lựa chọn phương án.
- Chi phí cơ hội: là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi án này thay cho phương án khác.
- Chi phí chìm: là những chi phí đã bỏ ra trong quá khứ và không thể tránh được dù lựa chọn bất kỳ phương án nào.
2.1.4.2 Thiết lập thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết định
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận: phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận là xem xét mối quan hệ nội tại của các nhân tố: giá bán, sản lượng, chi phí khả biến, chi phí bất biến và kết cấu mặt hàng, đồng thời xem xét sự ảnh hưởng của các nhân tố đó đến lợi nhuận của cơng ty. Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong việc khai thác khả năng tiềm tàng của công ty, là cơ sở để đưa ra các quyết định như: chọn dây chuyền sản xuất, định giá sản phẩm, chiến lược bán hàng…
Phân tích thơng tin kế tốn quản trị để ra các quyết định đầu tư ngắn hạn, dài hạn. Quá trình ra quyết định của doanh nghiệp là việclựa chọn từ nhiều phương án khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của kế tốn nhất là thơng tin về chi phí đầu tư nhằm đạt được các lợi ích kinh tế cao nhất. Các nhà quản trị doanh nghiệp thường phải đứng trước sự lựa chọn nhiều phương án kinh doanh khác nhau. Mỗi phương án hành động là một tình huống khác nhau, có số loại, số lượng, khoản mục chi phí và thu nhập khác nhau, chúng chỉ có chung một đặc điểm là đều gắn nhiều vào các thơng tin của kế tốn, do đó địi hỏi các nhà quản trị phải xem xét, cân nhắc để ra quyết định đúng đắn nhất. Và để đảm bảo ra quyết định đúng đắn, nhà quản trị cần phải có cơng cụ thích hợp giúp họ phân biệt được thơng tin thích hợp với những thơng tin khơng thích hợp, thơng tin nào khơng thích hợp cần được loại bỏ ra khỏi cơ cấu thông tin cần xem xét và chỉ có những thơng tin cần thiết mới thích hợp trong các quyết định kinh doanh.
2.1.4.3 Dự tốn ngân sách
Dự tốn ngân sách là những tính tốn, dự kiến một cách tồn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự tốn ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự tốn chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân cơng, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của từng bộ phận, từ đó xác định trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định.
Dự tốn là cơng cụ của nhà quản lý, chính vì thế địi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự tốn để thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hòan cảnh cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đọan. Tùy theo cách thức phân loại sẽ có các loại dự tốn ngân sách sau đây:
33
Phân loại theo thời gian gồm dự toán ngân sách ngắn hạn và dự toán ngân
sách dài hạn. Trong đó:
+ Dự tốn ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách ngắn hạn là dự toán được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra từng kỳ ngắn hơn là hàng quý và hàng tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của tổ chức như mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, sản xuất…Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là định hướng chỉ đạo cho mọi hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch.
+ Dự toán ngân sách dài hạn: Dự tốn ngân sách dài hạn cịn được gọi là dự toán ngân sách vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn, thời gian sử dụng tài sản vào các hoạt động kinh doanh thường hơn một năm. Dự toán dài hạn thường bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất và hệ thống phân phối như nhà xưởng, máy móc thiết bị…để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu hồi vốn dài.
Phân loại theo chức năng gồm dự tốn hoạt động, dự tốn tài chính. Trong
đó:
+ Dự tốn hoạt động: Dự toán hoạt động bao gồm các dự toán liên quan đến
hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Như dự tốn tiêu thụ nhằm phán đóan tình hình tiêu thụ của cơng ty trong kỳ dự tốn, dự toán sản xuất được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự toán sản lượng sản xuất đủ cho tiêu thụ từ đó tính dự tốn chiphí sản xuất, dự tốn mua hàng được dùng cho các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua đủ cho tiêu thụ và tồn kho, sau đó lập dự tốn chi phí bán hàng và quản lý, dự tốn kết quả kinh doanh.
+ Dự tốn tài chính: Dự tốn hoạt động là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tư, bảng cân đối kế toán, dựtoán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, trong đó: dự tốn tiền tệ là kế hoạch chi tiết cho việc thu và chi tiền, dự tốn vốn đầu tư trình bày dự toán các tài sản dài hạn và vốn cần thiết cho hoạt động kinh
doanh ở những năm tiếp theo, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là các dự toán tổng hợp số liệu kinh doanh của doanh nghiệp.