TY QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG HÀ THÁI 3.1 Cơ sở đưa ra giải pháp
3.2.3 Quá trình cung ứng dịch vụ
Thiết kế một quá trình cung cấp dịch vụ là công việc trọng tâm của hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, việc lên kế hoạch và quản lý từng khâu của quá trình cung cấp dịch vụ là vấn đề quan trọng. Quá trình cung cấp dịch vụ của công ty như sau:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ quá trình cung cấp dịch vụ của công ty Quảng cáo Hà Thái
Trách nhiệm Sơ đồ quy trình
Ban giám đốc Ban giám đốc Chủ dự án Chủ dự án/ Đơn vị Các đơn vị Chủ dự án/ Trưởng đơn vị Chủ dự án Phòng Hành chính – Tổ chức
Nguồn: Sổ tay chất lượng, công ty Hà Thái
Lập kế hoạch sản xuất Kiểm tra _ + Kiểm tra _ +
Các đơn vị liên quan triển khai thực hiện Hợp đồng Lưu hồ sơ Nghiệm thu Đơn đặt hàng Khách hàng Lên lịch sản xuất
Vì vậy công ty cần phải có những yêu cầu sau trong quá trinh cung ứng dịch vụ:
- Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn hàng đã ký, ban giám đốc xem xét lại tất cả các yếu tố liên quan tới công việc, tiến độ, nguồn lực tài chính, con người, trình độ kỹ thuật, … và có phản hồi lại với khách hàng nếu cần phải đàm phán thêm với khách hàng. Nếu không có ý kiến phản hồi, ban giám đốc chuyển dự án cho chủ dự án và chủ dự án lên kế hoạch triển khai thực hiện.
- Chủ dự án căn cứ vào hợp đồng và ác nguồn lực sẵn có, các điều kiện chủ quan và khách quan để có kế hoạch khả thi và lên kế hoạch triển khai thực hện và kế hoạch triển khai sản xuất.
Chú ý phân công công việc phải đúng người, đúng việc và trong một khoảng thời gian đủ thực hiện, không cắt bớt quy trình.
- Sau khi lên kế hoạch, chủ dự án đặt lịch cho các đơn vị thực hiện, có thể thông báo lịch qua điện thoại, mail hay bằng văn bản. Chú ý ghi rõ tên người nhận nhiệm vụ vào kế hoạch.
- Các đơn vị theo lịch công tác đã sắp xếp, tiến hành triển khai thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, trưởng các đơn vị và chủ dự án phải thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện công việc, kịp thời đôn đốc hoặc giải quyết kịp thời khi có vấn đề xảy ra.
- Kết thúc quá trình sản xuất, nghiệm thu kết quả, cập nhật các thông tin cần thiết vào bản kế hoạch triển khai bao gồm:
+ Kết quả thực hiện
+ Kết luận, rút kinh nghiệm - Cuối cùng là lưu hồ sơ
Ta thấy chất lượng dự án phụ thuộc vào khâu lập kế hoạch sản xuất bởi đây là khâu phức tạp bao gồm nhiều hoạt động:
Xây dựng kế hoạch sơ bộ: Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm liên lạc, thương lượng giá cả với các công ty cung cấp nhằm đảm bảo giá cả hợp lý và thời gian hoàn thành dự án sớm nhất để thành lập bảng báo giá và hợp đồng. Ngoài ra phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ lên lịch chi tiết các công đoạn thực hiện nhằm có được sự phối hợp với khách hàng. Bên cạnh đó còn phân công nhiệm vụ cho các phòng ban, bộ phận.
Chuẩn bị sản xuất: Nếu khách hàng đồng ý ký hợp đồng, công ty sẽ tiến hành các khâu chuẩn bị như: chọn nhà cung ứng, mua nguyên vật liệu, xin giấy phép, …
Khâu chuẩn bị là quan trọng nhất bởi đây là khâu công ty hợp đồng với nhà cung cấp bên ngoài, thiếu tính chủ động và ảnh hưởng bởi của các yếu tố bên ngoài vì vậy, để giảm thiểu rủi ro trong khâu thực hiện thì công ty cần hướng vào một số điểm:
- Tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, hợp đồng rõ ràng về chất lượng cũng như tiến độ thi công dự án.
