Nguồn: Phịng Kế tốn Cơng ty Đình Nguyễn
Theo thiết kế của chứng từ này, công ty sẽ dêc dàng theo dõi theo cơng trình, hạng mục cơng trình, đội thi cơng, so sánh với định mức nhằm kiểm soát đƣợc CP phát sinh.
5.3.2.5. Xây dựng hệ thống sổ sách báo cáo kế toán quản trị
Hệ thống báo cáo KTQT đƣợc thiết kế mẫu biểu. nội dung sao cho phù hợp với nhu cầu thông tin của ban Giám đốc, không cần tuân theo biểu mẫu quy định, đồng thời phải so sánh số liệu thực tế so với dự tốn. Bên cạnh đó, báo cáo KTQT phải có các chỉ tiêu rõ ràng, chi tiết theo từng CT/HMCT, từ đó giúp Ban Giám đốc kiểm sốt đƣợc các hoạt động tại công ty, ra các quyết định kinh tế kịp thời.
Các báo cáo KTQT cần lập tại cơng ty: Dự tốn tiền, Dự tốn HTK, Dự toán CP, Báo cáo giá thành.
5.3.3. Tổ chức thực hiện một số nội dung kế tốn quản trị cần thiết tại Cơng ty TNHH Xây dựng – Thƣơng mại Đình Nguyễn
Từ cơ sở lý thuyết đã tìm hiểu ở chƣơng 2 cũng nhƣ thực trạng KTQT hiện nay tại Công ty TNHH Xây dựng – Thƣơng mại Đình Nguyễn; cũng nhƣ dựa theo quan điểm phù hợp với quy mơ cơng ty, tình trạng nhân viên, tài chính từ kết quả phỏng vấn của Giám đốc, kế toán trƣởng; tác giả đã xây dựng kế hoạch vận dụng KTQT làm hai giai đoạn, giai đoạn thứ nhất tiến hành vận dụng các phƣơng pháp kỹ thuật KTQT cơ bản nhƣng vô cùng cần thiết đối với tình hình kinh doanh hiện thời tại cơng ty, giai đoạn hai áp dụng phƣơng pháp kỹ thuật KTQT hiện đại. Kế hoạch vận dụng đƣợc thiết kế theo đặc điểm của công ty sẽ đáp ứng nhu cầu thơng tin cho Ban Giám đốc, kiểm sốt CP, hạ giá thành sản phẩm xây lắp và nâng cao tính cạnh tranh trên thị trƣờng hiện hành.
5.3.3.1. Giai đoạn 1: Nội dung kế toán quản trị cơ bản
Giai đoạn 1 tiến hành tổ chức công cụ KTQT cơ bản nhƣng lại vô cùng cần thiết đối với tình hình hoạt động hiện tại của cơng ty. Các cơng cụ này sẽ giải quyết những khó khăn mà cơng ty đang gặp phải theo nhƣ phân tích ở những chƣơng trƣớc. Tác giả đề ra thời gian hoàn thành là 1 năm đối với việc tổ chức vận dụng những nội dung cơ bản sau:
a. Kế tốn quản trị dịng tiền
Hiện nay, cơng ty chƣa lập dự tốn dịng tiền, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc thanh tốn, đặc biệt là các khoản thanh tốn ngắn hạn. Cơng ty cần áp dụng kỹ thuật KTQT: lập dự toán dịng tiền nhằm chủ động trong thanh tốn.
Lập dự tốn dịng tiền: Do kế toán thanh toán đảm nhiệm, kỳ lập thƣờng
là tháng, quý, năm. Gồm bốn phần: phần thu tại công ty gồm: số tiền tồn đầu kỳ cộng với số tiền thu từ các chủ đầu tƣ CT/HMCT, và các khoản thu khác nhƣ thu thanh lý, nhƣợng bán TSCĐ. Phần chi gồm các khoản chi tiền phục vụ cho thi công CT/HMCT nhƣ: CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC…; chi liên quan đến việc trả nợ vay ngân hàng, trả thuế, chi cho việc mua TSCĐ. Phần cân đối thu chi là chênh lệch giữa phần thu và phần chi. Từ việc so sánh cân đối thu chi với nhu cầu tiền tồn cuối kỳ của cơng ty, Ban giám đốc sẽ có quyết định vay vốn nếu thiếu tiền, nếu thừa tiền sẽ trả nợ vay hoặc đầu tƣ, giúp công ty chủ động hơn trong việc luân chuyển vốn,
tránh tình trạng thiếu hụt vốn, chịu lãi vay cao. Phần vay phản ánh số tiền vay, trả nợ vay và lãi tiền vay trong kỳ dự toán. Tác giả đề xuất bảng dự toán tiền sau:
Chỉ tiêu Số liệu lấy từ Bảng dự toán
Quý Cả năm 1 2 3 4
I.Tiền tồn đầu kỳ II.Tiền thu vào trong kỳ
Thu từ bán hàng Cộng khả năng tiền
III. Tiền chi ra trong kỳ
CPNVLTT CPNCTT CPSXC CPBH và CPQLDN Mua sắm TSCĐ Cộng chi Dự toán tiêu thụ SPXL Dự toán CPNVLTT Dự toán CPNCTT Dự toán CPSXC Dự toán CPBH và QLDN
IV.Cân đối thu chi V.Vay Vay ngắn hạn Trả nợ vay Trả lãi vay Cộng VI.Tiền tồn cuối kỳ Bảng 5.3 Dự toán tiền b. Kế toán quản trị hàng tồn kho
Dự tốn HTK sẽ giúp cơng ty xác định đƣợc lƣợng HTK cần mua để thỏa mãn nhu cầu sản xuất và dự trữ cuối kỳ.
Khối lƣợng HTK cần mua =
Khối lƣợng HTK cần cho thi công +
Khối lƣợng HTK tồn kho cuối kỳ -
Khối lƣợng HTK tồn kho đầu kỳ Trong đó, khối lƣợng HTK cần cho thi công là tổng định mức nguyên vật liệu mà công ty xác định cho tồn bộ CT/HMCT mà cơng ty đang thi công.
Tên HTK
HTK tồn đầu kỳ HTK cần sử dụng trong
kỳ HTK cuối kỳ Nhu cầu HTK Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10=4+7-1 11 12 Tổng Bảng 5.4 Dự toán HTK
c. Một số nội dung kế toán quản trị chủ yếu đƣợc vận dụng
Phân loại chi phí
Hiện tại, cơng ty chỉ phân loại CP theo chức năng hoạt động, Điều cần thiết hiện tại chính là cơng ty sẽ phân loại CP theo cách ứng xử, phân loại CP thành biến phí, định phí và CP hỗn hợp. Từ phƣơng pháp phân loại CP này sẽ là cơ sở vững chắc cho việc ra quyết định, dự đốn CP cho các tình huống khác nhau sẽ đƣợc thực hiện trong tƣơng lai.
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, ngành nghề xây dựng tại công ty, tác giả phân loại đã lập nên bảng phân loại CP phát sinh tại công ty theo phƣơng pháp phân loại CP theo cách ứng xử (Phụ lục 6)
Bảng phân loại CP theo cách ứng xử cung cấp phƣơng pháp phân loại CP phát sinh tại công ty trong năm 2017 qua các năm theo cách ứng xử CP. Đối với CP hỗn hợp là tiền điện, tiền điện thoại; tác giả đề xuất phƣơng pháp phân tích CP hỗn hợp: cực đại, cực tiểu vì phƣơng pháp này đơn giản, dễ áp dụng. Công thức xác định phần khả biến trong CP hỗn hợp: Biến phí đơn vị hoạt động = CP ở mức độ hoạt động cao nhất - CP ở mức độ hoạt động thấp nhất
Mức độ hoạt động cao nhất - Mức độ hoạt động thấp nhất
Định phí = Tổng CP ở mức cao nhất (thấp nhất) - [Mức độ hoạt động cao nhất (thấp nhất) x Biến phí đơn vị]
Xây dựng định mức chi phí, dự tốn chi phí Xây dựng định mức chi phí
Hiện nay, Đình Nguyễn chỉ xây dựng định mức CP dựa trên dựa trên định mức do Nhà nƣớc ban hành, tuy nhiên định mức này lại chƣa bám sát đƣợc tình hình của ngành xây dựng hiện tại cũng nhƣ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm thi công và quy trình cơng nghệ của cơng ty. Hiện tại, việc quan trọng là công ty sẽ xây dựng định mức CP nội bộ cho riêng mình:
-Định mức CPNVLTT: đây là một trong những định mức khó dự đốn nhất
và góp phần giúp cơng ty kiểm sốt đƣợc CPXL hiệu quả.
Lƣợng nguyên vật liệu định mức/đơn vị khối lƣợng công tác đƣợc công ty áp dụng theo Quyết định số 24/2005/QĐ-BXD dẫn đến việc định mức chƣa theo sát đƣợc năng lực xây lắp hiện tại của công ty. Hiện tại công ty cần lấy mẫu từ các CT/HMCT đã hoàn thành trong thời gian gần để xác định lại định mức nguyên vật liệu mới theo từng đơn vị khối lƣợng công tác. Dựa vào bản thiết kế thành phẩm và khối lƣợng từng loại nguyên vật liệu đầu vào để xác định lƣợng nguyên vật liệu định mức/đơn vị khối lƣợng cơng tác (có thể là 1m3
tƣờng gạch, 1m3 lát gạch…) của CT/HMCT chọn mẫu. Việc này cần có sự hỗ trợ của Phòng Kỹ thuật.
-Định mức CPNCTT:
Tƣơng tự nhƣ định mức CPNVLTT, định mức CPNCTT cũng đƣợc xác định dựa vào Quyết định số 24 của Bộ Xây dựng; công ty cần xác định lại định mức CPNCTT. Lƣợng lao động định mức đƣợc xác định bằng cách chọn mẫu các lao động có trình độ trung bình, theo dõi bấm giờ để xác định số giờ lao động thực tế mà ngƣời nhân cơng hồn thành một đơn vị khối lƣợng cơng tác, sau đó thống kê và điều chỉnh hài hòa với định mức kỹ thuật từ hƣớng dẫn của Nhà nƣớc cũng nhƣ có sự dự phịng với sự thay đổi của máy móc thi cơng cũng nhƣ chất lƣợng lao động. Cơng việc này cần có sự hỗ trợ của phịng Kỹ thuật.
-Định mức CPSXC:
Đơn giá phân bổ biến phí SXC định mức = Tổng biến phí SXC dự tốn Tổng số giờ lao động trực tiếp Trong đó, dựa vào năng lực sản xuất sản phẩm xây lắp hiện tại của công ty, bộ phận kỹ thuật đã xác định: Tổng biến phí SXC dự tốn = (CPNVLTT + CPNVTT + CP trực tiếp khác) x 6,5%.
Đơn giá phân bổ định phí SXC định mức =
Tổng định phí SXC dự tốn Tổng số giờ lao động trực tiếp Trong đó, dựa vào tình hình hoạt động kinh doanh hiện tại của công ty, thống kê các khoản định phí SXC thƣờng phát sinh hàng năm nhƣ: tiền lƣơng quản lý, các khoản trích bảo hiểm… Kế tốn trƣởng sẽ tiến hành ƣớc tính Tổng định phí SXC dự toán, căn cứ vào những số liệu kỳ trƣớc và điều chỉnh cho phù hợp với kỳ này.
Xây dựng dự toán
- Lập dự toán theo từng CT/HMCT: tác giả đề xuất bảng dự toán CP xây lắp (Phụ lục 7)
Từ bảng dự tốn, ta có thể dễ dàng tính đƣợc lợi nhuận dự tốn cũng nhƣ giúp nhà quản trị dễ dàng so sánh kết quả thực hiện so với dự toán, đánh giá việc thực hiện dự toán, thực hiện chức năng kiểm soát.
- Lập dự toán CP tồn cơng ty: Kế tốn trƣởng sẽ chịu trách nhiệm lập dự tốn này, nhằm giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng qt về nhu cầu xây lắp của cơng ty, từ đó ra các quyết định kinh tế kịp thời.
Dự toán CPNVLTT
Trong Bảng dự toán CPNVLTT (Phụ lục 8), đơn giá NVL sẽ do phịng vật tƣ cung cấp, có tính đến những khả năng tăng giá và thay đổi nguồn cung cấp mới.
Dự toán CPNCTT: dự toán CPNCTT (Phụ lục 9) sẽ cung cấp thông tin
Trong đó định mức giá một giờ lao động sẽ đƣợc xác định dựa vào hợp đồng lao động mà công nhân đã ký kết với công ty.
Dự toán CPSXC: dự toán CPSXC (Phụ lục 10) gồm tất cả các khoản CPSX xây lắp còn lại ngồi CPNVLTT và CPNCTT, và đƣợc chia thành biến phí và định phí.
Dự tốn CPQLDN: dựa vào dự toán CPQLDN (Phụ lục 11) sẽ giúp nhà
quản trị nhận định đƣợc mức độ phát sinh các khoản CPQLDN sẽ phát sinh trong tƣơng lai, từ đó dễ dàng phân bổ và kiểm soát ngân sách.
Tính giá thành theo phƣơng pháp xác định chi phí trực tiếp
Giá thành SPXL tại công ty theo phƣơng pháp xác định CP trực tiếp bao gồm biến phí: CPNVLTT, CPNCTT, biến phí SXC, biến QLDN; những CP cố định phát sinh đều là CP thời kỳ. Báo cáo lợi nhuận theo phƣơng pháp này sẽ phản ánh đúng thực chất kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, giúp Giám đốc đánh giá đƣợc hiệu quả sản xuất của hiệu quả của hoạt động xây lắp tại công ty, đƣa ra quyết định về mức giá bán. (Phụ lục 12)
d. Ứng dụng thông tin cho việc ra quyết định
Để có thể ra quyết định, nhà quản trị cần lựa chọn nhiều phƣơng án khác nhau, mỗi phƣơng án cung cấp thông tin CP đầu tƣ nhằm đạt đƣợc lợi ích kinh tế. Các phƣơng pháp KTQT đƣơc sử dụng trong việc ứng dụng thông tin sẽ khai thác năng lực của công ty và là cơ sở để đƣa ra các quyết định nhƣ quyết định tự thi công hay khoán lại, quyết định trong trƣờng hợp năng lực sản xuất kinh doanh bị hạn chế, xác định giá thầu…
Quyết định nên tự thi cơng hay khốn lại:
Trong tình huống trên thị trƣờng có cung cấp dịch vụ xây lắp CT/HMCT tƣơng tự, Giám đốc sẽ đứng trƣớc lựa chọn nên thi cơng hay khốn lại. Khi đƣa ra quyết định, về cơ bản xem xét đến chất lƣợng của CT/HMCT có đảm bảo theo đúng yêu cầu kỹ thuật hay không. Giả sử chất lƣợng đƣợc đảm bảo, ta sẽ xét đến mặt CP bỏ ra để xây lắp và CP khoán lại, so sánh chênh lệch giữa CP tự thi cơng và khốn
lại. Các thông tin cung cấp cho Ban giám đốc để ra quyết định này bao gồm các thơng tin về biến phí, định phí phát sinh khi thi cơng CT/HMCT; các dự tốn về nhu cầu cơng nhân trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp, nhu cầu khối lƣợng, nhu cầu sử dụng TSCĐ… (Phụ lục 13)
Nếu chênh lệch giữa biến phí phát sinh trong trƣờng hợp công ty tự thi công nhỏ hơn giá khốn lại, cơng ty nên tiến hành công tác tự thi công. Tuy nhiên, vẫn xét đến trƣờng hợp công ty sử dụng nguồn lực cho công tác thi công CT/HMCT khác và mang lại lợi nhuận lớn hơn khoản chênh lệch, thì lúc này cơng ty nên thực hiện việc khoán lại cho bên thứ ba để mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn.
Quyết định bỏ thầu hay tiếp tục thầu: Nguyên tắc chung để quyết định
là dựa vào kết quả so sánh giữa doanh thu tăng thêm với CP tăng thêm khi tiếp tục thầu các bộ phận trong gói thầu, cụ thể nếu doanh thu tăng thêm lớn hơn CP tăng thêm, công ty sẽ quyết định tiếp tục thầu; ngƣợc lại công ty sẽ bỏ thầu. (Phụ lục 14)
Quyết định thi công trong điều kiện năng lực sản xuất kinh doanh bị
giới hạn
Hiện tại, công ty đang phải đứng trƣớc lựa chọn để ra quyết định nhƣ thế nào để đạt hiệu quả hoạt động cao nhất trong điều kiện năng lực sản xuất bị giới hạn nhƣ: vốn có giới hạn, thiết bị thi cơng có giới hạn nhƣng muốn nhận thêm cơng trình thi cơng. Có hai trƣờng hợp: trƣờng hợp chỉ có một điều kiện bị giới hạn, trƣờng hợp có nhiều điều kiện bị giới hạn.
Trƣờng hợp chỉ có một điều kiện bị giới hạn: cơng ty tính số dƣ đảm
phí, đặt chúng trong mối quan hệ với điều kiện năng lực có giới hạn, sau đó chọn thi cơng CT/HMCT nào có tổng số lợi nhuận cao nhất.
Trƣờng hợp có nhiều điều kiện giới hạn: ta sẽ sử dụng phƣơng trình tuyến tính, q trình thực hiện phƣơng pháp này qua bốn bƣớc:
Bƣớc 1: Xác định hàm mục tiêu và biểu diễn chúng dƣới dạng phƣơng
Bƣớc 2: Xác định các điều kiện giới hạn và biểu diễn chúng thành dạng
phƣơng trình đại số
Bƣớc 3: Vẽ đƣờng biểu diễn các phƣơng trình điều kiện giới hạn trên đồ thị Bƣớc 4: Xác định vùng tối ƣu
Bƣớc 5: Xác định phƣơng án thi công CT/HMCT nào cho tối ƣu
Hoặc, dựa vào những phƣơng trình đƣợc thiết lập, ta sử dụng cơng cụ Microsoft Excel để tính tốn ra kết quả nên lựa chọn cơ cấu thi cơng cơng trình nhƣ thế nào cho tối ƣu nhất.
Định giá bán linh hoạt
Hiện tại, công ty định giá bán bằng cách dựa vào CPXL và CP ngoài xây lắp: CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC, CPQLDN kết hợp với lợi nhuận mong muốn, tuy nhiên cách làm này có thể khiến cho quyết định của Ban Giám đốc bị thiếu tính linh hoạt. Hiện tại, công ty cần định giá bán linh hoạt để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng xây lắp trong công tác đấu thầu.
Giá bán SPXL = CP nền + Số tiền tăng thêm
CP nền tại cơng ty: CPNVLTT, CPNCTT, biến phí SXC, biến phí QLDN
Số tiền tăng thêm = CP nền X Tỷ lệ (%) số tiền tăng thêm
Trước tiên xác định mức hoàn vốn mong muốn
Mức hoàn vốn mong muốn = ROI X Tài sản đƣợc đầu tƣ
Từ mức hoàn vốn mong muốn ta xác định được tỷ lệ số tiền tăng thêm
Tỷ lệ số tiền tăng thêm =
Tổng định phí + Mức hoàn vốn mong muốn