- Ưu tiên những phòng khách sắp đến.
1.5.2.4Bộ phận Sale và Marketing
Trong khách sạn, phòng kinh doanh hay phòng thị trường là một trong những bộ phận quan trọng nhất, nó quan trọng vì đây chính là cầu nối giữa khách sạn với khách hàng. Nếu phòng kinh doanh hoạt động tốt và hiệu quả, khách sạn sẽ đông khách hơn, khách đông kéo theo doanh thu tăng, từ đó, khách sạn sẽ tồn tại và phát triển mạnh mẽ, ngoài ra, khi có khách thì các bộ phận khác trong khách sạn mới có thể hoạt động được.
Phòng kinh doanh là trạm trung chuyển thông tin giữa khách hàng và các phòng ban khác trong khách sạn. Người làm Sales khách sạn là người kinh doanh các dịch vụ của khách sạn, chào bán cho khách hàng những sản phẩm về phòng ở, dịch vụ ăn uống, hội thảo, giải trí... Sau khi đã thỏa thuận mua bán, nhân viên Sales sẽ làm xác nhận với khách hàng. Từ đây, thông tin về yêu cầu của khách hàng sẽ được Sales chuyển đến các bộ phận khác trong khách sạn để phục vụ đoàn khách. Nếu các bộ phận trong khách sạn chưa rõ thông tin thì sẽ hỏi lại Sales, còn khách hàng khi sử dụng dịch vụ có điều gì bất cập so với bản xác nhận thì gọi Sales đến để giải đáp thắc mắc. Nhân viên Sales phải chịu áp lực từ nhiều phía: áp lực tâm lý giữa các bộ phận trong quá trình phục vụ khách, áp lực tâm lý từ những thắc mắc phàn nàn của khách, hay áp lực tâm lý của cấp trên nếu quá trình kinh doanh của khách sạn không tốt. Những trường hợp bộ phận tiếp tân không giải quyết được, hay khách hàng cứ khăng khăng đòi gặp người đã ký bản xác nhận, thì nhân viên Sales chính là người “đứng mũi chịu sào”.
Sales không chỉ bán dịch vụ và tạo mối quan hệ với khách mà còn đối ngoại với các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: đoàn thanh tra, kiểm tra của bên Sở, Tổng Cục Du Lịch đi thẩm định dịch vụ; đoàn vệ sinh an toàn thực phẩm của Sở Y Tế; Công an; Xuất nhập cảnh..., hay là tiếp những đoàn khách đối ngoại của cấp trên. Ngoài ra còn phải luôn chủ động quan sát, theo dõi thị trường, những biến động của tình hình khách để đổi mới các dịch vụ của khách sạn cho
phù hợp với thị hiếu của khách hàng và nghĩ ra nhiều ý tưởng mới để làm sao thu hút được khách đến với khách sạn nhiều hơn.
Nhiệm vụ của Sales và Marketing là xây dựng kế hoạch Marketing hàng năm, hàng quý ,hàng tháng, tham mưu ban giám đốc xây dựng chiến lược kinh doanh; đảm bảo quy trình chất lượng với khách; thông báo với các bộ phận khác về dự định đón khách, quy định khách đi.